Риски при отправке электронных кадровых документов в неактуальных форматах

По новым требованиям Минтруда все компании, которые ведут кадровый документооборот в электронном виде, должны создавать документы в установленных форматах. Все ли обязаны соблюдать эти условия и что случится, если их не выполнить, рассказываем в статье.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

С 1 марта 2023 года все электронные документы, связанные с работой, должны состоять из структурных элементов, состав и формат которых определяет Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578Н. Подробнее требования мы разбирали в статье.

Согласно ст. 22.1 ТК РФ работодатель может использовать для электронного документооборота государственную платформу «Работа в России» или собственную информационную систему. Если в компании кадровый специалист самостоятельно отслеживает изменения в трудовом законодательстве и использует систему КЭДО собственной разработки, то новые условия стоит изучить внимательнее.

Несоблюдение единых требований может привести к негативным последствиям:

1. Неформализованные кадровые документы будет невозможно загрузить на Госуслуги и госплатформу «Работа в России» — они не пройдут форматно-логическую проверку и будут отклонены. А значит, работодатель нарушит ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ: не сможет обеспечить право работника на получение электронных кадровых документов на едином портале государственных и муниципальных услуг.

2. Работодатель может столкнуться с проблемами при длительном хранении кадровых документов. Сейчас в Госдуме обсуждается законопроект, который внесет поправки в закон об архивном деле в России. Изменения предусматривают передачу в Государственный архив кадровых электронных документов в едином формате. Если создавать их без учета требований, то после принятия поправок в закон документы невозможно будет загрузить в базу данных для длительного хранения.

3. Есть вероятность, что в какой-то момент контролирующие органы и суды станут работать только с новыми форматами. Так как электронные документы невозможно подписать задним числом, а потребоваться они могут и в будущем, после 1 марта 2023 года целесообразно сразу вести КЭДО по новым правилам.

   

   В Контур.КЭДО вы можете создавать кадровые электронные документы сразу в актуальных форматах

   Попробовать

   Реклама 16+. Реквизиты

4. Если работодатель нарушит требования к форматам электронных кадровых документов, установленные ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ, он может получить предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

   • для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

   • для предпринимателей без юридического лица — от 1 000 до 5 000 руб.;

   • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При выборе системы КЭДО стоит учитывать, как сервис соблюдает единые требования к форматам электронных документов. Это упростит процесс документооборота и поможет работодателю не нарушать трудовое законодательство.