Как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника

Сегодня практически в каждой компании на постоянной основе работают удаленные сотрудники. Поскольку тренд на дистанционку и смешанные команды продолжает набирать обороты, вопрос о правильном оформлении удаленных сотрудников остается актуальным.

Интерес работодателей к формату удаленного сотрудничества вполне объясним: перевод сотрудников на удаленную работу значительно сокращает расходы. В большинстве компаний удаленка позволяет сэкономить на накладных расходах, ФОТ, представительских затратах. Чаще всего формат удаленной или дистанционной работы распространен в стартапах. И обычно перед работодателями возникают вопросы: стоит ли заключать трудовой договор с дистанционным работником и как это лучше сделать?

Как оформлять дистанционного сотрудника

Отталкиваться нужно от задач и предполагаемого срока сотрудничества. Если вы настроены на постоянное сотрудничество, то нужно оформлять удаленного сотрудника в штат и заключать с ним трудовой договор. Если же вам нужен специалист для выполнения какой-то задачи или на краткосрочный проект, то можно обойтись договором ГПХ. Но в этом случае вы просто получите исполнителя, а не полноправного сотрудника организации.

Таким образом, существует два варианта оформления удаленщика, каждый из которых имеет свои особенности.

Что такое дистанционная работа

Дистанционная работа — это выполнение трудовой функции, которая определена трудовым договором, вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Для выполнения трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником в таком случае используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет (ст. 312.1 ТК РФ).

Особенности дистанционной работы

Дистанционный формат прописывается в договоре. Особенностям регулирования труда дистанционных сотрудников посвящена гл. 49.1 ТК РФ. В ней уточняется, что выполнение работником трудовой функции дистанционно должно быть предусмотрено трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Причем неважно, работает сотрудник на удаленке на постоянной основе или временно.

Взаимодействие с работодателем посредством ЭДО. Трудовым законодательством предусмотрено, что взаимодействие работника и работодателя осуществляется посредством обмена электронными документами с использованием электронной подписи. Для оформления трудового договора, дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности в электронной форме для обеих сторон необходима усиленная квалифицированная электронная подпись.

Нужна электронная подпись? Наш удостоверяющий центр выпускает все виды сертификатов

Узнать больше

Трудовое законодательство обязывает работодателей переслать удаленному сотруднику бумажные копии договоров по почте, если сам работник попросил это сделать, направив соответствующее письменное заявление. Сроки направления бумажных аналогов — не позднее трех календарных дней со дня получения заявления от работника.

Ознакомление сотрудника с кадровыми документами посредством ЭДО. Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре и иных локальных нормативных актах, связанных с трудовой деятельностью.

Внесение сведений о дистанционной работе в трудовую — по соглашению сторон. Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника. Главное — прописать это условие в трудовом договоре. Однако если удаленщик предоставил трудовую книжку и попросил работодателя внести в нее запись о дистанционной работе, то такую запись нужно сделать.

Работодатель обеспечивает сотрудника всем необходимым. Помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника, в договор может быть включено дополнительное условие об обязанности работника использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Документальная фиксация порядка и сроков отчетности по работе. Особенности передачи результатов работы и сроки представления отчетов о выполненной работе устанавливаются трудовым договором, соглашением к нему или коллективным договором.

Вызов сотрудника на стационарное рабочее место. Коллективный договор, трудовой договор или допсоглашение к нему могут определять условия и порядок вызова удаленщика в офис для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Охрана труда дистанционных работников

В ст. 312.7 ТК РФ уточняется, что работодатель должен провести для дистанционных работников инструктаж по охране труда в том случае, если рекомендует или предоставляет свое оборудование и средства.

Согласно ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, СОУТ в отношении рабочих мест удаленных работников проводить не нужно.

Режим рабочего времени, время отдыха удаленного сотрудника

Работник может установить режим рабочего времени и времени отдыха самостоятельно, если это не прописано трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ).

Что касается ежегодного оплачиваемого отпуска, то порядок его предоставления определяется трудовым договором в соответствии с ТК и актами, содержащими нормы трудового права.

Прием на работу дистанционного сотрудника: пошаговый алгоритм

На удаленного сотрудника, оформленного по трудовому договору, распространяются все соцгарантии, предусмотренные трудовым законодательством, как и на обычных сотрудников, работающих на территории работодателя.

Порядок приема такого сотрудника в целом не отличается от приема тех, кто работает в офисе. Но есть нюансы, которые стоит предусмотреть на этапе оформления трудовых отношений, чтобы предотвратить возможные проблемы в будущем. 

Этап 1. Запросите необходимые документы

Комплект документов, которые требуются при приеме на работу, названы в ст. 65 ТК:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (исключение: случаи, когда трудовой договор заключается впервые или человек поступает на работу на условиях совместительства);
• СНИЛС;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если человек поступает на работу, требующую специальных знаний или подготовки).

Если работник находится в одном городе с работодателем, то он может предъявить эти документы лично. Но если он живет в другом городе, то документы могут быть высланы в электронном виде.

Этап 2. Ознакомьте сотрудника с ЛНА

Независимо от того, что сотрудник будет работать дистанционно, работодатель должен ознакомить его с внутренними документами компании — локальными нормативными актами, которые касаются его работы. Это коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и др. Это можно сделать посредством ЭДО.

Обменивайтесь кадровыми документами с дистанционными сотрудниками онлайн с помощью сервиса Контур.КЭДО

Перейти

Этап 3. Оформите трудовой договор

Это самый сложный этап, поскольку в трудовом договоре с дистанционным сотрудником нужно учесть различные нюансы: место выполнения трудовой функции, порядок отчетности перед работодателем, рабочий график, способы связи с коллегами и т.д.

