Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Поскольку счет-фактура служит основанием для вычета НДС, важно, чтобы этот документ был правильно оформлен. Разберемся в статье, каких ошибок следует избегать при заполнении счета-фактуры, кому не нужно составлять этот документ и кто его подписывает.
В этой статье:
- Для чего нужен счет-фактура
- Кто и в каких случаях обязан оформить счет-фактуру
- Когда выставляется счет-фактура
- Когда продавец не составляет счет-фактуру на отгрузку
- Какой счет-фактуру выставлять
- Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
- Как заполнить реквизиты счета-фактуры
- Кто подписывает счет-фактуру
- Выставление счета-фактуры организацией на спецрежиме
- Корректировочный и исправленный счет-фактура — в чем отличие
Для чего нужен счет-фактура
Счет-фактура — это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету НДС, предъявленный продавцом (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Поскольку счета-фактуры подтверждают право на вычет по НДС, то покупателю следует обращать внимание на правильность их оформления. Чаще всего причиной отказа в вычетах по НДС служит именно неверно оформленный счет-фактура.
Кто и в каких случаях обязан оформить счет-фактуру
По общему правилу составлять счета-фактуры должны все плательщики НДС по облагаемым операциям (п. 3 ст. 169 НК РФ). Но в некоторых случаях это обязаны делать лица, которые не являются плательщиками НДС, а также плательщики НДС по необлагаемым операциям.
Есть несколько оснований для выставления счета-фактуры:
- совершение облагаемых операций плательщиком НДС на территории РФ;
- получение аванса в счет предстоящих поставок товаров;
- применение освобождения от НДС по ст. 145, 145.1 НК РФ (в этом случае счета-фактуры составляют с пометкой «без НДС»);
- совершение операций налоговыми агентами;
- совершение посреднических операций от своего имени;
- совершение экспортных операций.
Невыставление счета-фактуры расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Согласно ст. 120 НК РФ штрафы составляют:
| Основание | Размер штрафа |
|---|---|
| Счет-фактура не выставлена в течение одного квартала | 10 000 руб. |
| Счет-фактура не выставлена в течение нескольких кварталов | 30 000 руб. |
| Из-за невыставления счета-фактуры занижена налоговая база по НДС | 20% от суммы задолженности по налогу (но не меньше 40 000 руб.) |
Когда выставляется счет-фактура
Счет-фактуру выписывают в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Такое правило распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.
Авансовые счета-фактуры оформляются в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Штрафа за нарушение срока предоставления счета-фактуры нет.
Когда продавец не составляет счет-фактуру на отгрузку
Счет-фактуру не нужно выставлять, когда операция не облагается НДС:
- операция не является объектом НДС, в том числе когда территория РФ не признается местом реализации;
- операция освобождена от НДС;
- при применении спецрежима УСН, ПСН.
Если продавец на УСН и ПСН ошибочно выставит счет-фактуру, налогоплательщик будет обязан подать декларацию по НДС, а покупатель в таком случае имеет полноценное право заявить сумму к вычету.
Какой счет-фактуру выставлять
Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме. Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан КЭП.
Единственный допустимый формат файлов для электронных счетов-фактур — это xml. Файлы в форматах jpg, pdf, tiff и т.д. не подойдут.
Налогоплательщик вправе выбирать, в каком формате выставлять счет-фактуру — на бумаге или в электронном виде, но есть исключение — операции с товарами, подлежащими прослеживаемости. В этом случае счета-фактуры, в том числе корректировочные, выставляются в электронной форме, кроме случаев реализации товаров, указанных в п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Это:
- реализация товаров физлицам и самозанятым;
- реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);
- реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории РФ на территорию другого государства-члена ЕАЭС.
При этом продавцы обязаны выставить электронную счет-фактуру, а покупатели — обеспечить получение документа на своей стороне (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ).
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через ЭДО можно только с помощью оператора, который подтвержден ФНС.
Как происходит обмен:
- Инициатор создает, подписывает и отправляет счет-фактуру в xml-формате в соответствии с требованиями приказа ФНС.
- Посредством ЭДО документ отправляется покупателю.
