Какой чек подойдет для подтверждения расходов — Контур.Маркет — СКБ Контур

Какой чек подойдет для подтверждения расходов

26 апреля 2022 2

Сотрудник, которому компания выдала подотчетные деньги, должен доказать, что он потратил их по назначению. Для этого нужно приложить к авансовому отчету документ, подтверждающий расходы. Обычно это кассовый чек. Можно ли приложить скан чека вместо оригинала или его электронную версию, рассказали Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия, и Оксана Кобзева, эксперт Контур.Маркета. 

Какие требования есть к кассовому чеку

Если работник делает покупки от своего имени, как физлицо, например оплачивает такси в командировке, к чеку для подтверждения расходов нет дополнительных требований. Главное — в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты кассового чека, а именно список оплаченных товаров и услуг с ценой и количеством, система налогообложения, QR-код и другие. Полный список есть в п.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@

Если же сотрудник во время расчета предъявил доверенность или его работодатель заключил договор с продавцом, считается, что покупателем выступает не физлицо, а ИП или компания. В этом случае расчет наличными или с предъявлением карты подтверждается чеком с дополнительными реквизитами из п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Среди них наименование и ИНН покупателя.

В Письме Минфина сказано, что бухгалтер не может учесть расход при расчете налогов, если документы, которые приложенные к авансовому отчету оформлены с нарушениями закона. 

bk

Как оформить авансовый отчет по командировке, читайте в блоге Контур.Бухгалтерии

Можно ли приложить к отчету скан чека или распечатку его электронной версии

Если сотрудник хочет сохранить оригинал бумажного чека у себя, он может это сделать. Достаточно сканировать чек и передать копию в бухгалтерию. Главное, чтобы отчетливо были видны все реквизиты, особенно QR-код, по которому чек можно найти в приложении ФНС. 

Некоторые продавцы отказываются от бумажных чеков и предлагают отправить электронные. Они приравнены к бумажным, поэтому ими тоже можно подтвердить расход (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Подтверждение есть и в недавнем Письме ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@:

Кассовый чек может быть исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то он будет являться документом, подтверждающим расходы.

Нужно ли проверять чек 

Если чек не соответствует требованиям закона, учесть расход не получится. Поэтому рекомендуем сотруднику еще на кассе изучить выданный документ. Убедиться, что продавец выдал именно кассовый чек, а не слип с терминала эквайринга, можно по наличию QR-кода — это самый заметный обязательный реквизит.

По закону бухгалтер не обязан проверять чек при приемке авансового отчета, но это может быть прописано в его должностной инструкции. Выяснить подлинность чека можно через специальное приложение ФНС или на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Подробнее о способах и результатах проверки чеков, читайте в статье ОФД Контура. 

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи