Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.
- Кто должен составлять путевой лист
- Когда составлять путевой лист и сколько он действует
- Правила оформления путевых листов в 2022 году
- Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
- Дополнительные реквизиты путевого листа
- Форма и порядок заполнения путевого листа
- Нормы расхода топлива
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.
Правила оформления путевых листов в 2022 году
Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим важные изменения подробнее.
Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка грузов;
- перевозка для собственных нужд.
Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.
Для допуска к эксплуатации
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:
- для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
- для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.
Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Для принятия к учёту
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
- нормативный расход топлива;
- маршрут движения;
- экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
- перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.
Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
Скачать образец путевого листа легкового автомобиля
Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
Скачать образец путевого листа грузовика
Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса
Нормы расхода топлива на 2022 год
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Так вот, если в осеннем приказе описанный вами случай нельзя было нормально классифицировать, то после письма его можно обозначить как «перевозка для собственных нужд».
Предпоследний абзац письма: «В графе путевого листа "Вид перевозки" необходимо указывать один из указанных видов перевозки (регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд)».
На днях мы обновим модуль «Путевые листы и ГСМ» в соответствии с этим письмом. В статью информацию тоже скоро добавим.
Если машина каждый день возвращается в гараж/парк и т.п., то, по-хорошему, необходимо каждый день создавать путевой лист и проходить медосмотр и контроль техсостояния.
Маршрут рейса может пролегать через сколько угодно точек. Например, грузовик забирает товар со склада, развозит его по десяти магазинам и возвращается на склад. Получаем 12 точек в маршруте одного рейса.
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... от <дата>" - и это означает, что срок действия ПЛ сутки, и этой даты достаточно
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... срок действия с <дата1> по <дата2>", и это определяет срок действия.
Если применяется единая печатная форма на оба случая, всегда можно заявить, что вторая дата не заполнена потому что срок действия один день. (Разумеется, если ГИБДД поймали вас не в этот день, а на другой, лучше будет пискать другие аргументы.)
В случае использования автомобиля в качестве передвижной мастерской для сервис-инженера и при отсутствии водителей как таковых - как заполняется путевой лист?
Если тягач с тралом, то какой пл выписывать ?
Наша компания не занимается перевозками грузов и людей. Мы сервисная организации, производим ремонт ТС на выезде (на территории заказчика). Наши механики, которые выезжают на оказание услуг, пользуются автомобилями компании. Необходимо ли проходить мед осмотр? Если да, то в случае составления путевого листа на 5 дней, сколько мед осмотров должен пройти водитель ?
Еще остался вопрос о необходимости путевого листа. Допустим я вожу автомобиль принадлежащий государственному автономному учреждению, но не как водитель, а в большинстве личных целях, иногда своих коллег вожу по делам учреждения, иногда в магазины ездим для закупки, документы отвести, привести, что то отвести, привести и т.д. Автомобиль не используется для коммерческой перевозки грузов, пассажиров и всего остального. В таком случае, можно ли не заполнять путевой лист? Если сотрудник ГИБДД требует путевой лист, то корректно ли будет сказать, что автомобиль используется в личных целях? Если да, то как доказать сотруднику, что я вожу авто в личных целях? Должен быть какой то разрешительный документ от организации? Или звонить руководителю, чтобы он сказал сотруднику, что я вожу в личных целях? Именно вопрос в части отношения водителя и сотрудника ГИБДД. Надеюсь понятно объяснил.
Пять смен , совмещённый отдых по 3 часа днём 9 часов , значит можно работать с меж сменным отдыхом по 9 часов более 3 раз в неделю? Сотрудник УГАДН на ссылку совместного отдыха ответил , что вырвано из контекста , и что все равно отдых 11 часов и только три раза в неделю по 9 можно. Можете внести ясность в этом вопросе или может подскажите куда официально запрос сделать по этому поводу ?
И ещё вопрос обязательно ли в путевом писать маршрут следования ?
Режим труда и отдыха водителей, насколько мне известно, регулируется Приказом Минтранса №424 от 16.10.20. Он не очень большой, попробуйте найти в нём ответ на свои вопросы.
Подскажите пожалуйста, сотрудники получили компенсацию за личный автомобиль, как в таком случае оформлять путевой лист? (в компании есть корпоративные автомобили), обязательна ли отметка о медосмотре на личном автомобиле, если сотрудник использует для поездок дом-работа-дом?
У нас для водителей грузовых машин не получается делать разрыв в 12 часов отдыха между сдачей и выдачей путевого листа. Подскажите пожалуйста как быть?
Рабочее время программа считает сама, вы указываете только время выезда и возвращения (для регулярных рейсов это время по расписанию и фактическое в разделе "Выезд и возвращение автобуса" и на обороте формы №6).
Не совсем понял, поясните пожалуйста. Собираюсь взять в аренду авто такси для работы. Для водителя арендующего авто такси в Москве как часто нужно делать предрейсовые осмотры и заполнять путевые листы. Таксистов тысячи в Москве, но они ведь ведь не ездят каждое утро до такспопарка!?!? Люди просыпаются выходят из дома, садятся и работают, потом вечером приезжают домой. Следующий день может быть выходным, когда водитель платит только аренду, но на машине может не работать. Непонятно как тогда работает эта система с путевыми листами. Слышал, что таксопарки оформлябт листы/листы на 10 дней
Подскажите, кто расписывается за механика при тех. осмотре ТС и за мед. работника при мед. осмотре водителя если Я являюсь и владельцем ИП и водителем такси одновременно ?
Спасибо)
Можно ли не выписывать путевые листы,если в налоговый расход(УСНО 15 %) ГСМ не включать?
Легковые авто, в собственности. Оформлен договор аренды с физ.лицом. Сам собственник ездит на личном авто по служебным делам. До нынешнего времени просто компенсировали затраты на ГСМ, налоговый учет не вели. Хотим вести учет.
Какие специалисты по автотранспорту должны быть в организации: мед.работник - это 100%.
А что со специалистом по БДД? механиком? и контролером ТС АС??? и какую функцию они выполняют?
можно ли обойтись ТОЛЬКО мед.работником?
Микропредприятие (2 сотрудника). Авто в собственности. Парковки у офиса нет, директор в конце дня паркует машину у своего дома, тк часто сразу с утра едет по делам не заезжая в офис. Как в таких случаях быть с мед осмотром? Не совсем понимаю "механику" этого мероприятия. Если у нас не транспортное предприятие и нет в штате специального медика, то нужно нанимать какую-то организацию? И сторонний мед работник каждое утро должен приезжать и "осматривать" водителя (директора)? Но, он может выезжать в разное время, и либо из дома , либо из офиса. Не понимаю- как по факту должны эти мед осмотры проходить?
Подскажите , легковой автомобиль в лизинге на ООО, я не являюсь сотрудником данной компании, нужен ли ПЛ ?
Иногда вожу с собой наемных людей ( на пазовые работы) и инструменты .
Сегодня остановил сотрудник гаи, я был один и без инструментов , сказал что ПЛ обязателен в любом случае с отметкой механика и врача
Водители, которые используют ТС, направляются в командировку приказом по компании, срок 1 месяц (но иногда срок может продлиться).
Выписывать и продлевать путевые листы (проводить тех.осмотры и мед.осмотры) физически на месте прибывания не предоставляется возможности.
Как правильно делать отметки в путевых листах и как их заполнять?
Можно ли делать путевые листы с открытой датой и вписывать по факту прибывания?
Делать один путевой лист или несколько, на каждого водителя или на ТС с вписыванием всех водителей.
Как такие путевые листы предъявлять сотрудникам ГИБДД и сдавать в бухгалтерию?
Как правильно поступить в такой ситуации?
Водители, которые используют ТС, направляются в командировку приказом по компании, срок 1 месяц (но иногда срок может продлиться).
Выписывать и продлевать путевые листы (проводить тех.осмотры и мед.осмотры) физически на месте прибывания не предоставляется возможности.
Как правильно делать отметки в путевых листах и как их заполнять?
Можно ли делать путевые листы с открытой датой и вписывать по факту прибывания?
Делать один путевой лист или несколько, на каждого водителя или на ТС с вписыванием всех водителей.
Как такие путевые листы предъявлять сотрудникам ГИБДД и сдавать в бухгалтерию?
Как правильно поступить в такой ситуации?
Если да, кого указывать в графе организации?
Грузовая малогабаритная, есть сидение для пассажира.