Требования к кассовому чеку: обязательные реквизиты и оформление

Бизнесу нужно не только купить кассу, но и при каждом расчете формировать и выдавать кассовый чек. Он подтверждает факт расчета и должен содержать строго определенные сведения. Эксперты разъяснили, чем чеки отличаются от других документов, что означают реквизиты чеков и что будет, если нарушить требования законодательства. Статья будет полезна и продавцам, и покупателям.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

В этой статье:

Формируйте чеки по 54-ФЗ с кассовой программой Контур.Маркета

Что такое кассовый чек

Выдачу кассовых чеков регламентирует Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. В нем говорится, что чек — это первичный документ учета, который содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем, и подтверждает факт расчета. Продавец обязан в момент расчета сформировать чек на контрольно-кассовой технике (ККТ), то есть на онлайн-кассе, а затем передать его покупателю.

Касса может формировать фискальные документы, которым является, например, кассовый чек, поэтому его иногда называют фискальным.

У чека бывает две формы: печатная — передается покупателю на бумаге, электронная — отправляется по смс или на email. С юридической точки зрения бумажный и электронный чеки равнозначны. 

Требования к содержанию бумажной и электронной версий отличаются, они прописаны в Приложении № 2 к приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Кроме того, для получения электронного чека покупатель должен до момента расчета продиктовать кассиру свой номер телефона или адрес электронной почты.

п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ

Чеки нужны бизнесу не только для оформления расчета, еще они помогут при анализе продаж и ведении учета. Все выданные чеки обязательно сохраняются в фискальном накопителе (ФН), который установлен в кассе. Если касса подключена к оператору фискальных данных (ОФД), сразу после расчета оператор отправит чек налоговой в режиме реального времени и сохранит его у себя. Найти и посмотреть чеки можно в кассовой программе, личном кабинете ОФД и приложении «Мои чеки онлайн».

Подробнее о том, как найти и посмотреть кассовые чеки — в статье.

Например: в личном кабинете ОФД Контура есть отдельный раздел «Чеки». В нем можно найти нужный документ по дате, сумме, способу оплаты, торговой точке и другим фильтрам.

Покупатель с помощью чеков может получить налоговый вычет, подтвердить расход в бухгалтерии или вернуть товар. Бумажные чеки можно хранить в кошельке или в отдельной папке, но со временем краска выцветает, и реквизиты становятся нечитаемыми. Удобнее запрашивать в магазинах электронные чеки, тогда все они будут собраны в одном месте — в мобильном приложении «Мои чеки онлайн».

Как отличить кассовый чек от других документов

Некоторые покупатели и продавцы путают документы, которые выдаются во время расчета. К примеру, в заведениях общепита часто выдают только пречек и забывают о кассовом чеке. Это нарушение закона. Пречек и кассовый чек не заменяют, а лишь дополняют друг друга.

Мы подготовили таблицу с краткой памяткой по всем документам, которые могут быть оформлены в момент покупки.

Отличить кассовый чек от других документов из таблицы можно по внешнему виду и набору реквизитов. В первую очередь стоит проверить наименования оплаченных товаров или услуг и наличие QR-кода, так как это самые заметные реквизиты. А в следующем блоке подробнее расскажем, какие еще данные должны быть в бумажном фискальном чеке. 

Будьте внимательны! В пречеке тоже может быть QR-код, но для перевода чаевых. Он не имеет никакого отношения к QR-коду из кассового чека, отсканировав этот QR-код покупатель может скачать электронный чек.

Какие реквизиты обязательны для кассового чека

Разберем реквизиты, которые должны быть в печатной версии чека, сформированном на ККТ по формату фискальных данных 1.2. На момент написания статьи это самый распространенный формат, его и возьмем для примера. Что это за реквизиты:

• Название документа — кассовый чек.

• Дата, время и адрес расчета, например, адрес магазина.

• Наименование организации или ФИО предпринимателя.

• ИНН компании или ИП.

• Признак расчета. Их всего четыре: приход, расход, возврат прихода и возврат расхода.

• Номенклатура, то есть названия оплаченных товаров и услуг, их цена и количество, а также стоимость товара с учетом скидок и наценок. Если список товаров или услуг можно определить в момент расчета.

• Код товара, если товар подлежит маркировке, то в печатном чеке указывается значением «М», а не сам код маркировки — его указывают в электронном чеке

• Признак способа расчета: предоплата 100%, предоплата, аванс, частичный расчет и кредит, передача в кредит, оплата кредит. В печатной версии не указывают полный расчет.

• Ставка НДС для каждой позиции.

• Способ оплаты товара и его сумма. Это может быть наличный или безналичный расчет, зачет аванса, передача в кредит или оплата кредита.

• Суммы НДС чека по каждой ставке: 0%, 5%, 7%, 10%, 22% и пр. — или сумма по чеку без НДС

• ФИО кассира, который рассчитал покупателя. Если чек выдан автоматом — номер автомата.

• Регистрационный номер кассы, он же РН ККТ.

• Заводской номер фискального накопителя, в чеке обозначается аббревиатурой ФН.

• Фискальный признак документа, он же ФП или ФПД.

• Номер фискального документа, обозначается аббревиатурой ФД.

• QR-код, в котором зашифрована информация о расчете. 

Многие реквизиты обозначаются в чеке аббревиатурами.

Кроме обязательных реквизитов, в чеке могут быть и дополнительные. Например: агент по поручению принципала рассчитывает покупателя. Он должен указать в чеке агентские реквизиты, а именно признак агента или признак агента по предмету расчета и ИНН поставщика. Если не указать эти данные, ФНС может посчитать всю сумму по чеку выручкой агента (Письмо ФНС России от 10.10.2022 № АБ-4-20/13456@). Список дополнительных реквизитов чека можно найти в статье 4.7 54-ФЗ и в Приказе ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Как сформировать чек

Для формирования правильного чека нужна онлайн-касса, а еще учетный сервис и кассовая программа. Учетный сервис поможет создать каталог товаров и услуг и назначить для них цены, а затем передать эту информацию на кассу. Кассовая программа будет«знать» ассортимент и названия позиций, которые нужно добавить в чек. Она помогает добавить нужные товары или услуги, применить бонусы и скидки, указать способ оплаты и отправить чек в печать.

Рассмотрим, как можно сформировать чек на примере Контур.Маркет Кассы.

Шаг 1. Добавить товар, блюдо или услугу.

Это можно сделать тремя способами:

• Выбрать кнопку-плитку быстрого доступа. Их можно заранее настроить для самых популярных позиций.
• Найти позицию через строку поиска по названию или артикулу.
• Сканировать штрихкод или код DataMatrix на упаковке товара.

Если вы добавляете маркированный товар, дождитесь, пока система отправит данные в Честный знак и получит подтверждение, что с товаром все в порядке.

На этом же экране можно отредактировать количество и цену товаров, а еще применить скидку к конкретной позиции, если нужно.

Шаг 2. Принять оплату.

На следующем экране можно применить скидку ко всему чеку, ввести контакты покупателя, если он хочет получить электронный чек. А главное — выбрать способ оплаты: наличными, безналичными, зачет аванса или предоплаты, смешанный вариант.

Шаг 3. Распечатать чек.

Когда оплата принята, остается нажать «Готово». Касса напечатает бумажный чек или отправит его электронную версию, если на предыдущем шаге указали контакты покупателя.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Как проверить подлинность кассового чека

Есть специальные сервисы, которые помогают покупателям проверять подлинность чеков. Их всего три:

Подробная инструкция есть в статье «Как проверить чек на подлинность».

• Приложение «Проверка чеков ФНС». Для проверки нужно авторизоваться и сканировать QR-код из чека.
• Сайт налоговой. Для проверки нужно только ввести несколько реквизитов чека.
• Специальные сайты ОФД. У Контур.ОФД — это cash-ntt.kontur.ru. Для проверки нужно ввести три реквизита чека. Но проверить можно только те чеки, которые передал в налоговую именно этот оператор.

Что будет за нарушение правил оформления чека или за ошибки в реквизитах

Расхождения в данных онлайн-касс и в отчетности, а также жалобы покупателей на невыдачу чеков могут стать поводом для проверки. Если инспекторы выявят нарушения, могут назначить административные наказания, которые закреплены в ст. 14.5 КоАП РФ. Что это за наказания:

• За неприменение кассы ИП грозит штраф от четверти до половины суммы расчета, которую провели без кассы, минимум 10 000 рублей. А организациям придется заплатить от трети до всей суммы расчета без кассы, минимум 30 000 рублей.
• За невыдачу кассового чека ИП могут выписать предупреждение или штраф 2000 рублей. А организациям грозит предупреждение или штраф 10 000 рублей.
• За ошибку в чеке предпринимателям может «прилететь» предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. А организациям — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Есть способ избежать штрафа. Можно исправить ошибку до того, как налоговая узнает о ней. Для этого нужно сформировать чек коррекции. Как это правильно сделать, читайте в статье журнала для роста бизнеса.

Читайте и другие статьи о чеках:

• «Касса не передает чеки в ФНС: какие последствия ждут продавца
• «Новые правила по работе с пречеками и чеками коррекции в общепите: ответы на вопросы»
• «Непробитые чеки и не только: за что штрафуют нарушителей 54‑ФЗ о кассах»