- Контрагент получает документ и уведомляет об этом продавца.
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата подтверждения оператором ЭДО факта о поступлении документа на сервер.
Как заполнить реквизиты счета-фактуры
Реквизиты счета-фактуры (форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) следует заполнять в определенном порядке.
| Номер строки | Значение строки |
|---|---|
| Строка 1 | Порядковый номер счета-фактуры и дата его составления. |
| Строка 1а | Порядковый номер и дата исправлений, вносимые в счет-фактуру. Если оформляется первичный счет-фактура, строка не заполняется. |
| Строки 2, 2а и 2б | Наименование и адрес продавца, его ИНН и КПП. |
| Строки 3 и 4 | Наименование и почтовый адрес грузоотправителя и грузополучателя. Заполняется только при отгрузке товаров. В счете-фактуре на работы или услуги, а также на аванс эти строки заполнять не надо. |
| Строка 5 | Номер и дата платежного поручения. |
| Строка 5а | Номер и дата документа (документов) об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав, соответствующего порядковому номеру записи, указанному в графе 1 данного счета-фактуры. |
| Строки 6, 6а и 6б | Наименование и адрес покупателя, его ИНН и КПП. |
| Строка 7 | Наименование валюты и цифровой код по Общероссийскому классификатору валют. При расчете в рублях строка будет заполнена следующим значением: «Российский рубль, 643». |
| Строка 8 | Идентификатор государственного контракта или договора (соглашения) о предоставлении субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. В иных случаях строка не заполняется. |
В табличную часть счета-фактуры вносятся сведения о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах (п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).
| Номер графы | Значение графы |
|---|---|
| Графа 1 | Порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. |
| Графа 1а | Наименование товаров (описание работ, услуг), имущественных прав. Эти данные нужны как в отгрузочном, так и в авансовом счете-фактуре. |
| Графа 1б | Код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС, если осуществляется экспорт товаров в страны ЕАЭС. В иных случаях графа не заполняется. |
| Графа 2, 2а | Единица измерения (код и условное обозначение по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ)). |
| Графа 3 и 4 | Заполняется в случае указания единицы измерения. Отражается количество (объем) поставляемых товаров (работ, услуг), имущественных прав в указанных единицах измерения и цена (тариф) за единицу без учета налога. При продаже по государственным регулируемым ценам (тарифам), которые включают НДС, указывается цена с учетом налога. |
| Графа 5 | Налоговая база, например, стоимость всего количества (объема) поставляемых товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога. |
| Графа 6 | Сумма акциза (если это подакцизные товары) или запись «без акциза» (пп. «е» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). |
| Графа 7 | Ставка налога, при освобождении от НДС, указывается запись «без НДС». |
| Графа 8 | Сумма налога или запись «без НДС». |
| Графа 9 | Вся стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) с НДС либо сумма полученной предоплаты. |
| Графа 10 и 10а | Страна происхождения, если это не Россия. |
| Графа 11 | Регистрационный номер декларации или регистрационный номер партии прослеживаемых товаров. Заполняется при наличии. |
| Графы 12 и 12а | Единица измерения товара (код и условное обозначение по ОКЕИ). |
| Графа 13 | Количество прослеживаемого товара. |
| Новый реквизит | Стоимость прослеживаемых товаров необходимо заполнять после утверждения нового формата счета-фактуры. |
Стоимостные и количественные показатели в счете-фактуре округлять не надо. Данные о стоимости и налоге указываются в рублях и копейках.
В авансовых счетах-фактурах графы 2-6 и 10-11 можно оставить пустыми.
Графы 12, 12а и 13 заполняются по прослеживаемым товарам при их реализации (в том числе в составе комплектов, наборов), а также при передаче таких товаров в составе выполненных работ.
Новую графу «Стоимость товаров, подлежащих прослеживаемости» планировалось добавить в счет-фактуру с 1 октября 2023 года (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ). Вместе с тем ФНС выпустила Письмо от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@ с разъяснениями, как выполнять нормы закона при работе с электронными документами. Налоговая рекомендует участникам ЭДО при реализации прослеживаемых товаров использовать текущие форматы документов (820, 736) – до доработки форматов электронных документов и информационных систем.
В текущих форматах (820, 736) реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога» отсутствует.
Таким образом, налоговый орган разрешил не указывать стоимость в счетах-фактурах до тех пор, пока не будет разработан новый формат документа, отвечающий всем нормам законодательства.
В случае реализации товаров, которые не подлежат прослеживаемости, графы 12–14 в бумажном счете-фактуре или УПД со статусом 1 отображать не нужно (Письма от 23.08.2021 № 3-1-11/0115, от 17.08.2021 № СД-4-3/11571, от 01.06.2021 № ЕА-4-15/7550@).
В файле обмена при формировании счета-фактуры на непрослеживаемый товар в электронном виде данные графы с реквизитами прослеживаемости могут и вовсе отсутствовать (Письмо от 15.10.2021 № СД-4-3/14647@).
Образец заполнения можно скачать здесь.
Кто подписывает счет-фактуру
П. 6 ст. 169 НК РФ установлено, что счет-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации.
Электронный счет-фактура подписывается усиленной КЭП руководителя организации или иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени организации или индивидуального предпринимателя.
Выставление счета-фактуры организацией на спецрежиме
Организации на спецрежиме (УСН, ПСН, ЕСХН) не обязаны выставлять счета-фактуры и подавать декларацию по НДС. Тем не менее иногда они это делают по собственному желанию или по ряду других причин — например, чтобы не потерять контрагента. Законодательством это не запрещено. По такому счету-фактуре контрагент может заявить сумму к вычету. Но для продавца на спецрежиме это влечет подачу декларации по НДС и уплату суммы налога в бюджет.
Заполнение декларации по НДС для спецрежимников имеет ряд особенностей. Такая декларация включает в себя:
- титульный лист;
- раздел 1 «Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет»;
- раздел 12 «Сведения из счетов-фактур, выставленных лицами, указанными в пункте 5 статьи 173 Налогового кодекса Российской Федерации».
Особенностей заполнения титульного листа для организаций на УСН нет. В разделе 1 декларации по НДС надо указать:
В строке 010 код по ОКТМО по месту уплаты НДС.
В строке 020 КБК по НДС — 182 1 03 01000 01 1000 110.
В строке 030 сумму НДС, которая отражена в счетах-фактурах и подлежит уплате. Этот показатель будет равен сумме строк 070 раздела 12.
Строки 040 — 095 в разделе 1 декларации по НДС заполнять не надо.
В разделе 12 нужно указать все счета-фактуры, которые были выставлены. В строках 020 — 080 отражаются данные из счета-фактуры. Например, номер, дата счета-фактуры, сумма налога, предъявленного покупателем, стоимость товаров с налогом из графы 9 счета-фактуры.
Сдать декларацию по НДС надо не позднее 25-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом, в котором выставлен счет-фактура с выделенной суммой налога.
Сумма налога перечисляется на ЕНС, срок уплаты разбит на три части и уплачивается равными долями не позднее 28 числа каждого месяца, следующего за кварталом сдачи отчетности. Подавать отдельное уведомление по НДС на уплату налогов не нужно.
Корректировочный и исправленный счет-фактура — в чем отличие
Различают два вида счетов-фактур, которые служат для внесения изменений в первоначальный счет-фактуру: корректировочный и исправленный. Случаи их выставления, так же как и способы регистрации, отличаются.
При обнаружении ошибок в счете-фактуре, которые препятствуют получению вычета, или при неверном указании РНПТ организация должна выставить исправленный счет-фактуру (Письмо Минфина РФ от 18.12.2017 № 03-07-11/84472, Письмо ФНС РФ от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406).
Корректировочный счет-фактура выписывается продавцом при изменении стоимости товара, если такое уточнение связано с увеличением или снижением цены или количества уже реализованной продукции (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Но если счет-фактура позволяет идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, исправлять их не следует (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Больше подробностей читайте в статье «Исправленный и корректировочный счета-фактуры: случаи выставления и порядок регистрации».
