Как работать с клиентской базой

Что такое клиентская база

Клиентская база — информация о людях, которые хотя бы раз совершили у вас покупку или воспользовались вашими услугами. Эти данные помогают проанализировать продажи, спрогнозировать поток посетителей и спрос, улучшить предложение, составить портрет потенциального покупателя, регулярно рассказывать о скидках.

В базе хранится вся информация, которую вы можете узнать от покупателя:

• имя и фамилия;
• дата рождения;
• адрес электронной почты;
• номер телефона;
• ссылки на аккаунты в соцсетях;
• город, район;
• интересы;
• предпочтительный канал для связи.

Параметры в базе зависят от особенностей вашего бизнеса. Например, можно фиксировать в базе любимые товары и услуги каждого клиента, частотность покупок, предпочтительный способ оплаты.

Плюсы работы с клиентской базой 

Вот какие плюсы получает бизнес, если собирает и систематизирует данные о клиентах.

Знаете, кто ваш покупатель — средний возраст, процент женщин и мужчин, покупательские привычки.

Можете сегментировать клиентов, чтобы делать предложение исходя из потребностей конкретного сегмента. Например, детский магазин может делить базу по возрасту, чтобы не предлагать смеси и пюре родителям подростков.

Более четко настраиваете рекламу — ваши объявления адресованы нужной целевой аудитории: мужчины не получают рассылки о скидках на колготки, а письма реже попадают в спам.

Видите, за счет чего растет лояльность покупателей — какие маркетинговые активности какому сегменту интересны больше других, каких покупателей приводит та или иная реклама.

Поддерживаете связь — например, если вы переехали, открыли новый филиал или запустили распродажу, то сообщаете об этом персонально каждому покупателю, вместо того чтобы ждать, что люди об этом узнают сами. 

Где вести клиентскую базу

Можно по старинке вести бумажный журнал и вписывать всё вручную, но это долго и принесет гораздо меньше пользы: не получится быстро группировать покупателей по признакам и анализировать данные, будет дольше вычислять средние показатели. Если журнал потеряется, то с ними пропадут и все контакты. Поэтому безопаснее использовать электронные инструменты. Разберем их от простых к более сложным.

Таблицы формата Excel

Excel — всем знакомая программа для работы с электронными таблицами. 

Плюсы 

• Бесплатная для владельцев компьютеров с предустановленным пакетом программ Microsoft Office.
• Удобный способ систематизировать данные о каждом человеке. Фильтры и сортировка помогут взглянуть на информацию в в различных разрезах.
• Привычный интерфейс, в интернете есть готовые шаблоны для оформления клиентских баз.
• Есть возможность построить графики и диаграммы.

Минусы

• Несколько пользователей не могут работать с таблицей одновременно. Нужно пересылать обновленную таблицу друг другу по электронной почте, в мессенджере или передавать на флешке.
• Если таблица хранится на компьютере, то при его поломке или утрате можно потерять все данные. Нужно самому делать резервные копии после каждого обновления базы.
• Не самый безопасный способ хранения персональных данных — возможна их утечка, если компьютер плохо защищен.
• Нет мобильной версии.

Google Таблицы и Excel Online

Те же таблицы Excel, только онлайн. 

Плюсы

• Обе программы бесплатные, нужна только учетная запись: для Google Таблиц это аккаунт Google, для Excel Online — аккаунт Microsoft.
• Все изменения в документе сохраняются сразу, автоматически.
• Работать с таблицей могут несколько человек одновременно.
• Можно собрать информацию из разных таблиц в одну общую, которая будет обновляться автоматически.
• Документ лежит в облаке, не нужно делать резервные копии.

Минусы

• Для доступа к документу нужен интернет, к нему не всегда есть доступ.
• Есть приложения для iOS и Android, но работать в таблице с телефона несподручно.
• Нужно аккуратно вносить данные вручную. Опечатка может привести к тому, что программа неверно произведет расчет по заданным формулам или не сможет корректно отфильтровать данные.
• Без дополнительных плагинов и надстроек онлайн-таблица останется просто матрицей данных о покупателях. Из таблицы сложно сделать полноценную CRM-систему или систему лояльности.

CRM

Аббревиатура CRM образована от английского Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами. 

CRM — программа, которая позволяет анализировать все контакты с покупателями, изменения в продажах, результаты маркетинговых активностей. Программ на рынке много, у каждой свои преимущества и недостатки, но любая CRM умеет гораздо больше, чем просто таблица.

Плюсы

• Уменьшает количество рутинной работы по заполнению базы, облегчает работу менеджерам по продажам.
• Подсказывает, когда нужно связаться с человеком и что предложить.
• Может включать в себя не только работу с клиентами, но и товароучет, маркетинг, анализ продаж.
• Может интегрироваться с системами автоматизации маркетинга, товароучета, бухучета.
• Если разработчик сделал мобильное приложение, то удобно работать со смартфона.
• Многие CRM разработаны для отдельных отраслей и учитывают специфику ведения бизнеса.

Минусы

• Базовые функции часто предоставляются бесплатно, но обычно их не хватает — приходится покупать доступ к полной версии сервиса.
• В CRM очень много возможностей, интерфейс некоторых программ перегружен. Нужно время, чтобы разобраться в программе, обучить сотрудников.
• CRM снижает риск появления ошибок из-за человеческого фактора, но не решает проблему целиком. Если данные введены неверно, программа покажет некорректные отчеты.
• При внедрении CRM есть риск столкнуться с нежеланием сотрудников переходить в новую программу: таблицы Excel или их онлайн-варианты привычнее и на первый взгляд проще.

Программы лояльности

Программа лояльности, как и CRM, помогает предпринимателю влиять на поведение клиентов, запускать акции и делать персональные предложения, чтобы поднять продажи. При этом работать с программой лояльности проще, чем с CRM, потому что в ней меньше функций. Всё здесь работает на одну цель — чтобы человек воспользовался вашей услугой или купил товар еще раз. Поэтому программу лояльности выбирает и малый, и средний бизнес в сфере услуг, общественного питания и розничной торговли.

Как сеть магазинов пива и раковарен внедряла систему лояльности

Плюсы

• В программе лояльности несложно сориентироваться. Не нужно обучать сотрудников, чтобы вести базу правильно.
• Максимум процессов можно автоматизировать: заполнение базы, применение скидок и бонусов на кассе.
• Можно настроить разные виды акций, чтобы они сами включались и выключались в нужное время. 
• С помощью учетной системы удобно анализировать продажи по истории покупок, следить за притоком новых клиентов и переходу их в статус лояльных. 
• Есть готовые решения для удержания и возврата клиентов: бонусные или скидочные системы, реферальные программы, смс-рассылки.

Минусы

• Программы платные, но многие разработчики предлагают бесплатный тестовый период.
• Не все программы лояльности интегрируются с другими сервисами, например, с программой для онлайн-кассы.

Подбирая инструмент для ведения клиентской базы, обратите внимание на то, как перенести в него уже имеющиеся данные. Например, в программу лояльности Контур.Маркета можно просто загрузить таблицу Excel, а новых клиентов можно добавлять в базу прямо на кассе — потому что программа лояльности легко интегрируется с кассовой программой.

Как собрать данные 

Получать информацию о покупателе можно на всех этапах воронки продаж, и для этого есть несколько способов. Разберем три самых доступных.

Бумажные анкеты. Самый простой вариант — распечатанный мини-опросник. Например, чтобы получить скидочную карту, человек указывает имя, фамилию, адрес электронной почты и номер телефона. В конце анкеты обязательно — соглашение на использование персональных данных.

Регистрация на сайте или в приложении. Если ваши клиенты заказывают услугу или товары онлайн, то вы можете:

• собирать данные в момент заказа;
• создать личный кабинет на сайте или в приложении, чтобы пользователи при регистрации давали краткую информацию о себе;
• предложить пройти короткий опрос после покупки или получения услуги. 

Добавление во время расчета на кассе, если это позволяет ваша кассовая программа и система лояльности. Продавец (официант, администратор) предлагает клиенту зарегистрироваться в бонусной или скидочной программе. Контакты, имя и другую информацию сотрудник добавляет в базу данных прямо в интерфейсе кассовой программы.    

Самостоятельная регистрация по QR-коду. Покупатель своим телефоном сканирует код, размещенный на стойке бармена, на столике в кафе или в прикассовой зоне. В открывшейся форме человек заполняет личные данные и добавляет ярлык электронной карты на рабочий стол телефона. 

Готово: во время покупки можно показать электронную карту на телефоне, чтобы кассир ее считал сканером, и касса автоматически применила скидку или начислила бонусы. Одновременно с этим карточка покупателя появляется в базе клиентов. 

Этот вариант удобен тем, что продавцу не приходится спрашивать разрешение на обработку персональных данных, клиент сам проставляет нужные галочки при регистрации. А еще покупатель в любое время может посмотреть персональный баланс бонусов или размер скидки.  

Персональные данные клиентов в системе лояльности: как их хранить и не получить штраф

Общение во время продажи. Если позволяет специфика бизнеса, пробуйте беседовать с посетителями, это шанс узнать больше о недостатках и преимуществах для него. Например, каких товаров и услуг не хватает в ассортименте, удобно ли парковаться или заходить в магазин с коляской, нравится ли бонусная система или скидки привычнее и понятнее. Такой ненавязчивый разговор может занять всего несколько секунд, а информации дать очень много. Главное — даже эти крупицы сразу заносить в клиентскую базу.

Как использовать клиентскую базу

Полученные данные — ценный ресурс, который позволит вам узнать о вашей компании больше. Изучив клиентов, вы сможете спрогнозировать дальнейший спрос и запланировать маркетинговые активности.

Сегментировать клиентов

Обычная таблица Excel, ее онлайн-варианты, CRM, программы лояльности — все они позволяют посмотреть на собранные данные в разных разрезах. 

Когда информация о покупателях хранится сплошным массивом или отсортирована по алфавиту, вы не получаете всей пользы от клиентской базы. Но стоит сгруппировать данные по определенным признакам — получатся готовые сегменты. Например:

• по месту — если география компании выходит за пределы района и ваши покупатели разбросаны по городу, стране или всему миру;
• по демографическим признакам — пол, возраст, семейное положение, наличие детей;
• по количеству покупок или посещений — так можно выявить группу наиболее лояльных клиентов и повышать лояльность других;
• по объему покупок — кто покупает понемногу регулярно, а кто редко, но оптом.

Имея под рукой готовые сегменты, вы можете быстро сообщить им релевантные новости — например, об открытии нового филиала, поступлении детских товаров, скидках для пенсионеров.

Анализировать сегменты 

Сгруппировали клиентов — теперь попробуйте понять, что заставит их вернуться к вам. Для этого есть несколько аналитических моделей.

Модель 5W (what, who, why, when, where):

• Какие товары или услуги и кому вы продаете? 
• Почему они нужны людям? 
• Когда, в какой ситуации люди совершают покупку? 
• Где проходит сделка? 

Отвечая на эти вопросы, вы определяете свои методы привлечения и удержания покупателя. Помните, что нельзя быть одинаково привлекательными для всех. Например, понизив цены для одной категории покупателей, вы можете снизить качество ассортимента, что оттолкнет другую категорию. 

Модель Khramatrix. Разработана на основе 5W, но, помимо ответа на вопросы, вы анализируете поведенческие особенности разных групп. Например, как люди из определенного сегмента покупают товар: импульсивно или долго размышляют? Сравнивают ли варианты заранее в интернете или определяются на месте? Результат анализа по этой модели — подбор оптимальных способов подтолкнуть людей к целевому действию.

Модель LTV (Lifetime Value, жизненная ценность клиента). Этот метод помогает предсказать доход, связанный с будущими отношениями с покупателем. Вы анализируете, на протяжении какого времени и сколько раз он к вам вернется, сколько принесет прибыли, как с учетом этого будет развиваться ваша компания.

Давать скидки и бонусы

Поощрение клиента за покупку — основной инструмент для повышения его лояльности. Скидки дают ощущение выгоды, отвечают желанию экономить. Бонусы усиливают желание чаще посещать точку продаж и копить баллы, чтобы в будущем использовать их в качестве оплаты. 

Если предприятие ведет базу клиентов в учетной системе, то данные о скидках и бонусах можно передавать на кассу. В результате касса автоматически применяет систему лояльности при расчете клиента. То же самое с акциями, которые можно настроить на конкретные часы или дни. 

3 шага для быстрого запуска продающей акции

Еще учетная система позволяет анализировать продажи. Владелец бизнеса смотрит истории покупок каждого клиента, фильтрует по полу, возрасту или дате покупки. Это помогает выделить самые популярные товары среди разных сегментов аудитории. Удобно выявлять клиентов, которые давно не приходили, и делать стимулирующую смс-рассылку.