5 ошибок при работе с алкоголем в общепите — Контур.Маркет — СКБ Контур

5 ошибок при работе с алкоголем в общепите

20 апреля 2022

Эксперты Контур.Маркета перечислили самые распространенные ошибки общепита при работе с ЕГАИС и рассказали, как их избежать.
 

Специфика продажи алкоголя в общепите

Реализацию алкогольной продукции нужно отображать в ЕГАИС — единой государственной автоматизированной информационной системе, с помощью которой государство контролирует объем производства и оборот алкоголя. Бутылки с алкоголем, которые продали в заведении, необходимо заносить в журнал учета продаж. Еще нужно формировать акты списания и отправлять их в ЕГАИС не позднее одного рабочего дня с момента реализации.

Общепит при работе с алкоголем должен учитывать одну особенность. В журнал учета продаж обязательно вписывать все бутылки, которые вскрывали в течение дня. Даже если бармен готовился к рабочему дню и открывал алкоголь «на потом», не успев еще ничего налить клиенту, нужно эти бутылки учесть. 

Требования к ведению журнала учета продаж

Журнал учета продаж — это таблица с информацией о проданном за день алкоголе: наименования, коды марок, количество. Единого формата журнала нет, вести его можно в бумажном или электронном виде. 

Удобнее всего вести журнал учета продаж в файле Excel либо с помощью учетных сервисов. При проверках такой журнал можно распечатать, если этого потребуют сотрудники Роспотребнадзора. Если вписывать коды марок вручную в бумажный вариант, это займет очень много времени, и велика вероятность ошибок.

Распространенные ошибки

Вот какие действия работников общепита чаще всего приводят к путанице в отчетности.

1. Не отсканировали акцизную марку до того, как отнесли бутылку гостю

Чаще всего посетители заказывают алкоголь порциями, например бокал вина или графин водки. Но бывает и так, что гости просят подать целую бутылку, которую нужно вскрыть прямо при них. Например, на глазах у гостей вскрывают бутылку очень дорогого вина или шампанского, чтобы посетители были уверены, что им подают тот самый напиток. 

Тару оставляют на столе, но есть вероятность, что гость захочет унести ее с собой. Забрать ее со стола, чтобы отсканировать марку, уже не получится. А чтобы понять, какой из бутылок не хватает в журнале, придется сканировать все оставшиеся подобные бутылки.

2. Потеряли только что вскрытую бутылку среди тех, которые уже списаны

Такую ошибку чаще всего совершают в барах, где много вскрытых бутылок стоят рядом друг с другом. Бармен вскрывает еще одну, забывает отсканировать марку, ставит бутылку к тем, что уже списаны, и теряет ту, которую еще не занес в журнал учета продаж. Чтобы найти неучтенную бутылку, придется перепроверять все вскрытые бутылки.

3. Вскрыли бутылку, которую оприходовали по ошибке

Крепкий алкоголь учитывается помарочно. Это значит, что каждый этап передвижения бутылки с алкоголем прослеживается — от производителя до продавца, который выводит ее из оборота. 

Бывает так, что при приеме товара алкоголь не сканируют. Поставщик мог ошибиться и отправить не ту бутылку, которая указана в накладной. Когда такое происходит у розничных продавцов, при продаже бутылки кассовая программа обнаружит несовпадения и не пропустит списание. Продавцы смогут оформить акт возврата и договориться с поставщиком о возмещении. В общепите ситуация сложнее. 

Например, бармен вскрыл алкогольный напиток и только после этого отсканировал марку и занес напиток в журнал учета продаж. На этом этапе бармен понял, что бутылка «чужая» и в накладной ее не было. Вернуть вскрытую тару поставщику без дополнительных финансовых затрат не получится из-за нарушения товарной целостности.

Правила помарочного учета читайте здесь.

4. Не сканировали бутылки при приемке от поставщика 

Эта ошибка вытекает из предыдущего пункта. Если не сканировать бутылки на приемке, может произойти пересортица, что вызовет проблемы при отчетности в ЕГАИС. 

Устраните пересортицу как можно скорее. Как только один из участников оборота обнаружит у себя пересортицу, он устраняет ее у себя путём перепривязки марок и сообщает об этом в ЕГАИС. У второго участника будет 60 календарных дней на устранение пересортицы со своей стороны, иначе партию на его остатках заблокируют. Подробнее 

5. Не убедились, что документ доставлен и зафиксирован в ЕГАИС

Документация в ЕГАИС уходит через программный модуль УТМ. Бывает, что происходят технические сбои, из-за которых операции в ЕГАИС не проходят. 

Ответственность за выполнение требований законодательства лежит на заведении, поэтому любые технические сбои нужно сразу устранить. Можно сделать это самостоятельно по инструкциям либо обратиться в техподдержку ЕГАИС.

Допустим, вы отправили в ЕГАИС акт списания. Нужно убедиться, что документ доставлен и зафиксирован — иначе вам придет квитанция с отказом из-за какой-либо ошибки, а если ее вовремя не заметить, то и исправить ошибку не успеете.

Советы эксперта

Вот несколько рекомендаций, которые помогут общепиту совершать меньше ошибок при работе с ЕГАИС.

  • Сканируйте на приемке сразу все бутылки. Если нашли несоответствия с накладной, сразу оформите возврат. Еще это поможет проверить легальность продукции до того, как вы ее приняли и начали продавать.
  • Назначьте ответственного, который будет вести журнал учета продаж, формировать акты списания и контролировать, чтобы бутылки не отдавали клиентам, пока не спишут.
  • Следите за тем, чтобы ваши действия были зафиксированы и приняты в ЕГАИС. Если работаете с учетной системой, уведомления дадут вам понять, что документ принят, зафиксирован, и документооборот завершен. Обратитесь к поставщику сервиса и узнайте, на какие формулировки и статусы документа нужно обратить внимание.

market

Учитывайте алкоголь в общепите легко и быстро

Подключите Контур.Маркет для ежедневной работы с ЕГАИС. Попробуйте все возможности бесплатно в течение 14 дней.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи