Штатное расписание — право или обязанность?

В Трудовом кодексе есть только косвенное указание на необходимость наличия штатного расписания в компании. Тем не менее при трудовых спорах и инспекционных проверках этот документ играет особую роль. Важно правильно его составить и указать в нем нужную информацию, чтобы интересы работодателя были максимально защищены.

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Есть две статьи в Трудовом кодексе, в которых упоминается штатное расписание. В ст. 15 ТК РФ этот термин появляется при объяснении сути трудовых отношений: они предполагают, что человек работает на определенной должности в соответствии со штатным расписанием. В ст. 57 ТК РФ уточняется, что обязательным для включения в трудовой договор условием, помимо всего прочего, является трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации.

Содержание:

Зачем нужно штатное расписание

Этот документ могут запрашивать в ходе различных инспекционных проверок: налоговой, инспекции труда, прокуратуры и даже военного комиссариата.

Штатное расписание влияет на несколько аспектов деятельности компании. В основном они связаны с оплатой труда, наименованием должностей, выполнением требований по МРОТ, а также квотой на определенные категории персонала.

• Наименование должностей в штатном расписании должно быть идентично тем наименованиям, которые вносятся в качестве обязательного условия трудового договора.
• Наименования должностей в штатном расписании и квалификаций должны вноситься в соответствие с наименованиями должностей и требованиями квалификаций, которые указаны в профессиональных стандартах или квалификационных справочниках, в том случае если на федеральном законодательном уровне предусмотрены какие-то льготы и ограничения.
• Если в компании есть позиции, на которых работает несколько человек, они выполняют одни и те же функции, но оклады по штатному расписанию у них разные, то при проверке могут возникнуть вопросы о возможной дискриминации в части оплаты труда.
• Штатное расписание должно выполнять требования по МРОТ.
• Штатное расписание показывает, соблюдает ли работодатель установленные законодательством нормативы по численности персонала.
• В штатном расписании должен быть отражен размер квоты на работников-инвалидов и указано, является ли рабочее место для них выделенным или созданным.
• Законодательство часто обязывает работодателя предлагать работникам все имеющиеся в компании вакансии, которые подходят им по квалификации и другим критерием, в том числе те, которые ввели в штатное расписание. Часто это важно, например, при сокращении персонала.

На сайте Онлайнинспекция.ру с помощью чек-листа можно проверить, соблюдает ли компания требования, связанные с особенностями составления и ведения штатного расписания.

Порядок и правила оформления штатного расписания

При составлении штатного расписания возможны два варианта:

• Использование унифицированной формы № Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В этом случае компании придется придерживаться и указаний по ее заполнению.

Унифицированная форма № Т-3 предполагает утверждение через приказ. В ней указывают период, на который разрабатывается штатное расписание. Но при необходимости в течение этого периода документ может меняться — например, если производится индексация зарплат или вводятся новые должности.

Попробуйте многофункциональный инструмент для работы со штатным расписанием. Программа формирует список занятых ставок и вакансий, печатает форму Т-3 и приказы об изменении структуры.

Попробовать бесплатно

В унифицированной форме указывается структурное подразделение, должность, количество штатных единиц, тарифная ставка, надбавки и другая информация.

• Утверждение своей формы штатного расписания. В такую форму можно добавить те графы, которые необходимы коммерческим организациям и ИП.

В Письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 Роструд уточняет, что на законодательном уровне порядок составления штатного расписания не определен. Но обычно этот документ содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Также следует обратить внимание на то, что:

• принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо;
• отсутствие должностей в штатном расписании может создать серьезные проблемы при сокращении численности или штата работников, а инспекторы ГИТ могут признать это нарушением, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Наименование должностей в штатном расписании должно быть на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ). Например, нарушением будет наименование должности «web-программист», «PR-менеджер» или «IT-разработчик». Если в действующем штатном расписании есть иностранные аббревиатуры или слова, следует привести документ в соответствие с требованиями законодательства.

При указании должностей в штатном расписании особое внимание следует уделить тем должностям, работа на которых дает работникам право на досрочный уход на пенсию (Постановление Правительства СССР от 26.01.1991 № 10).

Эмма Форштретер, налоговый консультант, юрист

Может ли микропредприятие отказаться от штатного расписания

Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ дал право микропредприятиям отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. К таким актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности, а также штатное расписание.

Двойные должности в штатном расписании

Есть много сложных должностей: слесарь-сантехник, инженер-электрик, бухгалтер-кассир, инструктор-методист и др. В Письме от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299 Роструд указывает на то, что трудовое законодательство не запрещает работодателю указывать двойные должности в штатном расписании.

Ведомство предлагает работодателю самостоятельно решать, как поступать — оформлять двойную должность или вводить две должности, которые сотрудник будет совмещать или занимать по совместительству. Исключение составляют сотрудники, чья работа предполагает льготы или ограничения, а также сотрудники, которым присваиваются тарифные разряды. Их должность эксперты рекомендуют указывать в точном соответствии с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами.

Также следует учитывать ряд особенностей:

• В случае введения в штатное расписание объединенных должностей такие должности должны быть родственными по своему содержанию, сложности, необходимому уровню профессионализма сотрудника.
• При наличии существенных отличий в объединяемых должностях введение таких наименований в штатное расписание неправомерно.
• Если сотрудник выполняет работы разных профессий, то наименование профессии вводится в штатное расписание по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ. Например, возьмем двойную должность «бухгалтер-кассир». Если сотрудник работает в основном бухгалтером и иногда решает вопросы с кассой, то в штатном расписании лучше указать должность «бухгалтер». При установлении двойной должности в этом случае имеет место выполнение сотрудником по договору двух трудовых функций, а это оформляется либо совмещением, либо совместительством.

Аналогичные разъяснения Роструд дает по должности водителя-экспедитора (Письмо Роструда от 16.11.2022 № ПГ/27409-6-1). Названия должностей должны соответствовать квалификационным справочникам и профстандартам. По классификатору профессий должность водителя относится к рабочим, а экспедитор — к служащим. При этом такой должности, как водитель-экспедитор в справочниках нет. Кроме того, для водителя предусмотрены льготы и ограничения.

Нужно ли знакомить нового сотрудника со штатным расписанием

В Письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 Роструд напомнил, что по закону работодатель обязан знакомить сотрудника с локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Но, несмотря на то, что штатное расписание относится к локальным нормативным актам, оно непосредственно не связано с трудовой деятельностью. Следовательно, при приеме на работу работодатель не обязан знакомить с ним сотрудника.

При этом такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

Может ли сотрудник потребовать штатное расписание для ознакомления

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой: приказ о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и др.

Что касается штатного расписания, то, по мнению экспертов Роструда, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку из штатного расписания, которая касается только его должности.

Ответственность за отсутствие штатного расписания

К компании, у которой нет штатного расписания, могут предъявить претензии налоговые органы. Согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены, а штатное расписание является одним из документов, который подтверждает обоснованность затрат на оплату труда.

Если в ходе проверки контролирующие органы обнаружат, что штатного расписания нет, расходы на оплату труда могут быть не приняты для целей налогообложения прибыли организации. Кроме того, отсутствие первичных документов расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ), за что накладывается штраф в размере 10 000 руб.