Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю — СКБ Контур

Электронный больничный в 2022 году: инструкция для бухгалтера

6 июня 2022 441 93918

В 2022 году больничные стали только электронными, во всех регионах России действует система прямых выплат: Соцстрах сам перечисляет пособие, а сотрудники не обязаны предоставлять листок нетрудоспособности. Расскажем, как бухгалтеру организовать работу с больничными по новым правилам.

Что изменилось в оформлении электронных больничных 

С 2022 года вступили в силу поправки к Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…», внесенные Федеральным законом от 30.04.2021 № 126. Они устанавливают новые правила электронного документооборота при назначении пособий.

Правило 1: больничный — исключительно в электронном виде

Бумажный листок нетрудоспособности теперь выписывают только работникам, сведения о которых составляют гостайну, или находящимся под госзащитой (п. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Всем остальным сотрудникам больничный оформляется электронно. 

Работодатели получают информацию по больничному тоже онлайн. Для этого они обязаны наладить электронное взаимодействие с ФСС. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в ЕИИС «Соцстрах» (п. 4 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, п. 3 Постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567). 

Проверять подлинность ЭЛН нет необходимости, так как подделки исключены. Никакие бумажные документы от работника не нужны. Сообщать номер больничного работник не обязан — уведомление об открытом листке работодатель получит из системы ФСС.

Правило 2: новый отчет о застрахованных лицах

С 2022 года почти все пособия выплачиваются в беззаявительном (проактивном) порядке. Для оперативной выплаты ФСС заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утвержденной Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Форма называется «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ), она содержит персданные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

Правило 3: сокращен срок для отправки сведений в ФСС

Срок, в течение которого работодатель должен отправить сведения, необходимые фонду для назначения и выплаты пособия, уменьшен с пяти рабочих дней до трех. Отсчет ведется с даты направления запроса фондом. Передаваемые сведения заверяются УКЭП компании.

Правило 4: виновник возмещает фонду излишнее пособие

С 2022 года Соцстрах вправе требовать возмещения излишних расходов, которые возникли у него из-за получения недостоверных сведений (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если неверные сведения передал работодатель, возмещать лишние расходы будет он. А если виноваты сотрудник или медорганизация, то им и придется расплачиваться за ошибки.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

  • лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
  • фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
  • зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

  • россияне;
  • постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
  • иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте ФСС. 

Проактивная выплата пособий: схема взаимодействия

Порядок взаимодействия ФСС, страхователей и медучреждений в 2022 году выглядит так:

  • Медорганизация открывает больничный лист, информация о нем тут же попадает в систему ФСС.
  • ФСС смотрит, поданы ли за больного СоЗЛ, и по ним определяет работодателя.
  • ФСС извещает работодателя, что его сотрудник открыл ЭЛН.
  • После того как больничный закроют, ФСС уведомит об этом работодателя и отправит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. 
  • Работодатель должен подтвердить, а при необходимости изменить или дополнить эти сведения и передать обратно в Соцстрах в течение трех рабочих дней. 
  • ФСС может дополнительно направить извещение по инициативе инспектора. Срок ответа — 5 рабочих дней с момента подтверждения получения.

Далее Соцстрах перечисляет пособие и информирует об этом сотрудника и работодателя.

Как работать с больничными в 2022 году: пошаговая инструкция

Шаг 1. Настройте процесс работы с ЭЛН

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными и обеспечьте доступ к онлайн-системе. Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Расскажите сотрудникам об изменениях, что больничные оформляются только в электронном виде. Можно сделать рассылку по электронной почте.

Шаг 2. Станьте участником ЭДО с ФСС

Способы электронного взаимодействия с Соцстрахом в 2022 году:

  • через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), он интегрирован во все учетные бухпрограммы;
  • ЛК страхователя на сайте фонда (предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах);
  • через оператора ЭДО.

Подключение к СЭДО через Контур.Экстерн

В Экстерне присоединиться к СЭДО можно в разделе «ФСС» — кнопка «Настроить СЭДО». Укажите в окошке регномер в ФСС:

Пособия ФСС. Включить СЭДО

Пройдемся по шагам:

1. Укажите регномер организации. При наличии кода филиала и его кода возможно разделение потоков документов. Для этого введите код.

Пособия ФСС. Ввести код

2. Кликните «Включить СЭДО».
3. При включении СЭДО отобразится статус «Включен СЭДО».

Статус Включен СЭДО

4. Отправьте в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ) по каждому работнику — обязательно до его выхода на больничный. Подробнее о форме СоЗЛ читайте в этой инструкции.

Теперь вы сможете получать уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании больничных, а также запросы от ФСС по недостающим сведениям.

Документы от Соцстраха поступают в раздел «ФСС» → «Проактивные выплаты» → «Входящие». Подробно о работе с входящими документами ФСС.

Подключение к СЭДО через Контур.Бухгалтерию

В Контур.Бухгалтерии подключиться к СЭДО можно на вкладке «Отчетность» → «ФСС» → «Настроить СЭДО».

Подключение к СЭДО через Контур.Бухгалтерию

Введите регистрационный номер компании, код филиала (при наличии), отправьте запрос на соединение. После того как получите уведомление «СЭДО включен», сможете из Бухгалтерии отправлять в Соцстрах сведения о работниках, принимать запросы и отвечать на них. Смотрите инструкцию по работе с больничным листом в Контур.Бухгалтерии.

Шаг 3. Подайте Сведения о застрахованных работниках

Чтобы ФСС при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен передать в фонд данные для расчета выплаты. Эти данные содержатся в отчете «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119.

СоЗЛ передают в ФСС в течение трех дней с даты получения их от сотрудника. Делается это:

  • по новым сотрудникам — при трудоустройстве;
  • по уже работающим — не позднее наступления болезни;
  • при изменении данных работника.

Если у вас нет застрахованных лиц (все сотрудники трудятся по ГПХ), отчет не нужен.

journal

Как подать в ФСС сведения о застрахованном лице

Шаг 4. Получите информацию об открытии ЭЛН

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. 

Соцстрах оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.

Перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи утверждены Постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567.

Шаг 5. Передайте недостающие сведения в ФСС

После закрытия больничного ФСС уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.

Большая часть сведений о сотрудниках у ФСС уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов: ПФР, ФНС, ЗАГС.

Если от Соцстраха поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трех рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.

Это могут быть сведения о (п. 22 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010):

  • периоде отсутствия работника в связи с болезнью; 
  • страховом стаже; 
  • заработке за расчетный период, разбитом по годам; 
  • замене лет в расчетном периоде; 
  • районном коэффициенте; 
  • продолжительности рабочего времени и др.

На основании полученных данных ФСС рассчитает пособие и перечислит его работнику. 

Шаг 6. Оплатите первые 3 дня больничного

Если работник болел меньше четырех дней, данные в Соцстрах не подаются: в 2022 году, как и прежде, пособие за первые три дня выплачивает работодатель (Письмо ГУ — МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л). Сроки начисления и выплаты пособия законодательно не установлены, закрепите их в ЛНА.

ФСС оплачивает дни болезни, начиная с четвертого. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из ФСС (подп. 2-5 п. 1 ст. 5, ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральный закон от 26.05.2021 № 151-ФЗ).

Пособие перечисляют на банковский счет через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».

Бумажные больничные листки, выданные работникам до 31 декабря 2021 года включительно, принимайте и оплачивайте, как в прошлом году. Предъявить такой больничный к оплате сотрудник сможет только в течение 6 месяцев после закрытия. Продление бумажного больничного (или дубликат) оформляется в электронном виде (Информация ФСС от 10.01.2022).

Преимущества электронных больничных

В переходе на электронные больничные листы много плюсов:

  • Минимум ошибок. При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находили ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки к нулю.
  • Меньше злоупотреблений. Новая система электронных больничных исключает злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.
  • Меньше работы. С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:
    • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
    • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
    • проверку подлинности больничных;
    • хранение и обработку архива.
  • Меньше места для архивов. У работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог ЭЛН. То есть не нужно выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Меньше документов, трудозатрат и нарушений — ниже риски для всех участников электронного обмена.

Подготовила Ольга Якушина, редактор

Экстерн
Сдача любых видов отчетности во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН
Узнать больше
Экстерн
Сдача любых видов отчетности во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
18 комментариев
Маленьким предприятиям и ИП это не нужно и не выгодно,добавляет расходов и лишней головной боли..Для маленьких предприятий должна быть какая-то ниша,в которой ФСС сам переводит статус б/листков в режим оплаты,а не требует никакой электронной подписи и т.д. и т.п.если все необходимые документы предприятием представлены.Лишняя возможность отклонить предоставленные документы и не оплачивать людям листки нетрудоспособности,если они получили их в электронном виде и медучреждение отказывается выдавать их на бумажном носителе.Хотели как лучше,а получилось как всегда..О нас никто не подумал,как обычно
С
Светлана 18 февраля 2022
Елена, если все заполнено верно, то никто ничего не отклонит,зря вы так
В
Василий 3 дня назад
Светлана, жене уже погода ип не могут заполнить сами подтверждение электронного больничного, постоянно, что-то не проходит. А платить кому-то (т.е. нотариальная доверенность, работа ..и тд.) из-за этого они не хотят....
НС
Надежда Смердова 20 декабря 2021
Присоединяюсь
ВС
Василий Седельников 15 июня 2022
Для ИП, где в штате всего один бухгалтер, сокращение сроков отправки сведений - большая проблема.
ИД
Игорь Данилов 17 июня 2022
А как быть в случае, если сотрудник, открыв больничный лист например по уходу за ребенком, продолжает трудиться удаленно? Допустим, что "Сведения о застрахованном лице" были переданы в ФСС ещё в начале года, т.е. все данные для расчета и перечисления денежных средств у Фонда есть и работодателю запрос отправлять нет необходимости.
При этом, работодатель больничный не учитывает и оплачивает данному сотруднику эти дни как рабочие. Не возникнет ли конфликт с данными ФСС при сдаче отчетности? Или например, если вышеуказанный сотрудник пойдет в БИР в 2023г. и данные об исключаемых днях будут разниться, ну соответственно средний заработок для БИР?
ДГ
Дмитрий Гончаров 23 июня 2022
Игорь Данилов, А мы (работодатели) не имеем права привлекать к работе больного сотрудника. Это прямое нарушение КЗОТ. И к нам за это очень даже может "прилететь" проверочка с последствиями... А Ваш удаленщик в этом случае зачем больничный оформил? что бы Вас наказать?
АЯ
Анастасия Ячина 31 августа 2022
Дмитрий Гончаров, Если не сам сотрудник болеет. а ребенок и у сотрудника есть свободное время. чтобы работать удпленно
Е
Игорь Данилов, А вы сами как думаете? Платить б/л и ЗП? Такое невозможно!
ДГ
Дмитрий Гончаров 23 июня 2022
Мы (все работодатели) ежегодно подаем сведения о начисленной заработной плате, стаже, теперь сведения работнике. Все данные у фискалов есть. Почему ФСС не пользуется этими данными и сам напрямую не рассчитывает больничные без участия работодателя? Причем тут работодатель? зачем нам эта нагрузка?
АЯ
Анастасия Ячина 31 августа 2022
Дмитрий Гончаров, Полностью согласна, в отчете РСВ есть 3 раздел, поднять за предыдущие 2 года и рассчитывайте сколько хотите, программку не долго написать
Почему ужесточили требование с 5 до 3 дней? Какие на то были причины?
Дм, причина, видимо, одна - пополнение бюджета штрафами:-)
ФА
Фирдаус Абубакирова 13 июля 2022
Как заполнить графу "номер реестра" в ответе на запрос недостающих сведений? При копировании номера с отправленного реестра пишет: "неверный формат"? Какой формат является верным?
ИТ
Игорь Таргонский 4 августа 2022
Как отправить в ФСС сведения, что работник уволился?
Длительный БЛ оплачивается после закрытия .бумажный закрывался через месяц и открывался новый.Сейчас этот вопрос открытый.
Д
Если больничный выписали 2 раза . Что нужно делать .
Может ли новый работодатель, получить информацию о предыдущих больничных сотрудников?