Как франшизе «Полиглотики» удается выдерживать стандарты в 170 точках и обходиться без бухгалтера

Когда у франшизы более сотни филиалов, сложно поддерживать единый стандарт в каждой из точек. Какие инструменты помогают эффективно управлять сетью, расскажу на примере своей франшизы. «Полиглотики» — это 170 детских образовательных центров в России и за рубежом. Мы ежегодно обучаем 25 тысяч детей по 90 многоуровневым программам. Пять лет подряд мы входим в десятку самых выгодных франшиз России с инвестициями от 1 до 5 млн руб. по версии Forbes. В 2023 году франшиза заняла второе место в этом рейтинге и стала лучшей среди языковых школ. Поделюсь опытом, расскажу о частых ошибках и о том, как их избежать.

Детское образование — устойчивый рынок

Пандемия в 2020–2021 годах и внешнеполитические события 2022 года привели к турбулентности в экономике страны. Но рынок детского образования пережил эти кризисы без особых трудностей. Мы не ощутили существенного падения спроса, потому что родители стараются не экономить на детях и давать им самое лучшее.

За последние десять лет рынок сильно изменился. Например, раньше выигрывали нишевые бизнесы — школы, которые специализируются на узком направлении. Сейчас ситуация другая — наиболее успешны те детские центры, которые предоставляют целый комплекс услуг. Кроме того, активно развивается онлайн-обучение, и с этим направлением тоже приходится конкурировать.

Центры «Полиглотики» развивались вместе с меняющимся рынком, адаптировались к нему. И сейчас компания работает в трех форматах:

• детские сады,
• детские центры с языковой школой,
• семейные классы.

При открытии бизнеса по франшизе можно выбрать один формат или сразу несколько. Компания «Полиглотики» рекомендует партнерам работать сразу в нескольких направлениях. Таким образом клиенты получают более широкий спектр услуг, а бизнес — снижает риски и увеличивает прибыльность.

Одно направление — хорошо, а три — лучше

Языковые центры. Средняя маржинальность — 35 %. Большинство точек сети «Полиглотики» — это языковые центры. Компания начиналась именно с направления иностранных языков, оно существует дольше всего. Со временем к лингвистическим занятиям добавились уроки на русском языке — родная речь, логопедия, скорочтение, ментальная арифметика и многое другое. Эти дополнительные занятия позволили филиалам пережить все сложные времена.

Семейные классы. Средняя маржинальность — 40 %. Новое и очень перспективное направление «Полиглотиков». Дети занимаются как в частной школе, где есть «нулевой» подготовительный класс и 1–4 классы. По нашей статистике, количество детей на семейном обучении ежегодно растет на 30 %.

Направление востребовано по трем причинам:

• В государственных школах не хватает мест, переполнены классы. Министерство образования сообщало о дефиците мест примерно на 720 тысяч учеников.
• Родители отмечают много недостатков традиционной школьной системы обучения. Около половины наших клиентов приходят в семейные классы именно из-за этого.
• Родители хотят повысить мотивацию детей к учебе, дать им возможность получать знания в небольших группах с однородным составом учеников.  

Семейная школа органично дополняет работу детского центра и позволяет использовать кабинеты максимально эффективно. С восьми утра дети занимаются по школьной программе, а вечером и в выходные — по программе центра. Такой формат позволяет увеличить общую маржинальность бизнеса до 45 %. Ведь даже небольшой семейный класс на десять учеников добавляет около 400 тыс. руб. к ежемесячному обороту центра.

Полилингвальные детские сады. Средняя маржинальность — 30 %. К садам больше санитарных требований, чем к образовательным центрам, например, по площади помещений, количеству санузлов или по организации питания. Это приводит к большему уровню инвестиций и к меньшей маржинальности. Однако такие детсады — одно из самых стабильных направлений: нехватка мест в муниципальных садах и желание родителей дать детям хороший уход обеспечивают высокий уровень спроса даже в кризисное время. После сада многие дети продолжают у нас обучаться в языковом центре или семейной школе, это позволяет нам экономить на привлечении новых клиентов.

Если говорить об организационных принципах работы, то можно выделить три главных момента. Каждый из них рассмотрим отдельно: разработка стандартов, автоматизация процессов и грамотное сопровождение партнеров.

Принцип 1. Четко прописанные стандарты

Филиалы франшизы «Полиглотики» работают по всей стране — от Санкт-Петербурга до Хабаровска. Во всех центрах должны выдерживаться единые стандарты работы и по образовательным программам, и по уровню сервиса.

По обучающим программам разработано 90 детальных методик. Они содержат поминутный план каждого урока. Прописано даже то, с каким выражением или интонацией преподаватель произносит ту или иную фразу. Это позволяет нам соблюдать стандарт в регионах, где сложно найти опытных педагогов.

Для преподавателей также запущена онлайн-платформа. Она содержит аудио- и видеоконтент, онлайн-тесты, тренажеры и игры, которые центры используют в своей работе, в том числе чтобы контролировать педагогов.

Действует система аттестаций. Она проводится два раза в год. Такая аттестация позволяет выявить сильные стороны преподавателя и его зоны роста, помогает педагогу лучше разобраться в работе.

Для франчайзи регулярно проходят обучения, в том числе в формате живых встреч. В этом году, например, все филиалы сети обменивались опытом на встрече «Я делюсь» в Санкт-Петербурге. Такое общение «заряжает» команду на результат и помогает узнать много нового и полезного.

По клиентскому сервису и бизнес-процессам есть детальные регламенты. Все этапы работы с клиентами уже продуманы и описаны. Например, есть технология, в которой рассказано, как общаться с родителями разного возраста. Ведь 23-летняя мама первенца и 47-летняя мама школьника — это женщины разных поколений. Они приходят с разными запросами и целями, поэтому подходы в работе с ними отличаются. Кроме того, мы регулярно проводим собрания и открытые уроки, демонстрируем реальные достижения учеников, чтобы донести ценность наших услуг до родителей.

Помогаем соблюдать требования надзорных органов. Это санитарно-эпидемиологические нормы и требования МЧС. Управляющая компания «Полиглотики» помогает подобрать помещение и сделать ремонт в соответствии с этими нормативами. Мы даем шаблоны документов, необходимых для получения санитарно-технологического заключения и лицензии комитета по образованию. Ведь работа в формате детского сада или частной школы требует обязательного лицензирования. И управляющая компания старается облегчить этот процесс для партнеров.

Принцип 2. Максимальная автоматизация

Любому предпринимателю хочется, чтобы основную часть работы занимало общение с клиентами и персоналом, а все рутинные процессы были автоматизированы. У «Полиглотиков» для этого есть несколько инструментов.

Бухгалтерские документы. Невероятно, но факт — в управляющей компании «Полиглотики» вообще нет выделенного бухгалтера. Есть специалист, который помогает с ведением финансовых вопросов, а все остальное делает сервис Контур.Эльба. Без этого сервиса бумажной работы было бы в разы больше. Например, пришлось бы отправлять документы «Почтой России», у 170 филиалов это заняло бы массу времени. Сейчас документ, подписанный электронной подписью, уходит от одной компании к другой за три секунды, и не надо тратить время на обмен бумажными копиями. Автоматизация этих и других рутинных задач позволяет предпринимателю значительно сократить временные затраты.

А еще работа в Контур.Эльбе дает предпринимателю возможность сэкономить деньги на найме или аутсорсинге специалистов, ответственных за бухгалтерский и управленческий учет. С помощью Эльбы франчайзи «Полиглотики» по доступной цене могут самостоятельно вести учет доходов и расходов, контролировать расчеты с контрагентами, сдавать отчетность, управлять бухгалтерскими процессами и полностью контролировать финансы.

Какие процессы управляющей компании и большинству партнеров-франчайзи удалось автоматизировать:

• моментально обмениваться документами, например счетами и актами, между управляющей компанией и ее партнерами; 
• выставлять и оплачивать счета, ставить напоминания на оплаты контрагентов; отслеживать своевременность платежей от учеников;
• хранить шаблоны и формировать документы для клиентов, например договоры или акты о приемке работ;
• вести бухгалтерский учет, платить налоги и зарплату сотрудникам.

Оплаты от клиентов проводим через онлайн-кассы. По закону образовательные центры и частные школы обязаны их использовать (исключения перечислены в ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Каждому клиенту при оплате выдается чек, и информация о платеже сразу попадает в налоговую.Подберите онлайн-кассу для своего бизнеса

CRM-система. В ней храним данные по клиентам и определяем загрузку центра. Через один обучающий центр в среднем проходит 200 учеников в год. И CRM-система очень облегчает работу с ними. Управляющая компания, в свою очередь, видит статистику по филиалам через эту CRM-систему и может «держать руку на пульсе» работы всех центров.

В чем разница между программой лояльности и CRM

Вот какая информация есть в CRM:

• личные карточки учеников, в том числе их скидки по программе лояльности;
• загрузка преподавателей и загрузка кабинетов;
• сводная статистика по оборотам компании, по количеству учеников и услугам, которыми они пользуются.

Принцип 3. Сопровождение и поддержка франчайзи

При открытии бизнеса по франшизе важно, чтобы управляющая компания вела партнера «за руку» на каждом этапе становления бизнеса. Франчайзи подписывает договор с «Полиглотиками», за ним закрепляется определенная территория и выделяется несколько кураторов-помощников.

Первый куратор помогает с запуском и ведением бизнеса. Он содействует в поиске подходящего помещения, подсказывает, на что обратить внимание. Кроме того, куратор делает оценку локации и конкурентной среды, составляет подробный финансовый план. Финмодель рассчитывается индивидуально для каждого партнера. Она зависит от района города, площади помещения, сроков открытия, наличия кредита, количества детей. Результаты работы нового центра не должны отличаться от плана более чем на 20 %.

Второй куратор содействует в запуске рекламы, когда адрес точки уже известен. Активная рекламная кампания за несколько месяцев до открытия центра позволяет набрать такое количество клиентов, которое позволит центру с первого месяца работы получать прибыль. Используем самые разные каналы: от вывески и баннера на фасаде, листовок и рекламы в лифтах до контекстной рекламы и социальных сетей.

Третий куратор поддерживает при поиске персонала, а после найма — помогает организовать обучение педагогов по методикам центра. При выборе сотрудников «Полиглотики» обычно согласовывают одного человека из пятидесяти. Уровню будущих преподавателей уделяется самое пристальное внимание.

Помимо кураторов партнерам помогают юристы, специалисты по лицензированию и другие эксперты управляющей компании. Такая помощь может понадобиться на любом этапе. Например, юрист подскажет, как правильно составить договор аренды, а специалист по лицензированию — как заявить в надзорные органы о проведении летнего лагеря.

Принцип 4. На старте всё понятно про деньги и сроки

Важный вопрос при открытии нового бизнеса — срок его окупаемости. Стоимость франшизы «Полиглотики» с учетом всех затрат на начальном этапе — около 1,8 млн руб. Эти вложения окупаются примерно через год после открытия центра. Но на точку безубыточности, когда среднемесячные доходы превышают расходы, компания выходит уже в первый месяц работы.

Чем отличаются франшизы в разных сферах бизнеса

Быстрого финансового результата получается достичь за счет активной рекламной кампании перед запуском центра. Например, если цена на аренду помещения — около 100 тыс. руб., а стоимость абонемента на одного ребенка — 5 тыс. руб., то, чтобы окупить месяц аренды, нужно 20 детей. Чтобы выйти на точку безубыточности, достаточно продать около 35 абонементов.

Благодаря рекламе в первый месяц получается привлечь до 50 учащихся, и детский центр сразу оказывается «в плюсе» по прибыли.

Какую франшизу лучше купить в 2023–24 годах

Существует распространенный стереотип, что открывать обучающий центр надо к 1 сентября, когда начинается школьный учебный год. Но, по опыту «Полиглотиков», открываться лучше за полгода до «высокого» сезона. Этого времени хватает на то, чтобы отточить все бизнес-процессы и наладить бесперебойную работу центра. Кроме того, дети приходят «волнами» в течение всего года, а не только в сентябре. Например, летом обращаются те, кто хочет посещать городской лагерь. А в ноябре-декабре приходят те, кто недавно адаптировался к садику или школе и теперь присматривают дополнительные занятия.

Как франшизе получить господдержку

Каких ошибок можно избежать

Вот несколько советов из опыта «Полиглотиков», большинство пригодится франшизам и других сфер бизнеса.

Неправильный выбор франшизы. Если оценивать франшизу не по наполнению и качеству услуг, а по стоимости, то можно столкнуться с отсутствием поддержки со стороны управляющей компании и разочароваться в этом виде бизнеса. Важно, чтобы и методики обучения, и сопровождение со стороны франчайзера были реализованы на высоком уровне.

Неверный выбор локации. Если человек открывает детский центр самостоятельно, то важно правильно оценить конкурентную среду и потенциал места. Можно провести опросы, посмотреть на количество детей рядом. При сотрудничестве с «Полиглотиками» этот анализ берет на себя управляющая компания. У «Полиглотиков» низкий процент закрытия центров — менее 10 %. И если возникают проблемы с помещением, то они, как правило, связаны или с повышением арендной ставки, или со сменой собственника. В этом случае юристы головной компании подключаются к вопросу и помогают сохранить приемлемые условия работы.

Топ-7 ошибок начинающих франчайзи

Подбор персонала. Рынок преподавателей и воспитателей большой. Очень много кадров просто не имеют достаточной квалификации для работы с детьми. Поэтому «Полиглотики» помогают отсеять таких специалистов еще на этапе собеседования.

Плохой клиентский сервис. Такое происходит, если руководитель не разбирается в технологии работы с клиентами или не умеет донести до целевой аудитории ценность своих услуг. У «Полиглотиков» есть обучение по работе с людьми и система тайных покупателей, которые периодически проверяют качество услуг.

Открыть детский центр и преподавать самому. Когда у франчайзи есть педагогическое образование, он берет на себя педагогическую нагрузку, и это начинает вредить бизнесу. Родители, как правило, хотят отдать своего ребенка в класс именно к директору центра. Поэтому, если руководитель преподает, лучше очень строго зафиксировать объем учебной нагрузки, сделать ее небольшой, чтобы оставалось достаточно времени на управление бизнесом.

Не пользоваться инструментами автоматизации. Современные инструменты и сервисы, например, для электронного документооборота, помогают избавиться от рутины и лишней бумажной работы. Руководитель имеет возможность сосредоточиться на том, что действительно важно. Все типовые процессы нужно автоматизировать, так появляется больше времени на общение с клиентами, работу с персоналом, маркетинг и продвижение. А это способствует успешному развитию бизнеса.