Как искать поставщиков для оснащения офиса

На рынке работает множество поставщиков офисной продукции, но лишь немногие из них заслуживают доверия. Именно поэтому поиск подходящего партнера часто становится непростой задачей. Для заказчика важны не только ответственность поставщика, ассортимент продукции, соответствующий потребностям офиса, но и удобство процесса закупки, а также приемлемое соотношение цены и качества.

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Следует также учитывать уровень обслуживания, который готов обеспечить поставщик. А именно возможность быстрого согласования возникающих вопросов, помощь в принятии решения по товарам.

Инструменты для поиска поставщиков товаров для офиса

Для полноценного функционирования офиса необходимы различные товары. Прежде всего канцелярия и офисные принадлежности, офисная и компьютерная техника, а также расходники к ней. Помимо этого бизнес закупает хозяйственные товары, бытовую химию, воду, полиграфическую продукцию и офисную мебель.

Существует несколько каналов для поиска подходящих товаров в интернете. Каждый из них развит в достаточной степени и имеет свои преимущества.

Интернет-магазины. Это самый очевидный способ покупки товаров для офиса в интернете. Достаточно ввести в поисковике ключевой запрос «товары для офиса интернет магазин» — и вы получаете внушительный для изучения результат. Как правило, на первые строчки выходят крупнейшие интернет-магазины. Они отличаются широким ассортиментом и хорошо структурированным каталогом. Кроме того, известные игроки вроде «Комуса» предлагают ускоренную доставку за несколько часов, решения для оптимизации процесса закупок через контроль бюджета и персональные каталоги, отсрочку платежа, бонусные программы и многое другое.

Оптовые партии позволяют компаниям существенно экономить, а для постоянных заказчиков предусмотрены выгодные условия сотрудничества.

Сервисы закупок. Закупки в сети интернет можно осуществлять через специальные сервисы. Как правило, этим занимается сотрудник, который четко представляет алгоритм действий. Например, на Портале поставщиков открыт доступ к закупкам во всех подключенных к сервису регионах, включая рынок Москвы. Поставщики представляют свою продукцию в виде стандартных товарных единиц, предусмотрены массовые обновления предложений (оферт). Заказчики в свою очередь могут быть уверены в актуальности сведений, им открывается доступ к наиболее интересным предложениям по соотношению «цена-качество». Сделки заключаются в электронной форме. Есть инструменты учета и аналитики закупок «малого» объема.

На Портале поставщиков предусмотрены разные виды закупок — например, котировочные сессии и закупки по потребностям. Участвовать в закупках могут не только предприниматели и компании, но и самозанятые. Для регистрации на портале потребуется КЭП. Также заранее нужно хорошо разобраться в форматах закупок и специфике участия.

Оформить электронную подпись для работы с маркетплейсами с поддержкой Контура

В сервисе Контур.Закупки настроен поиск из нескольких сотен источников. Его можно осуществлять по ключевым словам, региону, отрасли, цене и другим критериям. Площадка работает таким образом, чтобы поставщики максимально быстро и легко находили нужные закупки. Для этого предусмотрено создание шаблонов поиска. Кроме того, сервис является не только площадкой для поиска, но и инструментом сбора аналитики.

Площадки с объявлениями. Это сайты объявлений Avito, Юла, КупиПродай и аналогичные. На Avito есть специальный раздел для бизнеса, который позволяет определиться с ассортиментом востребованных товаров. На сайте Юла в разделе «Для дома и дачи» можно, например, найти недорогую офисную мебель б/у.

Маркетплейсы. Еще одну возможность поиска поставщиков товаров для офиса через интернет предлагают различные маркетплейсы. Крупные площадки создают для этого специальные разделы, охватывая таким образом сегмент B2B. Озон разделил всю офисную продукцию на несколько блоков для удобства поиска товаров на маркетплейсе.

Яндекс.Маркет запустил отдельный сайт для бизнеса, где предлагает промокоды на покупки, возврат НДС до 20%, бесплатную доставку.

На рынке также представлены B2B-маркетплейсы — например, Контур.Витрина. Поскольку такие площадки изначально рассчитаны на сделки между компаниями и предпринимателями, то их функционал изначально учитывает потребности обеих сторон.

Так, Контур.Витрина хранит деньги покупателя у себя на номинальном счете и перечисляет их продавцу после завершения продажи. Комиссия 3,5% от суммы заказа оплачивается только с успешных сделок.

Критерии выбора площадки для закупки товаров для офиса

Независимо от удобства того или иного инструмента для поиска офисных товаров каждый покупатель обращает внимание как минимум на пять критериев при выборе поставщика. Та площадка, которая удовлетворяет эти требования, становится для компании основной.

Ассортимент. Если поставщик предлагает широкий ассортимент товаров для офиса и к нему еще дополнительные услуги, то он уже выгодно отличается от конкурентов. Это экономит время и усилия заказчика в долгосрочной перспективе. Сложно отслеживать запасы при закупке разных продуктов у разных поставщиков на нескольких ресурсах. Поэтому лучше всего иметь какую-то одну площадку.

На сегодняшний день ассортимент B2B-товаров неплохо систематизируют маркетплейсы и интернет-магазины. Они учитывают различные составляющие UX, то есть особенности взаимодействия пользователя с интерфейсом сайта и продукта.

Качество продукции. Очевидно, что каждый заказчик предъявляет к офисной продукции свои требования. Поэтому важно, чтобы товары им соответствовали. Оценить качество некоторых офисных товаров на первый взгляд непросто. Но можно ознакомиться с отзывами и рекомендациями других компаний. Есть поставщики, продающие товары ниже рынка. В таких случаях стоит быть внимательнее.

Стоимость товара. Разные поставщики продают свою продукцию по разным ценам. У покупателя всегда есть возможность выбрать тот вариант, который соответствует его бюджету, и соблюсти идеальный баланс между доступностью и качеством.

Часто на известных маркетплейсах представлены крупные продавцы товаров для офиса. И на таких площадках они предлагают цены выгоднее, чем в собственных интернет-магазинах.

Скорость совершения сделки. На скорость влияет технологичность. Сейчас большинство площадок позволяют получать закрывающие документы через ЭДО, а также гарантируют быструю доставку и возврат товара. Однако помимо скорости также важна и безопасность сделки. Обращайте внимание на то, как она обеспечивается на конкретной площадке.

Так, при регистрации на портале Контур.Витрина пользователь подтверждает организацию и указывает такие данные, как ИНН или название компании, сведение о контактном лице, банковские реквизиты, регионы работы. На маркетплейсе доступно подтверждение компаний через сертификат КЭП.

Сроки доставки. Надежные поставщики отличаются тем, что всегда поставляют товар в оговоренные сроки. Обычно они обеспечивают быструю доставку и даже возможность доставки на следующий день.

Удобство использования сервисов. Такой критерий напрямую связан с уровнем обслуживания. Каждый заказчик заинтересован в быстром решении вопросов. Поэтому важно, чтобы площадка, на которой закупаются товары, предлагала различные и удобные для пользователя способы коммуникации.

Где лучше осуществлять поиск поставщиков товаров для офиса

На сегодняшний день существует несколько типов инструментов: интернет-магазины, маркетплейсы, сервисы закупок и электронные доски объявлений. Каждый из них имеет свои преимущества для поиска поставщика офисных товаров.

Интернет-магазины привычны для пользователей и, как правило, удобны с точки зрения полноты представленного ассортимента. С другой стороны, есть маркетплейсы вроде Яндекс.Маркета и Озона, на которых те же самые интернет-магазины могут выкладывать товар по более выгодной цене. Следует также обращать внимание и на скорость доставки, если этот критерий принципиален для заказчика.

Для тех покупателей, которые имеют опыт работы с закупками по 223-ФЗ и 44-ФЗ, не составит труда сориентироваться в сервисах закупок. На таких площадках высокие требования к поставщикам и серьезная ответственность за срыв сделки.

B2B-маркетплейсы хотя и относительно новый инструмент, однако очень технологичный и удобный в использовании. Например, Контур.Витрина верифицирует каждого участника площадки. Сервис выступает финансовым гарантом сделки и обеспечиваем своевременную оплату продавцу. Если сделка срывается, сумма возвращается покупателю. Узнайте более подробно об алгоритме работы в сервисе.

Наконец, есть электронные доски объявлений по типу Avito, но они больше ориентированы на продажу б/у продукции от частных лиц.