Как снять с учета онлайн-кассу

Если бизнесмен больше не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), например потерял или решил продать, он обязан снять ее с регистрационного учета. Если не оповестить налоговую, можно получить штраф. Рассказываем, как снять кассу с учета и на что обратить внимание.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Получите 3 месяца бесплатного ОФД

Попробовать бесплатно

Что важно знать перед снятием кассы

Правила снятия кассы с учета подробно описаны в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ. Прежде чем снимать кассу с учета, нужно создать отчет о закрытии архива фискального накопителя (ФН) и передать сведения из этого отчета вместе с заявлением о снятии. Инструкции по закрытию архива для разных моделей касс есть в Контур.Помощи.

Если касса утеряна или похищена, отчет о закрытии фискального накопителя не требуется. Если ФН сломан, разрешается не формировать отчет, при условии что считать данные невозможно, и производитель ФН это подтвердил.

Всего есть три способа подать заявление о снятии:

• онлайн в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД);
• онлайн на портале ФНС;
• лично в налоговой инспекции. 

Можно выбрать любой удобный способ. Но если сломался фискальный накопитель (ФН), снять кассу с учета через кабинет ОФД не выйдет. В таком случае нужно закрыть ФН с помощью утилиты для регистрации кассы на компьютере, а снять кассу можно через сайт налоговой.

Рекомендуется подавать заявление о снятии кассы с учета максимально оперативно. Так, при продаже кассы это следует сделать не позже одного рабочего дня с момента передачи аппарата новому пользователю. Об этом говорится в п. 5 ст. 4.2 54-ФЗ.

Как снять кассу с учета в личном кабинете ОФД

Когда закрыли архив ФН и убедились, что все кассовые документы переданы ОФД, можно приступать к снятию кассы с учета. Приведем пошаговую инструкцию на примере ОФД Контура:

Шаг 1. В личном кабинете ОФД перейдите в разделе «Кассы», откройте карточку нужной кассы и нажмите «Снять с учета в ФНС».

Шаг 2. Укажите код ИФНС. Данные из отчета о закрытии архива ФН подтянутся автоматически, если у кассы есть связь с ОФД и доступ в интернет.

Если у кассы нет связи с ОФД и данные из отчета о закрытии ФН не появились в заявлении, можно указать параметры вручную. Если нет возможности сформировать отчет о закрытии ФН из-за потери или похищения кассы, отметьте соответствующий пункт галкой.

Шаг 3. Подпишите заявление электронной подписью руководителя компании и отправьте его в инспекцию. На ответ у налоговой есть 10 рабочих дней с момента подачи заявления.

Шаг 4. Дождитесь ответа. Когда ФНС одобрит заявление, в личный кабинет ОФД придет карточка о снятии кассы с учета. Для завершения процесса нажмите кнопку «Завершить снятие с учета».

Даже если касса уже снята с учета, все документы будут храниться в личном кабинете. Найти их можно в разделе «Чеки».

Как снять кассу с учета на сайте ФНС

Когда отчет о закрытии архива ФН сформирован, войдите в личный кабинет ИП или юрлица на портале ФНС. Откройте раздел «Учет ККТ», выберите заявление о снятии и заполните необходимые поля, например, номер ФН и причину снятия с регистрации.

Там же, на портале ФНС, можно следить за ходом рассмотрения заявления и проверять состояние регистрации кассы.

Когда налоговая сама снимает кассу с учета

В некоторых случаях налоговая служба сама снимет кассу с учета, не дожидаясь заявления от владельца. Об этом говорится в Письме ФНС от 10.06.2020 № АБ-4-20/9617@ и Письме от 24.02.2021 № АБ-4-20/2278@. Вот эти случаи:

• Касса не отвечает законодательным требованиям.
• Закончился срок действия ФН, который зарегистрирован в кассе. 
• Бизнес закрылся и это подтверждает запись о прекращении деятельности в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Компания или ИП не предоставили доступ к кассе во время налоговой проверки. Это основание начало действовать позже остальных — с 1 марта 2025 года. На заметку: повторно зарегистрировать кассу можно будет только после того, как налоговая все-таки проверит ее.

Узнать об инициативе налоговой можно в личном кабинете ИП или юрлица, а еще в личном кабинете ОФД. В течение пяти дней налоговая сформирует карточку о снятии и отправит ее пользователю.

Что учесть

Возможна ситуация, когда не все данные с кассы отправлены в ФНС, а налоговая уже сняла эту кассу с учета. Это может доставить пользователю много хлопот, так как документы все равно передать нужно. Поэтому, рекомендуем не дожидаться пока ФНС снимет кассу с учета в одностороннем порядке, а делать это самостоятельно.

Что будет, если не снять кассу с учета

Владелец кассы обязан сам ее регистрировать, перерегистрировать и снимать с учета. Если этого не сделать, налоговики могут оштрафовать за нарушение порядка, сроков и условий перерегистрации касс. Размер штрафа установлен ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Сколько придется заплатить: 

• ИП грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
• Компаниям — от 5 000 до 10 000 рублей.

За что еще могут оштрафовать владельцев касс, рассказали в статье.

Ответы на вопросы

Как быть, если потерянную кассу сняли с учета, а она нашлась?

Статус «потеряна» можно снять с кассы. Как это сделать, описано в Письме ФНС от 06.04.2021 № АБ-4-20/4607@.

Надо ли снимать кассу с учета, если стали самозанятым?

Предприниматель, который перешел на режим НПД, то есть стал самозанятым, может формировать чеки в мобильном приложении «Мой налог» и работать без онлайн-кассы. Если точно уверены, что не будете пользоваться кассой, рекомендуем снять ее с учета.   

Помните, что обязанность снимать кассу с учета лежит на ее пользователе, то есть на предпринимателе или организации. Не забывайте снимать с учета кассы, с которыми больше не работайте, и соблюдайте правила, описанные в законодательстве.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку