Как минимизировать затраты на внедрение онлайн-кассы

Не секрет, что многие розничные предприниматели еще не обзавелись новыми кассами. Причины могут быть разные: кто-то не хочет афишировать свои доходы и предпочитает до поры до времени работать «в серую», кто-то опоздал, никак не соберется и по старой русской традиции надеется на авось, а кому-то и вовсе полагается отсрочка до следующего года. 

Так или иначе процесс замены касс, несмотря на истекший дедлайн, еще далек от завершения, и для многих ритейлеров вопрос цены остается серьезным барьером для перехода на «светлую сторону». Особенно чувствителен к расходам малый бизнес.

Для тех, кто не успел, есть хорошая новость и плохая. Хорошая состоит в том, что сегодня на рынке представлено намного больше моделей, чем полгода назад, есть подешевле, есть подороже (от 20 000 до 40 000 руб. в зависимости от модели), а значит всегда можно выбрать то, что больше подходит вашему бизнесу, исходя из текущих и стратегических задач и бюджета. Если касса нужна как средство автоматизации бизнеса, то надо искать такую, которая умеет работать с распространенными товароучетными системами. Если стоит задача соблюдать закон и не более того, можно найти вариант попроще и подешевле, лишь бы умел выгружать данные о продажах в таблицы Excel.

Плохая новость состоит в том, что покупкой кассы не обойтись. Кроме покупки нового аппарата и фискального накопителя, требуются установка, ежемесячное обслуживание, договор с оператором фискальных данных, электронная цифровая подпись и оплата программного обеспечения. Дополнительные расходы сопоставимы по цене со стоимостью самой кассы, то есть суммарные расходы на покупку и установку колеблются от 40 000 до 80 000 руб. в зависимости от региона. А это весьма ощутимо для небольшого торгового предприятия. Как сэкономить?

Способ №1 — модернизировать старую кассу

Этот способ подходит тем, кто приобретал кассовую технику не раньше 2015 года (примерно с этого периода многие устройства производились с расчетом на модернизацию). Вполне возможно, что ваш аппарат достаточно «перепрошить» и адаптировать под новые требования 54-ФЗ, подключив к нему компьютер с программой.

Состав комплекта доработки зависит от производителя, в некоторые кассы необходимо установить накопитель, а в других придется также менять платы. Но прежде, чем хвататься за отвертку, надо уточнить у производителя — можно ли в принципе доработать кассу. И уже потом решать, стоит ли игра свеч.

На первый взгляд, расходы на модернизацию не будут выглядеть слишком большими. Но, как показывает практика, все эти преобразования — настройки, ремонт, поддержка — в конечном счете выливаются в приличную сумму, а выживаемость и работоспособность таких конструкций остается под большим вопросом.

Способ №2 — правильно выбрать кассу

Существенно сэкономить в стратегической перспективе поможет правильный выбор кассы. Обычно критерия два — кто-то ориентируется на раскрученность бренда, а кто-то на цену — чем меньше, тем лучше. Но в данном случае входная цена не является показателем экономии, более весомый критерий — это ежегодная стоимость владения или во что вам выльется не только покупка, но и содержание нового аппарата.

Обратить внимание следует на простоту установки и функциональность ПО, именно эти факторы могут повлиять на бюджет:

• Простота установки: насколько просто кассу установить и зарегистрировать самому? Сможете ли вы самостоятельно внести в прошивку данные присвоенного в ФНС номера ККТ и вашего ОФД? Также проконсультируйтесь со своим айтишиком о сложности и цене интеграции с вашим учетным ПО, например, с 1С. Достаточно скачать приложение или нажать на кнопку в личном кабинете или же надо оплачивать дополнительные часы работы инженеру ЦТО за подключение и обслуживание? Все это может обернуться впоследствии ощутимыми расходами.
• Функциональность ПО: многие поставщики делают акцент на «бесплатность» ПО, предлагая кассу, в которой уже залит нужный для работы функционал. В этом вопросе нужно быть бдительным и обязательно выяснить, что именно умеет предлагаемый аппарат. Поинтересуйтесь, есть ли там какие-либо аналитические инструменты, а если нет, то во сколько вам обойдутся дополнительные платные блоки с аналитикой, программой лояльности и прочим.

Способ №3 — правильно выбрать модель сервисной поддержки

Как работает поддержка и какие вопросы они готовы с вами решать? В большинстве случаев вас будут направлять «туда, где купили», то есть в центр продажи кассовых аппаратов. Это поддержка по модели «приносите и там посмотрим» или «покупайте спецтариф на обслуживание и, если что, наш мастер к вам придет». Понятно, что по приезду вам выставят дополнительный счет за починку и решение проблем. Я сам видел один прайс, где «очистка мусорной корзины» инженером ЦТО в рамках его работ по настройке приложения Windows стоила 500 руб.!

Нужно искать другой вариант обслуживания — такой, чтобы большинство проблем решалось по телефону, когда мастер заходит на вашу кассу, выявляет и устраняет имеющуюся проблему дистанционно.

Способ №4 — взять кассу в аренду

Если вы занимаетесь только интернет-продажами, то вам ненужно приобретать кассу в собственность. Дело в том, что интернет-магазину необязательно печатать чек, достаточно отправить его покупателю по электронной почте или SMS. Уже есть промышленные разработки, позволяющие такой сценарий реализовать: веб-фискализация подразумевает обмен данными — с планшетом и интернет-магазином удаленно. Чек отправляется в ОФД и клиенту в момент продажи, что полностью соответствует 54-ФЗ.

Учитывая это обстоятельство, аппарат можно не покупать, а вместо этого взять его в аренду — через облако, обратившись в один из сервисов по аренде интернет-касс. Основное преимущества такого подхода — это снижение единоразовых затрат на оборудование (стоимость аренды меньше покупки как минимум в 2-2,5 раза). Впоследствии придется оплачивать только поддержку и мониторинг — порядка 2000 руб. в месяц. Помимо этого, с предпринимателя снимается головная боль за работоспособность новой кассовой техники. Корректность функционирования — в компетенции компании-поставщика услуги.

Купить кассу (а может и не одну) вам придется в том случае, если вы осуществляете доставку заказов самостоятельно. Соблюдение кассовой дисциплины требует наличие кассового аппарата у каждого курьера. Если же вы пользуетесь услугами сторонней курьерской службы, ничего приобретать не надо — наличие кассы у курьера является целиком и полностью их заботой. Ваша задача — при заключении договора удостовериться, что компания работает по правилам.

Способ №5 — сэкономить на количестве касс

По умолчанию крупные поставщики и сервисы будут советовать купить или арендовать как минимум две кассы — для подстраховки. В этом есть резон только в том случае, если количество совершаемых транзакций превышает 10 000 в сутки. Для тех, кто делает меньше, вполне достаточно одной. Также еще надо учитывать нагрузки в высокие сезоны, например, канун нового года или во время распродаж. Иногда в моменты пиковой нагрузки в магазин поступает порядка 50 заказов за несколько секунд. Если у вас так бывает, есть резон взять вторую кассу. Если нет, то нет. Так что, выбирая новую технику, нужно выяснить, насколько само железо и встроенное ПО готовы к вашим нагрузкам, а также поинтересоваться качеством фискального регистратора — они тоже бывают разными. У тех, что подешевле, пропускная способность ниже.

Если у вас есть и интернет-магазин, и физическая точка присутствия, не спешите приобретать две кассы! Вы можете приобрести и использовать один аппарат и на онлайн, и на офлайн, то есть для приема платежей и в интернете, и в торговом зале. Наконец по этому спорному моменту дали разъяснение! (см. Письмо Минфина РФ от 20.07.2017 № 03-01-15/46230).

В конце концов можно сэкономить и на самой ККТ, используя в ее составе в качестве «управляющего устройства» собственный ноутбук, планшет или даже мобильный телефон. Просто покупаете фискальный регистратор — и готово!

Способ №6 — знать все нюансы законодательства 

Уже давно обсуждается (но пока не утверждена) компенсация для ИП, ранее не использовавших кассу. Для таких предпринимателей планируется вычет до 18 000 руб. за каждую ККМ. Не поленитесь отследить, когда эта поправка будет принята.

Также в новой версии 54-ФЗ отменено обязательство заключать договор с ЦТО. Фискальный накопитель можно заменить самостоятельно, что позволит сэкономить до 10 000 руб. в год.

А вот подключение к ОФД, как раз наоборот, обязательно для всех владельцев онлайн-касс. На данный момент в реестре имеется почти 20 операторов, поэтому не бегите к первому найденному в интернете, а узнайте, у кого из них наиболее выгодный тариф и условия, на которых предоставляется услуга. Пусть разница будет и не очень большая, но зачем отдавать лишнее при прочих равных? Да и любая «прибавка к жалованию» всегда приятна.

Иван Воробьев, руководитель дирекции по развитию бизнеса I-Retail

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!