Почему магазину крафтового пива пришлось менять программу учета

Совладелец пивного магазина-бара «Сушняк!» Дмитрий Леванов рассказал, что помогло не выгореть из-за сложностей с документооборотом и учетом товаров. В магазине 1 300 наименований пива как собственной пивоварни, так и других производств России и мира. Плюс закуски. А занимаются учетом всего два человека, сами себе «режиссеры»: владельцы, технологи, продавцы и бухгалтеры. 

Учет товаров с Контур.Маркетом 14 дней бесплатно

Как было 

Когда новая партия пива поступает в магазин-бар, приемку надо отразить в ЕГАИС, затем поставить продукцию на баланс в своей товароучетной системе, а потом сделать так, чтобы новые товары отображались на кассе. 

Проблема была в синхронизации трех процессов: с ЕГАИС работали в Контур.Маркете, а товароучетная система и касса были от другого поставщика программного обеспечения.

Смотрите видео: как учитывать алкоголь в баре

Сложности с приемкой

Из ЕГАИС в Маркет поступали накладные на пиво, и магазин их подтверждал. Затем отдельно заводили карточки на эти же товары в другой товароучетной программе. Ее особенность в том, что карточки товаров не связаны с кассой. Поэтому товары передавали на кассу, создавая отдельные прайсы. В результате получались двойные, а то и тройные трудозатраты. 

Специфика магазина крафтового пива в том, что каждая поставка — это партии относительно небольшого объема, но со множеством наименований. На приемку каждой поставки  владельцы магазина тратили по 3 — 4 часа несколько раз в неделю.

Неудобный учет остатков

Для пивного бара и магазина критичен срок хранения: позиций много, и надо вовремя отследить пиво, у которого срок подходит к концу, чтобы сделать на него скидку и переставить продукт на видное место в холодильнике. В карточке товара было поле со сроком годности, но учетная программа не предупреждала, что заканчивается срок хранения, не помогала найти товары по этому признаку. Приходилось вручную просматривать все позиции в каталоге. 

Трудности с кассовой программой

Скорость работы на кассе — это комфорт клиентов, и для бара это особенно чувствительный момент. Прежняя кассовая система «не понимала» каталог товароучетной программы. Например, владельцы магазина-бара вручную создавали в прайсах каталоги по производителям и сортам пива, а на кассе все кнопки-плитки распределялись случайным образом. И продавец, чтобы отбить посетителю бутылку IPA, искал ее среди 1300 позиций. Еще вызывала сложности работа с весовым товаром, продавцу приходилось совершать много лишних действий, это задерживало клиента.

Берем рутину на себя. 

Автоматизируйте учет алкоголя и других товаров в Контур.Маркете. Попробуйте бесплатно в течение 14 дней.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Решились на «переезд»

Владельцы магазина-бара решили вести все процессы в Контур.Маркете, чтобы в одном окне работать и с ЕГАИС, и с товароучетом, и с кассовой программой. 

За 3 дня сделали инвентаризацию всей алкогольной продукции и перенесли товароучетные данные из прежней программы. Для сравнения: чтобы завести алкоголь в предыдущую программу, потратили месяц.

За 16 дней инвентаризировали и перенесли в систему закуски и безалкогольные напитки.  

Вот что помогло выиграть время и силы.   

Инвентаризация по группам

Пользователь может сверять остатки не по всему ассортименту, а по его части. Это позволяет собрать данные об остатках, не закрывая магазин. 

Пауза без потери данных

Инвентаризацию можно приостановить, а потом вернуться и продолжить с тех же позиций, на которых остановились. При этом данные незавершенной сверки сохранятся. Это удобно, если в магазине один сотрудник. Он может считать остатки в часы, когда в баре мало посетителей, и безопасно останавливать процесс, выходя к покупателям.

Акты создаются автоматически

Пользователь вводит в черновик инвентаризации фактическое количество товара на складе, и, если оно не совпадает с остатком, Маркет показывает расхождение в отдельной графе. Когда человек нажимает «завершить инвентаризацию», сервис генерирует акты:

• если во время инвентаризации обнаружили недостачу, формируется акт списания;
• если нашли излишки — создается акт постановки. 

Как стало 

Магазин-бар работает в единой системе сервисов. Операции с ЕГАИС, учет товара и действия с кассой — всё происходит внутри Контур.Маркета.  

ЕГАИС и товароучет в одном окне

Во вкладке «Документооборот ЕГАИС» пользователь нажимает кнопку «Принять», Маркет сразу делает активной вкладку «Товароучет» и автоматически создает черновик товароучетной накладной на основе данных из ЕГАИС. Приемщику остается проверить черновик и нажать «Добавить накладную». Система сразу пересчитает остатки с учетом нового поступления. Например, в магазине был ящик пива одного сорта (20 бутылок), а поступило еще два ящика (40 бутылок), после приемки на балансе станет 60 бутылок. 

Возможности для работы с ЕГАИС и ФСРАР

Сроки хранения под контролем

При приемке пользователь вносит срок хранения в карточку товара, с этого момента система помогает заранее узнавать о возможной просрочке. Чтобы проверить, не истекает ли у товаров срок хранения, достаточно зайти в раздел «Карточки, требующие обработки» и выбрать нужное контрольное значение: неделя, месяц или квартал. К примеру, в одном списке окажутся карточки пива, чей срок хранения заканчивается через месяц. И пользователь может по этому списку выставить скидку на продукцию, которую надо скорее продать.

Как указывать сроки хранения, чтобы вовремя узнавать об их окончании

Удобная работа с кассой и интегрированные весы

Чтобы передать каталог товаров на кассу, достаточно нажать одну кнопку в Маркете. Одна секунда. В предыдущей программе заводить номенклатуру на кассу нужно было вручную. Чтобы добавить товар в чек, не нужно скроллить весь каталог: достаточно отсканировать штрихкод на товаре или вписать название в строку поиска и выбрать нужный вариант из предложенных.      

Касса интегрирована с весами: когда продавец взвешивает закуски, он производит только два действия: кладет товар на весы и выбирает на кассе правильную карточку товара. Остальное делается автоматически — в чек добавляются вес и цена.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно