С чего начался эксперимент
Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:
- повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
- упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
- обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
- сократит расходы на печать и бумагу.
В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.
Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.
Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.
Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота
Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».
Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.
Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.
Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.
Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.
Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:
«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».
Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.
Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.
Как принять участие в эксперименте
Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.
Кроме того, проведите предварительную подготовку:
- Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
- Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
- Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
- Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
- Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.
Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.
Какую отчетность будут сдавать работодатели
Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:
- до 1 августа 2020 года;
- до 1 декабря 2020 года;
- до 2 апреля 2021 года.
Отчет должен содержать сведения:
- Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
- Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
- Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
- доработка установленного ПО;
- настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
- меры по защите информации и пр.
- Наличие технических проблем.
- Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
- Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.
Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.