Как работать с МЧД в ЕГАИС

Читайте, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как она влияет на работу розницы и общепита в ЕГАИС.

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

В этой статье:

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
Что поменялось в работе с МЧД в ЕГАИС с 1 сентября 2023 года
Как настроить УТМ
Как отправлять алкодекларации в ФСРАР
Что грозит за работу с ЕГАИС без МЧД
Как сервисы Контура помогут подготовиться к работе с МЧД

Попробуйте работу с ЕГАИС бесплатно 14 дней

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

С помощью этой доверенности подписывают электронные документы. Это электронный аналог бумажной доверенности, файл в формате xml. Машиночитаемая она, потому что формат и содержание могут автоматически считать информационные системы или сервисы. Такое «машины» не смогут считать с обычного электронного скана доверенности.

В МЧД для распознавания должны быть «вшиты» (по приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857):

информация об МЧД — название, номер, срок действия;
данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
данные представителя и полномочия, которые он получает;
данные, есть ли возможность передоверия;
электронная подпись, которой подписана МЧД.

МЧД подписывает директор компании квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сотрудник, который сдает отчетность, прикладывает МЧД к подписанным документам.

Как оформить МЧД, читайте в статье Удостоверяющего центра Контура

МЧД используют, чтобы подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Теперь документы от имени компании нужно подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.

При этом 4 августа 2023 года подписали законопроект, который продлевает еще на год возможность использования при подписании электронных документов сертификатов юридических лиц (Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ).

С 1 сентября 2023 года можно подписывать электронные документы по таким схемам:

Сертификатом на руководителя организации, юрлица или ИП, выпущенным ФНС. По одному сертификату на каждого руководителя, указанного в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Сертификатом физлица с применением МЧД.
Сертификатом сотрудника с указанием юрлица, выпущенным не позднее 31.08.2023 г. без применения МЧД. Таким сертификатом можно пользоваться до 31.08.2024 г.

Что поменялось в работе с МЧД в ЕГАИС с 1 сентября 2023 года

Информация на сервер ЕГАИС из торговой точки попадает через универсальный транспортный модуль (УТМ). Это программа, которую скачивают в личном кабинете ЕГАИС и устанавливают на компьютер в торговой точке по месту работы организации.

Подробности о работе с УТМ читайте в статье

МЧД для работы с ЕГАИС понадобится в двух сценариях: для установки УТМ и для подачи алкогольных деклараций в ФСРАР в случае, если от имени юрлица или ИП действует его представитель.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Как настроить УТМ

Юрлицу для настройки УТМ на каждом подразделении можно использовать:

На портале ФСРАР выпустили изменения законодательства в части использования машиночитаемых доверенностей в 2023–2024 годах

сертификат физлица с применением машиночитаемой доверенности;
сертификат сотрудника с указанием юридического лица, выпущенный не позднее 31.08.2023 г. без применения МЧД, сертификатом можно пользоваться до 31.08.2024 г.

ИП на каждом адресе может использовать только сертификат физического лица с применением машиночитаемой доверенности.

Напомним, что для работы с УТМ нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП), установленная на носитель со встроенной криптографией. Организации, у которых есть обособленные подразделения, должны устанавливать УТМ на каждом таком подразделении (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2466). А значит, иметь столько КЭП, сколько подразделений. Для ИП нет законодательных требований, указывающих, что УТМ надо устанавливать на каждом адресе деятельности. Однако ЕГАИС предусматривает такой механизм, и ИП могут получить ключи на каждый адрес.

Как получить несколько КЭП для ЕГАИС

Вот пошаговая инструкция, как и когда использовать МЧД при настройке УТМ:

Выпустите КЭП на физическое лицо.
Предварительно сформируйте и подпишите МЧД с указанием физлица, на кого выпущен сертификат. В полномочиях МЧД выберите «Подписание документов, направляемых в Росалкогольрегулирование». Загрузите МЧД с подписью в реестр ФНС.
Подключите сертификат к устройству, на котором установлен УТМ. Выпустите RSA-ключ для подразделения/адреса в УТМ.
При выпуске RSA приложите файл xml-доверенности, выпущенной ранее, и файл подписи.
Завершите выпуск RSA-ключа в УТМ, следуя подсказкам системы.

Важно:

Выпущенный RSA-ключ будет связан с подписью физлица и МЧД. При документообороте с ЕГАИС повторно прикладывать МЧД не нужно.
Прикладывать МЧД необходимо каждый раз при формировании RSA-ключа для нового адреса или перевыпуске RSA, если, например, срок его действия закончился.
УТМ будет проверять срок действия МЧД в реестре ФНС, когда вы будете подписывать документы. Если МЧД будет отозвана или ее срок действия закончится, то документ подписать не получится. Нужно будет сформировать новую МЧД, а затем перевыпустить RSA-ключ.

Как отправлять алкодекларации в ФСРАР

Алкогольные декларации отправляют в ФСРАР по интернету в виде электронного документа, с помощью учетной системы. Подписать алкодекларацию можно КЭП руководителя организации, уполномоченного им лица или КЭП индивидуального предпринимателя (п.14 Приказа Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 396). КЭП содержит сведения об организации и данные об уполномоченном сотруднике — его ФИО, СНИЛС и должность на основании доверенности, подписанной руководителем.

Что такое электронная подпись для уполномоченного сотрудника

С 1 сентября 2023 года изменятся правила применения электронных подписей. Теперь в случае, если от имени юрлица или ИП действует представитель (физлицо, сотрудник, бухгалтер), то для подписания документов используется сертификат, выданный на данного представителя с применением МЧД (п. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Подписывать алкодекларацию с 1 сентября 2023 года можно только с помощью:

КЭП на руководителя организации (юрлицо), выданной ФНС;
КЭП сотрудника с указанием юрлица, выпущенной не позднее 31.08.2023 г. без применения МЧД, сертификатом можно пользоваться до 31.08.2024 г.;
КЭП на индивидуального предпринимателя, выданной ФНС;
КЭПом на физлицо, представителя юрлица или ИП, с обязательным применением МЧД.

Отправить алкодекларацию в ФСРАР и региональный орган власти можно через:

Личный кабинет на портале ФСРАР. Загружайте уже подписанную декларацию. Войти на портал можно только по сертификату КЭП на руководителя организации, юрлица или ИП.
УТМ. Загружайте неподписанный xml-файл декларации. Документ подпишется сертификатом, с которым работает УТМ. Если УТМ настроен для работы с сертификатом физлица с применением МЧД, то подписать и отправить декларацию может уполномоченное лицо организации.

При отправке алкодекларации через УТМ регион определяется автоматически по первым двум цифрам ИНН организации, изменить его нельзя. Если регион, в который вы отчитываетесь, отличается от региона в ИНН, рекомендуем отправлять декларацию через личный кабинет ФСРАР, там можно изменить регион подачи.

Что грозит за работу с ЕГАИС без МЧД

Если магазин или заведение общепита не подключено к ЕГАИС, принимать и продавать алкоголь незаконно. Важно корректно подключать УТМ и подавать алкодекларации по новым правилам.

За нарушение требований и правил розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции должностные лица могут получить штраф от 20 000 до 40 000 рублей, а юридические лица — от 100 000 до 300 000 рублей (п. 3 ст. 14.16 КоАП РФ), возможна и конфискация продукции.

Вы подали декларацию не в срок: штраф для ИП — 5 000 — 10 000 ₽, для юрлиц — 50 000 — 100 000 ₽ (ст. 15.13 КоАП).

Вы указали данные не в полном объеме: предупреждение или штраф 300 — 500 ₽ для ИП и 3 000 — 5 000 ₽ для юрлиц (ст. 19.7 КоАП).

Вы неоднократно предоставляете недостоверные сведения: лишение лицензии (п. 3 ст. 20 Закона № 171-ФЗ).

Как сервисы Контура помогут подготовиться к работе с МЧД

Удостоверяющие центры выпускают сертификаты на юрлицо до 1 сентября 2023 года.
После 1 сентября можно получить сертификат на физлицо. Дарим подпись на физлицо при выпуске сертификата сотрудника.
В сервисе Контур.Доверенность выпустите МЧД.

Если работаете с алкоголем в Контур.Маркете, дополнительно настраивать ничего не нужно. Подписать и отправить декларацию в ФСРАР можно КЭП руководителя организации или ИП. Если полномочия по подписанию и отправке вы передаете другому лицу, скачайте сформированную декларацию в формате xml на шаге «Контроль и отправка», отправьте файл через УТМ.