Ошибки при приеме на работу: чего нельзя допускать

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.

Процедура оформления нового сотрудника затрагивает разные направления: работу с документами, внесение сведений в трудовую, представление нового отчета ЕФС-1, подготовку трудового договора.

Периодически происходят изменения, которые так или иначе влияют на процесс приема на работу. Остановимся подробнее на тех вопросах, которые нередко упускают из виду.

Игнорирование бумажной трудовой новичка 

Известно, что в России уже не первый год действуют электронные трудовые книжки. Тем сотрудникам, которые сейчас впервые трудоустраиваются, заводятся только такие книжки. При этом работодатель не обязан уведомлять новичка о том, что бумажная трудовая книжка на него уже не оформляется (Письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).  

Все остальные в 2020 году должны были сделать выбор — оставить бумажный вариант трудовой или перейти на электронный.

При этом, даже если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, он должен сохранить свою бумажную книжку и предъявлять ее при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Оформляя нового работника, проверяйте его бумажную трудовую. Отсутствие записи о ее закрытии свидетельствует о том, что работник остался с бумажной трудовой и, следовательно, вы должны продолжать ее вести. Обычно запись вносится в графе 3 с такой формулировкой: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ». При этом в графе 4 в качестве основания указывается заявление работника.

Отметка о выборе электронной трудовой будет означать, что вести нужно только электронную версию.

Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой работодатель выдает ему справку СТД-Р.

Может возникнуть ситуация, при которой сотрудник при трудоустройстве хочет перейти у нового работодателя на электронную трудовую. В этом случае следует поступить следующим образом: внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую, принять заявление о переходе на электронную трудовую, затем внести в бумажную книжку запись о выборе книжки электронной. После перевода нового сотрудника на ведение электронной трудовой выдать на руки сотруднику обычную трудовую книжку.

Помните об изменениях, которые произошли в правилах ведения трудовой книжки.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Прием на работу без паспорта

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, представлен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Допустим, у работника нет при себе паспорта, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по талону? Конечно, нет. Талон⁠-⁠уведомление, выданный в полиции взамен заявления об утере паспорта, — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

Допуск к работе без обязательных медосмотров

Законодательством установлены определенные категории работников, которые допускаются к работе только после медосмотров. Эти категории названы в ст. 220 ТК РФ. Кроме того, в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н приводится Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников.

Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждается в п. 3 ст. 5.27.1 КоАП.

Подписание трудового договора до ознакомления работника с ЛНА

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под подпись перед заключением трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем подпись он ставит под каждым документом.

Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений или условий необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора.

Недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Реклама 16+

Удобный учет сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпускных, налоги и взносы, расчет дивидендов.

Узнать больше

Вместо места работы в договоре указывается рабочее место 

Нередко происходит путаница обязательного условия — места работы — с дополнительным условием — рабочим местом. 

В Трудовом кодексе не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место (ст. 209 ТК РФ).

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно ст. 57 ТК РФ работодатель должен указывать обособленное структурное подразделение. При оформлении сотрудника вносите название организации и населенный пункт.

Отсутствие условий труда в трудовом договоре

Условия труда на рабочем месте обязательно включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

Также недопустимо отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо. Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно быть указано в трудовом договоре.

Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

Неправильное указание даты заключения трудового договора

Иногда работодатели путают дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора. Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения договора.

Неправомерное заключение срочного трудового договора

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

Неточности в указании оплаты труда

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть обозначен размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.  

Путаница с понятиями «срок испытания» и «испытательный срок»

Понятие «испытательный срок» не имеет отношения к ТК РФ, это термин из УИК РФ. В ст. 70 ТК РФ упоминается понятие «срок испытания».

Расхождение содержания приказа с условиями договора 

С 22 ноября 2021 года прием на работу оформляется только трудовым договором, издавать приказ (распоряжения), как это требовалось ранее, не нужно. Однако работодатель вправе продолжать издавать на основании заключенного трудового договора такой приказ (распоряжение). Главное, чтобы содержание приказа соответствовало условиям трудового договора — это требует ст. 68 ТК РФ.

Работодателям следует внимательно проверять все детали в приказе. Сотрудник должен ознакомиться с ним под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.  

Неправильная дата в записи о приеме на работу в трудовой книжке 

В трудовую книжку запись о приеме на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу (если работодатель продолжает его издавать) и трудовом договоре.

Нарушение сроков сдачи ЕФС-1

При трудоустройстве нового сотрудника работодатель должен заполнить соответствующую часть отчета ЕФС-1, которая включает: титульный лист; подраздел 1 из раздела 1; подраздел 1.1 из подраздела 1. Таким образом работодатель сообщает СФР о кадровом мероприятии — приеме на работу нового сотрудника. Отправить отчет нужно не позднее следующего рабочего дня.