Как рознице удобнее учитывать товар — в облачной или локальной программе?

Автоматизировать учет в розничной торговле помогают товароучетные программы. Их еще называют товароучетными системами и сервисами. Технически такие программы разделяются на облачные и локальные. Вы узнаете реальные примеры использования этих программ, их плюсы и минусы.

Таблица в Excel

Локальная товароучетная программа

Облачный сервис для учета товаров

Учет товаров нужен, чтобы управлять ассортиментом и рентабельностью магазина. Для работы с ассортиментом нужно знать, сколько товара закуплено у поставщика, сколько продано, а сколько потеряно из-за порчи или кражи. Для оценки прибыльности нужны отчеты, которые строятся на основе товароучета и данных с кассы.

Можно записывать приход-расход в бумажной тетради и считать цифры самому. Но это долго и не страхует от ошибок в расчетах. Если ищете решение для автоматизации своей торговли, изучите плюсы и минусы локальных и облачных программ для товароучета. Об учете в Excel расскажем отдельно, потому что в этом формате обычно начинают вести электронный каталог товаров, и большинство прайсов тоже существует в Excel.

Таблица в Excel

Excel — программа для простейшего учета товаров, который возможен в электронном виде.

Кому подходит

В ассортименте предприятия около сотни позиций, продажи происходят не каждый день, предпринимателю не нужны детальные отчеты для анализа поставок и продаж.

Стоимость

Программа входит в штатный пакет Microsoft Office, чаще всего она уже есть на компьютере пользователя, и платить за нее не нужно.

Реальная история

Татьяна изготавливает украшения на заказ. Она создала в Excel 12 вкладок по числу месяцев в году, и в каждой вкладке записывает, сколько потратила на материалы и сколько продала изделий:

Как рассказывает Татьяна, возможностей таблицы ей хватало, пока она не открыла второй магазин. На учет товаров в обеих торговых точках стало уходить почти в два раза больше времени.

Плюсы учета в Excel

  • Программа работает даже на устаревшем компьютере с установленным Microsoft Office;
  • Формулы легко настроить, чтобы суммировать приход-расход;
  • Подробности о заказе или продаже можно записывать в комментариях к ячейкам, например «на заказ» или «ждет отправки»;
  • Для анализа можно строить графики и диаграммы на основе таблиц;
  • Номенклатуру можно передавать на кассу, чтобы выдавать покупателям чеки по требования 54-ФЗ.

Минусы учета в Excel

  • Все операции нужно делать самостоятельно: вносить в документ изменения, настраивать формулы подсчета, следить, нет ли ошибок в расчетах, формировать графики;
  • С номенклатурой в формате Excel могут работать только самые простые модели касс, которые значительно уступают другой технике в скорости формирования и печати чека.   

Локальная товароучетная программа

Локальная программа устанавливается на компьютер, умеет учитывать товар на складе и в магазине.

Кому подходит

Крупным игрокам розничной торговли, которые готовы платить за то, чтобы максимально автоматизировать бизнес-процессы. Это сетевые магазины, у которых есть свой склад, в ассортименте более 20 000 наименований и несколько десятков контрагентов.

Стоимость

В базовой версии программа стоит от 3 300 до 6 700 рублей. Для крупного бизнеса стандартной версии недостаточно, а для малого бизнеса в ней есть инструменты, в которых нет острой необходимости.

Реальная история

Бывшая управляющая супермаркета Наталья поделилась, что с трудом освоила подобную программу, но потом работать было удобно: «Товар приходил от 24 постоянных поставщиков и еще были периодические поставки от контрагентов помельче. В программе я видела всю историю товара по накладным, сверяла остатки по партиям, назначала акции на молоко и другие продукты, у которого истекал срок годности».  

Когда Наталья открыла свой магазин одежды и галантереи, ей пришлось выбирать программу для товароучета, которая была бы проще и дешевле: «Мне не нужно было и половины того, что было в той программе. Главное видеть движение товара, остатки и аналитику по продажам: выручку за период и прибыль. И еще я не могу постоянно находиться в своем бутике, поэтому мне нужна была такая программа, с которой можно на расстоянии узнать, как идут продажи».

Плюсы локальной системы учета

  • Защита коммерческой информации от недоброжелателей. В программе может работать только один человек, имеющий доступ к компьютеру, на который она установлена;
  • Поскольку в программе отражена вся коммерческая информация о компании, в системе можно ограничивать доступ к ней разным сотрудникам. Как правило, установить права доступа самому слишком сложно, а иногда и невозможно. Производители ПО делают настройку дополнительной услугой за деньги.   
  • Большое разнообразие отчетов как по поставкам, так и по продажам. Их можно детализировать с помощью фильтров, например, по складам, магазинам, продавцам, по каждому виду товара.
  • Гибкое ценообразование позволяет назначать цены и скидки на основе закупочной из накладной, по типу клиента или поставщика, отдельно для перемещаемой продукции в другую торговую точку.

Минусы локальной системы

  • Программа умеет детально учитывать все процессы на складе и в магазине, поэтому освоить ее сложно;
  • После установки программы на компьютер ее нужно правильно настроить, с этим не справится обычный пользователь, придется заплатить за услугу настройки;
  • Программа обновляется не автоматически, зачастую за доступ к обновлениям и их установку нужно доплачивать производителю системы;   
  • Техподдержка зачастую платная и работает по графику;
  • В программу можно зайти только с одного компьютера, на который она установлена, а значит, доступ к информации о наличии товара и отчетам ограничен;    
  • Поскольку программа локальная, в ней не может работать сразу несколько человек. Это неудобно, если директор и товаровед хотят увидеть актуальную информацию одновременно;  
  • Информация хранится на компьютере, который может сломаться, поэтому нужно регулярно делать резервные копии данных;
  • Если планируете продолжать пользоваться такой программой, нужно внимательнее отнестись к подбору кассы. Обязательно спросите у продавца, совместимо ли кассовое ПО с вашей товароучетной программой.

Попробуйте бесплатно веб-сервис Контур.Маркет. Автоматизируйте учет товаров и оцените преимущества облачного решения.

Узнать подробнее

Облачный сервис для учета товаров

Это веб-сервис для удаленной работы работы с ассортиментом, например, Контур.Маркет.

Программу не нужно устанавливать на компьютер, вся информация хранится в облаке, поэтому в сервис входят по логину/паролю или по квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Кому подходит

Малой рознице или общепиту, в том числе с несколькими торговыми точками, номенклатура содержит до 20-30 000 наименований. Если в ассортименте есть крепкий алкоголь или пиво, учтите это при выборе товароучетной системы. Не все веб-сервисы поддерживают работу с ЕГАИС, как это делает Контур.Маркет.

Стоимость

Есть и бесплатные, и платные программы. Тарифы Контур.Маркета

Особенности

Для работы на кассе нужна не только товароучетная система, но и программа, с помощью которой ККТ получает номенклатуру.

  • Если кассовая программа тоже облачная, то ваша онлайн-касса будет обращаться в облако при добавлении каждой позиции в чек. Для этого нужен устойчивый интернет.
  • Если локальная, как кассовый модуль Контур.Маркета, то программу нужно установить на онлайн-кассу. ПО должно быть совместимо и с товароучетным сервисом, и с онлайн-кассой.

Реальная история

Чтобы доставлять клиентам заказы, владелец интернет-магазина Роман купил онлайн-кассу для нестационарной торговли. Он пользовался бесплатным сервисом для передачи номенклатуры из облака на кассу. «Моя касса добавляла наименование в чек примерно за минуту. Это было долго, я нервничал, что интернет в подъезде неустойчивый, и сейчас потеряется связь с облачной базой товаров. Покупатель тоже нервничал, потому что я тратил его время. Если в чеке было десять товаров, то процесс продажи занимал 10-15 минут».  

Плюсы облачной системы на примере Контур.Маркета

  • Легко начать и просто работать. Чтобы не заполнять номенклатуру с нуля, в сервис можно загрузить файл Excel, в котором работали раньше. Еще вариант — добавлять товары по штрихкоду из готового каталога на 3,5 млн позиций.

  • Информация хранится в облаке, а не на физическом носителе, который может сломаться.  
  • Удаленное управление торговлей. В сервисе можно работать отовсюду, где есть интернет, — дома, в командировке или в отпуске. Вы знаете, какие товары остались, какие продажи прошли через кассу и другую статистику.
  • Есть необходимые отчеты, чтобы контролировать прибыльность бизнеса:
    • Продажи: прибыль, выручка, остатки по всем товарам на конец периода.
    • Поставки: остаток товара на сегодня, средний расход товара за день, дата последней поставки на сегодня.
    • Выручка за день: количество и суммы продаж по товарам, количество чеков.
    • Товарный отчет: список документов о приходе и расходе товаров в ценах продажи.
  • Все инструменты для учета алкоголя и сдачи отчетности. Сервис обменивается документами с ЕГАИС и для ФСРАР формирует декларации по формам 11 и 12 на основе данных ЕГАИС.
  • Кассовое ПО только локальное, это значит, номенклатура хранится прямо в памяти кассы. При формировании чека ей не нужен интернет, и скорость работы кассы не зависит от устойчивости связи с облаком.  
  • Можно ограничить доступ к настройкам кассы для кассиров, которым вы не доверяете.

Минусы облачных систем

  • Иногда подводит связь с интернетом.
  • Вне локальной системы, в которой установлен УТМ, не получится принимать документы в ЕГАИС. Однако в Контур.Маркете такая возможность есть — для удаленной работы с ЕГАИС скачайте бесплатную программу Помощник УТМ.
  • Не во всех системах есть разграничение прав доступа к информации. В Контур.Маркете можно назначить уровень доступа к настройкам кассы, а скоро — к сервису в целом.

Подробнее о Контур.Маркете читайте в статье Как товароведу тратить меньше времени на учет, а директору — удаленно контролировать бизнес?


Ведите учет товаров в Контур.Маркете: назначайте цены на разные партии товара, моментально получайте данные об остатках, выручке, прибыли, товарных документах.

Узнать о возможностях

Создайте каталог в Контур.Маркете, для этого есть три способа. Затем передайте каталог на кассу  нажатием одной кнопки. Готово. После этого на кассе можно добавлять в чек услуги, товары или блюда, чтобы выдать распечатанный чек клиенту.

Чтобы инвентаризировать большой ассортимент, магазин использует технологии для ускорения подсчета остатков. Сэкономить время помогает терминал сбора данных (ТСД). Заменить его может одно из мобильных приложений. Расскажем, как работает то и другое с Контур.Маркетом, и сравним преимущества и недостатки различных приложений.  

В Контуре есть система лояльности Контур.Бонус. С ней вы можете копить баллы за оплату счетов Контур.Маркет. Баллами можно оплачивать часть счета при продлении сервисов Контура или подарочные сертификаты в любимые магазины. Рассказываем, как воспользоваться системой лояльности.

В парикмахерской Аллы есть толстый разлинованный журнал с записями на стрижку и маникюр. Алла каждый вечер фотографирует несколько страниц, чтобы знать, на какое время поставить клиента, который позвонил ей вечером или в выходной. Как Алле записывать клиентов в нерабочее время быстрее и проще?

Возвратная накладная нужна, чтобы документально оформить возврат поставщику. Документ подтверждает факт получения и отгрузки товара, является обоснованием принятия НДС к вычету и подтверждает истечение срока гарантии на товар. Опишем причины и сроки возвратов, требования к составлению возвратных накладных, дадим образцы документов и пустые бланки для скачивания.  

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.