Александр Цыкарев, руководитель проектов по защите информации компании СКБ Контур.

Места хранения

Во-первых, нужно определиться с местами хранения личных дел сотрудников и других документов, содержащих персональные данные сотрудников (например, трудовые договора и карточки учета). Необходимо составить перечень таких «хранилищ» и утвердить его приказом по организации.

Во-вторых, хранить вышеназванные документы следует таким образом, чтобы исключить несанкционированный доступ к ним сотрудников, в чьи функциональные обязанности не входит обработка ПДн, а также посторонних лиц. Для хранения данных документов необходимо использовать запираемые на ключ помещения, ящики, шкафы, сейфы и т д. Конкретных требований к надежности таких «хранилищ» на данный момент нет.

Избыточная информация

При работе с ПДн важно обрабатывать только ту информацию, которая необходима для выполнения целей. Избыточные персональные данные (например, подробные сведения о родственниках сотрудника) необходимо удалять путем вымарывания, вычеркивания и т п. Мероприятия, которые можно проводить для удаления ПДн с бумажных носителей, подробнее описаны в Постановлении Правительства № 687.

Также представители Роскомнадзора негативно относятся к хранению в личных делах копий паспортов, водительских удостоверений (если сотрудник не выполняет обязанности водителя), т.к. их наличие в кадровой службе не регламентировано ни одним законодательным актом. Проще отказаться от использования копий данных документов и пользоваться просто паспортными данными, чем потом доказывать проверяющему законность хранения копий.

Базы резюме

Дополнительную проблему создает хранение резюме соискателей. Вообще хранение и обработка таких резюме находится на грани соответствия ФЗ «О персональных данных», что признают и сами представители Роскомнадзора. Поэтому, если хранение резюме не является для вашей организации необходимостью, то проще их удалить и тем самым избежать рисков, связанных с их обработкой. В противном случае необходимо применение дополнительных организационно-распорядительных, а в ряде случаев и технических мер.

Работающие с персданными

Сотрудники, в чьи функциональные обязанности входит работа с персональными данными, а это практически все сотрудники отдела кадров, должны быть допущены к обработке персональных данных отдельным приказом «О доступе к персональным данным». В нем указывается Ф.И.О. сотрудника, его должность, можно также указать характер обработки (автоматизированная/неавтоматизированная), но это не является обязательным.

Помимо этого необходимо вести журнал учета лиц, допущенных к обработке ПДн. Отличие от сведений, представленных в приказе «О доступе к персональным данным», заключается в указании даты начала предоставления доступа к ПДн и даты прекращения данного доступа (например, при увольнении сотрудника или переходе в другой отдел).

Также с вышеперечисленных сотрудников необходимо взять «Обязательство о неразглашении информации конфиденциального характера», к которой как раз и относятся персональные данные сотрудников. 

Формы приказов, журналов, обязательств обычно разрабатываются сотрудниками, ответственными за защиту ПДн в организации, либо юридическим отделом.