Автоматизация в действии: кадровый учет на госслужбе

Шаг влево, шаг вправо — ошибка

В отличие от кадровиков организаций, кадровики учреждений госслужбы в своей работе не используют унифицированные формы приказов и отчетов и должны руководствоваться четко определенными в Москве инструкциями.  Например, все приказы текстовые. У них есть определенный формат, очень четкие понятия по используемым шрифтам, а также до миллиметра обозначены размеры полей.

Иногда есть и региональные особенности, если формы приказов редактируются на уровне правительства региона. Где-то дата пишется в таком формате дд.мм.гггг, а где-то строго в таком: д.мм.гггг. В некоторых регионах в определенном месте в приказе нужно ставить запятую, а в других регионах этого не требуется. И таких моментов очень и очень много.

Отчеты на госслужбе тоже не менее специфические. В частности, отчеты по статистике — по формам 1-ГС и 2-ГС. Или, например, полугодовой отчет по мониторингу, в котором сведена информация по госслужащим из всех учреждений региона, в том числе по их аттестациям и конкурсам. Это очень сложный отчет, в него включаются сравнительные цифры за тот же период прошлого года.

При всей специфике работы многие кадровики на госслужбе ведут кадровый учет вручную: создают шаблоны приказов в программе Microsoft Word и подставляют в них необходимые данные. Но ведь даже один только приказ  о командировании государственного служащего может быть в нескольких вариантах: распоряжение губернатора о своей командировке или командировании вице-губернатора, приказ — для обычных госслужащих. И все множество документов-шаблонов кадровики вручную редактируют и печатают. Мало того, что это трудоемкий процесс, так еще существует опасность утери данных из-за заражения вирусами или поломки жесткого диска.

Умный помощник — это реально

Рано или поздно, взвесив все плюсы и минусы, кадровики задумываются об автоматизации кадрового учета. Так было и в Правительстве Оренбургской области. В отделах кадров региональных министерств не было установлено какое-либо ПО для кадрового учета — все действия выполнялись вручную.

После того, как Представители Правительства Оренбургской области увидели презентацию программы Контур-Персонал Госслужба, они приняли решение вести кадровое делопроизводство с ее помощью.

И это неудивительно, ведь система позволяет:

• вести личные данные по сотрудникам;
• хранить историю изменений штатного расписания и всех личных данных сотрудников, получать информацию по учреждению в режиме реального времени;
• вести базу претендентов, вакансий и кадрового резерва;
• формировать любые текстовые приказы с учетом склонений ФИО, должностей, подразделений;
• оформлять приказы о присвоении классного чина, о применении/снятии дисциплинарного взыскания, о командировании, формировать распоряжения и т д.;
• вести должностные оклады, оклады за классный чин, доплаты за выслугу лет, особые условия государственной службы, государственную тайну и т д.;
• вести различные стажи сотрудников, в т.ч. стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности и т д.;

Кроме того, программа Контур-Персонал Госслужба имеет уникальный функционал, который позволяет автоматически рассчитывать стаж сотрудника на любую дату, рабочие периоды отпусков с учетом всех невключений в стаж для начисления отпуска, а также отслеживать надбавки и дополнительные дни отпуска в зависимости от стажа сотрудника в органах государственной службы.

Благодаря системе оперативного контроля, кадровик всегда в курсе любых событий в учреждении и может отслеживать и планировать профессиональный рост персонала: повышение квалификации, переподготовки, стажировки, аттестации на соответствие должности, квалификационные экзамены, классные чины, специальные звания.

В программе Контур-Персонал Госслужба уже есть множество печатных форм — Т-2(ГС), аттестационный лист, экзаменационный лист, отчеты по форме 1-ГС, 2-ГС, отчеты в пенсионный фонд, по воинскому учету, а также огромное количество готовых приказов  и справочников.

С чего начинается автоматизация?

Руководство многих учреждений, понимая необходимость автоматизации, отказывается это делать по разным причинам. Одни боятся, что в процессе внедрения программы утеряется часть данных; другие считают, что на это требуется слишком много времени; третьи полагают, что кадровики не смогут овладеть новыми технологиями. Однако на самом деле автоматизация кадрового учета — это безопасный процесс, который, при правильном подходе, можно реализовать буквально за 2-3 месяца.

Внедрение программы Контур-Персонал Госслужба мы проводим в четыре этапа:

• диагностика;
• конвертация данных;
• настройка и доработка печатных форм;
• опытно-промышленная эксплуатация.

До того, как приступить к работе мы оформляем приказ о начале внедрения, в котором четко прописаны ответственные за внедрения лица, как с нашей стороны, так и со стороны заказчика. Это позволяет максимально сократить период внедрения программы.

