Четыре ключевые проблемы, которые решает ЭДО — Контур.Маркет — СКБ Контур

Четыре ключевые проблемы, которые решает ЭДО

26 августа 2022

Проблема 1. На оприходование товара уходит много времени

Собственник продуктового магазинчика получает товары от 14 поставщиков. Большинство из них отправляют бумажные накладные. Товаровед фотографирует эти документы и загружает в товароучетную систему, чтобы не переписывать данные вручную. На распознавание десятка накладных уходит около часа. 

Еще есть поставщик, который привозит маркированные сигареты. Накладные на них приходят в формате УПД через ЭДО, потому что этого требует законодательство. В этом случае поставка подтверждается только в Честном ЗНАКе, а еще надо учесть принятый товар на балансе магазина. Для этого товаровед создает накладные с нуля в товароучетной системе и тратит на это три часа в неделю.

Сроки и изменения в маркировке товаров в 2022 году

Решение

Магазин подключает систему, которая позволяет не только работать с ЭДО, но и автоматически формирует товароучетные накладные на основе УПД. Товаровед ничего не переписывает вручную, а значит, меньше риск перепутать цифры или сделать опечатку. А еще собственник магазина убедил поставщиков перейти на ЭДО. Товаровед счастлив, потому что накладные приходят сразу в электронном виде. 

Как быстрее проводить накладные, созданные на основе УПД

Проблема 2. Растягивается согласование договоров и других документов

ИП занимается установкой медийного оборудования в конференц-залы, переговорные комнаты и заведения общепита. Чтобы выполнить работы, нужно оформлять документы на множество своих действий:

  • Подписать договор на закупку проекторов, микрофонов и другого оборудования у поставщика из другого региона. 
  • Получить технику и отправить поставщику подтверждающие документы. 
  • Подписать договор с владельцем офиса, в котором будет устанавливаться оборудование. 
  • По окончании работ получить акты приемки, на основании которых заказчик оплачивает услуги ИП. 

Обмен бумажными документами на каждом этапе занимает несколько недель (если пользоваться почтовыми услугами), а значит, большой риск, что ИП получит оплату гораздо позже, чем ожидал. 

Решение

Предприниматель и его контрагенты подключаются к операторам ЭДО и получают документы сразу после отправки. Их можно моментально подписать с помощью сертификата КЭП, после чего документы приобретают юридическую значимость, а значит ни в чем не уступают бумажным. 

Проблема 3. Документы теряются, их негде хранить 

Кофейня продает круассаны, пончики и кексы, которые закупает в пекарне каждые два дня. За месяц накапливается две папки с бумагами, для которых нужно всё больше места. В заведении места нет, поэтому директор кофейни выделила для папок стеллаж в своей квартире, подальше от маленьких детей, которые однажды раскрасили скучные мамины таблички. 

Собственнику пекарни тоже не хватает места для документации. Кроме того, у него есть сотрудники, а знакомый кадровик рассказал, что некоторые документы по требованиям законодательства нужно хранить 45 — 75 лет. Пекарня сотрудничает сразу с несколькими точками общепита, поэтому бумаги в несколько раз больше. А однажды безвозвратно исчез договор, который был отправлен через курьерскую службу…

Решение

Партнеры организовали сдачу-приемку через ЭДО. Все документы копятся в облаке, нет беспокойства, что их кто-то повредит или потеряет. Еще удобнее, когда ЭДО встроен в учетную систему, где общепит следит за расходом ингредиентов, выручкой и заказами поставщику. 

market

Контур.Маркет помогает работать с ЭДО и учетом в одном окне

Решение подходит для розницы, общепита и сферы услуг. Попробуйте бесплатно в течение 14 дней

Проблема 4. Доставка и бумага «съедают» деньги 

У розничной компании есть зоомагазин, торговая точка с продуктами и магазин детских товаров. Нужно работать с поставщиками, бухгалтером и управляющими в точках. Всё это требует официального оформления, и в год приходится отправлять и получать примерно 100 различных документов. 

На печать каждого листа уходит 1 700 ₽ в год (если считать по 1,7 ₽ за лист). На почтовую отправку — 5 500 ₽ в год (около 55 ₽ за каждую). В результате компания тратит на бумажные документы около 15 000 ₽ в год, потому что часто возникают случаи, когда надо отослать бумаги быстрее с курьером. 

Проверьте, сколько вы можете сэкономить при переходе на ЭДО, на калькуляторе Контур.Диадока

Решение

За электронный документооборот компания платит примерно 500 — 900 ₽ в год, потому что каждое отправление через ЭДО стоит всего 5 — 9 ₽ (входящие бесплатно). В итоге экономия составляет более 10 000 ₽ в год. 

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи