Выбор программного продукта для автоматизации кадрового учета не так прост, как может показаться на первый взгляд. У нас есть немало клиентов, которые перед тем, как стать нашими, успели поработать (и разочароваться) в 2-3 «кадровых» программах. Возможно ли с первого раза выбрать идеально подходящий предприятию программный продукт? Да. С этой целью мы подготовили для наших читателей несколько советов.
Самое главное правило: если на презентации программы ее представитель говорит, что в ней есть все, что именно вам требуется, обязательно попросите, чтобы эти возможности были тут же продемонстрированы.
Обращайте внимание на базовый функционал
Обязательно попросите показать, как осуществляются в программном продукте базовые операции: прием на работу, увольнение, оформление отпуска. К сожалению, часто на демонстрации программы кадровики в первую очередь вспоминают об отраслевой специфике организации и совершенно забывают о тех особенностях кадрового учета, с которыми приходится сталкиваться ежедневно.
Например, государственные служащие предъявляют требования к соответствию программного продукта федеральному закону 79-ФЗ, медицинские учреждения желают видеть справочники, отчеты и документы в соответствии со своими нормативными актами и т п. Все помнят про то, что программа должна соответствовать требованиям согласно закону «О персональных данных». Да, все это нужно. Однако берите глубже, вспомните, с чем чаще всего приходится сталкиваться в работе? Наверняка летом, когда наступает сезон отпусков, вам постоянно приходится пересчитывать периоды стажей для начисления отпусков. Где-то большая текучка, и кадровикам регулярно приходится оформлять приказы о совмещениях и замещениях, в том числе временных, а значит нужно уметь вовремя отследить окончание временных замещений и совмещений. Где-то ведутся дополнительные стажи помимо общего трудового: например, льготные стажи, непрерывные, выслуга, стаж на предприятии. В итоге кадровик регулярно рассчитывает стаж на определенную дату — для пенсионного фонда, различных справок, а в некоторых организациях — для изменения надбавки за стаж.
А еще часто помнят про унифицированную отчетность и совершенно забывают о важности внутренних отчетов и различных справок по сотрудникам и штату организации.
Когда мы проводим презентацию системы «Контур-Персонал», мы обязательно делаем акцент на таких «мелочах». В нашей программе расчет стажей для начисления отпуска происходит автоматически: если были отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком или любые другие неявки, система умеет их исключить из стажа. Любой стаж по сотруднику система рассчитывает сама на любую дату. Более того, «Контур-Персонал» умеет исключать из льготного стажа периоды неявок, а в дальнейшем — и формировать отчеты для пенсионного фонда: СЗВ-6, перечень льготных профессий и другие.
Наша система сама предупреждает, если у сотрудников меняется надбавка за стаж, и помогает оформить приказ об изменении этой надбавки. Есть и другие предупреждения: например, о том, что у сотрудника заканчивается срочный трудовой договор, временное замещение, наступает отпуск по графику и т п. Все это — для того, чтобы подсказать пользователю, что пора формировать тот или иной приказ.
Помимо унифицированных отчетов во внешние органы, в программе «Контур-Персонал» есть также и набор произвольных выборок по сотрудникам и штатному расписанию.
Не забывайте про редко используемый функционал
Возможно, вы нечасто оформляете командировки, но хорошо бы, чтобы система умела это делать. Иначе придется и дальше оформлять командировки вручную.
Обращайте внимание на интерфейс
Приведем пару примеров, чтобы было понятно, о чем идет речь.
Есть системы, в которых все приказы собраны в едином реестре и можно выбрать список всех приказов по сотруднику за период, либо список всех приказов об отпусках, либо о приеме на работу. И есть программы, где эти приказы разбросаны в разных местах и пунктах меню, а понятие реестра (или журнала) приказов совсем отсутствует.
Еще пример. Существует такое понятие, как механизм работы по транзакциям. Вы наверняка сталкивались с ним, снимая деньги в банкомате. Если во время снятия денег возникает ошибка банка, то происходит отмена всей операции (транзакции): т.е. если банкомат не выдал вам деньги, они гарантированно остались у вас на счету. Тоже самое и в программном продукте. Как-то нам довелось общаться с руководителем IT-отдела одной крупной компании, которая в то время как раз внедряла программный продукт. И при внедрении оказалось, что после проведения приказа его действие нельзя отменить. Грубо говоря, провели приказ о приеме, заметили в нем ошибку, и пришлось вручную удалять все заполненные приказом поля в карточке сотрудника, а затем оформлять с нуля новый приказ о приеме. В системе «Контур-Персонал» действие любого приказа можно отменить, если в нем замечена ошибка, после чего исправить неверно заполненное поле, а затем снова утвердить приказ.
Осторожней относитесь к словам «У нас этого нет, но мы доработаем»
Поверьте, никто не работает бесплатно. Дорабатывать будут за ваши деньги. Чем больше нужного именно вам функционала будет в базовой версии программы, те меньше придется потом доплачивать за доработки. Нередки случаи, когда с учетом всех необходимых доработок стоимость программного продукта вырастает в десятки раз по сравнению с базовой версией.
Обязательно узнайте про техподдержку и обновления
Если возникнет проблема в процессе работы программы — кто будет устранять ее? В какие сроки? Есть ли у программного продукта «горячая линия»? Как часто выпускаются обновления? Как долго обновляется программа? К слову, для пользователей системы «Контур-Персонал» мы выпускаем регулярные обновления 2-3 раза в год. Более критичные исправления, связанные с исправлением ошибок или изменениями законодательства, выпускаются чаще. У клиентов программы «Контур-Персонал» есть техническая поддержка, с помощью которой они могут оперативно решить проблему по телефону, электронной почте, а при необходимости — и с использованием удаленного доступа.
Попросите демо-версию
Попробуйте поработать с программным продуктом. Демо-версия обязательно должна быть. Если ее нет, задумайтесь, не скрывают ли от вас что-то. Может, эта система не так хороша, как ее нахваливают? Так, например, на презентации системы «Контур-Персонал» специалист всегда оставляет слушателям демо-версию. А если она затерялась, ее всегда можно найти и ознакомиться на нашем сайте: kontur.ru/kontur-personal/demo. Кстати, можно сделать это прямо сейчас!
И вообще — не бойтесь задавать вопросы! Ведь именно вам потом жить и работать с этой системой несколько лет!
Попробовать бесплатно программу Контур-Персонал
Рекомендуем почитать:
Автоматизация в действии: кадровый учет на госслужбе
