Как составить график отпусков. Образец и правила

По закону все юрлица, у кого есть сотрудники, должны составлять график отпусков и соблюдать его. В противном случае трудовая инспекция может выписать штраф. Расскажем, как составить график отпусков и какие юридические нюансы есть в этом вопросе. А еще разберем популярные вопросы, например, можно ли не отпускать человека на отдых, если он не завершил запланированные задачи.

Кому нужно составлять график отпусков

График отпусков — это документ, в котором прописано, кто и когда будет отдыхать. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, любой работодатель обязан составлять такой график каждый год.

Если у юрлица или фирмы есть трудоустроенные сотрудники, но нет графика отпусков, трудовая инспекция при проверке выпишет штраф до 50 000 рублей. Чтобы график считался действительным, составить его нужно за две недели до конца текущего года на следующий.

Не составлять график отпусков могут только микропредприятия — юрлица, у которых в найме до 15 сотрудников. Вместо этого им нужно заключить письменное соглашение с работниками. Новые предприятия могут не составлять график отпусков на тот год, в котором они открылись.

Составлять план отпусков должен отдел кадров. Если этого отдела в компании нет, график может составить директор фирмы.

Как составить график отпусков

График составляется на специальном бланке № Т-7. Вместо него можно сделать таблицу в Excel или создать собственный бланк в удобной форме (скачать).

Чтобы документ считался действительным, в нем нужно перечислить:

• Реквизиты работодателя.
• Информацию о работниках: кто в каком отделе работает, должность, фамилию, имя и отчество.
• Даты начала отпуска.
• Сколько дней отдыхают сотрудники.
• Переносился ли отпуск ранее и почему.

Обычно, перед тем как составить график, у сотрудников спрашивают их пожелания. Затем делают черновой вариант, проверяют, не совпадают ли отпуска у работников с одинаковыми обязанностями и хватает ли сотрудников на время высокой нагрузки. График корректируют, если нужно, а затем утверждают.

Готовый график должны подписать руководитель кадрового отдела и директор компании. Если кадрового отдела нет, достаточно подписи директора. Если компания состоит в профсоюзе, график утверждает и профсоюз тоже. Сотрудники подписывают документ о том, что согласны с графиком.

В течение года работодатель должен письменно напомнить сотруднику о приближающемся отпуске за две недели до положенного срока. Сотрудник подписывает уведомление. Не позднее чем за три дня до отпуска человеку обязаны выплатить отпускные. Тогда человек законно уйдет в отпуск, а компания не получит штраф.

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе Контур.КЭДО

Узнать больше

Что учитывать в графике

График составляют на год вперед. Включить в него нужно всех сотрудников, даже тех, кто планирует увольняться в следующем году и уже написал заявление.

Кого можно не включать:

• Женщин в отпуске по уходу за ребенком, если они не планируют выйти на работу в течение года. Обратите внимание, что это не отпуск по беременности и родам, сотрудниц в отпуске по беременности и родам включать в график нужно.
• Сотрудников, работающих по ГПХ. Они не подпадают под общее трудовое законодательство, поэтому их не нужно учитывать в графике отпусков.
• Мобилизованных сотрудников. На момент мобилизации трудовой договор приостанавливают, поэтому мобилизованных можно не учитывать в графике. Если включить мобилизованного в график, это не будет ошибкой или нарушением, у человека продолжит копиться отпускной стаж.

Важно соблюдать положенные сроки отпусков. Например, у каждого сотрудника должно быть 28 календарных дней отпуска. Этот срок включает праздники и выходные. Некоторые имеют право на более длительный отдых. Например, 42 дня есть у преподавателей, 56 дней — у ректоров и педагогов, которые обучают детей с ограниченными возможностями здоровья.

Полный список сотрудников, которым положен удлиненный отпуск, смотрите в Постановлении Правительства РФ от 14.05.2015 № 466

Если на предприятии вредные или опасные условия труда, сотрудникам полагается дополнительный отпуск. То же касается сотрудников предприятий на Крайнем Севере и в приравненных к нему регионах. Отпускной период в некоторых случаях устанавливает межотраслевой договор, иногда — профсоюз, а в ряде ситуаций — госорганы.

Кто определяет длительность дополнительного отпуска, описано в статьях ТК РФ со 116 по 119.

Работник может уйти в отпуск сразу на 28 дней или больше, а может разбить его на несколько частей. Среди них должен быть хотя бы один неделимый отпуск длительностью 14 дней. Оставшиеся отпускные дни можно растянуть на год в любой пропорции. Если человек хочет разделить отпуск на несколько частей, нужно заключить с работодателем отдельное соглашение в свободной форме.

