Редкие расчеты с физлицами: как оформить сделку

Статья будет полезна B2B-компаниям, у которых иногда появляется необходимость принять оплату от физического лица. Эксперты Контур.Маркета рассказали, обязательно ли в таком случае покупать контрольно-кассовую технику (ККТ) и сравнили три разных способа оформить сделку.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Когда нужно применять онлайн-кассу

Безналичные расчеты между предпринимателями и юридическими лицами можно проводить без кассы. Главное, чтобы оплата была безналичными деньгами без предъявления банковской карты. Об этом говорится в п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Разберем пример: если ИП приложит карту к терминалу эквайринга или оплатит наличными — без кассы не обойтись, а если переведет деньги организации через онлайн-банк — касса не нужна.

Некоторые B2B-компании пользуются этим пунктом закона: просят клиентов переводить оплату только на банковский счет и работают без ККТ. Так они экономят деньги на покупке кассовой техники и ее обслуживании.

Но иногда «бизнесу для бизнеса» нужно принять оплату от физлиц. Например: им заплатил самозанятый, то есть плательщик налога на профессиональный доход. Дело в том, что на НПД работают не только предприниматели, но и «физики». Или же компания решила продать автомобиль или компьютер — основные средства, которые числились в ее собственности. Покупатель нашелся, но он обычный человек, не бизнесмен.

При расчетах с физическими лицами обязательно использовать кассу, сформировать чек и передать его покупателю. И при оплате «наличкой», и при оплате картой, и при переводе на расчетный счет — способ оплаты не имеет значения. Это следует из ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. Если за товар или услугу рассчиталось физлицо в статусе самозанятого, касса и чек также необходимы. Это подтверждает Письмо ФНС от 20 июля 2020 года № АБ-3-20/5322@.

Как принять оплату по закону

Есть несколько способов, как оформить сделку и не нарушить закон. Какой выбрать, зависит от частоты сделок с физлицами и суммы этих сделок. Расскажем о каждом варианте подробнее.

Первый способ — купить кассу. Важно учесть, что одной кассы недостаточно. Что еще обязательно:

Фискальный накопитель для записи информации о расчетах. Без ФН касса не работает.
Учетная система с кассовой программой, чтобы передать каталог товаров и услуг на кассу и сформирвоать чек.
Оператор фискальных данных (ОФД) поможет передать чек в налоговую онлайн.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она нужна для регистрации кассы в ФНС.

Да, кассу нужно не только купить, но и поставить на учет в налоговой. Затем технику необходимо настроить, как это сделать, рассказали в статье «Как начать работу с кассой от покупки до первого чека».

Обслуживание кассы тоже ложится на владельца техники: срок ФН ограничен, его придется менять; подписку на учетный сервис и ОФД понадобится продлевать; а еще нужно следить, чтобы касса соответствовала требованиям законодательства и при необходимости обновлять прошивку и кассовое ПО. Какие расходы на обслуживание кассы предусмотреть, рассказали в статье.

Главный минус покупки кассы в том, что это требует больших затрат денег и времени. В среднем готовые комплекты стоят от 30 000 рублей, а настройка кассы от покупки до продажи займет несколько дней.

Второй способ — взять кассу в аренду. Как правило, аренда обойдется дешевле покупки. К тому же некоторые компании предлагают решение под ключ: и техника, и услуга регистрации кассы в ФНС, и настройка рабочего места. Еще один плюс такого способа в том, что кассу можно взять на сезон, например, только на три месяца или на полгода. Подробный разбор можно найти в статье «Онлайн‐касса в аренду: плюсы и минусы для владельца бизнеса».

У медали есть и обратная сторона. Для разовых сделок с физлицами на мелкие суммы аренда все же может оказаться нерентабельной. К тому же продавцу придется изучить кассовую дисциплину, чтобы оформить чек по всем требованиям закона.

За нарушение порядка регистрации и правил применения кассы можно получить предупреждение или штраф:

Для ИП штраф от 1500 до 3000 рублей.
Для организации штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Размер штрафов регламентирует ст. 14.5 КоАП РФ.

Некоторые компании и предприниматели не готовы осваивать работу на онлайн-кассе, они просто отказываются от сделки и не обслуживают физлиц.

Что будет, если не использовать кассу

Если налоговая узнает, что бизнес принимает оплаты от физлиц без кассы, выпишет штраф:

Для ИП: 25–50% от суммы, которую провели без кассы, минимум 10 000 рублей.
Для организации: 75–100% от суммы, которую провели без кассы, минимум 30 000 рублей.

Если повторно нарушить обязательство и продолжить принимать оплаты без кассы, могут приостановить деятельности на срок до 90 суток. При условии, что общая сумма расчетов «мимо кассы» уже составила 1 000 000 рублей или более.