Путевые листы: правила заполнения в 2022 году — СКБ Контур

Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера

29 апреля 2022 515 564212

Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Игорь Гомзиков, Елизавета Кобрина

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

  • зарплату водителя;
  • надбавки водителям за разъездной характер работы;
  • затраты на ГСМ;
  • затраты на запчасти;
  • затраты на парковку;
  • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

  Время оформления Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня До начала первого рейса На один день
Рейс превышает продолжительность смены До начала рейса На срок, соответствующий длительности рейса
или
На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

kontur-buhgalteria-activ

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года. 

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка грузов;
  • перевозка для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель. 

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

  • для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
  • для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

  • тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
  • марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
  • государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
  • день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

  • фамилию, имя, отчество водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

  • нормативный расход топлива;
  • маршрут движения;
  • экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
  • перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

normativ

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Скачать образец путевого листа грузовика

Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса

Нормы расхода топлива на 2022 год

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Норматив
Получить доступ к актуальной законодательной базе и справочной информации для бухгалтеров
Узнать больше
Игорь Гомзиков, Елизавета Кобрина
Норматив
Получить доступ к актуальной законодательной базе и справочной информации для бухгалтеров
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
212 комментариев
М
Д
ЭЭ
Ю
ВБ
Л
ЕП
ТФ
С
И
ТМ
ДС
Е
Елена 30 мая 2022
Добрый день! Если у транспортной компании заключен договор с одной организацией, но затраты будут ложиться на другую организацию путем перевыставения, то какую организацию правильно прописывать в графе путевого листа: "В чье распоряжение"?
Д
Довлет 31 мая 2022
Здравствуйте !
Подскажите , легковой автомобиль в лизинге на ООО, я не являюсь сотрудником данной компании, нужен ли ПЛ ?
Иногда вожу с собой наемных людей ( на пазовые работы) и инструменты .
Сегодня остановил сотрудник гаи, я был один и без инструментов , сказал что ПЛ обязателен в любом случае с отметкой механика и врача
ОА
Ольга Арустамова 8 июня 2022
Добрый день! Подскажите ,пжл, как оформлять путевые листы для а/м тест драйв в автосалоне.
Р
Руслан 3 июля 2022
Добрый день! Работаю диспетчеров АТ. В путевом листе время выезда с парковки ставиться с 7 -00 до 19-00, печатается с 1С. И при сдаче в бухгалтерию, бухгалтер задает вопрос, почему медика прошел позже 7 часов, и так же бывает что проходят медика поздно после 19 часов, т.к. бывает задержали на объекте. Как быть в такох моментах?
АП
Андрей Петров 7 июля 2022
Транспортное средство, принадлежащее юр. Лицу, направленно в командировку на длительное время, срок ориентировочно от 3 месяцев.
Водители, которые используют ТС, направляются в командировку приказом по компании, срок 1 месяц (но иногда срок может продлиться).
Выписывать и продлевать путевые листы (проводить тех.осмотры и мед.осмотры) физически на месте прибывания не предоставляется возможности.
Как правильно делать отметки в путевых листах и как их заполнять?
Можно ли делать путевые листы с открытой датой и вписывать по факту прибывания?
Делать один путевой лист или несколько, на каждого водителя или на ТС с вписыванием всех водителей.
Как такие путевые листы предъявлять сотрудникам ГИБДД и сдавать в бухгалтерию?
Как правильно поступить в такой ситуации?
АП
