Как принять товар от поставщика без убытков для компании: сроки и правила приемки

Проблемы при поставке могут быть виной поставщика или самого заказчика. Очень важно составить с контрагентом договор, в котором будут прописаны условия поставки. В статье мы расскажем, что нужно прописать в договоре, как происходит приемка, в какие сроки нужно принять товары и что делать, чтобы компания не потеряла деньги.

Создавайте накладные и приходные ордера в Контур.Маркете

Что такое приемка

Приемка — это когда владелец или сотрудник магазина сравнивают перечень товаров из накладной с тем, что пришло фактически. Если поставка соответствует договору, товары оставляют в магазине, если нет — составляют соответствующие документы и решают проблему с поставщиком. Во время приемки проверяют наименования, цены, внешний вид, количество, качество, вес, артикулы и другие важные характеристики товаров.

Прием товаров часто отнимает много времени, поэтому готовиться лучше заранее. К назначенному времени работники должны быть свободны от других дел. На складе стоит заранее освободить место под товар с учетом условий хранения.

Кто может принимать товар

Товар должно принимать материально ответственное лицо. Обычно это директор, товаровед или кладовщик. Но можно назначить ответственными администратора, шеф-повара или любого другого сотрудника. Для этого работнику нужно выдать подписанную доверенность и заключить с ним договор о материальной ответственности.

Ответственный за приемку контролирует все ее этапы и отвечает за принятый товар. Если материально ответственный сотрудник проглядел просрочку или порванную упаковку, с него можно взыскать стоимость продуктов. Для небольшого заведения достаточно одного-двух приемщиков, в крупных ресторанах их может быть больше.

Два правила, которые помогут определить ответственного сотрудника:

• Назначайте человека, который понимает, какой товар нужен, как он хранится и в каком виде должен прийти. Например, шеф-повар может отвечать за продукты, а бармен — за алкоголь. Если за товар отвечает кладовщик, то он должен хорошо разбираться, как работает заведение и какие требования есть к продуктам.
• Если за приемку отвечает несколько человек, лучше сделать так, чтобы каждый работал со своими поставщиками. Тогда работник будет знать особенности взаимодействия с конкретным контрагентом и легче ориентироваться в процессе.

Общие правила приемки товара в общепите

Долгое время правила приемки определялись директивами Государственного арбитража СССР П-6 и П-7. Они перестали быть обязательными в 1997 году, но некоторые контрагенты и суды по-прежнему ссылаются на эти нормы. Иногда поставщик даже может прописать в договоре, что в спорных вопросах стороны будут обращаться к этим директивам.

Если такой приписки в договоре нет, можно ориентироваться на гл. 30 п. 3 ГК РФ. Этот параграф указывает, как заключать договор поставки, как решать разногласия и что должны делать поставщик и покупатель. Продавец должен доставить товар так, как прописано в договоре, или любым удобным способом. Покупатель обязан принять товар в срок, указанный в договоре, или в другой разумный срок, и проверить, чтобы все товары были в порядке. Если покупатель нашел несоответствие или недостатки, он должен письменно сообщить об этом поставщику.

На практике же правила приемки во многом определяются условиями договора. В нем стороны должны указать:

Предмет договора — точное наименование товара, его количество, ассортимент, технические параметры и допускаемые отклонения. Чем подробнее описан товар, тем меньше рисков споров.

Сроки и порядок поставки — график и периодичность поставок, способ передачи, порядок согласования графика, ответственность за транспортировку, процедуры приемки товара и оформления актов приема-передачи.

Цену и порядок расчетов — стоимость товара, валюта платежа, наличие или отсутствие НДС, формы и сроки оплаты, штрафные санкции за просрочку платежа.

Права и обязанности сторон — обязательства поставщика по качеству, сохранности, комплектации товара, обязанности покупателя по приемке, оплате и соблюдению условий хранения.

Механизмы разрешения споров — в каком случае разногласие можно уладить досудебно и как это сделать, в каком случае стороны обратятся в суд и в какой.

Реквизиты и подписи сторон — юридические данные участников, контактные лица, подписи и печати, подтверждающие согласие с условиями.

Этапы приемки

Шаг 1. Проверка документов. Вместе с товаром вы получаете сопроводительные документы: приходные накладные ТОРГ-12 и ТТН, счет фактуру или УПД — универсальный передаточный документ. УПД может заменять счет-фактуру и товарную накладную. Если вы принимаете алкоголь, молочные продукты, готовые соки и морсы, пиво или медовуху, консервы, икру, готовые соусы, приправы или снеки, принимать товар обязательно нужно по электронному УПД, а на самом товаре проверять коды маркировки или коды PDF417 на акцизных марках для крепкого алкоголя.

Все документы, кроме счета-фактуры и УПД, контрагент предоставляет в двух экземплярах, один оставляет себе. В документах нужно проверить соответствие фактической партии и условий в договоре поставки. Нужно сравнить:

• Ассортимент.
• Количество.
• Качество.
• Наименования.
• Реквизиты.

Шаг 2. Проверка товара. Ее часто проводят параллельно с проверкой документов. Приемщику нужно убедиться, что:

• Упаковка или тара не повредились при перевозке.
• На упаковке есть маркировка и информация о самом товаре — наименование, вес, срок годности.
• Товар транспортировали при подходящей температуре. Для этого можно попросить показания приборов у поставщика или транспортной компании.
• Сроки годности не истекли и не истекут в ближайшее время.
• Количество, объем и вес товара соответствуют тем, что указаны в документах.
• Товар пришел надлежащего качества.

Если что-то повреждено, не сходится или успело испортиться, принимать товар нельзя. Вместо этого нужно составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 для российских товаров или акт по форме ТОРГ-3 для импортных товаров. Акт нужно отправить поставщику. Обычно в договоре прописывают, что в случае порчи или недостачи заменяют испорченный товар или предлагают денежную компенсацию.

Шаг 3. Проверка транспортного средства. Если продукт испортился при перевозке, это не всегда заметно с первого взгляда. Например, если в машине не соблюдался температурный режим, творог может казаться нормальным, но быстро испортиться уже во время хранения. Поэтому ответственный за приемку должен проверить состояние транспортного средства. Он должен убедиться в следующем:

• Салон автомобиля чистый, целый, без запаха.
• Место хранения вымыто и продезинфицировано.
• Пищевую продукцию везли на палетах.
• Во время перевозки соблюдалось правило товарного соседства. Например, мясо не лежало рядом с молочными продуктами.
• В автомобиле стабильно поддерживали необходимую температуру воздуха.
• Поставщик соблюдал правило цепочки холода — замороженную продукцию не размораживали за время поставки.

Шаг 4. Оформление результатов приемки. Если с товаром все в порядке, ответственное лицо подписывает УПД, товарную накладную или акт сдачи-приемки.

Шаг 5. Внесение данных и размещение товара. После приемки данные вносят в товароучетную систему и оформляют приходную накладную. Сам товар размещают на складе или в холодильнике с соблюдением товарного соседства и санитарных норм. Если вы работаете с маркированным товаром или алкоголем, приемку нужно зафиксировать в Честном знаке, ЕГАИС или «Меркурии».

 

Виды приемки товара

Товар можно проверять по количеству и по качеству. Метод проверки зависит от конкретных продуктов. Обычно делают по очереди и то, и другое.

Порядок приемки товара по количеству

Чтобы проверить товар по количеству, нужно сравнить фактический ассортимент, вес, объем и количество товара с теми, что указаны в сопроводительных документах. Для этого нужно:

• Пересчитать единицы товара.
• Проверить количество упаковок.
• Взвесить развесной товар.

Такая проверка нужна, чтобы выявить недостачу. При проверке по количеству упаковки не вскрывают, полагаются только на документы и количество упаковок или единиц товара.

Порядок приемки товара по качеству

Приемка по качеству нужна, чтобы оценить состояние продуктов. Часто на этом этапе проверяют также и комплектность. Например, если вы заказываете у поставщика полуфабрикат для супа, в его составе должны быть все оговоренные ингредиенты.

Чтобы проверить качество и комплектность, ответственный за приемку вскрывает несколько упаковок и осматривает товар. Он проверяет:

• Соответствие заказанному ассортименту.
• Соотношение количества и наименований.
• Сроки годности.
• Целостность упаковок.
• Наличие маркировки.
• Цвет, запах, внешний вид продукта.
• При необходимости — температуру или уровень кислотности.

Критерии приемки продуктов не определены законами, поэтому и нарушить их на законодательном уровне невозможно. Но есть распространенные ошибки, которые допускают обе стороны:

• В договоре не прописали или неверно указали сроки приемки, требования к товару и его качеству. В таком случае фактические расхождения сложнее оспорить, а обе стороны могут неверно друг друга понять.
• Заказчик не подготовил зону приемки — машина не может подъехать в зону выгрузки или нет места на складе. Тогда правила хранения могут нарушаться, либо поставщик может отказаться выгружать товар.
• Покупатель подписал документы, не проверив количество и качество товара. Если так сделать, неликвидный товар останется только списать, компенсировать недостачу не получится.
• В заведении общепита нет регламента приемки и каждый сотрудник принимает товар по-своему. Из-за этого приемка может удлиняться, а работники допускают больше ошибок.
• Поставщик нарушил правила транспортировки, привез бракованный, испорченный или поврежденный товар. В таком случае он обязан прислать недостающие позиции или компенсировать нарушение деньгами.
• Один из контрагентов нарушил сроки поставки или приемки. Такая ситуация решается в зависимости от условий договора. Чаще всего нарушившая договоренность сторона выплачивает штраф контрагенту.
• У заказчика не сформирован график поставок. Из-за этого на складе образуется пересортица, излишки или недостача, товар портится, а склад может оказаться не готовым к новой партии.
• Покупатель обнаружил брак и устно договорился с представителем поставщика о возмещении. В этом случае поставщик может отказаться компенсировать недостачу, потому что не получил акт расхождения.
• Товар принимает человек, который не несет материальную ответственность. Если он примет неликвидный товар или украдет что-то, его нельзя будет оштрафовать или как-то еще обязать нести ответственность за нарушение.

Любые споры между заказчиком и поставщиком решаются на основе условий договора. Если стороны не зафиксировали правила приемки, проблемы решают «по обычаям» делового оборота. Об этом сказано в п. 1 ст. 5 ГК РФ.

Контрагент может включить в договор условие, что разногласия будут решать на основе директив Госарбитража № П-6 и № П-7. Однако условия в них невыгодные для заказчика, особенно если речь идет о небольших поставках. Например, согласно пунктам 16–18 в П-6, недостачу проверяют сразу же на приемке, и если магазин ее обнаружил — надо приостановить процесс, вызвать одногороднего поставщика, а при его неявке составить акт о недостаче с участием представителя общественности или представителя другого предприятия. Если в магазине этого не сделали, суд признает, что вы приняли товар без замечаний. Поэтому для заказчика выгоднее не включать это условие в договор.

Как правильно принять товар и избежать убытков

Вот общие правила и советы по приемке товаров.

Планируйте приемку заранее. Можно договориться, чтобы водитель грузовика или поставщик предупреждали о приезде за полчаса или час, чтобы вы успели освободить складскую зону. Если поставщиков много, составьте график доставки и закрепите каждого контрагента за определенным сотрудником.

Не планируйте поставки на время инвентаризации, чтобы не было путаницы с пересчетом товаров.

Соблюдайте сроки приемки товара — по количеству или качеству. Заказчик и поставщик могут договориться о любых удобных сроках приемки, но если этого не сделать и возникнет конфликтная ситуация, в суде могут использовать инструкции Госарбитража П-6 и П-7, чтобы решить спор. Вот сроки приемки товаров по количеству и качеству согласно этим инструкциям.

По количеству:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 часов по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности:

• не позднее 24 часов для скоропортящихся продуктов;
• не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
• не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
• для районов Крайнего Севера сроки могут быть дольше.

Проверяйте необходимые документы. Вместе с приемкой получите от поставщика сопроводительные документы: УПД, товарно-транспортную накладную, счет-фактуру и другое. Они могут быть на бумаге или в электронном виде. Если при проверке товаров обнаружили, что с ними что-то не так, составляйте акты о несоответствии. Это может быть акт о расхождении качества или количества продукции, акт о завесе тары и другие.

Проверяйте товар. Принимайте товары строго по сопроводительным документам: ТТН, счет-фактура или УПД. Не подписывайте документы поставщика, пока не проверите количество и качество товара. Как проверка кодов происходит в Маркете

Сообщайте о недостатках и браке сразу. Поврежденная упаковка — основание, чтобы оформить возврат. Также существенными недостатками будут сроки годности, которые подходят к концу или не соответствуют договору поставки, отсутствие комплектующих, не тот ассортимент, вид, цвет товара и так далее. Сообщайте поставщику о всех выявленных несоответствиях сразу же или в тот срок, который указан в вашем договоре поставки.

Используйте специальные сервисы. Например, ускорить работу и снизить количество ошибок помогают терминалы сбора данных вместе с учетными системами. Во время выгрузки товаровед сканирует штрихкод на каждом товаре с помощью ТСД, устройство сохраняет «пропиканные» штрихкоды, учетная система получает список отсканированных товаров и создает черновик товароучетной накладной в электронном виде. Не придется вручную переписывать цифры с бумаги в учетную систему.

Помимо ТСД, некоторые учетные системы позволяют загружать на распознавание бумажные накладные, чтобы быстрее оприходовать товар. Например, на создание приходной накладной в Контур.Маркете вы потратите в 2-3 раза меньше времени — не придется переписывать вручную данные с бумажного документа.

Можно загрузить неалкогольные приходные документы следующих форматов: ТОРГ-12, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, УПД. Сохраните скан на компьютер в форматах pdf, png, jpg, jpeg, tif или tiff. Сервис распознает товары в скане и сопоставит с вашим каталогом. Останется только посмотреть заполненный документ и сохранить его.

Узнайте о возможностях Маркета для общепита

Перейти

В Маркете возможна массовая приемка ЕГАИС-накладных. Сначала советуем проверить товары в документах и сравнить их с фактической поставкой, чтобы избежать расхождений.

В разделе «Документы» → «Накладные» → «Поступления» → «ЕГАИС» выберите накладные. Можно принять или отказать в приемке. Подробная инструкция

Рекомендуем другие статьи по теме:

• Как работать с поставщиками в общепите
• Где начинающему предпринимателю искать поставщиков
• Поставщик бросил за час до открытия