Как ввести режим неполного рабочего дня или неполной рабочей недели

Режим неполного рабочего времени помогает избежать массовых увольнений в период кризиса, например, из-за внешних санкций. Но установить его только приказом директора нельзя. Разбираемся, как правильно ввести неполное рабочее время, чтобы не нарушить закон и не понести дополнительных затрат на штрафы, выплаты при трудовых спорах.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Что говорит Трудовой кодекс

Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). По общему правилу работодатели устанавливают пятидневку по восемь часов в день, с двумя выходными днями, шестидневку или работу по сменам. Непрерывный еженедельный отдых не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Трудовой кодекс разрешает вводить режим неполного рабочего времени, то есть меньше нормальной продолжительности. При этом пропорционально уменьшается оплата труда. Не будет нарушением, если зарплата работника при такой продолжительности рабочего дня или недели составит меньше МРОТ. Минимальный размер оплаты труда устанавливают при условии полного рабочего времени (ст. 133 ТК РФ).

Что нужно учитывать работодателю:

1. Неполное рабочее время можно вводить в рамках смены, рабочего дня или рабочей недели (ст. 93 ТК РФ). Распространять этот режим на другой учетный период (месяц, квартал, год) нельзя. Например, нельзя сократить приказом работу в месяц на две недели.
2. Можно использовать смешанный режим: неполный рабочий день вместе с неполной рабочей неделей. Или установить уменьшенное рабочее время. Например, 18 часов в неделю.
3. Неполное рабочее время можно установить по желанию одной из сторон трудового договора. При этом есть категории работников, которых работодатель обязан перевести по их заявлению на такой режим: беременные женщины, один из родителей или опекунов ребенка до 14-ти лет (инвалида — до 18-ти) или осуществляющие уход за больным членом семьи (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).
4. Неполный режим по общему правилу устанавливается на определенный период, а не постоянно. Если иное не определено соглашением сторон трудового договора.

Режим неполного дня или недели не влияет на трудовые права и гарантии: например, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и расчет стажа.

Условие о режиме труда включают в трудовой договор сотрудника при найме либо уже в процессе трудовой деятельности.

Чем неполное рабочее время отличается от сокращенного

На практике кадровики нередко путают неполное время с сокращенным, хотя это два разных рабочих времени. Поэтому расскажем об отличиях.

Мы уже писали, что нормальная продолжительность рабочего времени составляет не более 40 часов в неделю. Но есть категории работников («льготников), у кого она изначально будет меньше по закону. Работодатель обязан установить сокращенную рабочую неделю:

• подросткам до 16-ти лет — не более 24 часов в неделю;
• работникам от 16-ти до 18-ти лет — не более 35 часов в неделю;
• инвалидам I и II группы — не более 35 часов в неделю;
• работникам, у которых по СОУТ (специальной оценке условий труда) условия труда отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также классу 4 — не более 36 часов в неделю;
• другим категориям сотрудников, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени предусмотрена ТК РФ или федеральными законами — например, педагогам, медикам.

Основание: ст. 92 ТК РФ.

Рабочее время конкретного работника устанавливают в трудовом договоре, учитывая межотраслевые соглашения и коллективный договор. При этом Трудовой кодекс разрешает увеличить его для «вредников» до 40 часов в неделю при выполнении одновременно трех условий:

• это разрешено межотраслевым соглашением и коллективным договором;
• работник подписал допсоглашение к трудовому договору об увеличении рабочего времени;
• «вреднику» установили денежную компенсацию за рабочее время сверх лимита в ст. 92 ТК РФ.

Работникам до 18-ти лет, которые одновременно работают и учатся в школе или колледже, норму в 24/35 часов уменьшают наполовину.

Сокращенное рабочее время, в отличие от неполного, — это нормальная продолжительность рабочего времени для конкретной категории работника, установленная законом. 

Таблица. Отличия сокращенного и неполного рабочего времени

Можно ли ввести неполный день без согласия работника

Трудовой кодекс разрешает установить такой режим по инициативе работодателя только при выполнении трех условий одновременно (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

Условие 1. Изменились организационные или технологические условия труда

Формулировка про изменения в статье 74 ТК РФ хоть и расплывчатая, но не дает руководителям компании простора для творчества. Верховный суд установил, что работодатель обязан доказать наличие таких обстоятельств (п. 21 Постановления от 12.03.2004 № 2).

Таблица. Примеры обоснований по ч. 5 ст. 74 ТК РФ

Пример. Автомагазин торговал импортными запчастями и расходниками. В условиях внешних санкций поставки прекратились. Директор не хочет закрывать магазин и ищет новые логистические каналы. У него есть два варианта: объявить вынужденный простой или ввести режим неполного рабочего времени. Но перед этим директор должен издать приказ об изменении ассортимента магазина либо перепрофилировании.

Условие 2. Новые обстоятельства могут повлечь за собой массовое увольнение работников

Критерии массового увольнения смотрят в отраслевых и региональных соглашениях. Перечень федеральных актов доступен на сайте Минтруда в разделе «Документы». За региональными соглашениями следует обращаться в местный ЦЗН.

При отсутствии соглашений руководствуются п. 1 Положения о массовом высвобождении (Постановление СовМина РФ от 05.02.1993 № 99).

Условие 3. Режим неполного рабочего времени установлен с учетом мнения профсоюза (при его наличии)

Если в компании есть профсоюз, то о сокращении рабочего времени следует его уведомить и получить мотивированное мнение. Это не значит, что оно должно быть положительным. Руководитель организации может изменить режим труда и при несогласии профсоюза. А тот, в свою очередь, вправе оспорить приказ работодателя (ст. 372 ТК РФ).

Режим неполного времени по инициативе работодателя нельзя установить на срок больше полугода (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

Как по шагам оформить введение неполного рабочего времени в одностороннем порядке

Процедура займет минимум два с половиной месяца, если соблюдать установленный Трудовым кодексом порядок:

Шаг 1. Подготовить законное обоснование изменения режима труда. Убедиться, что выполняются условия по ст. 74 ТК РФ.

Шаг 2. Получить мотивированное мнение профсоюза.

Шаг 3. Выпустить приказ о введении неполного рабочего времени. Можно установить сокращенный рабочий день, сокращенную рабочую неделю или смешанный режим: день + неделя. Образец приказа скачайте здесь.

Шаг 4. Дату перехода в приказе определить с учетом сроков уведомления работников. Это два месяца для юрлиц (ч. 2 ст. 74 ТК РФ); 14 дней для ИП-работодателя (ст. 306 ТК РФ) и семь дней для религиозной организации (ч. 4 ст. 344 ТК РФ).

Шаг 5. Уведомить индивидуально работников и ЦЗН (п. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Организация должна сообщить в Центр занятости о введении неполного рабочего времени в течение трех рабочих дней после издания приказа. С 2022 года для этих целей используют портал «Работа России».

При отказе работника от ознакомления с уведомлением зачитать текст вслух в присутствии двух свидетелей. Составить соответствующий акт с их подписями.

Шаг 6. Оформить письменные отказы работников от труда в урезанном режиме. 

Шаг 7. Уволить тех, кто не хочет переходить на новые условия, по п. 2 ч. 1 ст. 81 (ч. 6 ст. 74 ТК РФ).

Шаг 8. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Об этом мы подробно расскажем ниже.

Шаг 9. По истечении сроков из шага 4 издать приказ о переходе на неполное рабочее время и ознакомить с ним работников под подпись. Скачать образец.

Работодателю каждый шаг лучше фиксировать документально, чтобы иметь обоснованную позицию в суде при возможных трудовых спорах.

Минтруд рекомендовал перевод на неполное рабочее время в период пандемии (п. 3 приложения к письму от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710). Его позицию можно учитывать и в кризис из-за внешних санкций.

Шаг 10. Подать сведения в СФР по форме ЕФС-1, утв. Приказом СФР РФ от 17.11.2023 № 2281.

В графе 3 подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 указать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». В графе 6 после кода по ОКЗ — код «НЕПД» (при установлении неполного рабочего дня) или код «НЕПН» (при установлении неполной рабочей недели).

Подать сведения в СФР нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором заключено дополнительное соглашение о переводе на неполное рабочее время.

Как перевести сотрудника на режим неполного рабочего времени по соглашению сторон

Руководителям небольших по численности организаций иногда выгоднее использовать ст. 93, а не ст. 74 ТК РФ.

Во-первых, микропредприятия не подпадают под критерии массового увольнения по Постановлению № 99. Значит, применить его нормы они не смогут, если для них не установлено иное в отраслевых соглашениях.

Во-вторых, директору малой фирмы проще договориться индивидуально с каждым работником и использовать разные механизмы воздействия. 

В-третьих, в этом случае нет ограничений по периоду продолжительности труда. Режим можно ввести на неопределенный срок.

Ст. 93 ТК РФ разрешает установить неполное рабочее время по соглашению сторон, и здесь не нужно соблюдать обязательные сроки с уведомлением сотрудников за два месяца.

Алгоритм перехода будет следующий:

Шаг 1. Провести личную встречу с работником и объяснить ему про кризис, риски возможного увольнения.

Шаг 2. Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на режим неполного рабочего времени, в котором будут указаны дата перехода, вариант графика труда, период и как основание — личное желание. Завизировать документ у директора организации.

Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Шаг 4. Издать приказ о переводе на новый режим труда и ознакомить с ним работника под личную подпись. Скачать образец.

Шаг 5. Подать сведения в СФР по форме ЕФС-1 о переводе работника на неполное рабочее время.

Соглашение сторон — выгодный для работодателя вариант изменения условий трудового договора. В случае трудового спора именно сотрудник будет доказывать, что действовал по принуждению, а не по доброй воле.

Обязательно ли заключать допсоглашение к трудовому договору

Да. Режим рабочего времени относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Следовательно, при его изменении нужно заключать дополнительное соглашение. Это обязательный этап при вводе неполного рабочего времени как по инициативе работодателя, так и по взаимной договоренности.

Что указать в дополнительном соглашении:

• продолжительность рабочего дня, недели; рабочие и выходные дни; время начала и окончания работы, перерывов на обед;
• порядок оплаты труда — пропорционально отработанному времени;
• дату перехода на сокращенную продолжительность.

Скачать шаблон дополнительного соглашения о переводе на неполный рабочий день.

Дополнительное соглашение подписывают в двух экземплярах, по одному для сотрудника и работодателя. Кадровикам стоит получить подпись работника на варианте организации о том, что тот получил свой документ такого-то числа. Так работодатель исключит возможный трудовой спор о подмене листов трудового договора.

Как накажут работодателя за нарушение правил перевода

Несоблюдение установленного порядка по введению неполного рабочего времени грозит организации или ИП штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ. С 6 апреля 2022 года в КоАП появились новые положения, смягчающие ответственность, мы рассказывали об этом в статье «Изменения в административных штрафах в 2022 году: обзор поправок».

Правительство РФ ввело мораторий на плановые надзорные проверки бизнеса, но это не значит, что работодатели получили карт-бланш на нарушение трудового законодательства. На прокурорские проверки «заморозка» не распространяется. Да и другие надзорные ведомства могут организовать внеплановую проверку.

Работник может пожаловаться не только в трудовую инспекцию, но и в прокуратуру. А прокуроры могут принять решение о внеплановой проверке по обращению гражданина без ограничений. Надзор за соблюдением трудового законодательства — один из приоритетов в их работе в последние годы (Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 05.02.2024 № 98).

И всегда есть вероятность, что обиженный работник пойдет за защитой своих прав в суд.