Регистрация кассы в ФНС. Как понять, что касса зарегистрирована успешно

Прежде чем применять контрольно-кассовую технику (ККТ), нужно ее зарегистрировать. В статье дадим ответ, для чего ставить кассу на учет в налоговой, что для этого нужно сделать и как проверить, что все прошло успешно.

Поможем подобрать комплект для работы по 54-ФЗ

Что такое регистрация кассы в ФНС

Федеральная налоговая служба ведет учет всех онлайн-касс. Чтобы поставить кассу на учет, бизнесмену нужно отправить заявление и фискализировать технику. Без этого не получится сформировать чеки и другие кассовые документы, а затем передать их в налоговую.

В Законе № 54-ФЗ есть определение регистрации кассы. Это когда ФНС вносит в журнал учета ККТ запись об экземпляре кассы, о фискальном накопителе, который в ней установлен, и о самом владельце. А еще ведомство присваивает кассе регистрационный номер и выдает пользователю карточку регистрации ККТ.  

Весь процесс регистрации можно разделить на четыре этапа:

Этап 1. Бизнесмен отправляет заявление на регистрацию ККТ.

Этап 2. Инспекция высылает номер для регистрации.

Этап 3. Бизнесмен формирует на кассе отчет о регистрации с полученным номером и отправляет реквизиты получившегося документа ИФНС.

Этап 4. Инспекция присылает карточку регистрации кассы. Это значит, что регистрация успешно завершена.  

Порядок регистрации кассы закреплен в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ. Подробнее о том, что делать бизнесу, рассказали ниже.

Как можно зарегистрировать кассу в ФНС

Перед подачей заявления нужно подготовить оборудование и собрать необходимые документы. Что именно понадобится:

Как начинающему бизнесмену выбрать кассу →

Сама касса. Обязательно выбирать модели, которые входят в реестр ККТ. В комплекте с аппаратом идет паспорт кассы, в нем есть данные, которые понадобится указать в заявлении о регистрации. 

Фискальный накопитель (ФН). Бывает на 15 и на 36 месяцев. Важно правильно подобрать срок действия «фискальника» под тип бизнеса, с этим поможет памятка от Контур.Маркета. Затем нужно установить ФН в корпус кассы. А упаковку и паспорт накопителя лучше сохранить, они могут пригодится в дальнейшем.

Оператор фискальных данных (ОФД) выступает посредником между кассой и ФНС. Договор с ОФД гарантирует, что оператор будет онлайн передавать все фискальные документы в налоговую.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выпущена на руководителя организации или на предпринимателя. Нужна, чтобы подписать электронное заявление о постановке кассы на учет.

Подключение к интернету. Способ зависит от модели кассы. Мобильные кассы обычно подключаются через кабель Ethernet, сим-карту или Wi-Fi. А фискальные принтеры чеков «берут» интернет от компьютера или ноутбука, к которому они подключены. 

Чековая лента, если модель кассы предусматривает печать чеков. Специальную бумагу лучше установить сразу, так как во время постановки на учет нужно будет напечатать отчет о регистрации ККТ.

Когда все пункты выполнены, можно переходить к регистрации кассы. Сделать это можно по-разному: через кабинет контрольно-кассовой техники на сайте ФНС, через личный кабинет ОФД или в ближайшем отделении налоговой. Для каждого варианта мы подготовили подробную инструкцию.

Регистрация кассы на сайте ФНС

Чтобы зарегистрировать кассу этим способом, обязательно авторизоваться в личном кабинете ИП или юрлица на сайте ФНС. Будьте внимательны: оформление кабинета ККТ и названия кнопок в личном кабинете юрлица и предпринимателя могут отличаться.

Вот какие шаги нужно пройти:​

Шаг 1. Войти в личный кабинет ИП или юрлица на сайте nalog.gov.ru и перейти в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Шаг 2. Кликнуть на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать вариант «Заполнить параметры вручную».

Шаг 3. Откроется заявление. Заполнить следующие данные:

• Адрес установки кассы по базе ФИАС. Кассу обязательно применять именно по тому адресу, который будет указан при регистрации, иначе это считается неприменением кассы, за которым может последовать штраф.
• Наименование места установки кассы. Это может быть название магазина, кафе или салона.
• Модель кассы. Вот тут пригодится паспорт ККТ, в нем указывается модель, например «АТОЛ 30Ф» или «ВИКИ ПРИНТ 57Ф».
• Заводской номер кассы. Это уникальный номер, в котором до 20 цифр. Тоже указан в паспорте кассы.
• Модель ФН. На момент публикации в реестре накопителей всего восемь моделей. Модель конкретного ФН есть в его паспорте, например, «ФН-1.2 исполнение Ав15-3» или «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М».
• Заводской номер накопителя. Уникальный номер из 16 цифр, который можно найти в паспорте ФН или на упаковке от «фискальника».
• Особенности применения кассы. Нужно отметить те пункты, которые соответствуют условиям применения ККТ. Например: «ККТ предназначена для работы в автономном режиме» следует выбрать, если владелец кассы работает без ОФД. Если ни один из пунктов не подходит, можно пропустить этот этап.
• Оператор фискальных данных. На момент публикации новости всего 16 операторов, среди них и ОФД Контура — Контур НТТ. Нужно выбрать оператора, с которым заключили договор.
• ИНН ОФД. Это поле заполнится автоматически при выборе оператора.

Шаг 4. «Подписать и отправить» заявление в налоговую.

Шаг 5. В информационном окне перейти по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган», чтобы следить за статусом заявления.

Шаг 6. Как только в столбце «Состояние» отобразится статус «Присвоен Регистрационный номер ККТ», нужно завершить регистрацию ККТ.

Шаг 7. Сформировать на кассе и распечатать отчет о регистрации (или фискализации). Как это сделать, уточните у производителя кассы. Для отчета понадобится регистрационный номер ККТ, он будет указан в столбце РНМ.

Шаг 8. Вернутся в личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой. В столбце РНМ нажать на регистрационный номер. Откроется карточка кассы, в которой будут указаны регистрационные данные кассы. Нажать «Завершить регистрацию».

Шаг 9. Откроется новое окно. Нужно указать в нем данные из отчета о регистрации по ККТ, который напечатали при фискализации кассы, а затем нажать «Подписать и отправить». Следует учесть, что этот шаг обязателен только для тех касс, которые работают в автономном режиме. Если касса подключена к ОФД, оператор автоматически отправит данные из отчета о регистрации в налоговую.

Этот шаг обязателен только для тех касс, которые работают в автономном режиме. Если касса подключена к ОФД, оператор автоматически отправит данные из отчета о регистрации в налоговую.

Шаг 10. И последний шаг. Налоговая служба проверит реквизиты отчета и отправит карточку регистрации кассы. Скачать ее можно на вкладке «Список документов, направленных в налоговый орган»

Регистрация кассы в ФНС завершена. Теперь ее нужно подключить к сервису ОФД, только после этого фискальные данные будут передаваться в ФНС.

Регистрация в личном кабинет ОФД 

У некоторых сервисов ОФД есть личный кабинет пользователя, в котором можно следить за продажами и работой касс. В этом же кабинете можно заполнить и отправить заявление на регистрацию кассы. Расскажем, как это сделать на примере Контур.ОФД.

Что делать:

Шаг 1. Войти в личный кабинет и перейти в раздел «Кассы».

Шаг 2. Нажать «Добавить кассу», а затем «Зарегистрировать кассу в ФНС».

Шаг 3. Откроется заявление на регистрацию кассы. Вот какую информацию в нем указать:

• Код ИФНС, то есть код налоговой инспекции, в которой организация или ИП стоят на учете.
• Модель и заводской номер кассы.
• Модель и заводской номер ФН.
• Адрес и место установки кассы. Кассу обязательно применять именно по тому адресу, который будет указан при регистрации, иначе это считается неприменением кассы, за которым может последовать штраф.
• Особенности применения кассы. В личном кабинете есть список из 13 условий, нужно отметить подходящие.

Шаг 4. Когда заявление будет заполнено, нажать на зеленую кнопку «Отправить заявление в ФНС».

Шаг 5. В ответ налоговый орган вышлет регистрационный номер кассы. Важно убедиться, что касса подключена к интернету и указать в настройках кассы полученный регистрационный номер. После этого сформировать отчет о регистрации, а ОФД автоматически отправит этот отчет в налоговую.

Шаг 6. Налоговая отправит карточку регистрации кассы. Эту карточку можно найти в личном кабинете Контур.ОФД → в разделе «Кассы» → «Заявления в ФНС». Нужно открыть ее и нажать кнопку «Завершить регистрацию».

Вместо карточки регистрации кассы налоговая может прислать уведомление об отказе с указанием причины. В этом случае необходимо заново отправить заявление в налоговую и повторно пройти процедуру регистрации.

Еще налоговая может повторно запросить данные из отчета о регистрации, тогда в Контур.ОФД появится сообщение «Отчет о регистрации требует уточнений» и сервис предложит вручную ввести дату, время, фискальный признак, а затем отправить их в налоговую.

Регистрация в отделении налоговой 

Особенность этого способа в том, что владельцу кассы можно не получать электронную подпись, а подписать бумажное заявление от руки. 

Что нужно для регистрации:

• Заполнить бумажное заявление и передать его инспектору. Еще может пригодится паспорт кассы, паспорт ФН, договор с ОФД. 
• Получить регистрационный номер, вернуться в торговую точку и фискализировать кассу, то есть сформировать на ней отчет о регистрации кассы. Подробную инструкцию можно найти в паспорте ККТ или у ее производителя.
• Отнести отчет о регистрации кассы в то же отделение ФНС и получить карточку регистрации ККТ.

Как понять, что касса зарегистрирована

Некоторые ошибочно думают, что регистрация завершается на этапе, когда касса сформировала отчет о регистрации. Но это не так. Обязательно получить карточку регистрации ККТ, которая подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) налоговой.

Дело в том, что техническая возможность формировать чеки появляется раньше, чем возможность посмотреть карточку ККТ. Но не стоит торопиться рассчитывать клиентов. Если регистрация не будет завершена, на кассе «зависнет» документ, который не передан ОФД. Так касса может работать 30 дней, а потом заблокируется.

Какие штрафы есть за работу на незарегистрированной кассе

В административном кодексе предусмотрены санкции за нарушение порядка регистрации кассы и условий ее применения. Какие это санкции:

Санкции закреплены в ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

• Предприниматели могут получить предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
• Организациям могут выписать предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Обратите внимание, что предупреждение или штраф можно получить в течение года после правонарушения. Подробности в статье «Непробитые чеки и не только: за что штрафуют нарушителей 54‑ФЗ о кассах».

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку