Как выбрать программу для учета товаров

Вести учет товаров и остатков можно вручную в таблице, а можно в товароучетной программе для розничной торговли. Последняя помогает автоматизировать процесс, сэкономить время и снизить количество ошибок. Расскажем, как работают товароучетные системы и как их выбрать, а еще приведем топ программ для учета.

Учет товаров с Контур.Маркетом 14 дней бесплатно

Что такое товароучетная программа и зачем она нужна

Товароучетная программа — это программное обеспечение или онлайн-сервис, которые разработаны специально для учета товаров и их остатков. Они автоматически фиксируют все операции с товаром: поступление, продажу, списание, перемещение, возврат. Для этого программа использует информацию, которая поступает к ней из сопроводительных документов, с кассы и через терминал сбора данных. Система учитывает эти операции и сама обновляет остатки в режиме реального времени. При этом необходимые корректировки и изменения можно вносить вручную.

Программа учета товаров может вести статистику продаж, сама формировать сопроводительные документы, а некоторые могут даже отправлять информацию в госсистемы: ЕГАИС, «Меркурий» и Честный знак.

Товароучетная программа помогает снизить количество ошибок, сэкономить ценные часы и минуты, вовремя замечать неликвид  и делать заказы поставщикам. А благодаря готовой статистике бизнес может принимать взвешенные управленческие решения.

С какими задачами помогает справиться товароучетная программа

Программы учета товаров позволят избежать следующих сложностей:

Сбой в поставках и дефицит товара. Программа будет отслеживать, когда заканчиваются товары. Некоторые сервисы умеют автоматически размещать заявку на новую поставку.

Кассовый разрыв и финансовые потери. Программа напомнит вовремя заказать новую поставку, бизнесу не придется ждать, пока товар прибудет на склад или оплачивать крупные партии разом, чтобы компенсировать дефицит.

Неверные управленческие решения. Встроенная аналитика покажет, насколько хорошо работают процессы и какие товары пользуются спросом.

Пересортица и недостача. Автоматизация сократит количество ошибок и сразу покажет недостачу.

Ошибки резервирования. Некоторые программы можно подключить к маркетплейсу или интернет-магазину, тогда они автоматически будут учитывать бронь или покупку, списывать товар на складе и убирать его карточку из магазина.

Проблемы с персоналом. Недобросовестным сотрудникам будет труднее скрывать хищение за ошибками, а добросовестные будут меньше уставать и реже увольняться из-за нагрузки.

Налоговые и административные риски. Часть сервисов сама умеет отправлять данные в систему маркировки и ЕГАИС и помогает быстро сформировать акты списания подконтрольных товаров.

Издержки. Автоматизация позволяет сократить количество ошибок, а значит, и издержек на частую инвентаризацию или найм сотрудников для дополнительного контроля.

Для какого бизнеса подойдут товароучетные программы

Товароучетная программа пригодится бизнесу любого масштаба — от небольшого магазина до крупной сети. Не понадобится она только самозанятым и индивидуальным предпринимателям, которые производят товар поштучно и могут пересчитать его без особых усилий. 

Вот лишь некоторые сферы бизнеса, которым товароучетная программа поможет вести дела:

Какие процессы в магазине можно автоматизировать с товароучеткой

Автоматизировать можно большую часть процессов, связанных с приемкой, списанием и движением товаров:

Учет товаров на складе. Программа фиксирует каждую операцию: от приемки и инвентаризации до продажи и возврата. Формирует необходимые документы и хранит историю всех действий.

Приемка товара. Товароучетное ПО считывает информацию из сопроводительных документов и автоматически зачисляет товар на баланс.

Контроль запасов и инвентаризация. Сервисы товарного учета умеют сравнивать фактические и плановые остатки, выявлять расхождения и оперативно корректировать данные.

Продажи. Программу можно интегрировать с кассой. Тогда при продаже система будет автоматически списывать товар с баланса.

Закупки и управление поставками. Системы учета товаров анализируют продажи и остатки, прогнозирует, когда и что нужно докупить. 

Финансовый учет и аналитика. Программа автоматически учитывает доходы и расходы, формирует отчеты по выручке, прибыли, среднему чеку, возвратам и другим показателям. 

Работа с клиентами и система лояльности. Встроенные CRM-функции позволяют вести базу клиентов, настраивать скидки, бонусы, накопительные карты и анализировать покупательское поведение.

Соблюдение законодательства. Некоторые программы учета для торговли поддерживают работу с маркированными товарами и автоматически передают данные в Честный Знак, а еще в ЕГАИС и «Меркурий», если нужно. 

Синхронизация между  разными каналами продаж. Когда магазин продает товары онлайн и офлайн с одного склада, интеграция продаж помогает избежать ошибок.

