Персональные данные: «соломка» для кадровика

Выпуск № 1
Александр Цыкарев 18 июня 2012
Персональные данные: «соломка» для кадровика

«Знал бы, где упаду, соломку бы подстелил», — с таким же ощущением сегодня ждут проверки Роскомнадзора. Однако, к счастью для кадровиков, есть человек, который знает типичные нарушения закона № 152-ФЗ и требования контролирующих органов к кадровой службе. Сегодня Александр Цыкарев расскажет, как избежать нарушений ФЗ-152 и, как следствие, предписаний и штрафов.

Александр Цыкарев, руководитель проектов по защите информации компании СКБ Контур. 

Места хранения

Во-первых, нужно определиться с местами хранения личных дел сотрудников и других документов, содержащих персональные данные сотрудников (например, трудовые договора и карточки учета). Необходимо составить перечень таких «хранилищ» и утвердить его приказом по организации.

Во-вторых, хранить вышеназванные документы следует таким образом, чтобы исключить несанкционированный доступ к ним сотрудников, в чьи функциональные обязанности не входит обработка ПДн, а также посторонних лиц. Для хранения данных документов необходимо использовать запираемые на ключ помещения, ящики, шкафы, сейфы и т д. Конкретных требований к надежности таких «хранилищ» на данный момент нет.

Избыточная информация

При работе с ПДн важно обрабатывать только ту информацию, которая необходима для выполнения целей. Избыточные персональные данные (например, подробные сведения о родственниках сотрудника) необходимо удалять путем вымарывания, вычеркивания и т п. Мероприятия, которые можно проводить для удаления ПДн с бумажных носителей, подробнее описаны в Постановлении Правительства № 687.

Также представители Роскомнадзора негативно относятся к хранению в личных делах копий паспортов, водительских удостоверений (если сотрудник не выполняет обязанности водителя), т.к. их наличие в кадровой службе не регламентировано ни одним законодательным актом. Проще отказаться от использования копий данных документов и пользоваться просто паспортными данными, чем потом доказывать проверяющему законность хранения копий.

Базы резюме

Дополнительную проблему создает хранение резюме соискателей. Вообще хранение и обработка таких резюме находится на грани соответствия ФЗ «О персональных данных», что признают и сами представители Роскомнадзора. Поэтому, если хранение резюме не является для вашей организации необходимостью, то проще их удалить и тем самым избежать рисков, связанных с их обработкой. В противном случае необходимо применение дополнительных организационно-распорядительных, а в ряде случаев и технических мер.

Работающие с персданными

Сотрудники, в чьи функциональные обязанности входит работа с персональными данными, а это практически все сотрудники отдела кадров, должны быть допущены к обработке персональных данных отдельным приказом «О доступе к персональным данным». В нем указывается Ф.И.О. сотрудника, его должность, можно также указать характер обработки (автоматизированная/неавтоматизированная), но это не является обязательным.

Помимо этого необходимо вести журнал учета лиц, допущенных к обработке ПДн. Отличие от сведений, представленных в приказе «О доступе к персональным данным», заключается в указании даты начала предоставления доступа к ПДн и даты прекращения данного доступа (например, при увольнении сотрудника или переходе в другой отдел).

Также с вышеперечисленных сотрудников необходимо взять «Обязательство о неразглашении информации конфиденциального характера», к которой как раз и относятся персональные данные сотрудников. 

Формы приказов, журналов, обязательств обычно разрабатываются сотрудниками, ответственными за защиту ПДн в организации, либо юридическим отделом.

Одно из самых частых нарушений — использование неучтенных носителей информации (дискет и флешек). Нельзя подключать к компьютерам отдела кадров все подряд флеш-накопители. Согласно требованию Постановления Правительства №781, все отчуждаемые носители информации должны быть учтены в специальном журнале. Т.е. все флешки сотрудников отдела кадров необходимо записать в отдельный журнал, в котором указываются модели и серийные (либо инвентарные) номера. 

Большинство нарушений, выявляемых в ходе проверок контролирующими органами в кадровой службе, связаны с нарушением правил обработки и хранения персональных данных на бумаге. 

Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
495 просмотров
В избранное
Персонал
Персонал

Сделать кадровый учет простым и эффективным. Версии: Медицина, Госслужба, Производство

Узнать больше

Комментарии

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!
Выпуск №1, июнь 2012
Нестандартные отпускные
← К списку публикаций

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.