Электронный больничный в 2025 году: инструкция для бухгалтера

Больничные уже несколько лет только электронные. Во всех регионах России, кроме новых (ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области), действует система прямых выплат. Это значит, что СФР сам перечисляет пособие, а сотрудники не обязаны предоставлять листок нетрудоспособности. Расскажем, как бухгалтеру организовать работу с больничными по этим правилам.

Наталья Потапкина Аналитик-эксперт Контур.Экстерна

Как оформлять электронные больничные

В настоящее время нужно руководствоваться следующими правилами электронного документооборота при назначении пособий (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126):

Правило 1: больничный — исключительно в электронном виде

Бумажный листок нетрудоспособности теперь выписывают только работникам, сведения о которых составляют гостайну, или находящимся под госзащитой, а также в новых регионах РФ (п. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Всем остальным сотрудникам больничный оформляется электронно. 

Работодатели получают информацию по больничному тоже онлайн. Для этого они обязаны наладить электронное взаимодействие с СФР. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в ЕИИС «Соцстрах» (Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, п. 3 Постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567).

Проверять подлинность ЭЛН нет необходимости, так как подделки исключены. Никакие бумажные документы от работника не нужны. Сообщать номер больничного работник не обязан — уведомление об открытом листке работодатель получит из системы СФР.

Правило 2: нужен отчет о застрахованных лицах

С 2022 года почти все пособия выплачиваются в беззаявительном (проактивном) порядке. Для оперативной выплаты СФР заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утвержденной Приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Форма называется «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ), она содержит персданные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

Правило 3: сокращен срок для отправки сведений в СФР

Срок, в течение которого работодатель должен отправить сведения, необходимые фонду для назначения и выплаты пособия, составляет три рабочих дня. Отсчет ведется с даты направления запроса фондом. Передаваемые сведения заверяются УКЭП компании.

Правило 4: виновник возмещает фонду излишнее пособие

СФР вправе требовать возмещения излишних расходов, которые возникли у него из-за получения недостоверных сведений (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если неверные сведения передал работодатель, возмещать лишние расходы будет он. А если виноваты сотрудник или медорганизация, то им и придется расплачиваться за ошибки.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• россияне;
• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте Фонда. 

Проактивная выплата пособий: схема взаимодействия

Порядок взаимодействия СФР, страхователей и медучреждений в 2025 году выглядит так:

• Медорганизация открывает больничный лист, информация о нем тут же попадает в систему СФР.
• СФР смотрит, поданы ли за больного СоЗЛ, и по ним определяет работодателя.
• СФР извещает работодателя о том, что его сотрудник открыл ЭЛН.
• После того как больничный закроют, СФР уведомит об этом работодателя и отправит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. 
• Работодатель должен подтвердить, а при необходимости изменить или дополнить эти сведения и передать обратно в СФР в течение трех рабочих дней. 
• СФР может дополнительно направить извещение по инициативе инспектора. Срок ответа — пять рабочих дней с момента подтверждения получения.

Далее СФР перечисляет пособие и информирует об этом сотрудника и работодателя.

Как работать с больничными в 2025 году: пошаговая инструкция

Шаг 1. Настройте процесс работы с ЭЛН

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными и обеспечьте доступ к онлайн-системе. Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах уже реализованы возможности для работы с электронными больничными. Но можно воспользоваться и бесплатной программой, которую СФР предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Шаг 2. Станьте участником ЭДО с СФР

Способы электронного взаимодействия с СФР в 2025 году:

• через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), он интегрирован во все учетные бухпрограммы;
•  ЛК страхователя на сайте фонда (предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах);
• через оператора ЭДО.

Подключение к СЭДО через Контур.Экстерн

В Экстерне присоединиться к СЭДО можно через «Реквизиты плательщика». Для этого через главную страницу сервиса перейдите в настройки СФР одним из способов:

• выберите «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика»;
• выберите «СФР» → «Пособия и ЭЛН» → «Настроить СЭДО»;
• выберите «СФР» → в подразделе «Подключение к СФР» нажмите «Создать» → «Социальный электронный документооборот (СЭДО).

Этап 1. В разделе «Настройки СФР» укажите единый регистрационный номер СФР. Его можно узнать по реквизитам организации, воспользовавшись формой на сайте СФР. Филиалы подключаются по отдельным регномерам и дополнительным кодам филиалов.

Этап 2. Поставьте галочку в поле «Получать требования, справки о расчетах и документы по проактивным выплатам через СЭДО». Таким же способом подключите каждую организацию по очереди.

Этап 3. Заполните реквизиты плательщика для СФР. Укажите сертификат, а если документы будет подписывать доверенное лицо, то добавьте доверенность.

Этап 4. Отправьте в СФР форму «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ). После включения СЭДО уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании больничных, а также запросы от СФР по недостающим сведениям будут поступать в раздел «СФР» → «Проактивные выплаты» → «Входящие».

Отправить сведения для расчета пособия через Экстерн

Шаг 3. Подайте Сведения о застрахованных работниках

Чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен передать в фонд данные для расчета выплаты. Эти данные содержатся в отчете «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом СФР от 22.04.2024 № 643.

СоЗЛ передают в СФР в течение трех дней с даты получения их от сотрудника. Делается это:

• по новым сотрудникам — при трудоустройстве;
• по уже работающим — не позднее наступления болезни;
• при изменении данных работника.

Если у вас нет застрахованных лиц (все сотрудники трудятся по ГПХ), отчет не нужен.

Шаг 4. Получите информацию об открытии ЭЛН

Врач поликлиники входит в систему СФР и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и СФР. 

Соцстрах оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.

Перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Шаг 5. Передайте недостающие сведения в СФР

После закрытия больничного СФР уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.

Большая часть сведений о сотрудниках у СФР уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов.

Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трех рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.

Это могут быть сведения о (п. 22 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010):

• периоде отсутствия работника в связи с болезнью; 
• страховом стаже; 
• заработке за расчетный период, разбитом по годам; 
• замене лет в расчетном периоде; 
• районном коэффициенте; 
• продолжительности рабочего времени и др.

На основании полученных данных СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.

Шаг 6. Оплатите первые три дня больничного

Если работник болел меньше четырех дней, данные в СФР не подаются: в 2025 году, как и прежде, пособие за первые три дня выплачивает работодатель (Письмо ГУ — МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л). Сроки начисления и выплаты пособия законодательно не установлены, закрепите их в ЛНА.

СФР оплачивает дни болезни, начиная с четвертого. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из СФР (подп. 2-5 п. 1 ст. 5, ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральный закон от 26.05.2021 № 151-ФЗ).

Пособие перечисляют на банковский счет через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».

Преимущества электронных больничных

В переходе на электронные больничные листы много плюсов:

Минимум ошибок. При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты СФР ежегодно находили ошибки в более чем 2 млн бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки к нулю.

Меньше злоупотреблений. Новая система электронных больничных исключает злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы. С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения СФР;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов. У работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог ЭЛН. То есть не нужно выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Меньше документов, трудозатрат и нарушений — ниже риски для всех участников электронного обмена.