Какие условия нужно прописать в трудовом договоре:  

Дистанционный характер работы. В частности, в разделе «Предмет договора» необходимо указать, что выполнение трудовых функций сотрудник осуществляет вне рабочего места, подконтрольного работодателю и использует информационно-телекоммуникационные сети общего пользования для работы и взаимодействия с работодателем.

Сотрудник может работать дистационно постоянно, временно или периодически. И это тоже стоит учесть в договоре.

Форма взаимодействия сотрудника с работодателем. Работодателю стоит указать способ связи с удаленным работником: телефон, электронная почта, WhatsApp, Telegram и др.

Использование оборудования. Работодатель обозначает инструменты, технические средства, ПО, которые будет применять сотрудник для выполнения трудовых функций. Не лишним будет прописать, кто обеспечивает наличие рабочих инструментов — сам работник или работодатель. Если средствами для работы обеспечивает работодатель, то нужно прописать условие о порядке и сроках предоставления этих средств.

Если дистанционный сотрудник по договоренности с работодателем использует в работе собственное оборудование, то это тоже нужно закрепить в трудовом договоре или допсоглашении к нему. При этом работодатель должен выплачивать работнику компенсацию за оборудование. Порядок ее выплаты, сроки и размеры тоже фиксируются в договоре.

Порядок направления заданий, предоставления результатов работы. В данном случае нужно прописать, как будет фиксироваться факт получения того или иного документа, отчета. Например, в формате уведомления о получении.

Режим рабочего времени и времени отдыха. Если в трудовом договоре не будет прописано рабочее время, то удаленный сотрудник сможет установить его самостоятельно. В таком случае работодателю следует прописать, в какие временные промежду сотруднику нужно быть в доступе — вполне возможно, что в компании установлены еженедельные совещания, на которых сотрудник обязан присутствовать. Также следует перестраховаться и прописать в трудовом договоре, что у работодателя нет обязанности оплачивать сверхурочную и ночную работу, если сотрудник вдруг решит работать преимущественно в нерабочее время.

Отдельно в трудовом договоре следует акцентировать внимание на форме ознакомления работника с рабочими документами и сроке подтверждения получения электронных документов.

Для заключения трудового договора в электронном виде работодателю и работнику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

До 22 ноября 2021 года работодатели издавали приказ о приеме на работу. Однако Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в ст. 68 ТК РФ, и теперь прием на работу оформляется только трудовым договором.

С 1 сентября 2021 года утратило силу требование вести на сотрудников личные карточки Т-2, однако в Письме Минтруда РФ от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 отмечается, что работодатели могут продолжать это делать для кадрового учета.

Этап 4. Передайте сведения о сотруднике в СФР

Сведения о трудовой деятельности передаются в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения трудового договора (пп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Если при оформлении трудовых отношений работодатель продолжает издавать приказ о приеме на работу, то тогда нужно отталкиваться от даты принятия приказа.

Согласно Порядку заполнения ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281), в данном случае нужно заполнить титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1.

Этап 5. Заполните трудовую книжку

Работникам, впервые поступающим на работу, а также тем, кто отказался от ведения бумажной трудовой книжки, вносить запись не нужно. Об их трудовой деятельности сведения подаются в СФР по форме ЕФС-1.

Что касается сотрудников с бумажной трудовой, то, согласно ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, запись о приеме на работу в нее вносится по желанию самих сотрудников. Для этого они отправляют работодателю заявление и оригинал трудовой книжки.

Увольнение дистанционного сотрудника

Расторжение трудового договора с удаленным сотрудником по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.

Основания для расторжения трудового договора могут ничем не отличаться от тех, что распространяются на работников, выполняющих трудовые функции на территории работодателя. Однако могут быть и особые основания, они обозначены в ст. 312.8 ТК РФ:

• если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней;
• в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Увольнение дистанционного сотрудника осуществляется по стандартному алгоритму. Необходимый для процедуры документ — приказ на увольнение. Документ направляется работнику в день увольнения электронно, а бумажная копия отсылается заказным письмом в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.

Оформление по договору ГПХ

Это вариант удобен для работодателей, которые нацелены на кратковременное сотрудничество с дистанционным работником или намерены взять специалиста на проект. Преимущество оформления по договору ГПХ заключается в том, что оно не подразумевает оформления на должность и для работодателя важен результат, а не процесс.

В договоре ГПХ приводится конкретный перечень работ или услуг, которые необходимо выполнить. Результаты работы закрепляются двусторонними актами выполненных работ/оказанных услуг, после чего исполнителю выплачивается вознаграждение.  

В договоре ГПХ прописываются даты начала и окончания работ, но исполнитель может работать в удобное для него время и даже привлекать третьих лиц для выполнения работ. Порядок оплаты устанавливается по соглашению сторон (например, аванс и оплата по завершении и приемке работ на основании акта).

Договор ГПХ также может предусматривать предоставление исполнителю каких-либо условий, однако это необязательно.

Чем выгодно для работодателя оформление по договору ГПХ? Прежде всего тем, что ему не нужно предоставлять и оплачивать ежегодный отпуск. Кроме того, работодатель не несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в рабочее время. При этом исполнителю по договору ГПХ гарантируется пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет.

В привлечении исполнителей по договорам ГПХ есть и другие плюсы, которые экономят деньги компаний. Такой вариант сотрудничества не обязывает работодателя организовывать рабочее место сотрудника, компенсировать затраты на дополнительные расходы в связи с рабочими поездками. 

Процедура оформления удаленного сотрудника по договору ГПХ довольна проста. Исполнителю необходимо предоставить паспорт, СНИЛС и ИНН. Договор заключается по форме работодателя, в нем прописываются детали сотрудничества.