Как провести инвентаризацию товаров в магазине: сроки и этапы

Чем шире и разнообразнее ассортимент в магазине, тем сложнее контролировать учет товаров. Расскажем, что такое инвентаризация товаров, кто ее проводит и какие этапы нужно пройти, чтобы избежать ошибок и упростить процесс.

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

Что такое инвентаризация

В магазине штор прошла масштабная акция: три метра ткани по цене одного. Скидки привлекли покупателей, поток посетителей магазина увеличился в два раза. После завершения акции участились ситуации, когда в учетной системе ткань всё еще числилась, а на складе и полках магазина ее не было. Чтобы разобраться, что произошло, владелец торговой точки решил провести инвентаризацию.

При инвентаризации проверяют и сравнивают данные бухгалтерского учета и фактические остатки. Компании считают имущество или активы: мебель, технику, наличные. Для магазинов особенно актуальна инвентаризация товаров.

Проверки помогают обнаружить такие ошибки учета:

Зачем магазину ревизия и чем она отличается от инвентаризации

Излишек, когда количество товаров в системе учета меньше, чем в магазине или на складе. Чаще всего причиной излишка становится ошибка при приемке товаров.
Недостача, когда фактическое количество товаров меньше, чем отражается в системе учета. Ошибка может быть вызвана кражей, потерей товара или ошибками в учете.
Порча, когда товары физически повреждены или у них истек срок годности. Негативно на состояние продуктов или вещей влияют нарушения правил транспортировки, хранения или обработки.
Пересортица, когда количество товаров указано верно, но в товарной группе недостает какого-то определенного вида, а другого, напротив, в излишке. Например, в системе учета числятся 12 черных телевизоров, 6 из которых — белые. А по факту на складе магазина 8 черных телевизоров и 4 белых.

Когда инвентаризация обязательна

В приказе Минфина РФ от 29.07.98 № 34Н сказано, что инвентаризация обязательна для магазинов, в которых ведется бухучет.

Инвентаризацию обязательно проводят в таких случаях:

Полный список случаев, когда инвентаризация обязательна, можно прочитать в 27 пункте Приказа Минфина РФ от 29.07.98 № 34Н

когда имущество магазина продают, сдают в аренду или выкупают;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
после того, как установили факт хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации организации.

Если бухучет не ведется, то владелец может самостоятельно решить, будут ли в его магазине регулярно пересчитывать товары. Среди лиц, которые могут не проводить инвентаризации, — индивидуальные предприниматели.

Список компаний, которые могут не вести бухучет, закреплен в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Как выбрать время

Некоторые владельцы предпочитают проводить инвентаризацию в конце года или квартала, чтобы иметь полное представление о финансовом состоянии и остатках в конце отчетного периода. Если магазин при этом обязан вести бухучет, то пересчет товаров должен пройти в четвертом квартале: с 1 октября до 31 декабря.

О подробных сроках проведения инвентаризации читайте в Приказе Минфина РФ от 13.01.2023 № 4

Для других бизнесов проведение инвентаризации может быть связано с периодом сезонного закрытия или при обновлении ассортимента товаров.

Особенности инвентаризации в разных магазинах:

В онлайн-магазинах обычно есть автоматизированные системы учета, несмотря на это, периодическая физическая инвентаризация всё равно необходима. С помощью нее проверяют, совпадает ли фактическое количество товаров с тем, что показывает учетная система.
Магазины одежды и обуви чаще обновляют свои коллекции, поэтому проведение инвентаризации помогает определить, какие товары находятся на складе, какие нужно переоценить или убрать из продажи.
В магазинах продуктов питания и продовольственных сетях пересчитывают и проверяют товары регулярно, чтобы избежать потерь, связанных с истечением сроков годности или повреждением продуктов.

Кого назначить ответственным

Выбор ответственных за инвентаризацию тоже остается на усмотрение владельца магазина.

Некоторые предприниматели предпочитают сотрудничать с аудиторскими или консультационными фирмами для проведения профессиональной инвентаризации. Такой вариант выбирают, когда сомневаются в честности или внимательности работников и хотят получить объективную оценку от сторонних экспертов.

Магазин может провести инвентаризацию самостоятельно, к ней привлекают сотрудников торговой точки. Руководитель собирает специальную комиссию, в нее могут входить начальники отделов, бухгалтеры, инженеры, экономисты, техники. Важно помнить, что материально ответственные сотрудники должны присутствовать при пересчете имущества, за которое они отвечают. Но включать их в состав инвентаризационной комиссии нельзя, так как они заинтересованы в том, чтобы во время проверки не было найдено нарушений.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Этапы инвентаризации

Шаг 1. Подготовьте необходимые материалы: списки товаров, бумагу, ручки. Ускорить работу помогут специальные программы для учета товаров и терминалы сбора данных (ТСД).

Что помогает ускорить инвентаризацию: ТСД и мобильные приложения

Еще понадобится три документа: приказ о проведении инвентаризации, бланк инвентаризационной описи и ведомость учета результатов инвентаризации. Распечатайте их заранее.

Шаблоны бланков для инвентаризации можно скачать по ссылке

Шаг 2. Соберите инвентаризационную комиссию. Если хотя бы один из членов инвентаризационной комиссии не принимал участие в проверке, результаты инвентаризации признают недействительными.

С действующими правилами инвентаризации можно ознакомиться в Приказе Минфина РФ от 13.06.95 № 49

Для магазинов, которые досрочно перешли на стандарт инвентаризации ФСБУ 28/2023, действует новое правило — при инвентаризации должны присутствовать более 80% членов комиссии. С 1 апреля 2025 года изменения вступят в силу для всех магазинов.

Шаг 3. Определите подходящее время: проще всего считать товары, когда магазин закрыт. Если торговая точка работает круглосуточно, то выберете время, когда клиентов меньше.

Шаг 4. Разделите помещение на зоны, чтобы упростить процесс. Группируйте товары по категориям или отделам. В продуктовом магазине можно установить график инвентаризации. Например, проверять молочную продукцию каждый понедельник и четверг.

Шаг 5. Начните с одной зоны и постепенно переходите к другим. Проверяйте не только наличие товара, но и точность информации на ценниках, а также срок годности. Запишите результаты на бумаге или внесите данные в программу учета.

Шаг 6. После окончания инвентаризации сверьте полученные результаты, исправьте любые расхождения: излишек, недостача, порча и пересортица.

Подробности о четырех видах расхождений читайте в статье «Товароучет: как провести инвентаризацию»

Шаг 7. Занесите информацию в ведомость учета результатов инвентаризации. Выясните, что привело к ошибкам в учете, чтобы в дальнейшем не допускать расхождений.

Как избежать ошибок

Разберем три распространенные ошибки на примерах и расскажем, как их избежать.

Не приостановили работу зала. В магазине стартовала инвентаризация, но в это время работники начали выкладывать новый товар на полки. В результате один и тот же товар посчитали два раза, был выявлен излишек. Чтобы не допускать добавления новых товаров в систему учета при подсчете, стоит предупредить коллектив об инвентаризации заранее и выбрать время, в которое не ожидается новых поставок товара.

Не позвали материально ответственное лицо. Владелец магазина знал, что в состав комиссии нельзя включать материально ответственное лицо, и назначил кладовщику выходной в день инвентаризации. При подсчете товара на складе было выявлено множество расхождений, но кладовщик отказался брать на себя вину и обратился в суд. Суд аннулировал результат проверки, так как проведение инвентаризации без участия материально ответственного лица нарушает закон.

Смотрите пункт 2.8 Приказа Минфина РФ от 13.06.95 № 49: при инвентаризации обязательно должны присутствовать материально ответственные лица

Зал не закрыли для посторонних. Инвентаризация большого магазина канцелярских принадлежностей затянулась на пару дней. Сотрудники считали кассовую технику, книги, тетради и ручки по ночам, а днем магазин работал в обычном режиме. После завершения инвентаризации заметили пропажу одного из терминалов эквайринга. Кто должен нести ответственность за недостачу, выяснить не удалось. Избежать подобных ситуаций помогает правило: если комиссия уходит на перерывы при учете материальных ценностей, помещение должно быть опечатано.

Смотрите пункт 2.12 Приказа Минфина РФ от 13.06.95 № 49: в помещение, где проводится инвентаризация, нельзя заходить посторонним

Инвентаризация — трудоемкий процесс, но с правильной организацией и систематическим подходом вы сможете провести ее успешно. Экономьте время на учете товаров. Автоматизируйте приемку, инвентаризацию и сверку остатков с помощью Контур.Маркета.