Андрей Петров 7 июля 2022
Транспортное средство, принадлежащее юр. Лицу, направленно в командировку на длительное время, срок ориентировочно от 3 месяцев.
Водители, которые используют ТС, направляются в командировку приказом по компании, срок 1 месяц (но иногда срок может продлиться).
Выписывать и продлевать путевые листы (проводить тех.осмотры и мед.осмотры) физически на месте прибывания не предоставляется возможности.
Как правильно делать отметки в путевых листах и как их заполнять?
Можно ли делать путевые листы с открытой датой и вписывать по факту прибывания?
Делать один путевой лист или несколько, на каждого водителя или на ТС с вписыванием всех водителей.
Как такие путевые листы предъявлять сотрудникам ГИБДД и сдавать в бухгалтерию?
Как правильно поступить в такой ситуации?
Андрей Петров, нашли вариант решения вопроса? Мы в такой же ситуации находимся, решения вопроса нет, информация из разных источников расходится...
А
Александр 4 дня назад
Андрей Петров, Не ужели вы думаете, что все бредовые распоряжения действующей власти надо исполнять???? Смешные вы люди, по Вам ногами топчут, а вы еще эти ноги подлизываете.........
В
Виталий 13 июля 2022
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, могу ли я сформировать путевой лист в 1С, датой позднее его сдачи в бумажном носителе?
Б
Бахман 15 июля 2022
Здравствуйте часто езжу по командировкам путевой лист выдают на неделю бывает и на две недели.учитывая специфику моей работы бывает что заказчик может вызвать и ночью.в путевом листе указывается время дневное допустим с 8 до 20.могу ли я ездить в ночное время если срочно вызвал заказчик?
Г
Добрый день. Может ли бухгалтер отказать в принятии к учету ПЛ, если на оборотной стороне не стоит подпись заказчика?
Галина, Может
Добрый день! Что необходимо указывать в ПЛ на грузовой автомобиль в графе "задание водителю, в чье распоряжение (наименование и адрес заказчика)" если заказчика нет, а поездки для собственных нужд?
Н
Добрый день. У нас ООО автомобиль используется сервисным инженером для передвижений на место работы (т.е по вызову, куда вызволи, туда и поехал). Путевой лист оформляем на месяц, один. Медик ставит всего 1 отметку о предрейсовом осмотре. Такой путевой лист можно использовать для учета расходов на ГСМ в налоговом учете?
А
Механик выдаёт путевой лист водителю без остатка топлива в баке. Нарушает ли он закон?
А
Здравствуйте! Ответьте, пожалуйста, ОБЯЗАН ли механик гаража, при передачи автомобиля водителю, в путевом листе писать остаток топлива?
Е
На авто работают несколько человек, посменно. Кто должен писать спидометр и остаток гсм на выезд на линию, при получении а/л. Диспетчер?
Е
Здравствуйте. Можете скинуть путевой лист на учебный автомобиль
ЕМ
Елена Ма 4 ноября 2022
Я самозанятых в такси, перевозка пассажиров. Расходы ГСМ не учитываются. Работа на собственном автомобиле. Нужен ли путевой лист?
Если да, кого указывать в графе организации?
С
Светлана 18 ноября 2022
Здравствуйте, подскажите, если грузовой транспорт использовался в рабочих целях, поездка, например в налоговую бухгалтера (т.к. не было легковой машины), нужна ли отметка в путевом?
Грузовая малогабаритная, есть сидение для пассажира.
АЗ
Алексей Забережный 22 ноября 2022
Здравствуйте.Разрешено ли заполнять путевку черной ручкой?
Здравствуйте! Я работаю диспетчером в госучреждении. При выдаче путевых листов водителям, должна ли я просить показать мне действующее водительское удостоверение? Имею ли я на это право?
Irina-cmc-11@mail.ru
Прошу ответить по этому электронному адресу!
М
Добрый день! А если бензин подарили, как правильно оформить путевой лист ?
В
Виктория 26 декабря 2022
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, может ли водитель служебного авто сам подписывать путевой лист за механика? Если его устроить по совместительству механиком?
НП
Не Подписывает Путевой 17 января
Механик не подписывает путевой без моей подписи приема авто правильно ли это?
О
Добрый день! Можно ли в путевом листе не указывать маршрут движения, если есть маршрутный лист?
В
Вячеслав 4 дня назад
Добрый день, подскажите может ли бухгалтерия отказать в приёме путевого листа если не пройден предрейсовый осмотр медицинским работником.