Как ЕГАИС взаимодействует с чеками и накладными при продаже алкоголя

Магазины и заведения общепита, которые работают с алкоголем, обязаны передавать данные о продажах спиртного в ЕГАИС — единую государственную автоматизированную информационную систему, которая контролирует оборот алкоголя от производства до продажи конечному потребителю. Большинство данных о продаже алкоголя уходят в ЕГАИС автоматически, нужно только установить необходимые для этого программы и обучить кассира работать по правилам. В статье собрали информацию о чеках и накладных: читайте, какие проверки они проходят на сервере госсистемы и как работать, чтобы данные уходили корректно.

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

Попробуйте работу с ЕГАИС бесплатно 14 дней

УТМ ЕГАИС: что это такое, как и зачем устанавливать

Информация на сервер ЕГАИС из торговой точки попадает через универсальный транспортный модуль (УТМ). Это программа, которую скачивают в личном кабинете ЕГАИС и устанавливают на компьютер в торговой точке по месту работы организации.

Как установить

Для установления защищенного соединения с сервером ЕГАИС используется ключ RSA. Этот ключ должен быть записан на тот же аппаратный носитель, на котором сформирован КЭП. Организации и индивидуальные предприниматели должны самостоятельно получить ключи RSA в личном кабинете ЕГАИС. Сделать это можно с любого компьютера, имеющего туда доступ. 

Каждая торговая точка имеет свой адрес и КПП. Адреса двух точек с одинаковым КПП должны быть идентичны до номера дома. Если у вас имеются подразделения с одним КПП и разными адресами, нужно обратиться в ФНС для получения КПП. Для каждого подразделения необходимо приобрести отдельный носитель JaCarta и сформировать ключ в личном кабинете ЕГАИС. 

Индивидуальные предприниматели могут работать с одним носителем и одним ключом. В каждом обособленном подразделении должна быть JaCarta/Рутокен ЭЦП c записанным отдельным RSA-ключом. RSA-ключ уникален для каждого подразделения. Во избежание ошибок при формировании и дальнейшем использовании ключей RSA вешайте бирку или иным способом отмечайте на носителе адрес или название подразделения, для которого он предназначается.

ФСРАР предоставляет бесплатный УТМ, но модуль обеспечивает только обмен информацией и не имеет удобного графического интерфейса, передавать информацию через него можно только через XML-документы. Поэтому, чтобы взаимодействовать с УТМ, нужно приобрести товароучетную систему, позволяющую работать с ЕГАИС, или отдельную программу для взаимодействия с ЕГАИС — такая программа подключается к вашей учетной системе, если система не позволяет передавать данные в ЕГАИС. 

Итак, вот шаги, которые нужно пройти для подключения УТМ:

Как подключиться к ЕГАИС, читайте здесь

1. Уточнить, поддерживают ли ваша касса и ее программное обеспечение работу с УТМ.

2. Приобрести ключ электронной подписи Jacarta или Рутокен ЭЦП 2.0.

3. На сайте ЕГАИС получить RSA-ключ.

4. Скачать программу для УТМ на сайте ЕГАИС в личном кабинете и установить ее на компьютер.

5. Связать УТМ с программным обеспечением для работы в ЕГАИС или товароучетной системой.

Возможности УТМ

Вот что позволяет делать УТМ:

• Получать и отправлять товарно-транспортные накладные, акты списания и постановки. 
• Ставить на баланс алкоголь.
• Передавать в ЕГАИС чеки по розничным продажам с онлайн-касс, данные по остаткам алкогольной продукции.
• Получать электронные справки А и Б. Справку А формирует ЕГАИС автоматически на основании отчета о производстве, который передает производитель в ЕГАИС. В ней содержится информация о партии произведенной продукции: объем, наименование, дата розлива, данные о производителе, количество. Справка Б создается каждый раз, когда продукцию отгружают контрагенту, система ЕГАИС формирует ее автоматически. В ней содержится информация о партии продукции, которую отгрузили контрагенту. 

Если вы как юрлицо торгуете крепким алкоголем, для каждого магазина или заведения нужен отдельный модуль. При этом ИП может работать с УТМ на одной из нескольких торговых точек или установить программные средства ЕГАИС (RSA, УТМ) на каждый такой адрес, об этом написано на портале ФСРАР.  

Системные требования

Где получить электронную подпись для отчетности в ЕГАИС

• Операционная система на компьютере — Windows 7 и выше.
• Объем оперативной памяти — от 2 гигабайт. 
• Действующая КЭП (квалифицированная электронная подпись).
• Не более одного аппаратного носителя на одном ПК.
• Постоянное подключение к интернету. Обмен данными с ЕГАИС происходит через интернет. Если соединение пропадет, УТМ сможет работать в офлайн-режиме только три дня. Когда интернет появится, система передаст накопленные данные в ФСРАР. Постарайтесь восстановить связь в течение трех дней, иначе УТМ перестанет фиксировать продажи и продавать алкоголь будет нельзя.

Как ЕГАИС взаимодействует с чеками

Для продажи алкоголя в рознице и общепите понадобится онлайн-касса с ОФД и подключением к ЕГАИС — через кассу нужно передавать данные о продаже алкоголя. Еще нужен 2D-сканер: продавец добавляет в чек бутылку и сканирует акцизную марку, данные уходят в ЕГАИС и продукция списывается с остатков.

Для общепита есть особенность: спиртное не всегда продают целыми бутылками, его разливают по бокалам, подают порциями или используют в качестве ингредиента для коктейлей и блюд. До сентября 2023 года процесс выглядит так: официант или бармен должен отсканировать акцизную марку с бутылки, как только вскрыл ее, и оформить списание с причиной «Реализация». Даже если бармен готовился к рабочей смене и открывал алкоголь «на потом», нужно эти бутылки учесть. 

В июле 2023 года ФСРАР выпустила новость. С 1 сентября 2023 года общепит обязан передавать сведения о каждой проданной порции крепкого алкоголя в ЕГАИС. Вот как меняется работа:

• Если продали «чистую» порцию алкоголя (стопка водки или настойки, бокал вина) — обязательно отправить чек в ЕГАИС о продаже, указав объем порции в миллилитрах, через УТМ на кассе. 
• Если использовали порцию алкоголя при приготовлении коктейля или блюда — нужно списать в ЕГАИС актом с причиной «использовано для приготовления коктейлей (блюд)», указав объем порции в миллилитрах.
• Если продали бутылку целиком — обязательно отправить чек о продаже в ЕГАИС через УТМ на кассе (процесс такой же, как в розничной продаже).

Требования к формированию чеков при работе с ЕГАИС

Данные из фискальных документов отправляются в ЕГАИС — через УТМ. УТМ шифрует сведения из чека перед тем, как отправить на сервер. Вот за чем нужно следить кассиру, чтобы данные при розничной продаже передавались верно:

1. Отсканировать EAN-код (штрихкод) с бутылки. Если товароучетная система распознает товар как алкоголь, она попросит отсканировать акцизную марку, что и нужно сделать.

2. Если коды считались, приложение кассы добавит позицию в фискальный документ (чек). Если кодировка не распозналась, нужно отменить и попробовать еще раз. 

3. ПО кассовой техники сгенерирует файл XML, с помощью которого передаст сведения из чека в УТМ. Модуль проверит чек на полное соответствие с требованиями ЕГАИС. Если XML-файл проходит онлайн-проверку, то модуль подписывает, шифрует и отправляет чек на сервер ЕГАИС.

4. Кассовый аппарат распечатает стандартный фискальный документ и слип к чеку. 

Напомним, что в общепите действуют другие правила, о них писали выше в этой главе.

Какие сведения из чека уходят через УТМ в ЕГАИС

• Price: стоимость бутылки алкоголя, прописана в рублях и копейках (с двумя знаками после точки). Важно следить за минимальной розничной ценой, ЕГАИС это строго контролирует. Например, мы писали новость, как с января 2023 года выросла МРЦ на крепкие спиртные напитки и игристое вино. 
• Barcode: код с акцизной марки крепкого алкоголя.
• EAN: штрихкод с бутылки из 8, 12 или 13 цифр. 
• Volume: объем тары, не всегда указывается.
• INN: данные об идентификационном налоговом номере компании (организации) из десяти или двенадцати цифр. 
• KPP: данные о подразделении по лицензии. Не прописывается, если ИНН двенадцатизначный, а если ИНН десятизначный — КПП состоит из 9 знаков.
• Address: адрес торговой точки до 128 символов.
• Name: название торговой точки до 120 символов.
• Kassa: номер кассового аппарата до 120 символов.
• Shift: номер смены, обязательно целое число.
• Number: номер фискального документа, целое число.
• Datetime: время и дата фискального документа — день / месяц / год / часы / минуты.