В статье 125 ТК РФ описана возможность разделения отпуска на несколько частей

Что делать, если сотрудник не хочет в отпуск

По закону отменить отпуск нельзя, даже если сотрудник сам об этом просит. Отпуск можно только перенести, изменив график. Если трудовая инспекция обнаружит, что сотрудник не ушел в отпуск, работодатель получит штраф от 5000 до 500 000 рублей в зависимости от его формы регистрации.

Часто люди отказываются отдыхать, потому что считают, что получат денежную компенсацию за непотраченные дни отпуска. Однако это заблуждение. По закону работодатель может компенсировать деньгами только «лишние» дни отпуска, если отпуск превышает 28 дней. Например, если сотрудник накопил переработками 32 дня отпуска, работодатель обязан предоставить 28 дней отдыха, а компенсировать деньгами может только четыре «лишних» дня.

Статья 126 ТК РФ о замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Если сотрудник не хочет отдыхать, предложите ему перенести или разделить отпуск на несколько частей. Он должен будет отдохнуть 14 дней подряд, а оставшиеся дни можно перераспределить по праздникам и выходным, это будет законно. Либо можно перенести отпуск на следующий год. Тогда в этом году работник отдыхать не будет, а в следующем у него будет 56 дней отпуска. Это законный способ найти компромисс. Если же предприятию или самому человеку важно продолжать работать с оплатой труда во время отпуска, можно заключить на это время договор ГПХ.

Если работник не идет на компромисс, отказывается подписывать график или уведомление о приближающемся отпуске, работодателю нужно письменно зафиксировать отказ. Для этого создают отдельный акт. В нем руководитель описывает обстоятельства, из-за которых сотрудник не подписывает график или уведомление. Этот документ объясняет отсутствие подписей и дает работодателю право не начислять зарплату, если человек придет на работу во время положенного отпуска.

Как оформлять отпуск в особых случаях

Некоторые формы трудоустройства вызывают вопросы о том, как грамотно оформить отпуск. Разберем некоторые ситуации.

Отпуск для сезонных сотрудников. Если компания нанимает сотрудников проектно, можно заключить с ними договор ГПХ вместо трудового договора. Если сотрудник работает по ГПХ, его можно не включать в график отпусков. Кроме того, отпуск не полагается сотрудникам, проработавшим меньше полугода.

При сдельной оплате труда. График отпусков составляют по обычным правилам. Отпускные рассчитывают на основе средней заработной платы за последние 12 месяцев.

Для совместителей. Человек имеет право на 28 дней отпуска на основной работе и столько же на дополнительной. Его отпуск нужно учитывать в графике. Совместители имеют право выбирать дни отдыха. То есть обычным сотрудникам можно назначить даты отпуска, если так решит руководство, а совместитель вправе выбрать их сам. Если сотрудник отработал на совместительстве меньше полугода, отпуск предоставляют авансом. Перед составлением графика отпусков такой сотрудник подает руководству письменное заявление, в котором указывает желаемые даты.

Сотрудник не закрыл необходимые задачи или нужен на работе. Работодатель не имеет права запретить сотруднику выходить в запланированный отпуск. Однако отдых можно перенести по обоюдному согласию, если ситуация требует присутствия человека на рабочем месте. Сделать это нужно до того, как работнику выплатят отпускные, и только на основе взаимного соглашения.

Штрафы за отсутствие или несоблюдение графика отпусков

За нарушение норм трудового права предусмотрен ряд санкций, описанных в статье 5.27 КоАП РФ.

Коротко о самом важном

Составлять и соблюдать график отпусков обязаны все, у кого есть сотрудники. Исключение: организации, которые проработали меньше полугода, и микропредприятия, у которых менее 15 работников.

Правильно работать с графиками отпусков помогают бухгалтерские сервисы Контура, например Контур.Бухгалтерия

График отпусков должны подписать руководитель, директор, сотрудники и профсоюз.

В график отпусков нужно включать всех сотрудников, кроме работающих меньше полугода, работающих по ГПХ, мобилизованных и женщин в отпуске по уходу за ребенком, если они не вернутся на работу в наступающем году.

Работодатель не может отказать сотруднику в отпуске, даже если сотрудник на этом настаивает. Отпуск можно перенести на следующий год, но не более двух лет подряд.

Работодатель не может компенсировать деньгами положенный отпуск в 28 дней. Заменить выплатой можно только дни сверх этого срока.

За две недели до отпуска работодатель должен письменно уведомить сотрудника о приближающемся отпуске. За три дня отпуска или раньше — выплатить отпускные.

Контур.Маркет — не бухгалтерский сервис, однако помогает сделать управление сотрудниками эффективнее. Например, вы можете составить рабочий график с учетом дневных и ночных смен, а затем смотреть отчеты об отработанном времени. Маркет позволяет следить за выручкой каждого официанта или продавца-консультанта, если они добавляют свое имя в чек. А еще вы можете настроить индивидуальные права доступа для каждого сотрудника конкретно.

Подключите Контур.Маркет бесплатно

Попробовать бесплатно