Прием на работу: что учитывать, какие документы проверять — СКБ Контур

Прием на работу: что учитывать, какие документы проверять

27 июля 2022 2

После того, как компания принимает решение о приеме кандидата на должность, работодатель приступает к процессу оформления найма. В этом процессе нужно многое учесть: запросить необходимый пакет документов у новичка, ознакомить его с локальными нормативными актами, заключить с ним трудовой договор.

На каждом этапе оформления на работу может возникнуть множество вопросов. Постараемся ответить на многие из них в этой статье.

Этап 1. Прояснение вопросов с персональными данными работника при трудоустройстве

Роструд предупреждает о том, что каждый сотрудник должен быть под подпись ознакомлен с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. Также он должен быть ознакомлен с их правами и обязанностями в этой области.

Узнайте, что включают персональные данные работника, что делать с персональными данными кандидата, как поступать с данными кандидата, которого не взяли на работу, из статьи Персональные данные сотрудника: как с ними работать.

Основные правила, о которых следует помнить работодателю:

  • если он получает от работника и обрабатывает только те данные, которые необходимы в рамках трудового законодательства и локальных актов, получение согласия работника не требуется.
  • обработка персональных данных работника ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работников. Поэтому для передачи данных работников в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд их согласие не требуется.

Также согласие не требуется в следующих случаях:

  • при передаче данных работника в ситуациях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе, при его командировании;
  • при передаче данных в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы;
  • при передаче данных в рамках установленных полномочий, на основании мотивированных запросов органов прокуратуры, безопасности, внутренних дел, государственных инспекторов труда при осуществлении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

Что касается передачи персональных данных работника банкам, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, то, как отмечает Роскомнадзор в своей памятке, согласие не требуется, если:

  • договор на выпуск карты заключался напрямую с работником, в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  • у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и ее последующем обслуживании;
  • соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухучета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных.

При приеме на работу некоторые работодатели делают копии документов работников, например, паспорта, ИНН, военного билета, документа об образовании, а в дальнейшем хранят их. Однако суд может признать такие действия избыточными при обработке персональных данных работников.

<…>для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.

Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикрепленные скрепками к карточкам Т-2 для идентификации работников судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Кроме того, использование фотоизображения работника для его идентификации согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных» является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.


Цитата из Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13

Обратите внимание, что сбор и хранение в документах по кадровому учету копий страниц паспорта рассматривается судом как превышение объема обрабатываемых персональных данных, установленных не только Трудовым кодексом, но и Конституцией РФ.

Этап 2. Получение от сотрудника документов при приеме на работу

Согласно ст. 65 ТК РФ, для оформления сотрудника и заключения с ним трудового договора потребуются:

  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (оригинал, а не копия).
  • Карточка СНИЛС, в том числе в форме электронного документа.
  • Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые. Если бумажная трудовая у сотрудника есть, то лучше ее проверить — все ли там в порядке. Но если человек трудоустраивается впервые, то бумажную книжку ему заводить не нужно.

При приеме на новую работу те, кто выбрал электронную трудовую книжку, представляют работодателю информацию о своей трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Представленные сведения работодатель при необходимости переносит в свою систему кадрового учета.

  • Документы воинского учета (военный билет, справка, приписное свидетельство (для военнообязанных)).
  • Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
  • Справка о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости). Обратите внимание на то, что с 1 марта 2023 года вступает в силу Федеральный закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ, согласно которому нельзя привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по ряду статей, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.

При необходимости могут потребоваться и другие документы. Например, при трудоустройстве несовершеннолетних придется запросить у кандидата согласие родителей. При приеме работников торговли, общественного питания, образования, медицины потребуется медицинская книжка.

Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, сотрудник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством.

Этап 3. Знакомство новичка с локальными нормативными актами

Перечень таких документов зависит от того, какие локальные акты приняты у конкретного работодателя и каково их содержание.

Обычно к локальным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с трудовой деятельностью (положение об оплате труда, положение о премировании и т.п.), коллективный договор, документы, связанные с охраной труда. Согласно ст. 68 ТК РФ со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под подпись.  

Если должностная инструкция утверждена в виде локального нормативного акта, работник обязательно должен быть ознакомлен с ее содержанием.

Этап 4. Получение согласия на применение КЭДО

При приеме на работу нужно не забыть проинформировать новичка о том, что компания осуществляет электронный документооборот. Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, соискатель, имеющий по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет КЭДО или принял решение о его введении, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Такое согласие не требуется от тех, кто оформлен (оформляется) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года нет трудового стажа.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота или отсутствие у работника электронной подписи не может быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на КЭДО, заверенные должным образом бумажные документы, связанные с работой.

Этап 5. Заключение трудового договора

Трудовой договор оформляется в письменном виде не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Причем заключается он в двух экземплярах.

Следует помнить о том, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя.

О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК РФ. Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.

Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.

Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора, что является ошибкой.

Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора, а также заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, могут обернуться наложением административного штрафа:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Если проверяющий запросит у вас 20 трудовых договоров, каждый из которых будет оформлен ненадлежащим образом, штраф придется платить по каждому договору.

Материальная ответственность

Если работодатель берет на работу кассира, кладовщика или другого сотрудника, чья деятельность непосредственно связана с хранением, обработкой, пересчетом, приемом, выдачей и перемещением ценностей, то ему нужно заключить с ним договор о материальной ответственности.

Роструд напоминает, что заключить договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества можно только с теми, кто занимает должности или выполняет работу из перечня Минтруда РФ (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85). Этим же постановлением утверждена и форма такого договора.

Этап 6. Издание приказа о приеме на работу (при желании)

С 22 ноября 2022 года действует новая редакция ч. 1 ст. 68 ТК РФ, которая делает издание приказа о приеме на работу правом, а не обязанностью работодателя.

Если работодатель принял решение о приеме работника без издания приказа, то при заполнении формы СЗВ-ТД в графах подраздела «Основание» ему нужно указывать реквизиты трудового договора.

Этап 7. Оформление личной карточки работника Т-2 (при желании)

С 1 сентября 2021 года личная карточка работника стала необязательной, поэтому вести ее можно по желанию. Отказ от Т-2 оформляется соответствующим приказом.

Бухгалтерия
Ведите учет сотрудников, начисляйте зарплату, рассчитывайте больничные и отпускные
Узнать больше
Бухгалтерия
Ведите учет сотрудников, начисляйте зарплату, рассчитывайте больничные и отпускные
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
2 комментария
НВ
Наталья Водчиц 12 сентября
Опечатка Этап 6 с 22 ноября 2021
ЗС
Зилия Сивак 27 сентября
Вопрос по этапу 1 (сбор перс.данных): Почему сбор данных по серии и номеру паспорта считаются избыточными? Ведь даже в отчете 6-НДФЛ по каждому сотруднику заполняются его пасп.данные.