При этом набор возможностей товароучетной программы зависит от производителя. Но большинство из них предлагает следующие базовые решения:

• Автоматизацию учета товаров. 
• Работа на кассе. 
• Интеграция с торговым оборудованием, например, сканер или весы.
• Управление запасами. 
• Аналитика и отчеты. 
• Документооборот. Программы формируют накладные и акты и позволяют отправить их контрагенту или принять документы от поставщика.
• Управление ценами и скидками. В программе можно устанавливать или менять цены на товар, она помогает кассе учитывать скидки и работать с картами лояльности.
• Работа с несколькими торговыми точками и многопользовательский режим.

 

Как вести товароучет в специальной программе

Набор действий зависит от конкретной программы, в статье приведем обобщенный алгоритм. Для начала нужно зарегистрироваться в сервисе или установите программу на компьютер, а затем настроить ее. Ввести точки, склады и поставщиков магазина, пригласить сотрудников, загрузить или заполнить каталог товаров. 

Как учитывать поступление товаров

Если поставщик использует электронный документооборот и прикладывает к товару универсальный передаточный документ (УПД), программа автоматически зачислит поступивший товар на баланс магазина. Если товар сопровождается бумажными документами, продукцию нужно ввести в программу вручную или воспользоваться возможностью распознавания сканов. При этом важно указать количество, цену, характеристики и поставщика товаров.

После этого система учета товаров автоматически формирует приходные документы. Например, накладные и приходные ордера. Информация о поступившем товаре сразу отобразится в общем балансе остатков.

Как учитывать перемещение и списание товаров

В большинстве товароучетных программ перемещение товаров нужно отмечать вручную, но сделать это все равно намного проще, чем при работе с таблицами. Достаточно создать документ, указать отправителя и получателя, а затем выбрать товары из списка и указать их количество.

Списание происходит автоматически, если товар продали через кассу. Продукцию, которая сломалась или испортилась, необходимо списать вручную. Система автоматически уменьшит остатки и зафиксирует причину списания.

Как учитывать продажи

Продажи регистрируются через кассовую программу. Когда кассир добавляет товар в чек, он списывается, а остатки обновляются. Если покупатель делает возврат, программа тоже ориентируется на сведения кассы. Система ставит товар обратно на баланс и корректирует остатки и финансовую статистику.

Как проводить инвентаризацию и контролировать остатки

Инвентаризацию следует проводить минимум раз в год. Для этого нужно сформировать в товароучетной программе инвентаризационную опись с остатками по учетным данным. При необходимости, опись можно составить без остатков — тогда сотрудники не смогут подогнать результаты.

Ст. 11 гл. 2 Федерального закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Сверять товары можно с помощью терминала сбора данных (ТСД). Он сразу формирует электронную ведомость для загрузки в учетную систему. Когда товароучетное ПО получит данные с терминала, оно автоматически создаст ведомость учета результатов инвентаризации, укажет излишки, недостачи и пересортицу. Если какие-то товары повредились или испортились, их нужно списать актами через товароучетную систему. Если инвентаризация выявила расхождения с информацией в программе, их можно исправить. 

Как использовать товароучетную программу для аналитики

Большинство программ автоматически формируют отчеты по продажам, прибыли, остаткам, движению товаров и другим показателям. Например, Контур.Маркет отображает основную информацию по продажам на главном экране и изменяет ее в реальном времени. В сервисе есть отдельный раздел статистики, где можно подробнее изучить показатели и выгрузить их. Эту информацию можно использовать, чтобы планировать закупки и акции, управлять поведением покупателя и работать над повышением среднего чека.

Как выбрать товароучетную программу для магазина

Чтобы выбрать товароучетную программу для магазина, важно учитывать специфику бизнеса, его масштабы, ассортимент и задачи, которые вы хотите автоматизировать. Вот основные критерии, по которым можно выбрать подходящее решение:

Формат и масштаб магазина. Для небольшой розницы подойдут простые облачные решения с базовыми функциями. Они не требуют установки и работают через браузер или мобильное приложение. Для магазинов среднего и крупного формата и для сетей потребуется больше функций. Например, возможность подключать к программе много точек и большое количество сотрудников.

Ассортимент и специфика товаров. О движениях маркированных товарах нужно сообщать в Честный знак, об алкоголе — в ЕГАИС, о продукции животного и растительного происхождения — в «Меркурий». Проверьте, поддерживает ли программа работу с таким товаром или понадобится дополнительное ПО для отчетности в эти системы. Кроме того, важно, чтобы сервис поддерживал вашу номенклатуру. Например, позволял ввести необходимые размеры, цвета и артикулы.

Нужные операции. Проверьте, поддерживает ли программа желаемые операции. Например, вам для обслуживания покупателей нужна система с кассовой программой, которую можно запустить даже на смартфоне.

Совместимость и интеграции. Как правило у кассовых программ и товароучетных решений есть системные требования и список совместимого оборудования, с ними лучше ознакомиться до покупки. 

А еще будет удобно, если программа товарного учета будет интегрирована с бухгалтерской программой. Остальные интеграции зависят от конкретного бизнеса и его процессов. В большинстве случаев может пригодиться интеграция со следующими программами и сервисами:

• мобильное приложение;
• система лояльности;
• система маркировки товаров;
• сервис доставки;
• банки и платежные системы;
• системы управления складом и ТСД;
• интернет-магазины или маркетплейсы.

Документооборот и отчетность. Проверьте, возможно ли формировать необходимые документы и получать аналитические отчеты и в каком формате программа их предоставит.

Клиентская поддержка и масштабируемость. Важно, чтобы у сервиса или программы была круглосуточная поддержка, а еще возможность масштабировать систему и простой, понятный интерфейс.

Стоимость внедрения. Учитывайте стоимость сервиса, ПО и его поддержки. Кроме этого изучите, насколько сложно будет внедрить программу в вашу систему. 

Демоверсия и тестовый период. Перед покупкой протестируйте программу на бесплатной демоверсии или пробном периоде, чтобы убедиться, что она подходит именно вашему бизнесу.

Какие программы для торговли наиболее популярны в России

На российском рынке представлено много товароучетного ПО по разной цене и с разными возможностями. Вот несколько популярных сервисов:

Контур.Маркет

Контур.Маркет — это облачное решение для розничных магазинов, а еще для общепита и сферы услуг. Он предлагает все базовые возможности, а главное — удобную работу с Честным знаком, ЕГАИС и «Меркурием» в одном окне. Пользователи кассовой программы Контур.Маркета могут подключить эквайринг и СБП. Кроме того, учетный сервис умеет формировать штрихкоды и ценники, помогает вести базу клиентов. Простой и понятный интерфейс.

У Контура своя экосистема решений для бизнеса, поэтому вместе с Маркетом можно сразу подключить бухгалтерский учет и электронный документооборот. Либо интегрировать Маркет с вашей системой с помощью API. Есть мобильное приложение для работы с товарами и управления точкой с телефона или планшета.

1С:Розница

Программа заточена на работу с магазинами. Может работать как с маленькими точками, так и с крупными сетями. У 1С своя экосистема продуктов, поэтому 1С:Розницу можно интегрировать с их же программами для управления торговлей и с бухгалтерской программой.

1С:Розница предлагает все базовые функции товарного учета, а также возможность отчитываться в сервисы маркировки, подключаться к маркетплейсам, интернет-магазину или службе доставки. Есть мобильное приложение.

Saby (СБИС)

Сервис для заводов, производств, дистрибьюторов, общепита, сферы услуг и розничной торговли. Saby сосредоточена на складском учете и бухгалтерии. В базовый тариф входят основные функции учета, но не включены складские операции и отчеты, распознавание первичных документов и контроль срока годности продуктов. Нет возможности подключить к интернет-магазину или работать с маркировкой.

За дополнительную плату можно подключить блок маркетинга, в который входит работа с программами лояльности, мониторинг отзывов, возможность публиковать посты в соцсетях и размещать рекламу прямо из программы и сквозная аналитика. Для общепита в базовый тариф входит работа с Меркурием и стоп-лист по блюдам.

МойСклад

Это облачное решение для малого и среднего бизнеса с простым интерфейсом и базовыми функциями для учета товаров, продаж и отчетности. Система подходит для розницы, опта, производств, общепита и онлайн-торговли. Есть бесплатный тариф с умеренными ограничениями — подойдет для маленьких точек, у которых менее ста товаров. В основные тарифы входят базовые функции и CRM. Маркировка, услуги для производства и финансовая аналитика подключаются за дополнительную плату сверх тарифа. Есть мобильное приложение.

Онлайн Бизнес.Ру

Это облачная система для малого и среднего бизнеса. Есть бесплатный тариф с базовыми функциями, к нему можно подключить организацию и одного пользователя. Этого достаточно для малого бизнеса. Для более крупных магазинов придется покупать платную версию. В зависимости от тарифа, Бизнес.Ру предлагает интеграцию с маркетплейсами, телефонией и службами доставки, работу с маркировкой, подключение СБП и CRM.

Автоматизируйте торговлю и учет с Контур.Маркетом

Отправить заявку

Рекомендуем и другие статьи на тему учета:

• «Как накладные помогают в товароучете»
• «Как рознице удобнее учитывать товар — в облачной или локальной программе»
• «Как выполнить 54‐ФЗ при количественном и суммовом учете»
• «Кейс: почему магазину крафтового пива пришлось менять программу учета»