Как рознице удобнее учитывать товар — в облачной или локальной программе?

Таблица в Excel

• Плюсы учета в Excel
• Минусы учета в Excel

Локальная товароучетная программа

• Плюсы локальной системы учета товаров
• Минусы локальной системы

Облачный сервис для учета товаров

• Плюсы облачной системы на примере Контур.Маркета
• Минусы облачных систем

Учет товаров нужен, чтобы управлять ассортиментом и рентабельностью магазина. Для работы с ассортиментом нужно знать, сколько товара закуплено у поставщика, сколько продано, а сколько потеряно из-за порчи или кражи. Для оценки прибыльности нужны отчеты, которые строятся на основе товароучета и данных с кассы.

Можно записывать приход-расход в бумажной тетради и считать цифры самому. Но это долго и не страхует от ошибок в расчетах. Если ищете решение для автоматизации своей торговли, изучите плюсы и минусы локальных и облачных программ для товароучета. Об учете в Excel расскажем отдельно, потому что в этом формате обычно начинают вести электронный каталог товаров, и большинство прайсов тоже существует в Excel.

Таблица в Excel

Excel — программа для простейшего учета товаров, который возможен в электронном виде.

Кому подходит

В ассортименте предприятия около сотни позиций, продажи происходят не каждый день, предпринимателю не нужны детальные отчеты для анализа поставок и продаж.

Стоимость

Программа входит в штатный пакет Microsoft Office, чаще всего она уже есть на компьютере пользователя, и платить за нее не нужно.

Реальная история

Татьяна изготавливает украшения на заказ. Она создала в Excel 12 вкладок по числу месяцев в году, и в каждой вкладке записывает, сколько потратила на материалы и сколько продала изделий:

Как рассказывает Татьяна, возможностей таблицы ей хватало, пока она не открыла второй магазин. На учет товаров в обеих торговых точках стало уходить почти в два раза больше времени.  

Плюсы учета в Excel

• Программа работает даже на устаревшем компьютере с установленным Microsoft Office;
• Формулы легко настроить, чтобы суммировать приход-расход;
• Подробности о заказе или продаже можно записывать в комментариях к ячейкам, например «на заказ» или «ждет отправки»;
• Для анализа можно строить графики и диаграммы на основе таблиц;
• Номенклатуру можно передавать на кассу, чтобы выдавать покупателям чеки по требования 54-ФЗ.

Минусы учета в Excel

• Все операции нужно делать самостоятельно: вносить в документ изменения, настраивать формулы подсчета, следить, нет ли ошибок в расчетах, формировать графики;
• С номенклатурой в формате Excel могут работать только самые простые модели касс, которые значительно уступают другой технике в скорости формирования и печати чека.   

Локальная товароучетная программа

Локальная программа устанавливается на компьютер, умеет учитывать товар на складе и в магазине.

Кому подходит

Крупным игрокам розничной торговли, которые готовы платить за то, чтобы максимально автоматизировать бизнес-процессы. Это сетевые магазины, у которых есть свой склад, в ассортименте более 20 000 наименований и несколько десятков контрагентов.

Стоимость

В базовой версии программа стоит от 3 300 до 6 700 рублей. Для крупного бизнеса стандартной версии недостаточно, а для малого бизнеса в ней есть инструменты, в которых нет острой необходимости.

Реальная история

Бывшая управляющая супермаркета Наталья поделилась, что с трудом освоила подобную программу, но потом работать было удобно: «Товар приходил от 24 постоянных поставщиков и еще были периодические поставки от контрагентов помельче. В программе я видела всю историю товара по накладным, сверяла остатки по партиям, назначала акции на молоко и другие продукты, у которого истекал срок годности».  

Когда Наталья открыла свой магазин одежды и галантереи, ей пришлось выбирать программу для товароучета, которая была бы проще и дешевле: «Мне не нужно было и половины того, что было в той программе. Главное видеть движение товара, остатки и аналитику по продажам: выручку за период и прибыль. И еще я не могу постоянно находиться в своем бутике, поэтому мне нужна была такая программа, с которой можно на расстоянии узнать, как идут продажи».

Плюсы локальной системы учета товаров

• Защита коммерческой информации от недоброжелателей. В программе может работать только один человек, имеющий доступ к компьютеру, на который она установлена;
• Поскольку в программе отражена вся коммерческая информация о компании, в системе можно ограничивать доступ к ней разным сотрудникам. Как правило, установить права доступа самому слишком сложно, а иногда и невозможно. Производители ПО делают настройку дополнительной услугой за деньги.   
• Большое разнообразие отчетов как по поставкам, так и по продажам. Их можно детализировать с помощью фильтров, например, по складам, магазинам, продавцам, по каждому виду товара.
• Гибкое ценообразование позволяет назначать цены и скидки на основе закупочной из накладной, по типу клиента или поставщика, отдельно для перемещаемой продукции в другую торговую точку.

​Минусы локальной системы

• Программа умеет детально учитывать все процессы на складе и в магазине, поэтому освоить ее сложно;
• После установки программы на компьютер ее нужно правильно настроить, с этим не справится обычный пользователь, придется заплатить за услугу настройки;
• Программа обновляется не автоматически, зачастую за доступ к обновлениям и их установку нужно доплачивать производителю системы;   
• Техподдержка зачастую платная и работает по графику;
• В программу можно зайти только с одного компьютера, на который она установлена, а значит, доступ к информации о наличии товара и отчетам ограничен;    
• Поскольку программа локальная, в ней не может работать сразу несколько человек. Это неудобно, если директор и товаровед хотят увидеть актуальную информацию одновременно;  
• Информация хранится на компьютере, который может сломаться, поэтому нужно регулярно делать резервные копии данных;
• Если планируете продолжать пользоваться такой программой, нужно внимательнее отнестись к подбору кассы. Обязательно спросите у продавца, совместимо ли кассовое ПО с вашей товароучетной программой.

Облачный сервис для учета товаров

Это веб-сервис для удаленной работы работы с ассортиментом, например, Контур.Маркет.

Программу не нужно устанавливать на компьютер, вся информация хранится в облаке, поэтому в сервис входят по логину/паролю или по квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Кому подходит

Малой рознице или общепиту, в том числе с несколькими торговыми точками, номенклатура содержит до 20-30 000 наименований. Если в ассортименте есть крепкий алкоголь или пиво, учтите это при выборе товароучетной системы. Не все веб-сервисы поддерживают работу с ЕГАИС, как это делает Контур.Маркет.

Стоимость

Есть и бесплатные, и платные программы. Тарифы Контур.Маркета

Особенности

Для работы на кассе нужна не только товароучетная система, но и программа, с помощью которой ККТ получает номенклатуру.

• Если кассовая программа тоже облачная, то ваша онлайн-касса будет обращаться в облако при добавлении каждой позиции в чек. Для этого нужен устойчивый интернет.
• Если локальная, как кассовый модуль Контур.Маркета, то программу нужно установить на онлайн-кассу. ПО должно быть совместимо и с товароучетным сервисом, и с онлайн-кассой.

Реальная история

Чтобы доставлять клиентам заказы, владелец интернет-магазина Роман купил онлайн-кассу для нестационарной торговли. Он пользовался бесплатным сервисом для передачи номенклатуры из облака на кассу. «Моя касса добавляла наименование в чек примерно за минуту. Это было долго, я нервничал, что интернет в подъезде неустойчивый, и сейчас потеряется связь с облачной базой товаров. Покупатель тоже нервничал, потому что я тратил его время. Если в чеке было десять товаров, то процесс продажи занимал 10-15 минут».  

Плюсы облачной системы на примере Контур.Маркета

• Легко начать и просто работать. Чтобы не заполнять номенклатуру с нуля, в сервис можно загрузить файл Excel, в котором работали раньше. Еще вариант — добавлять товары по штрихкоду из готового каталога на 1,5 млн позиций.
  ​
• Информация хранится в облаке, а не на физическом носителе, который может сломаться.  
• Удаленное управление торговлей. В сервисе можно работать отовсюду, где есть интернет, — дома, в командировке или в отпуске. Вы знаете, какие товары остались, какие продажи прошли через кассу и другую статистику.
• Есть необходимые отчеты, чтобы контролировать прибыльность бизнеса:
  • Продажи: прибыль, выручка, остатки по всем товарам на конец периода.
  • Поставки: остаток товара на сегодня, средний расход товара за день, дата последней поставки на сегодня.
  • Выручка за день: количество и суммы продаж по товарам, количество чеков.
  • Товарный отчет: список документов о приходе и расходе товаров в ценах продажи.
• Все инструменты для учета алкоголя и сдачи отчетности. Сервис обменивается документами с ЕГАИС и для ФСРАР формирует декларации по формам 11 и 12 на основе данных ЕГАИС.
• Кассовое ПО только локальное, это значит, номенклатура хранится прямо в памяти кассы. При формировании чека ей не нужен интернет, и скорость работы кассы не зависит от устойчивости связи с облаком.  
• Можно ограничить доступ к настройкам кассы для кассиров, которым вы не доверяете.

Минусы облачных систем

• Иногда подводит связь с интернетом.
• Вне локальной системы, в которой установлен УТМ, не получится принимать документы в ЕГАИС. Однако в Контур.Маркете такая возможность есть — для удаленной работы с ЕГАИС скачайте бесплатную программу Помощник УТМ.
• Не во всех системах есть разграничение прав доступа к информации. В Контур.Маркете можно назначить уровень доступа к настройкам кассы, а скоро — к сервису в целом.

Подробнее о Контур.Маркете читайте в статье Как товароведу тратить меньше времени на учет, а директору — удаленно контролировать бизнес?