Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Разбираем, как оформлять эти и другие нестандартные операции в ресторанах и кафе. Когда онлайн-касса обязательна, чтобы не нарушить требования 54-ФЗ, а когда закон разрешает обойтись без нее.
Общая обязательность применения онлайн-касс
Российские организации и ИП обязаны использовать онлайн-кассы и выдавать кассовые чеки при проведении расчетов — это требование закона (п. 1, 2 ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). По общему правилу, если есть факт расчетов, без применения контрольно-кассовой техники (ККТ) не обойтись. Онлайн-кассы автоматически передают информацию обо всех расчетах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). В момент расчетов через ККТ отпечатывают кассовый чек — первичный учетный документ с установленными законом реквизитами, который подтверждает факт операции.
Расчеты — это получение и выплата денег за товары, работы, услуги (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ). Причем не важно, как товар оплатили — наличными деньгами или банковской картой. Также понятие расчетов включает прием ставок, покупку лотерейных билетов и выплату выигрыша по ним.
Отдельно как расчетные операции закон выделяет обмен деньгами юрлиц, ИП и физлиц с банковскими платежными агентами. Это компании и предприниматели, которые не относятся к кредитным организациям. Они лишь принимают платежи, например через терминалы и банкоматы, и зачисляют их на счет банка, с которым заключен договор. Расчетами считают получение предоплаты, аванса, их возврат, предоставление и погашение займов для оплаты товаров. Сюда же относятся кредиты, которые ломбарды выдают клиентам под залог ценных вещей.
Когда можно не использовать онлайн-кассу
В некоторых случаях закон разрешает не применять онлайн-кассы. Значит, данные при расчетах не передаются в налоговую, а кассовые чеки можно не выдавать. Все исключения перечислены в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
| Кто может не применять ККТ | При каких операциях можно не применять ККТ |
|---|---|
|
|
Еще одно исключение касается ИП и юрлиц, которые работают на особых территориях: военных объектов, объектов ФСБ, госохраны и внешней разведки, а также в местностях, отдаленных от сетей связи. Это маленькие населенные пункты с численностью населения меньше 10 тыс. человек. Бизнес на таких территориях должен применять онлайн-кассы, но в автономном режиме. В нем ККТ не передает данные о расчетах налоговикам через ОФД.
Например, для Тюменской области все удаленные от сетей связи места перечислены в постановлении регионального правительства от 21.02.2017 № 51-п. Кафе находится в селе Архангельском, которое входит в перечень таких территорий. Если клиент покупает блюдо, данные об этом записываются на фискальный накопитель, но в налоговую не отправляются. Клиенту, как обычно, выдают кассовый чек (письмо ФНС от 02.09.2022 № ЗГ-3-20/9556@), по новым правилам — до оплаты.
Нестандартные операции в общепите
Большинство расчетов в кафе и ресторанах проходят в обычном режиме: официант формирует заказ, выдает чек, клиент его оплачивает, онлайн-касса отправляет данные в налоговую. Но иногда общепиту приходится закрывать заказы нефискальным способом — без применения онлайн-кассы и выдачи чека. Рассмотрим несколько таких случаев.
Подарок гостю от заведения. Клиент отмечает день рождения в ресторане. В подарок ресторан дарит гостю десерт и баночку фирменного соуса. Безвозмездная передача товара не считается расчетом по закону № 54-ФЗ: ресторан дарит подарок, но взамен денег от гостя не получает (письмо ФНС от 16.07.2020 № АБ-4-20/11542). Применять ККТ в таком случае не нужно, выдавать кассовый чек тоже — при расчетах с клиентом достаточно включить в чек только платные позиции. А подаренное блюдо списать с остатков в учетной системе.
Ситуация меняется, если клиент получил подарок под условием. Например, в кафе при покупке двух пицц гостю дарят лимонад. Такую акцию нельзя считать дарением, потому что клиент заплатил деньги, чтобы получить подарок.
С юридической точки зрения между кафе и покупателем заключается договор купли-продажи нескольких товаров. Такая операция считается расчетом, а значит, нужно применять онлайн-кассу и выдать кассовый чек. В чеке подарочный лимонад пробивают по цене 0 рублей. Чтобы у налоговиков не возникло претензий, сохраните документ, в котором прописаны условия акции.
Оплата питания персонала. Некоторые кафе и рестораны организуют питание для своих сотрудников. Нужно ли проводить расчеты на кассе и выдавать чек, зависит от условий — рассмотрим несколько случаев.
| Сценарий | Обоснование |
|---|---|
|
Сотрудники бесплатно едят в заведении за счет работодателя. |
Работодатель оказывает услуги бесплатно, что не считается расчетом — ККТ не применяется, кассовый чек выдавать не нужно. |
|
Работодатель заказывает еду в другом заведении и удерживает расходы на питание из зарплаты сотрудников. |
Работодатель не оказывает услуги сотрудникам, расчетов между ними не происходит — применять ККТ не нужно. |
|
В коллективном или трудовом договоре с сотрудниками прописано, что часть денег из зарплаты удерживается за услуги питания, которые оказывает работодатель. |
Фактически часть зарплаты сотрудник получает в натуральной форме — расчеты не возникают, онлайн-кассу применять не нужно (письмо ФНС № АБ-4-20/11542). |
|
Работодатель кормит сотрудников за счет своей кухни, удерживая стоимость из зарплаты, при этом в трудовом или коллективном договоре это не прописано. |
Сотрудник платит работодателю за услуги — факт расчетов есть, их проводят через КТТ и выдают чек (письмо ФНС № АБ-4-20/11542). |
Если заведению общепита не нужно применять кассу, заказы сотрудников на питание закрывают нефискальным способом — процедура зависит от системы автоматизации, которой пользуются в общепите.
Компенсация ущерба за испорченные вещи. Компания отмечала в ресторане день рождения. Один из гостей перебрал с алкоголем, подрался с другом и разбил вазу. Поскольку клиент причинил заведению вред по своей вине, он должен возместить ущерб (ст. 1064 ГК РФ). Ваза стоила 5 000 рублей. Клиент согласен с ущербом и готов выплатить компенсацию на месте.
Чтобы принять деньги, онлайн-кассу применять не нужно. Компенсацию вреда нельзя считать расчетом: заведение ничего не продает, клиент ничего не покупает. Покупатель может попросить документ, подтверждающий платеж, чтобы в дальнейшем ресторан не смог взыскать деньги повторно. Выдайте расписку, что приняли деньги в счет возмещения ущерба.
Касса и учет от Контур.Маркета
Гость ушел, не оплатив заказ. Клиент заказал в кафе несколько блюд и напитков, поел, но платить ни за что не стал — просто встал и ушел, пока официанты не видели. Поскольку гость деньги не передал, расчет не состоялся, а значит, применять онлайн-кассу и пробивать чек не нужно. Раз оплаты не было, заказ просто списывают в учетной системе. Вызовите полицию и составьте акт о неоплаченном заказе, если планируете взыскивать сумму через суд.
Официальный обед для партнеров. Директор пригласил на прием в свое кафе двух потенциальных партнеров, с которыми хочет открыть новую точку заведения в другом регионе. Гости заказали несколько позиций из меню, но не платят — партнеров угощают за счет заведения. Такой заказ можно отразить в учетной системе, чтобы продукты и блюда списались с остатков. А потом закрыть заказ нефискальным способом.
Рекомендуем другие статьи по теме:
