Регистрация, перерегистрация и снятие ККТ с учета

Перед началом работы с кассой предприниматель обязан зарегистрировать ее в ФНС, а если меняет сферу деятельности или просто решил сменить ККТ — снять ее с регистрационного учета. Если этого не сделать, можно получить штраф. Рассказываем, как регистрировать, перерегистрировать и снять кассу с учета.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Реклама 16+

Получите 3 месяца бесплатного ОФД

Попробовать бесплатно

Как зарегистрировать ККТ в налоговой

Общие правила регистрации указаны в ст. 4.2 54-ФЗ. Чтобы зарегистрировать кассу онлайн через личный кабинет налогоплательщика:

Как зарегистрировать кассу в налоговой для ИП рассказывали в статье.

1. Войдите в свой аккаунт в личном кабинете.

2. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» выберите «Зарегистрировать ККТ».

3. Выберите пункт «Заполнить параметры вручную» и заполните данные:

   • Адрес установки кассы — торгового центра, магазина, ресторана или другой точки, где используется касса. Адрес выберите из справочника ФИАС.

   • Модель и заводской номер кассы. Они указаны и на самом аппарате, и в его паспорте.

   • Модель и заводской номер ФН. Написаны в паспорте накопителя либо на упаковке.

   • Информацию о порядке использовании кассы, например, для расчетов в торговом зале или для разъездной торговли.

   • Название оператора фискальных данных, с которым заключен договор.

4. Подпишите заявление квалифицированной электронной подписью и отправьте в ФНС.

5. Налоговая должна присвоить регистрационный номер из 16 цифр и направит его в личный кабинет.

6. Введите полученный номер в кассовую программу и создайте отчет.

7. В личном кабинете ФНС внесите сведения из отчета о регистрации ККТ. Подпишите форму КЭП и отправьте.

Если вы все сделали верно, налоговая вышлет карточку регистрации в личный кабинет.

Как зарегистрировать ккт в налоговой через личный кабинет предпринимателям в новых регионах мы рассказывали в статье.

Зарегистрировать кассу в налоговой можно и в очном формате. Для этого вам надо лично прийти отделение ФНС. Вам потребуется паспорт, заполненный бланк по форме КНД 1110061 и паспорт регистрируемой кассы. Если в налоговую идете не вы сами, а отправляете представителя, оформите ему доверенность от юрлица или предпринимателя.

Как еще можно зарегистрировать кассу

В личном кабинете ОФД

Для регистрации кассы вы можете воспользоваться личным кабинетом ОФД. Покажем, как это сделать на примере Контур.ОФД:

1. Зайдите в личный кабинет и выберите раздел «Кассы».

2. Нажмите в верхнем правом углу кнопку «Добавить кассу» → «Зарегистрировать кассу в ФНС».

   

3. Заполните все поля заявки, отправьте ее в налоговую.

   

4. ФНС пришлет сюда же в личный кабинет регистрационный номер из 16 знаков, сформируйте отчет о регистрации, и он автоматически отправится в налоговую через ОФД.

   

5. ФНС пришлет вам карточку регистрации. Только после этого можно начинать работу с онлайн-кассой.

Через портал Госуслуг

Способ действует с 1 сентября 2025 года (Федеральный закон от 08.08.2024 № 274-ФЗ). Чтобы оформить кассу через портал Госуслуг:

1. Авторизуйтесь на портале и в заявление внесите необходимые данные о своем ИП или компании, о кассе и ОФД.

2. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью.

3. В течение рабочего дня в личный кабинет придет регистрационный номер.

4. Сформируйте отчет о регистрации ККТ — обычно касса предлагает сделать это автоматически. Если касса работает не в автономном режиме, отчет придет в ФНС. Если в автономном — заполните заявление по данным отчета в личном кабинете. Отправьте его в ФНС через Госуслуги не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от ФНС регистрационного номера.

5. Получите карточку регистрации ККТ.

Федеральный закон № 274-ФЗ утвердил возможность с 1 сентября регистрировать кассу через ее изготовителя.

Обратите внимание: работать на кассе можно только после получения карточки регистрации из ФНС. Если начать расчеты раньше времени, это приведет к блокировке онлайн-кассы.

Как провести перерегистрацию кассы

Ситуаций, когда бизнесу надо перерегистрировать кассу, несколько, например, если предприниматель меняет оператора фискальных данных.

Другие причины:

1. Изменились данные регистрации ККТ: адрес установки кассы, название компании и пр.

2. Пришел срок менять фискальный накопитель.

3. Касса переходит из автономного режима в обычный или наоборот.

4. Касса включается в состав автоматического устройства или наоборот.

С 1 марта 2025 года можно перерегистрировать кассы в упрощенном порядке: достаточно сформировать на кассе отчет об изменении параметров регистрации, а оператор фискальных данных автоматически отправит его в ФНС.

Упрощенная регистрация не подходит, если касса работает или часть времени работала в автономном режиме, работает в составе автоматического устройства или вы не можете в отчете о перерегистрации указать причину.

Как перерегистрировать ккт в налоговой через личный кабинет в обычном порядке:

Для пользователей Контур.ОФД мы подготовили подробную инструкцию.

1. Сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации

2. Заполните заявление на перерегистрацию кассы. Укажите причину перерегистрации и заполните недостающие данные.

   Обратите внимание на код ИФНС: по закону подать заявление о перерегистрации кассы можно в любой налоговый орган, но обычно указывают ИФНС по адресу регистрации юрлица или ИП. Узнать код своей инспекции можно на сайте ФНС.

3. Нажмите «Отправить заявление в ФНС» и подпишите его электронной подписью руководителя организации.

4. Если всё прошло успешно, налоговая проверит реквизиты отчета и отправит карточку регистрации кассы с новыми данными.

Как снять кассу с учета

Что важно знать перед снятием кассы

Правила снятия кассы с учета подробно описаны в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ. Прежде чем снимать кассу с учета, нужно создать отчет о закрытии архива фискального накопителя (ФН) и передать сведения из этого отчета вместе с заявлением о снятии. Инструкции по закрытию архива для разных моделей касс есть в Контур.Помощи.

Если касса утеряна или похищена, отчет о закрытии фискального накопителя не требуется. Если ФН сломан, разрешается не формировать отчет, при условии что считать данные невозможно, и производитель ФН это подтвердил.

Есть пять способов подать заявление о снятии:

• онлайн в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД),

• онлайн на портале ФНС,

• лично в налоговой инспекции,

• через изготовителя ККТ,

• через портал Госуслуги

Можно выбрать любой удобный способ. Но если сломался фискальный накопитель (ФН), снять кассу с учета через кабинет ОФД не выйдет. В таком случае нужно закрыть ФН с помощью утилиты для регистрации кассы на компьютере, а снять кассу можно через сайт налоговой.

Рекомендуется подавать заявление о снятии кассы с учета максимально оперативно. Так, при продаже кассы это следует сделать не позже одного рабочего дня с момента передачи аппарата новому пользователю. Об этом говорится в п. 5 ст. 4.2 54-ФЗ.

Как снять кассу с учета в личном кабинете ОФД

Когда закрыли архив ФН и убедились, что все кассовые документы переданы ОФД, можно приступать к снятию кассы с учета. Приведем пошаговую инструкцию на примере ОФД Контура.

Шаг 1. В личном кабинете ОФД перейдите в разделе «Кассы», откройте карточку нужной кассы и нажмите «Снять с учета в ФНС».

Шаг 2. Укажите код ИФНС. Данные из отчета о закрытии архива ФН подтянутся автоматически, если у кассы есть связь с ОФД и доступ в интернет.

Если у кассы нет связи с ОФД и данные из отчета о закрытии ФН не появились в заявлении, можно указать параметры вручную. Если нет возможности сформировать отчет о закрытии ФН из-за потери или хищения кассы, отметьте соответствующий пункт галкой.

Шаг 3. Подпишите заявление электронной подписью руководителя компании и отправьте его в инспекцию. У налоговой есть пять рабочих дней, чтобы направить карточку о снятии кассы с учета.

Шаг 4. Для завершения процесса нажмите кнопку «Завершить снятие с учета».

Даже если касса уже снята с учета, все документы будут храниться в личном кабинете. Найти их можно в разделе «Чеки».

Как снять кассу с учета на сайте ФНС

Когда отчет о закрытии архива ФН сформирован, войдите в личный кабинет ИП или юрлица на портале ФНС. Откройте раздел «Учет ККТ», выберите заявление о снятии и заполните необходимые поля, например, данные из отчета о закрытии ФН и причину снятия с регистрации.

Карточку о снятии ККТ с учета налоговая разместит там же через пять дней.

Когда налоговая сама снимает кассу с учета

В некоторых случаях налоговая служба сама снимет кассу с учета (п. 15-19 ст. 4.2 Закона 54-ФЗ):

• Касса не отвечает законодательным требованиям.

• Закончился срок действия ФН, который зарегистрирован в кассе.

• Бизнес закрылся и это подтверждает запись о прекращении деятельности в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

• Компания или ИП не предоставили доступ к кассе во время налоговой проверки. Это основание начало действовать позже остальных — с 1 марта 2025 года. На заметку: повторно зарегистрировать кассу можно будет только после того, как налоговая все-таки проверит ее.

Узнать об инициативе налоговой можно в личном кабинете ИП или юрлица, а еще в личном кабинете ОФД. В течение пяти дней налоговая сформирует карточку о снятии и отправит ее пользователю.

Как снять ККТ с учета на Госуслугах

1. Авторизуйтесь на сайте и перейдите к услуге снятия с учёта ККТ

2. Укажите, можно ли сформировать отчет о закрытии фискального накопителя (ФН). Если да — уточните, работала ли касса в автономном режиме. Если нет — укажите причину снятия с учета.

3. Проверьте сведения об организации или ИП, укажите регистрационный и заводской номера кассы.

4. Укажите данные из отчета о закрытии ФН — если ФН не был сломан. Прикрепите архив данных закрытого ФН — если касса работала в автономном режиме. Подключите старый накопитель к компьютеру, с помощью специальной программы выгрузите архив данных в формате fnc и прикрепите его к заявлению.

5. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью.

6. Карточка о снятии ККТ с регистрационного учета придет вам в личный кабинет.

Законодатели также утвердили возможность с 1 сентября снимать кассу с учета через ее изготовителя.

Что учесть

Возможна ситуация, когда не все данные с кассы отправлены в ФНС, а налоговая уже сняла эту кассу с учета. Это может доставить пользователю много хлопот, так как документы все равно передать нужно. Поэтому, рекомендуем не дожидаться пока ФНС снимет кассу с учета в одностороннем порядке, а делать это самостоятельно.

Как быть, если потерянную кассу сняли с учета, а она нашлась

Статус «потеряна» можно снять с кассы. Как это сделать, описано в Письме ФНС от 06.04.2021 № АБ-4-20/4607@.

Надо ли снимать кассу с учета, если стали самозанятым

Предприниматель, который перешел на режим НПД, то есть стал самозанятым, может формировать чеки в мобильном приложении «Мой налог» и работать без онлайн-кассы. Если точно уверены, что не будете пользоваться кассой, рекомендуем снять ее с учета.  

Помните, что обязанность снимать кассу с учета лежит на ее пользователе, то есть на предпринимателе или организации. Не забывайте снимать с учета кассы, с которыми больше не работаете.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Ответственность за нарушения

Владелец кассы обязан сам ее регистрировать, перерегистрировать и снимать с учета. Если этого не сделать, налоговики могут оштрафовать за нарушение порядка, сроков и условий перерегистрации касс. Размер штрафа установлен ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Сколько придется заплатить:

• ИП грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.

• компаниям — от 5 000 до 10 000 рублей.

За что еще могут оштрафовать владельцев касс, рассказали в статье.