Также акцизная марка проходит тестирование на уникальность через кассовое ПО и УТМ, чтобы сотрудник намеренно не сканировал одну и ту же бутылку, когда в чеке больше одной единицы продукции. Кассовая программа предупредит, что так добавлять в чек товары нельзя.

На сервере фискальный документ проходит проверку на соответствие RSA-ключа, реквизитов в электронной подписи и в файле XML и прочее. 

Как работать с накладными в ЕГАИС

Товарно-транспортная накладная — это документ, который приходит в магазин или заведение общепита вместе с поставкой алкоголя. Его заполняют по обязательной форме 1-Т (Постановление Госкомстата РФ от 29.09.97 № 68). 

В накладной есть два раздела:

• Товарный. Его заполняет грузоотправитель, указывает сведения о товаре: наименование, номенклатурный номер, единицу измерения, количество, цену, сумму, вид упаковки, код и класс груза и прочее.
• Транспортный. Грузоотправитель указывает способ погрузки и разгрузки, время прибытия на погрузку, время убытия. Обязательны подписи ответственных работников. А перевозчик товара (владелец автотранспорта) пишет расчет стоимости перевозки: за тонны, недогруз автомобиля и прицепа, за транспортные услуги, погрузо-разгрузочные работы, прочие доплаты и скидки.

Поставщик отправляет ТТН на поставку в ЕГАИС не позднее момента выезда транспортного средства с грузом (приказ ФСРАР №397 от 17.12.2020). То есть поставщик отправляет накладную, когда алкоголь еще находится на его территории и загружен в транспорт, на котором он поедет в магазин или в заведение общепита.

Когда товар приехал, нужно сверить бутылки с тем, что указано в накладной: должны совпадать наименования и количество, марки в документе поставки с прибывшими фактически. Продавать бутылки, марки которых не приходили по документам, нельзя. Когда то, что вы получили, отличается от того, что написано в накладной, — нужно передать в ЕГАИС акт о расхождении или отказе. Если бутылки пришли бракованные или поврежденные, акцизная марка не читается и это удалось обнаружить перед отправкой ответа на накладную, то нужно по таким бутылкам отправить акт о расхождении или отказе на накладную. Вернуть алкоголь можно, даже если вы уже приняли его в магазин, но решили проверить бутылки позже. Если фактический товар совпал с тем, что указано в накладной, ее нужно подтвердить — то есть отправить в ЕГАИС информацию о том, что ТТН принята.

За какой срок нужно подтвердить товарную накладную ЕГАИС

«Ответить» на ТТН от поставщика нужно в течение рабочего дня, когда вам доставили товар и вы его приняли (приказ № 397). Негосударственные организации и ИП сами устанавливают режим работы, если их деятельность связана с торговлей и сферой услуг (п. 2 ст. 11 Закона о защите прав потребителей № 2300-1 от 7.02.2009). Магазин, который не работает по воскресеньям, может подтвердить в ЕГАИС воскресную поставку продукции в понедельник. Если алкоголь привезли в понедельник, то подтвердить или отклонить поставку в ЕГАИС нужно именно в понедельник. Требование касается розничных магазинов и заведений общепита, которые продают или используют в составе блюд и напитков крепкий алкоголь, пиво, сидр, медовуху, пуаре и другие спиртосодержащие напитки. Дата подтверждения накладной — это дата приемки груза.

Чтобы накладные поступали в товароучетную систему, торговая точка должна быть подключена к ЕГАИС, а УТМ должен быть запущен. Как подтвердить накладную в товароучетной системе за 3 шага, рассказывали в статье.

Штрафы за нарушения

Если контролирующий орган обнаружит, что магазин отчитался в ЕГАИС с задержкой (позднее рабочего дня, когда поставка приехала), могут наказать за нарушение порядка фиксации сведений в ЕГАИС (ст. 14.19 КоАП РФ). 

В отношении должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 15 000 рублей. Для юрлиц — от 150 000 до 200 000 рублей. В данном случае санкции для должностных лиц касаются и индивидуальных предпринимателей (ст. 2.4 КоАП РФ).   

Могут не только оштрафовать, но и конфисковать товар, который стал предметом административного правонарушения.

Поможем подобрать кассу для вашего типа бизнеса

Если нет времени разбираться во всех тонкостях, отправьте заявку, с вами свяжется менеджер Контур.Маркета и поможет подобрать оптимальный комплект техники и ПО.

Оставить заявку