Зачем сверять кассовые данные с учетной системой

В учетной системе предприниматель создает каталог и ведет учет товаров, услуг или блюд. А личный кабинет ОФД помогает контролировать продажи на кассе. Данные в обоих сервисах должны быть одинаковыми, иначе где-то закралась ошибка, которая попадет и в отчетность для контролирующих органов. Рассказываем, как выявить расхождения и на что обратить внимание.

Предлагаем проводить сверку систем в три этапа:

Получите бесплатно 3 месяца ОФД

Сверка выручки

Первое, на что стоит обратить внимание — это выручка. Важно следить, чтобы во всех системах она учитывалась одинаково. От этого зависит реальная оценка бизнеса: если не знать точную выручку, нельзя правильно рассчитать прибыль и понять, работает бизнес в минус или в плюс. 

К тому же выручка влияет на расчет налогов и отчеты, которые компания или ИП отправляют в налоговую. ФНС сравнивает данные в отчетах с данными, которые получает с касс в режиме онлайн. Расхождения могут говорить о том, что налогоплательщики умышленно занижают выручку или торгуют «мимо кассы». А это повод для проверки.

Рекомендуем сверять выручку в личном кабинете ОФД и в учетной системе ежедневно, чтобы точно подвести итоги рабочего дня. А если обнаружены расхождения, чтобы было проще выявить их и устранить.

Как проверить выручку в личном кабинете ОФД

Все операции по кассе отражаются в личном кабинете ОФД. Покажем, как проверить выручку на примере ОФД от Контур.Маркета. 

На главной странице сервиса есть выручка по всей организации общим итогом. Можно проверить доход за сегодняшний день или за любой другой день календарного месяца.

Если торговых точек несколько, лучше перейти в раздел «Статистика». В нем подсчитана выручка по каждой точке отдельно.

Как проверить выручку в учетном сервисе

Как сведения о продажах поступают в учетную систему, покажем на примере Контур.Маркета. Продавец сформировал на кассе чек и провел оплату, данные автоматически поступили в Контур.Маркет (если есть интернет), и система добавляет сумму покупки к сумме всех предыдущих чеков.

Выручку за определенный период можно смотреть в двух отчетах: «Продажи за сегодня» и «Продажи и прибыль за период». 

Отчет «Продажи за сегодня» показывает выручку за конкретный день, который пользователь выбирает в календаре. Диаграмма показывает дневную выручку по сравнению с другими датами. Еще можно увидеть, сколько магазин принял наличными и по карте, сколько было чеков и каков средний чек. Там же видно, какие часы стали самыми доходными. 

Второй отчет — «Продажи и прибыль за период» — отражает информацию наиболее полно и детально, потому что кроме выручки можно смотреть, как меняется прибыль и рентабельность. Какие еще отчеты есть в Маркете.  

Почему показатели могут не сойтись 

Если выручка у ОФД и выручка в «учетке» не сходятся, нужно детально смотреть операции за день. Вот некоторые причины несостыковок:

• Часть чеков не дошла до ОФД, потому что пропал интернет. Тогда нужно восстановить соединение и дождаться отправки. 
• Чек зарегистрирован в кассовом ПО, но не зарегистрирован на ККТ. В этом случае нужно оформить чек коррекции, как это сделать, зависит от ФФД. Смотрите и читайте подробности.
• Товар был продан не по той цене, которая указана в учетной системе. Возможно, кассир допустил ошибку в чеке. Как найти и устранить эту ошибку. расскажем дальше.

Сверка по товарам

После сверки денег рекомендуем свериться по товарам. Это позволит понять, какие товары продаются лучше всего, а какие покупают реже. Затем вы сможете оценить товарный остаток в «учетке» и на складе, чтобы спланировать заказ новых товаров. 

Отчет о товарах по данным ОФД 

В личном кабинете ОФД от Контур.Маркета в разделе «Чеки» нужно установить желаемый период для сверки, например, месяц с 1 по 31 января 2022. Затем нажать на «Товары в Excel». Сервис сформирует отчет по товарам за выбранный период. 

В шапке у каждого столбца есть обобщенный показатель. Можно проверить, сколько всего видов товара продано за месяц и на какую сумму. Одна строка в таблице — это одна позиция в чеке. 

Если есть расхождения по конкретному товару, например «Сабо женские», можно отфильтровать таблицу по названию этого товара, чтобы сосредоточиться на нужных данных.

Товарные отчеты в Маркете

Контур.Маркет собирает абсолютно все сведения о товарах: сколько продано, сколько осталось, по каким документам их приняли на баланс магазина и от каких поставщиков. Выбор нужного отчета зависит от того, какие сведения пользователю хочется увидеть. 

Смотрите «Продажи и прибыль за период», если нужно понять, насколько хорошо продается тот или иной товар или товарная группа. Для этого есть фильтр «Выбрать группы товаров». А еще можно нажать «Настроить таблицу», чтобы видеть только нужные данные, например, только рентабельность или только наценку. 

Смотрите отчет «Остатки на сегодня», если хотите узнать остаток не только в количестве товаров, но и в ценах: закупочных и отпускных. Здесь же можно отфильтровать список по какому-либо параметру:

• по группам товаров;
• по поставщику;
• по остатку (положительному, нулевому или отрицательному, минимальному);
• по активности спроса на товар, для этого нужно включить настройку «Показать N важных товаров». 

Про остальные отчеты, которые касаются товарных остатков, можно посмотреть инструкции. 

Что делать с расхождениями в остатках

Причиной расхождений может быть ошибка кассира, например, он указал неверное количество товара в чеке или забыл оформить возврат на кассе.

Крупным сетям рекомендуем сверяться по товарам ежедневно или еженедельно. А бизнес поменьше может проводить сверки раз в месяц. При расхождениях следует тщательнее погрузиться в документы о приемке и продаже и, если нужно, провести инвентаризацию. 

Сверка по возвратам

Возвраты влияют и на выручку, и на товары, поэтому следует их проверить при расхождениях в предыдущих двух пунктах.

По каким данным ОФД смотреть возвраты

В личном кабинете в разделе «Статистика» нужно выбрать торговую точку, а затем установить интересующий период. Сервис покажет основные показатели, в том числе и возвраты.

Еще один вариант: перейти в раздел «Чеки» и отфильтровать их по типу операции, например, возврат прихода. ОФД подскажет, сколько возвратных чеков было выдано в указанные даты и на какую сумму. На этой же странице можно открыть чеки и подробно изучить реквизиты: наименования товаров и услуг, кассир, способ оплаты и другие.

По каким данным Маркета смотреть возвраты

Открываем в Контур.Маркете уже знакомый отчет «Продажи и прибыль за период» и переходим на вкладку «Возвраты». Все товары, за которые покупатели получили деньги обратно, будут в списке на этой вкладке. 

Вкладка «Возвраты» отражает конкретные товары и общую сумму недополученной прибыли. Но это не все потери, на которые стоит обращать внимание: рекомендуем мониторить еще и вкладку «Списание». 

Что, если данные не сходятся

Для начала нужно понять, какая возвратная операция стала причиной расхождений, а потом либо оформить чек коррекции, либо добавить в «учетку» недостающие документы. Подробнее о чеке коррекции рассказали в видео.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно