Новичку о приемке товара: основные правила и процессы — Контур.Маркет — СКБ Контур

Новичку о приемке товара: основные правила и процессы

29 сентября 2022 1 Чек‑лист

В статье рассказываем начинающим предпринимателям, как заключить договор с поставщиком, как сделать заказ товара, какие нужны документы и как сделать рутинные процессы проще. Вот основные процессы от договора до оприходования — за 6 шагов.

1. Заключите договор с поставщиком

В российском законодательстве нет регламента, как принимать товар в магазин. Предприниматель и поставщик обсуждают заказ и оформляют условия в договоре поставки (ст. 513 ГК РФ). 

Вот что можно прописать в документе: что обязан сделать поставщик и заказчик, за какое время нужно принять товар, какие сопроводительные документы должен предоставить поставщик, может ли цена доставленных товаров отличаться от прописанной в заказе и насколько, как стороны будут решать конфликты и прочее. Договоритесь обо всём, что вам важно как владельцу торговой точки. 

Как найти поставщиков

К открытию нового магазина заказали конфеты. Их хотели выдавать покупателям в подарок за покупку в первый день работы. Поставщик не привез товар в назначенный день — нарушил сроки в договоре поставки. По условиям документа, владелец магазина может взыскать штраф с поставщика из-за задержки. 

2. Оформите заказ

Условия, как магазин заказывает товар, тоже пропишите в договоре поставки. Варианты могут быть такие: вы звоните поставщику, отправляете письмо с заказом или поставщик приезжает в торговую точку, чтобы оформить заказ. 

Вы передали поставщику, что хотите заказать и в каком объеме. Поставщик составляет перечень товаров и сопроводительные документы, сообщает, когда придет поставка.

Не забывайте заказывать популярные товары заранее, чтобы не терять клиентов. Вот вы слишком поздно заказали молоко, и покупателям пришлось идти за ним в другой магазин. Следить за остатками и вовремя заказывать ходовые товары помогают учетные системы. 

3. Оплатите заказ и ждите поставку

Договоритесь с поставщиком, как будете оплачивать товары. Обычно поставщики привозят заказ только после оплаты. Можно прописать в договоре другие условия. Например, поставки идут два раза в неделю, а оплачиваете вы их в конце месяца. 

После оплаты товар привозят в магазин или на склад ко времени, на которое вы договорились. Важно быть готовым к назначенному часу и организовать приемку, чтобы не случилось так, что все сотрудники заняты в зале и груз принимать некому, или его некуда поставить. 

Предупредите сотрудников заранее, к какому времени нужно освободить место на складе. Выделите зоны для товаров, которые нельзя ставить вместе, чтобы куриные тушки не лежали рядом со средствами от комаров. 

4. Проверьте сопроводительные документы

Поставщик отправляет сопроводительные документы вместе с товаром: накладные ТОРГ-12 и ТТН, счет фактуру или УПД. Подробнее о приходных накладных

Накладные составляют в двух экземплярах — один для заказчика, второй для поставщика. Счет-фактуру делают только для магазина.

Если вы платите НДС, вместе с накладной ТОРГ-12 вам отправят счет-фактуру — что подтвердить сумму НДС, которая включена в заказ. С помощью счета-фактуры вы сможете получить налоговый вычет со своей прибыли. 

5. Примите поставку

Если поставка соответствует договору, магазин принимает товар. Владелец или работники магазина сравнивают данные в накладной с грузом: проверяют наименования, цены, внешний вид, количество, качество, вес, артикулы и прочее. 

При приемке ситуации бывают разные. Например, упаковка товара повреждена, а по закону это — причина для возврата (ст. 482 ГК РФ). Или может, товара пришло меньше по количеству или массе, чем заявлено в накладной. В таких случаях составляют акт о расхождении по количеству и качеству: ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных.

Если при приемке не обнаружили недостачу, излишки или товары плохого качества, подпишите накладную и поставьте печать. Если вы как директор магазина и материально ответственное лицо не всегда можете присутствовать на приемке, сделайте доверенность на одного из сотрудников. В договоре о поставке пропишите сроки, в которые вы сможете проверять товар после поставки. Например, сутки для скоропорта и до 7 дней у других товаров.

В товароучетных системах удобно принимать электронные накладные и подписывать их с помощью КЭП. Например, Контур.Маркет создаст товароучетную часть накладной и автоматически пересчитает остаток. Подробнее

6. Оприходуйте товар

Принятые продукты оприходуйте, чтобы добавить новый товар в базу магазина или поменять остаток у существующего. Можно следить за товарам и их количеством в тетрадке или в Excel-таблице. Чтобы выписать информацию из накладной вручную, можно потратить несколько часов, а еще велика вероятность ошибок. 

Оприходовать товар быстро и без ошибок помогают товароучетные системы. Когда товаров много, сотрудник сканирует штрихкоды, а система ставит товары на баланс. 

Почему начинающему предпринимателю стоит использовать учетную систему

Электронный каталог товаров позволяет продавать товары через кассу и вести учет. Номенклатура уходит на кассу, а на основе данных с кассы учетная система пересчитывает оставшийся товар.

После оприходования нужно рассчитать розничную цену и сделать ценники. Читайте, как назначать цены, чтобы не терять прибыль и как оформить ценники на товары.

market

Прием товара и контроль остатков в Контур.Маркете

Попробуйте бесплатно в течение 14 дней

Изображение на обложке от kjpargeter на Freepik

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи