Путевые листы: правила заполнения в 2022 году — СКБ Контур

Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Игорь Гомзиков, Елизавета Кобрина 29 апреля

Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

170 комментариев
М
Если организация использует авто для служебных целей ( командировки, встречи с партнерами все в пределах РФ, водителей в штате нет) какой вид перевозок и сообщения указывать ?
Елизавета Кобрина Изменен 17 марта 2021
Марина, добрый день! Осенью выпустили приказ № 368, который вступил в силу с 1 января 2021. К нему сразу появилось много вопросов, поэтому 3 марта Минтранс выпустил письмо с пояснениями (по сути это редакция).
Так вот, если в осеннем приказе описанный вами случай нельзя было нормально классифицировать, то после письма его можно обозначить как «перевозка для собственных нужд».

Предпоследний абзац письма: «В графе путевого листа "Вид перевозки" необходимо указывать один из указанных видов перевозки (регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд)».

На днях мы обновим модуль «Путевые листы и ГСМ» в соответствии с этим письмом. В статью информацию тоже скоро добавим.
А
Антон 21 мая 2021
Елизавета Кобрина, здравствуйте, Елизавета. Подскажите, пожалуйста, по такой ситуации: человек (к примеру я) трудится в муниципальном юрлице, но НЕ является водителем. при этом ежедневно использует легковой автомобиль (разумеется с разрешения начальства) для езды по маршруту "дом-работа-дом". никаких грузов и пассажиров нет (кроме водителя). катавасия с ежедневными путевыми листами осточертела. недавно один ДПСник сказал что можно формить доверенность от юрлица и не делать ежедневные путевки. не могли бы вы прояснить ситуацию? можно или нет оформить доверенность на год и не заморачиваться ежедневными путевыми листами?
Е
Евгений 8 июня 2021
Антон, нужно сделать договор аренды
Д
Дмитрий 9 марта 2021
Не могли бы разместить новый образец путевого листа для пассажирского автобуса?
Елизавета Кобрина 17 марта 2021
Дмитрий, здравствуйте! Вы можете попробовать самостоятельно сгенерировать нужную вам печатную форму путевого листа в веб-демо «Путевые листы». Для этого надо отправить заявку по форме, потом наш менеджер позвонит вам и даст доступ. В статью бланк для скачивания тоже добавим в ближайшее время.
П
Здравствуйте. Подскажите если путевой лист оформлен на 1 календарный месяц т. е. смену, сколько рейсов может сделать водитель по нему без прохождения дополнительного мед осмотра. Просто на сколько я знаю рейс это перемещение из точки А в точку Б, соответственно один рейс. Или я ошибаюсь? И можно делать неопределённое количество, главное уложиться в сроки действия путевого листа?
Елизавета Кобрина 17 марта 2021
Павел, здравствуйте! Смена не может длиться 1 месяц. Как правило, смена – это 8-часовой рабочий день. А вот рейс может длиться месяц и более (Калининград-Владивосток-Калининград). Медосмотры проводятся - предрейсовые, то есть один раз перед выездом в рейс.

Если машина каждый день возвращается в гараж/парк и т.п., то, по-хорошему, необходимо каждый день создавать путевой лист и проходить медосмотр и контроль техсостояния.

Маршрут рейса может пролегать через сколько угодно точек. Например, грузовик забирает товар со склада, развозит его по десяти магазинам и возвращается на склад. Получаем 12 точек в маршруте одного рейса.
Елизавета Кобрина, добрый день! Если в путевом листе для грузового автомобиля, стоит дата выдачи но не стоит дата окончания срока действия листа. Это является нарушением? Если можно ссылку на законодательство правильность оформления путевого листа. Заранее спасибо!
Игорь Голдырев 3 августа 2021
Юлия, Согласно Приказа Минтранса № 368 от 11.09.20 к обязательным реквизитам ПЛ относится срок действия путевого листа. Тут может быть два варианта:
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... от <дата>" - и это означает, что срок действия ПЛ сутки, и этой даты достаточно
- в шапке ПЛ пишем "путевой лист № ... срок действия с <дата1> по <дата2>", и это определяет срок действия.
Если применяется единая печатная форма на оба случая, всегда можно заявить, что вторая дата не заполнена потому что срок действия один день. (Разумеется, если ГИБДД поймали вас не в этот день, а на другой, лучше будет пискать другие аргументы.)
С
Сергей 18 марта 2021
В какую графу внести сведения о перевозке на автобусе, как задрали эти законы, только штрафы дерут с людей, сами ни хрена не могут толком объяснить.
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Сергей, Если Вы пользуетесь программой «Контур.Путевые листы», то в печатных формах № 6 и № 6 (спец) графа «Сведения о перевозке» расположена под кодом формы по ОКУД в правом верхнем углу листа. В оригинальных формах, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 г. такой графы не предусмотрено, вы можете вписывать эти сведения в любое свободное место на бланке.
А
Андрей 19 марта 2021
Здравствуйте!
В случае использования автомобиля в качестве передвижной мастерской для сервис-инженера и при отсутствии водителей как таковых - как заполняется путевой лист?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Андрей, В отсутствии водителей автомобиль двигаться не может, он не расходует топлива, поэтому путевой лист ему не нужен.
Р
Не могли бы разместить новый образец путевого листа для такси без ИП? Я чайник по заполнении
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Роман, Унифицированная форма путевого листа такси № 4-С, утверждённая постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.97 г., давно устарела, поскольку не содержала всех обязательных реквизитов ПЛ. Поэтому, начиная с 2008 г, компании перевозчиков сами разрабатывают формы ПЛ.
Е
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если в организации два авто, на одном ездит руководитель, на другом зам. Оба ездят одни, не перевозят грузы и пассажиров. Необходимо ли им заполнять путевки, проходить медосмотр и кто должен подписывать путевки, если в организации нет механика?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Елена, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. Если ГСМ списывается на расходы организации, то и ПЛ нужно заполнить по всем правилам, иначе налоговая может не принять его. Что касается штампов механика и медработника. Вы не имеете права использовать автотранспорт без соблюдения требований Минтранса. Исключение составляет случай, когда автомобили находятся в собственности водителей или у организации форма собственности ИП.
ОП
Оксана Пантелеева 16 августа 2021
Наталья Стрелок, поясните пожалуйста, если авто находятся в собственности водителей, то штампы механика и медработника не нужны? Т.е в компании менеджеры по продажам используют собственные авто для встреч с клиентами, им компенсируют ГСМ, я так понимаю, в таком случае путевые листы заполняются в ежедневном режиме, но механика в штате нет, да и менеджеры по продажам не хотят тратить время на прохождение ежедневного осмотра медицинского, так как ездят на собственных авто. Если все же эти штампы не нужны, то где это документально прописано?
Наталья Стрелок 26 августа 2021
Оксана Пантелеева, Сами по себе штампы отменены, требуются подписи механика и мед. работника. Если вы выписываете ПЛ от имени вашей организации, то они должны соответствовать всем требованиям законодательства, так как при любой проверке (ГИБДД или ФНС) отсутствие этих подписей будет рассматриваться как нарушение.
Наталья Стрелок, Подскажите пожалуйста, при разъездном характере работы (в штате нет водителей и в трудовом договоре обязанность водить отсутствует) сотрудники используют личный автомобиль для передвижения (груз и пассажиров не возят), нужен ли путевой лист? Расходы (ГСМ и пр) не учитываются, чеки не предоставляются сотрудниками. Если путевой все же нужен, то обязаны ли они заполнять маршрут? Сотрудники уезжают за город, соответственно суточные начисляются. Для обоснования суточных достаточно ли Приказа (задания) и авансового отчета?
ЭЭ
Эдо Эдо 25 марта 2021
Добрый день
Если тягач с тралом, то какой пл выписывать ?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Эдо Эдо, Зависит от марки ТС, скорее всего это спецтехника, тогда подойдет форма № 3-спец.
Д
В путевом листе указанно два показания одометра , что делать?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Дарья, В путевом листе обычно указывается два показания одометра: одно – при выезде, второе – при возвращении. Указывать второе необязательно, если на данном транспортном средстве в течение дня будут выполняться другие рейсы, но оно никому не помешает, а вот сверить показания на смежных путевых листах поможет.
Н
Наталья 5 апреля 2021
Добрый день, подскажите пожалуйста, если директор пользуется автомобилем, можно ли ему один путевой лист на 1- или 2 недели выписать?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Наталья, Если машина каждый день возвращается на парковку, то лучше выписывать ПЛ на каждый день отдельно.
И
подскажите по поводу Сведений о перевозке , а что писать если перевозки нет ездит директор никого и ничего не перевозит?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Ирина, В любом случае директор перевозит себя. Если ездит по городу, то вид сообщений – городская, вид перевозки – перевозка пассажиров и грузов для собственных нужд.
ВБ
Валентина Блинова 22 апреля 2021
Если руководитель организации (ООО) сам осуществляет доставку продукции на личном автомобиле, что заполнять во всех этих графах: "Диспетчер", "Контролер технического состояния", "Механик"? Каким способом возможно осуществить медицинский контроль, если это совсем маленькая организация, где в штате всего 4 человека и мед работника нет?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Валентина Блинова, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. При этом Вы можете списывать в затраты на компенсацию за использование личного транспорта при наличии соответствующего договора и в пределах установленных законом норм. Если же Вы хотите конкретно списывать понесённые водителем затраты на ГСМ на расходы организации, то необходимо фиксировать их в авансовых отчётах и заполнять ПЛ, в противном случае налоговая может не принять такие расходы. Что касается реквизитов ПЛ, то техосмотры и медосмотры являются обязательными реквизитами, без которых ПЛ считается заполненным с нарушениями.
В
Василий 28 апреля 2021
Если есть экономия диз.топ. как его узаконить.
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Василий, Уточните вопрос, пожалуйста.
АТ
Андрей Топчиев 28 апреля 2021
Добрый день! Подскажите как можно продлить срок действия путевого листа, если он выписан на срок командировки, а командировка по техническим причинам продлилась еще на несколько дней?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Андрей Топчиев, В ПЛ нужно поставить фактическую дату возвращения. В программе «Контур.Путевые листы» можно изменить дату возвращения в уже сформированном ПЛ.
О
Оксана 4 мая 2021
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если в организации работают всего 3 человека-2 менеджера и директор и есть легковой автомобиль, который используется для собственных нужд . Нужно ли заполнять путевой лист и обязательно ли проставлять отметки о предрейсовом медосмотре и отметку механика?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Оксана, Путевые листы могут в этом случае понадобится только для подтверждения списания ГСМ для налоговой, если этого не требуется, то и ПЛ можно не выписывать. Если ГСМ списывается на расходы организации, то и ПЛ нужно заполнить по всем правилам, иначе налоговая может не принять его.
А
Александр 5 мая 2021
Отметка о прохождении медицинского осмотра, с печатью или без.
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Александр, Только подпись медработника.
А
Александр 16 мая 2021
Очередные палки в колеса и доп кормушка
Л
Любовь 18 мая 2021
Добрый день! Подскажите пожалуйста,если нет в спецмашине одометра,а только моточасы как заполнить графу показания одометра?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Любовь, В программе «Контур.Путевые листы» есть настройка, какой именно тип счетчика стоит на транспортном средстве. Показания счетчика моточасов записываются в соответствующие графы, при распечатке ПЛ эти данные идут в поля «показания одометра».
Р
Роман 20 мая 2021
Добрый день. Подскажите пожалуйста какой путевой лист используется для учебных авто?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Роман, Есть специальная форма учебного ТС, но предприятие может использовать обычный ПЛ или разработать свой собственный, главное, чтобы в нем были указаны все обязательные реквизиты.
И
Ирина 27 мая 2021
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, сотрудник будет ездить на своей машине по служ.заданию(менеджер),обязательно нужна подпись и печать мед. работника?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Ирина, Отметка о прохождении медосмотра в путевом листе является обязательной, на это будут обращать внимание в случае любого инцидента.
К
Ксения 31 мая 2021
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если спец. техника (каток и погрузчик) работают на закрытом полигоне бех выезда на дороги общего пользования и только для собственных нужд организации, что писать в гарфе Сведения о перевозке?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Ксения, Есть значение «для собственных нужд».
Здравствуйте, должен ли я заполнять путевой лист работодателя на личный автомобиль ( при условии что у меня есть лимит гсм но нет компенсации за использование личного транспорта)?
Наталья Стрелок 3 августа 2021
Азат, Если у вас есть договор на использование личного транспорта в служебных целях, то, согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать работнику компенсацию за использование личного транспорта. Возмещение стоимости ГСМ со стороны работодателя производится на основании авансовых отчётов и приложенных к ним оправдательных документов – кассовых чеков и т.п. Ведение путевого листа не имеет отношения к этим выплатам. Ведение путевого листа – это обязанность работодателя, если он хочет, в свою очередь, возместить стоимость ГСМ себе, отнеся выплаченную Вам компенсацию на затраты предприятия.
Пл
ОП

Читайте также