Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Игорь Гомзиков, Елизавета Кобрина 15 января

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

131 комментарий
М
Марина 8 февраля
Если организация использует авто для служебных целей ( командировки, встречи с партнерами все в пределах РФ, водителей в штате нет) какой вид перевозок и сообщения указывать ?
Елизавета Кобрина Изменен 17 марта
Марина, добрый день! Осенью выпустили приказ № 368, который вступил в силу с 1 января 2021. К нему сразу появилось много вопросов, поэтому 3 марта Минтранс выпустил письмо с пояснениями (по сути это редакция).
Так вот, если в осеннем приказе описанный вами случай нельзя было нормально классифицировать, то после письма его можно обозначить как «перевозка для собственных нужд».

Предпоследний абзац письма: «В графе путевого листа "Вид перевозки" необходимо указывать один из указанных видов перевозки (регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд)».

На днях мы обновим модуль «Путевые листы и ГСМ» в соответствии с этим письмом. В статью информацию тоже скоро добавим.
А
Антон 21 мая
Елизавета Кобрина, здравствуйте, Елизавета. Подскажите, пожалуйста, по такой ситуации: человек (к примеру я) трудится в муниципальном юрлице, но НЕ является водителем. при этом ежедневно использует легковой автомобиль (разумеется с разрешения начальства) для езды по маршруту "дом-работа-дом". никаких грузов и пассажиров нет (кроме водителя). катавасия с ежедневными путевыми листами осточертела. недавно один ДПСник сказал что можно формить доверенность от юрлица и не делать ежедневные путевки. не могли бы вы прояснить ситуацию? можно или нет оформить доверенность на год и не заморачиваться ежедневными путевыми листами?
Е
Евгений 8 июня
Антон, нужно сделать договор аренды
Д
Дмитрий 9 марта
Не могли бы разместить новый образец путевого листа для пассажирского автобуса?
Елизавета Кобрина 17 марта
Дмитрий, здравствуйте! Вы можете попробовать самостоятельно сгенерировать нужную вам печатную форму путевого листа в веб-демо «Путевые листы». Для этого надо отправить заявку по форме, потом наш менеджер позвонит вам и даст доступ. В статью бланк для скачивания тоже добавим в ближайшее время.
П
Павел 12 марта
Здравствуйте. Подскажите если путевой лист оформлен на 1 календарный месяц т. е. смену, сколько рейсов может сделать водитель по нему без прохождения дополнительного мед осмотра. Просто на сколько я знаю рейс это перемещение из точки А в точку Б, соответственно один рейс. Или я ошибаюсь? И можно делать неопределённое количество, главное уложиться в сроки действия путевого листа?
Елизавета Кобрина 17 марта
Павел, здравствуйте! Смена не может длиться 1 месяц. Как правило, смена – это 8-часовой рабочий день. А вот рейс может длиться месяц и более (Калининград-Владивосток-Калининград). Медосмотры проводятся - предрейсовые, то есть один раз перед выездом в рейс.

Если машина каждый день возвращается в гараж/парк и т.п., то, по-хорошему, необходимо каждый день создавать путевой лист и проходить медосмотр и контроль техсостояния.

Маршрут рейса может пролегать через сколько угодно точек. Например, грузовик забирает товар со склада, развозит его по десяти магазинам и возвращается на склад. Получаем 12 точек в маршруте одного рейса.
Ю
Елизавета Кобрина, добрый день! Если в путевом листе для грузового автомобиля, стоит дата выдачи но не стоит дата окончания срока действия листа. Это является нарушением? Если можно ссылку на законодательство правильность оформления путевого листа. Заранее спасибо!
Игорь Голдырев 3 августа
Юлия, Согласно Приказа Минтранса № 368 от 11.09.20 к обязательным реквизитам ПЛ относится срок действия путевого листа. Тут может быть два варианта:
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... от <дата>" - и это означает, что срок действия ПЛ сутки, и этой даты достаточно
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... срок действия с <дата1> по <дата2>", и это определяет срок действия.
Если применяется единая печатная форма на оба случая, всегда можно заявить, что вторая дата не заполнена потому что срок действия один день. (Разумеется, если ГИБДД поймали вас не в этот день, а на другой, лучше будет пискать другие аргументы.)
С
Сергей 18 марта
В какую графу внести сведения о перевозке на автобусе, как задрали эти законы, только штрафы дерут с людей, сами ни хрена не могут толком объяснить.
Наталья Стрелок 3 августа
Сергей, Если Вы пользуетесь программой «Контур.Путевые листы», то в печатных формах № 6 и № 6 (спец) графа «Сведения о перевозке» расположена под кодом формы по ОКУД в правом верхнем углу листа. В оригинальных формах, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 г. такой графы не предусмотрено, вы можете вписывать эти сведения в любое свободное место на бланке.
А
Андрей 19 марта
Здравствуйте!
В случае использования автомобиля в качестве передвижной мастерской для сервис-инженера и при отсутствии водителей как таковых - как заполняется путевой лист?
Наталья Стрелок 3 августа
Андрей, В отсутствии водителей автомобиль двигаться не может, он не расходует топлива, поэтому путевой лист ему не нужен.
Р
Роман 22 марта
Не могли бы разместить новый образец путевого листа для такси без ИП? Я чайник по заполнении
Наталья Стрелок 3 августа
Роман, Унифицированная форма путевого листа такси № 4-С, утверждённая постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.97 г., давно устарела, поскольку не содержала всех обязательных реквизитов ПЛ. Поэтому, начиная с 2008 г, компании перевозчиков сами разрабатывают формы ПЛ.
Е
Елена 25 марта
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если в организации два авто, на одном ездит руководитель, на другом зам. Оба ездят одни, не перевозят грузы и пассажиров. Необходимо ли им заполнять путевки, проходить медосмотр и кто должен подписывать путевки, если в организации нет механика?
Наталья Стрелок 3 августа
Елена, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. Если ГСМ списывается на расходы организации, то и ПЛ нужно заполнить по всем правилам, иначе налоговая может не принять его. Что касается штампов механика и медработника. Вы не имеете права использовать автотранспорт без соблюдения требований Минтранса. Исключение составляет случай, когда автомобили находятся в собственности водителей или у организации форма собственности ИП.
ОП
Оксана Пантелеева 16 августа
Наталья Стрелок, поясните пожалуйста, если авто находятся в собственности водителей, то штампы механика и медработника не нужны? Т.е в компании менеджеры по продажам используют собственные авто для встреч с клиентами, им компенсируют ГСМ, я так понимаю, в таком случае путевые листы заполняются в ежедневном режиме, но механика в штате нет, да и менеджеры по продажам не хотят тратить время на прохождение ежедневного осмотра медицинского, так как ездят на собственных авто. Если все же эти штампы не нужны, то где это документально прописано?
Наталья Стрелок 26 августа
Оксана Пантелеева, Сами по себе штампы отменены, требуются подписи механика и мед. работника. Если вы выписываете ПЛ от имени вашей организации, то они должны соответствовать всем требованиям законодательства, так как при любой проверке (ГИБДД или ФНС) отсутствие этих подписей будет рассматриваться как нарушение.
ЭЭ
Эдо Эдо 25 марта
Добрый день
Если тягач с тралом, то какой пл выписывать ?
Наталья Стрелок 3 августа
Эдо Эдо, Зависит от марки ТС, скорее всего это спецтехника, тогда подойдет форма № 3-спец.
Д
Дарья 5 апреля
В путевом листе указанно два показания одометра , что делать?
Наталья Стрелок 3 августа
Дарья, В путевом листе обычно указывается два показания одометра: одно – при выезде, второе – при возвращении. Указывать второе необязательно, если на данном транспортном средстве в течение дня будут выполняться другие рейсы, но оно никому не помешает, а вот сверить показания на смежных путевых листах поможет.
Н
Наталья 5 апреля
Добрый день, подскажите пожалуйста, если директор пользуется автомобилем, можно ли ему один путевой лист на 1- или 2 недели выписать?
Наталья Стрелок 3 августа
Наталья, Если машина каждый день возвращается на парковку, то лучше выписывать ПЛ на каждый день отдельно.
И
Ирина 16 апреля
подскажите по поводу Сведений о перевозке , а что писать если перевозки нет ездит директор никого и ничего не перевозит?
Наталья Стрелок 3 августа
Ирина, В любом случае директор перевозит себя. Если ездит по городу, то вид сообщений – городская, вид перевозки – перевозка пассажиров и грузов для собственных нужд.
ВБ
Валентина Блинова 22 апреля
Если руководитель организации (ООО) сам осуществляет доставку продукции на личном автомобиле, что заполнять во всех этих графах: "Диспетчер", "Контролер технического состояния", "Механик"? Каким способом возможно осуществить медицинский контроль, если это совсем маленькая организация, где в штате всего 4 человека и мед работника нет?
Наталья Стрелок 3 августа
Валентина Блинова, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. При этом Вы можете списывать в затраты на компенсацию за использование личного транспорта при наличии соответствующего договора и в пределах установленных законом норм. Если же Вы хотите конкретно списывать понесённые водителем затраты на ГСМ на расходы организации, то необходимо фиксировать их в авансовых отчётах и заполнять ПЛ, в противном случае налоговая может не принять такие расходы. Что касается реквизитов ПЛ, то техосмотры и медосмотры являются обязательными реквизитами, без которых ПЛ считается заполненным с нарушениями.
В
Василий 28 апреля
Если есть экономия диз.топ. как его узаконить.
Наталья Стрелок 3 августа
Василий, Уточните вопрос, пожалуйста.
АТ
Андрей Топчиев 28 апреля
Добрый день! Подскажите как можно продлить срок действия путевого листа, если он выписан на срок командировки, а командировка по техническим причинам продлилась еще на несколько дней?
Наталья Стрелок 3 августа
Андрей Топчиев, В ПЛ нужно поставить фактическую дату возвращения. В программе «Контур.Путевые листы» можно изменить дату возвращения в уже сформированном ПЛ.
О
Оксана 4 мая
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если в организации работают всего 3 человека-2 менеджера и директор и есть легковой автомобиль, который используется для собственных нужд . Нужно ли заполнять путевой лист и обязательно ли проставлять отметки о предрейсовом медосмотре и отметку механика?
Наталья Стрелок 3 августа
Оксана, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. Если ГСМ списывается на расходы организации, то и ПЛ нужно заполнить по всем правилам, иначе налоговая может не принять его.
А
Александр 5 мая
Отметка о прохождении медицинского осмотра, с печатью или без.
Наталья Стрелок 3 августа
Александр, Только подпись медработника.
А
Александр 16 мая
Очередные палки в колеса и доп кормушка
Л
Любовь 18 мая
Добрый день! Подскажите пожалуйста,если нет в спецмашине одометра,а только моточасы как заполнить графу показания одометра?
Наталья Стрелок 3 августа
Любовь, В программе «Контур.Путевые листы» есть настройка, какой именно тип счетчика стоит на транспортном средстве. Показания счетчика моточасов записываются в соответствующие графы, при распечатке ПЛ эти данные идут в поля «показания одометра».
Р
Роман 20 мая
Добрый день. Подскажите пожалуйста какой путевой лист используется для учебных авто?
Наталья Стрелок 3 августа
Роман, Есть специальная форма учебного ТС, но предприятие может использовать обычный ПЛ или разработать свой собственный, главное, чтобы в нем были указаны все обязательные реквизиты.
И
Ирина 27 мая
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, сотрудник будет ездить на своей машине по служ.заданию(менеджер),обязательно нужна подпись и печать мед. работника?
Наталья Стрелок 3 августа
Ирина, Отметка о прохождении медосмотра в путевом листе является обязательной, на это будут обращать внимание в случае любого инцидента.
К
Ксения 31 мая
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если спец. техника (каток и погрузчик) работают на закрытом полигоне бех выезда на дороги общего пользования и только для собственных нужд организации, что писать в гарфе Сведения о перевозке?
Наталья Стрелок 3 августа
Ксения, Есть значение «для собственных нужд».
Здравствуйте, должен ли я заполнять путевой лист работодателя на личный автомобиль ( при условии что у меня есть лимит гсм но нет компенсации за использование личного транспорта)?
Наталья Стрелок 3 августа
Азат, Если у вас есть договор на использование личного транспорта в служебных целях, то, согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать работнику компенсацию за использование личного транспорта. Возмещение стоимости ГСМ со стороны работодателя производится на основании авансовых отчётов и приложенных к ним оправдательных документов – кассовых чеков и т.п. Ведение путевого листа не имеет отношения к этим выплатам. Ведение путевого листа – это обязанность работодателя, если он хочет, в свою очередь, возместить стоимость ГСМ себе, отнеся выплаченную Вам компенсацию на затраты предприятия.
Н
Нелли 11 июня
Здравствуйте. Скорой помощи в графе" Вид перевозки" подскажите пожалуйста,что писать?
ОД
О

Читайте также