В первую очередь мы проводим диагностику организации и составляем перечень требований клиента. Затем проводим загрузку структуры учреждения, все электронные виды данных по сотрудникам и штатному расписанию. Даже если у клиента нет какой-то информации в электронном виде, он может ее ввести в таблицу в Microsoft Excel и передать нам.

После того как конвертация всех возможных данных выполнена, клиент начинает работу по сверке данных и вводу недостающей информации.

Пока специалисты кадровой службы выполняют сверку данных и расстановку сотрудников по штатному расписанию, мы начинаем настраивать систему под нужды заказчика, то есть включаем в Контур-Персонал Госслужбу все печатные формы, полученные в отделе кадров государственного учреждения.
Бывает, что организации нужен реквизит (например, дата дактилоскопирования, личный номер, нагрудный знак), приказ или отчет, которого нет в поставочной версии Контур-Персонал Госслужбы, но нам достаточно просто добавить в программу новые данные.

Например, для Правительства Оренбургской области мы дополнили программу формой отчета по мониторингу развития государственной, муниципальной службы, реализации наградной политики, которая формируется по итогам полугодия и по итогам года нарастающим итогом.

И наконец, на этапе опытно-промышленной эксплуатации мы проверяем печать всех приказов и отчетов, правильную настройку зависимости стажей, умение программы реагировать на все события в организации и предупреждать кадровика за месяц до их наступления.

На этом последнем этапе кадровик почти полностью осваивает программу и ведет в полноценном режиме прием, перевод, увольнение, профессиональный рост сотрудников, отпуска и др. Вообще, обучение сотрудников отдела кадров работе в программе проходит сквозной линией через все этапы внедрения, потому что невозможно за один день выдать и воспринять всю информацию по возможностям Контур-Персонал Госслужбы.

«Я кадровик» — специальный выпуск для госслужбы

Заместитель начальника отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадрам Министерство экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области Елена ПЛОТНИКОВА:  

«В программе Контур-Персонал Госслужба я работаю с начала ее внедрения у нас — с 2012 года. Кстати, наше министерство первое в Оренбургской области начало ей пользоваться. До этого нам демонстрировали ряд программ кадрового учета, но они меня не устроили по различным параметрам, тогда как Контур-Персонал Госслужба вполне отвечала всем требованиям.

Сделав такой выбор, я не ошиблась. Дело в том, что я одна веду кадровый учет по 104 работникам, среди которых, как государственные служащие, так и обычные служащие. И в части кадрового делопроизводства и формировании ряда отчетов Контур-Персонал Госслужба заменила мне еще одного сотрудника. И я ни за что от нее не откажусь.

В силу региональной специфики кадрового делопроизводства на госслужбе, в программу пришлось вносить несколько доработок, например, мы ввели свой реестр гражданских служащих. И в результате, в конце года у меня получается статистика по всем параметрам, касающимся повышения квалификации, классных чинов, аттестации, стажи гражданской службы, общего стажа. Одним словом, все, что относится к приему на гражданскую службу, ее прохождению и увольнению, сводится в этот реестр.

Контур-Персонал Госслужба незаменима и при формировании еще одного очень большого  важного отчета — мониторинга гражданской службы, который нужно сдавать раз в полгода. Если, например, в реестре мы вносим все персональные данные, то в мониторингах идет качественно-численное  и процентное соотношение, чтобы во всех разрезах проанализировать структуру учреждения госслужбы.
Программа настолько простая и удобная, что для ее освоения мне даже не пришлось тратить время и проходить какие-либо курсы. Специалист СКБ Контура в удаленном доступе показал мне, как и что работает, — и дело пошло! Теперь я больше не считаю стажи госслужащих вручную, а буквально одним нажатием клавиши получаю реестр.

Конечно, в самом начале пришлось проделать огромную работу — необходимо было внести все трудовые книжки и заполнить все карточки. Но это требуется делать при внедрении любой программы кадрового учета. Многие кадровики ленятся этим заниматься или просто не понимают, что сначала надо поработать на программу, а потом она начинает работать на тебя с колоссальной отдачей.

И особенно хочется отметить отзывчивость разработчиков программы, их способность слышать пользователей, желание идти навстречу. Ведь многие программы автоматизации кадрового учета во многом проигрывают именно из-за отсутствия авторского сопровождения, возможности  внести какие-то коррективы в систему. Со знанием дела скажу, что очень сложно найти хороших специалистов которые быстро и грамотно установят нужную печатную форму, внесут изменения связанные с законодательством, и все это — посредством удаленного доступа, не нарушая закона о персональных данных».

Скачать демоверсию «Контур-Персонал Госслужба»