Как правильно работать с поставками в заведении

Поставщик — это партнер, который помогает бизнесу работать. Поэтому важно тщательно его выбирать и выстраивать с ним долгосрочные отношения. В статье расскажем, где искать контрагентов и что делать, если отношения не складываются.

Вступайте в сообщество рестораторов, управляющих и шеф-поваров

Как найти и выбрать поставщика для вашего бизнеса

Прежде чем вести переговоры и заключать договор, нужно определиться, какого типа поставщик нужен, где его искать и на каких условиях вы готовы работать.

Какие бывают типы поставщиков

Производители. Они сами выращивают растения и животных, делают заготовки и готовые продукты. Часто это птицефабрики, мясокомбинаты, молочные и хлебные предприятия, либо местные фермеры и частные заведения. Производители поставляют свежую продукцию по самой дешевой цене, но у них ограниченный ассортимент, и не каждый готов обеспечить доставку продуктов прямо в кафе.

Дистрибьюторы или оптовики. Это компании, которые закупают товары у разных производителей. Они предлагают широкий ассортимент и гибкие условия доставки, но цены на продукцию будут выше, чем у производителя.

Импортеры. Ввозят в страну зарубежные товары, берут на себя оформление необходимых документов, а затем продают продукты на территории РФ. У таких компаний можно заказывать экзотические фрукты, морепродукты, сыры, алкоголь или кофейные зерна. Импортные товары часто стоят дороже, чем местные, но могут выделить заведение среди конкурентов.

Специализированные поставщики HoReCa. Это компании, которые производят и закупают продукты специально для ресторанного бизнеса. У них самые удобные условия закупки и доставки, они соблюдают правила транспортировки и хранения продуктов. Но цена на их услуги может быть выше, чем у оптовых продавцов и производителей.

Многие заведения работают с несколькими поставщиками разного типа. Это позволяет наладить поставку необходимого ассортимента и перестраховаться.

Где найти поставщиков

Составьте список тех, кто больше всего подходит под описание. Сделать это можно несколькими способами.

Поискать в интернете. Используйте поисковые системы, маркетплейсы для HoReCa и порталы с базами поставщиков. Применяйте разные запросы для поиска компаний в узкой сфере или локальных производителей. Смотрите не только первые страницы выдачи, потому что поставщики часто не занимаются оптимизацией сайтов.

Спросить в отраслевых чатах, на форумах и в группах в соцсетях. Есть много чатов и каналов, где публикуют рекомендации и отзывы и делятся контактами надежных поставщиков. 

Сходить на ярмарку, выставку или рынок. Там можно найти местных фермеров и небольшие локальные производства. На рынке можно познакомиться с поставщиком лично, попробовать продукцию, обменяться контактами или договориться об условиях сотрудничества.

Посмотреть, с кем работают конкуренты. Есть несколько способов узнать, кто поставляет продукты конкурентам:

• Посмотреть на упаковке, если заведение продает фасованные товары.

• Просмотреть соцсети конкурента — там могут сообщать о новых поставках, отмечать поставщика в постах или размещать фотографии склада, на которых можно разглядеть упаковку с логотипом.

• Посмотреть отзывы. Иногда клиенты особенно отмечают сотрудничество с конкретными поставщиками.

• Пообщаться с коллегами по отрасли. Они могут знать, кто у кого закупается.

Вспомнить, чья продукция нравится вам как потребителю. Попробуйте связаться с производителем по контактам, указанным на этикетке или сайте. Возможно, он будет готов к сотрудничеству.

Как и по каким критериям выбирать поставщика

Вот подробный алгоритм по работе с поставщиками.

Шаг 1. Определите, что вам нужно. Составьте список необходимых продуктов, пропишите, какие объемы нужны, как часто, какие есть требования к качеству, упаковке, условиям и срокам хранения.

Шаг 2. Составьте шорт-лист поставщиков. Изучите сайты, маркетплейсы, каталоги, форумы и выставки, соберите отзывы и рекомендации. Выделите порядка 5–10 поставщиков, которые подходят под запросы.

Шаг 3. Оцените поставщиков по ключевым критериям:

• Ассортимент. Насколько предложение поставщика закрывает ваши потребности, есть ли у него сезонные продукты, бывают ли новинки.

• Качество. Попросите прислать вам пробный образец товара или договоритесь на тестовую поставку, запросите соответствующие сертификаты на продукцию, проверяйте отзывы на поставщика.

• Условия оплаты. Уточните, предлагает ли производитель рассрочку, насколько готов подстраивать график поставок и платежей под ваши нужды. В результате разговора или переписки должно стать понятно, как часто и за что придется платить.

• Цена. Устраивает ли вас, какое качество и какие услуги предлагает поставщик за эту цену.

• Репутация. Как долго продавец работает, не числится ли в списке банкротов, есть ли у него отзывы и какие.

• Гарантии и возврат. Обсудите, как поставщик видит ваше сотрудничество. Уточните, что он будет делать, если вас не устроит партия товара, готов ли он компенсировать возможные проблемы со своей стороны.

• Логистика. Проверьте, может ли поставщик доставить товар прямо в кафе, насколько часто он может и готов поставлять товар.

• Объемы поставок. Уточните, какого размера партии у конкретного продавца, может ли он изменить объем партии при необходимости.

• Сервис. Обратите внимание, насколько быстро поставщик отвечает, вежливо ли разговаривает, насколько готов вовлекаться в обсуждение. Если производитель или продавец подолгу не отвечают, отказываются от созвонов или грубят, скорее всего, вы столкнетесь с таким же отношением и во время сотрудничества.

Оставьте в списке 3–5 поставщиков, которые устраивают вас по всем критериям.

Шаг 4. Проверьте юридическую чистоту. Запросите выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, проверьте компанию на сайте налоговой и в реестре недобросовестных поставщиков. Просмотрите уставные и разрешительные документы, попросите сертификаты на продукцию.

Шаг 5. Договоритесь о сотрудничестве и запросите тестовую партию. Обращайте внимание на то, насколько приятно общаться с поставщиком, как он соблюдает договоренности. Протестируйте продукцию на вкус, свежесть и соответствие обещанным качествам. Важно это сделать до заключения договора.

Шаг 6. Заключите договор. В документе зафиксируйте все нюансы вашего сотрудничества — цены, условия оплаты, порядок поставки и возврата, ответственность сторон.

Как заключить договор с поставщиком и какие нюансы учесть

Договор поставки не нужно заверять у нотариуса. Достаточно, чтобы обе стороны подписали бумажную или электронную версию документа. Типовой формы договора поставки нет, его содержание зависит от конкретной ситуации. Но есть универсальная структура, которая включает в себя все необходимые аспекты:

• Преамбула. В ней указывают название документа, место и дату заключения договора, наименования организаций, ФИО и инициалы представителей сторон и их роли в сделке.
• Предмет договора. В этой части указывают, что поставщик обязуется предоставить товар, а заказчик — принять и оплатить поставку. Прописывают, когда, сколько и какой товар должен поставить продавец. Для каждого продукта указывают наименование, цену и требования к качеству товара. Например, «огурцы свежие, сорт А, без дефектов».
  
  В этом же пункте можно прописать, кто отвечает за доставку и каким способом заказчик получит продукты. Если договор нужен на несколько видов товара или регулярные поставки, можно использовать спецификации или приложения к основному договору, чтобы не перезаключать договор на каждый товар или на каждую партию. Здесь же указывают, какая сертификация должна быть у продуктов и какие документы обязуется предоставить поставщик. Обычно товары поставляют с универсальными передаточными документами (УПД).
• Права и обязанности сторон. Этот раздел определяет, как заказчик и поставщик будут взаимодействовать между собой — когда и как будут приходить поставки, в каких случаях покупатель может отказаться от товара, что делать, если партия пришла не вовремя или в ней не хватает товаров. Последствия для сторон, если те не исполняют договор. Например, можно указать, что если поставщик привез не все продукты, он обязан дослать остатки или компенсировать недостачу деньгами.
• Срок действия договора и срок поставки. Можно заключить договор на разовую поставку, тогда сроки действия договора и поставки могут совпадать. В таком случае в договоре часто прописывают, что договор прекращает действие, когда заказчик подписал акт приемки-передачи. Если договор нужен надолго, то указывают срок действия договора и график поставок.
• Заключительные положения. В этом разделе можно прописать все, что не вошло в основной текст договора. С какой даты документ вступает в силу, в каком случае обращаются в суд, когда могут разорвать договор. Еще прописать список приложений, а в приложения добавить шаблоны сопроводительных документов на продукты питания в общепите.
• Реквизиты сторон. В конце документа указывают полные реквизиты и юридические адреса сторон, контрагенты ставят подписи и печати.

Большинство поставщиков предлагают готовый шаблон договора. Его достаточно внимательно прочитать и обсудить с поставщиком все, что вас не устраивает. Если сомневаетесь, можно обратиться за консультацией к юристу. 

Шаблон договора поставки от Контур.Эльбы

Чем рискует покупатель при работе с поставщиком и как минимизировать риски

Большинство покупателей сталкиваются с одинаковыми проблемами. Предотвратить эти трудности можно на этапе договора или если тщательно проверять поставки. В таблице — распространенные проблемы и способы решения.

Как учитывать расчеты с поставщиками

Все взаимодействия с поставщиками нужно включать в бухгалтерский учет.

Юридическое оформление. Нужно заключить с поставщиком договор, затем — получать сопроводительные документы и отправлять продавцу акт приемки-передачи. Все это фиксировать в системе учета.

Первичные документы. Товарные и транспортные накладные, УПД и счета подтверждают, что стороны выполнили обязательства. Первичные документы должны соответствовать требованиям закона № 402-ФЗ и содержать обязательные реквизиты. Если данные в этих документах и в договоре не совпадают, компания может не получить вычет НДС.

Контроль расчетов и сверка. В конце отчетного периода нужно сверить информацию с поставщиком. Оформить акты сверок, в которых каждая сторона укажет, сколько товара и когда получила или отправила, сколько денег получила или заплатила. 

 

Как добиться выгодных условий в работе с поставщиком

Собрали несколько советов, как сотрудничать комфортно.

Составляйте договор максимально подробно

Чем больше деталей прописано, тем выгоднее для заказчика. Не бойтесь предлагать свой шаблон договора, просить добавить или убрать отдельные пункты. Три частых проблемы, которые встречаются у поставщиков в рестораны, и которые важно предусмотреть в договоре:

• Сорвал сроки. В документе можно прописать, что в этом случае продавец обязан заплатить неустойку за каждый день просрочки.

• Привез не то, что заказывали. В договоре укажите, что в таком случае он обязан довезти недостающие товары, забрать лишнее и выплатить штраф, либо заплатить неустойку за то время, что заведение остается без нужных продуктов.

• Привез испорченный товар. Пропишите, каким способом стороны будут доказывать, что товар пострадал по вине продавца и что он обязан сделать в этом случае. Обычно указывают, что поставщик должен заменить некондицию и выплатить штраф, либо неустойку за время, что новый товар находится в пути.

Работайте с несколькими поставщиками

Такой способ работы еще называют диверсификацией поставок. Заключайте договоры так, чтобы в случае неприятностей с одним поставщиком, можно было быстро заказать недостающие продукты у другого. Например, если фермер не привез молоко, можно заказать партию у оптовика.

Торгуйтесь

Выясните, почему цены у поставщика именно такие, что вы получите за эту стоимость. Приведите аргументы, если цена может быть ниже. Обычно поставщики соглашаются сделать скидку, если покупатель:

• Заказывает большие партии.

• Покупает продукты по полной или частичной предоплате.

• Покупает товар, который трудно продать.

Просите отсрочку платежей, если нужно

Большинство продавцов готовы пойти на уступки и подождать платеж несколько дней или даже месяц-два. С такими просьбами лучше обращаться, если у вас уже выстроены хорошие отношения с поставщиком. А если отсрочка нужна регулярно, можно попросить пересмотреть условия договора и переназначить сроки платежей.

Распределяйте платежи равномерно

Не ставьте все поставки и оплаты на один день. Формируйте партии так, чтобы продукты заканчивались в разное время. Тогда вам не придется платить крупную сумму разом и будет легче планировать бюджет.

Просите тестовые образцы

Это нормальная практика, когда вы только начинаете работу с контрагентом или когда у поставщика появляется новинка. Так вы поймете, насколько вам подходит конкретный продукт, а некоторые образцы можно даже предложить клиентам. Например, ввести в меню ограниченную партию десертов и посмотреть, как они будут продаваться, прежде чем сделать заказ.

Ищите поставщиков в других регионах

Бывает так, что доставить товар из другого города или области получается дешевле, чем покупать в своем регионе. Например, если вы работаете в небольшом городе, бывает выгоднее заказать товар из регионального центра — там у поставщиков могут быть более гибкие условия поставок и оплаты, больше выбор и выше качество.

Проверяйте товар сразу же

Как только вы подписали акт приемки, поставщик перестает нести за него ответственность. Если через несколько дней окажется, что товар испорчен или в партии чего-то не хватает, продавец может отказаться компенсировать ущерб. Поэтому важно проверять партию по количеству и качеству, прежде чем подписывать документы. Если что-то не сходится или не устраивает, можно отказаться принимать товар и оформить акт расхождения.

Следите за поставками

В ежедневной суете легко не заметить, как мелочи влияют на расходы компании. На что стоит обращать внимание:

• Стало много списаний. Так бывает, если кафе заказывает продукты, на которые упал спрос, или если поставщик стал поставлять больше неликвида. Например, при сервировке оказалось, что часть круассанов подгорела — такой продукт можно не заметить при приемке, но он непригоден для кухни.

• Много отходов. Это может говорить о проблемах с технологией, либо о том, что продукты приходят некачественными, и поварам приходится срезать испорченные части.

• Высокий фудкост (от англ. food cost — стоимость еды, продуктов). Это себестоимость блюда с учетом закупленных ингредиентов и без учета сопутствующих расходов заведения, например, на аренду, коммунальные платежи и прочее. Если фудкост начал расти — это сигнал, что нужно срочно разбираться, где допущены ошибки. Проблема может скрываться в том числе в закупках. Например, земляника летом может стоить 200 рублей за килограмм, а зимой в несколько раз дороже, и фудкост блюд с этим ингредиентом вырастет.

Как помогает Контур.Маркет

Работа с информацией. Сотрудничество с поставщиками предполагает огромные объемы данных, которые приходится держать в голове: контакты, какие у кого товары, у кого они лучше, кто обновил прайсы, в какие дни и часы доставляет заказы… Помнить всё это невозможно, удобнее хранить в облачной системе, чтобы была возможность посмотреть данные в любое время из любой точки мира.

Организация ежедневной рутины. Изо дня в день сотрудник делает одно и то же: принимает товар, сводит данные с фактом, следит за изменением отпускной цены, на которую влияет закупочная и так далее. Когда он может быстро воспользоваться архивной информацией, чтобы принять верное решение, когда есть готовый шаблон для быстрого заполнения техкарт и документов — это и есть экономия.

Госсистемы. По алкоголю, маркировке и «меркурианской» продукции животного происхождения. Большое подспорье, когда все необходимые операции с документами на подконтрольные товары можно делать в той же системе, где заведение ведет учет ингредиентов и прибыли. Пользователи Контур.Маркета работают со всеми госсистемами в режиме одного окна.

Анализ данных. Чтобы правильно распоряжаться своим временем и ресурсами, нужно смотреть на цифры и графики, делать выводы, чтобы не повторять ошибок и прогнозировать прибыль. Система позволяет провести детальный ABC-анализ, посмотреть матрицу ингредиентов, чтобы оптимизировать свои закупки. Это данные из головы не возьмешь, а собирать их с нуля сложно и дорого.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Контур.Маркет помогает заведениям общепита на трех уровнях автоматизации: когда бизнес еще мал и потребность автоматизировать рутину вот-вот возникнет; когда бизнес ведет автоматизированный учет без ЭДО и когда ЭДО использует само заведение и все его поставщики.

Чек-лист: как работать с поставщиками

Сохраняйте себе и используйте как памятку.