Как оформить на работу стажера

В летний период организации сталкиваются с наплывом студентов-практикантов и выпускников вузов. Как правильно оформлять стажеров, какой вид трудовых отношений с ними выгоднее заключать, рассказали эксперты Контура.

Кто такой стажер

В Трудовом кодексе нет определения «стажер». Обычно на это место работодатели принимают студентов-практикантов или претендентов на должность. К последней категории относятся не только выпускники вузов, которые впервые устраиваются на работу. Стажером может стать опытный сотрудник, решивший сменить профессию.

К отдельной группе стоит отнести тех, кто будет трудиться во вредных и опасных условиях труда, а также определенные категории сотрудников (ст. 214 ТК РФ): например, тех, кто работает на высоте или в действующих электроустановках. Самостоятельно трудиться они смогут только после успешного прохождения стажировки. Организовать ее — обязанность работодателя.

Пока порядок проведения стажировки регулирует Постановление Минтруда от 13.01.2003 № 1/29. С 1 сентября 2022 года вступит в силу новый документ. Про организацию и проведение стажировки в нем выделили целый раздел (р. III Постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464).

Как оформить сотрудника на должность стажера

Если работодатель устраивает на должность стажера офисного сотрудника, он должен включить такую штатную единицу в штатное расписание. Работодатель сам решает, нужно ли проводить ему экзамен в конце стажировки, закрепить ли за ним наставника или нет. Все правила нужно прописать в локальных нормативных актах. 

Со стажером, как и с любым другим сотрудником, нужно оформлять официальные трудовые отношения. Для этого работодатель должен:

• заключить трудовой договор;
• издать приказ;
• познакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами.

Формируйте приказы в умных программах

Какой договор оформить

Трудовой договор может быть срочным, бессрочным или ученическим. Подробнее расскажем, в каком случае лучше оформить тот или иной вид трудовых отношений.

Срочный или бессрочный

Срочный трудовой договор можно заключить по любому основанию из ст. 59 ТК РФ. В том числе с теми, кто решил сменить профессию и проходит профессиональное обучение. В других случаях компания может оформить бессрочный трудовой договор. 

Что указать в срочном или бессрочном договоре со стажером

Срочный и бессрочный договоры заключают только в письменном виде в двух экземплярах. Документы вступают в силу после подписания обеими сторонами. Содержание срочного и бессрочного трудовых договоров практически ничем не отличается. И в том и в другом должны быть указаны:

• должность; 
• место работы;
• условия оплаты и режим труда;
• данные о работодателе и сотруднике. 

Если по окончании стажировки работодатель решает оставить сотрудника, то он должен заключить с ним дополнительное соглашение. Для срочного трудового договора — что он стал постоянным. А для бессрочного — что сотрудника переводят на другую должность. 

Дальше работодатель издает приказ о переводе. В нем он указывает информацию о должности, ставке, окладе, переводе сотрудника на постоянный договор.

Когда выгодно оформить ученический договор

Ученический договор упрощает взаимодействие со стажером. Например, не нужно подавать сведения о его трудовой деятельности в Пенсионный фонд, а еще для трудоустройства потребуется меньше документов, чем обычно: паспорт, СНИЛС и ИНН. 

За стажера по ученическому договору компания не платит страховые взносы (п. 1 ст. 420 НК РФ), но с его стипендии перечисляет подоходный налог в размере 13 %.

Работодатель устанавливает срок действия ученического договора и прописывает его в договоре (ст. 200 ТК РФ).

Как оформить стажера по ученическому договору

Ученический договор — дополнение к трудовому договору (ст. 198 ТК РФ). Поэтому с такими стажерами нужно заключать еще и срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам. В нем нужно обязательно прописать, что договор заключают с учеником, а также указать место и время обучения.

Ученический договор заключают в письменной форме в двух экземплярах. Согласно ст. 199 ТК РФ, в нем прописывают:

• наименование сторон; 
• квалификацию, которую получит стажер;
• срок ученичества; 
• обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором; 
• обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре; 
• размер оплаты. 

Как оформлять практикантов

Заключать трудовой договор с практикантом или нет, зависит от того, будет ли он работать или только учиться.

Если студента не планируют привлекать к работе, то заключать трудовой договор с ним не нужно. Достаточно издать приказ о его стажировке.

Если практикант будет выполнять рабочие функции, то работодатель обязан оформить трудовой договор.

Можно ли назначить стажеру испытательный срок

Испытательный срок нельзя устанавливать сотрудникам, которые устроились на работу по специальности и получили высшее или среднее профессиональное образование не больше одного года назад (ст. 70 ТК РФ). А также если трудовой договор заключили меньше, чем на два месяца. 

Если работодатель заключил с сотрудником бессрочный трудовой договор, то он имеет право назначить стажеру испытательный срок до трех месяцев. При срочном трудовом договоре от двух до шести месяцев испытательный срок должен длиться не больше двух недель. 

Сколько может длиться стажировка

Срок стажировки устанавливает работодатель, конкретных ограничений Трудовой кодекс не предусматривает. 

Как оформить стажировку в трудовой книжке

Запись в трудовую книжку стажера вносится по тем же правилам, что и для обычного сотрудника. Главное, чтобы он проработал в компании больше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если это первое место работы стажера, то заводить бумажную трудовую не нужно, данные в Пенсионный фонд для новых сотрудников подают в электронном виде.

Упростите работу с электронными трудовыми книжками

Если стажера оформили по ученическому договору, делать записи в трудовой ему не потребуется.

Обязательно ли оплачивать стажировку

Да. Стажировка — это официально оформленные трудовые отношения, а значит, она должна оплачиваться. Точный размер прописывают в трудовом договоре, но сумма не должна быть меньше минимального размера оплаты труда (ст. 133 ТК РФ).

Дарья Дубровская, старший менеджер по кадровому учету Контура

Евгений Петров, руководитель службы охраны труда в Контуре