Как законно привлечь самозанятого, если в штате уже есть аналогичный сотрудник

Привлечение самозанятых становится все более распространенной практикой для бизнеса, при этом продолжает вызывать вопросы у налоговых органов. Одна из типичных ситуаций, которая привлекает внимание, — заключение договоров с самозанятыми на выполнение тех же задач, которыми уже занимаются штатные сотрудники компании.

Разбираемся, как правильно обосновать такую практику и избежать доначислений и штрафов.

Когда наличие самозанятых становится проблемой

Сегодня бизнес все чаще обращается к услугам самозанятых, чтобы сократить издержки и сделать управление персоналом и подрядчиками гибким. Эту тенденцию подтверждает статистика ФНС — с 2021 года число самозанятых ежегодно растет в среднем на 2 млн. Проблемы начинаются, когда бизнес не понимает разницы между трудовыми и гражданско-правовыми отношениями. 

Эта ошибка в перспективе будет расцениваться как уклонение от налогов. Особенно это актуально, если в штате компании уже есть специалисты, выполняющие аналогичные функции.

Сотрудник, работающий у вас в штате, не может оказывать вам дополнительные услуги в качестве самозанятого. Он также не сможет оказывать их вашей компании следующие два года после увольнения (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Ужесточение контроля: пример из судебной практики

Сегодня любая организация, подписавшая договор с самозанятым, автоматически проходит анализ при помощи скоринговых систем. ФНС находит компании, которые работают с самозанятыми постоянно, и начинает проверку. Это помогает налоговым органам выявлять сомнительные сделки, а судам признавать гражданско-правовые договоры трудовыми еще быстрее.

В одном из дел, рассмотренных в этом году, ИП попытался обжаловать решение налоговой, связанное с начислением страховых взносов и пени за трудовые отношения (Постановление арбитражного суда СКО от 05.02.2024 N Ф08-13833/2023 по делу N А53-10944/2023). Предприниматель занимался эвакуацией автомобилей. Водители и стропальщики числились как самозанятые. Суд поддержал позицию налоговых органов. Решение помогли принять следующие доказательства:

• Протоколы допросов водителей и стропальщиков подтверждали, что сотрудники работали по установленному графику, использовали ресурсы ИП и подчинялись работодателю.
• Акты оказанных услуг содержали количество эвакуированных средств и другие детали, указывающие на систематическую деятельность.
• Большое количество чеков НПД формировалось с одного устройства, что нетипично для подрядчиков.

Сколько стоит риск сотрудничества с самозанятыми

Самозанятого в худшем случае могут попросить аннулировать чеки. Для бизнеса ситуация принимает более плачевные обороты. Особенно с учетом новых поправок на лимит при работе с самозанятыми (Федеральный закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Теперь под пристальное внимание налоговой попадают компании:

• работающие с 10 и более самозанятыми;
• заключающие договоры с самозанятыми на срок более трех месяцев;
• которые платят более 20 000 руб. ежемесячно.

Если говорить о последствиях, то это может расцениваться как административное правонарушение (п. 4-5 ст. 5.27 КоАП РФ):

• ИП может быть оштрафован на сумму до 10 000 руб. в первый раз, а за повторное нарушение — до 40 000 руб.
• Юрлицо попросят заплатить до 100 000 руб. в первый раз и до 200 000 руб. при повторном нарушении.

И это далеко не все виды санкций (а они могут быть административными, налоговыми и уголовными) за подмену трудовых отношений. 

Как правильно оформить отношения с самозанятыми

По данным исследования SuperJob, каждый пятый работодатель пользуется услугами самозанятых. Но даже в условиях столь растущего рынка не все понимают, как оформлять такие отношения правильно. 

Определите предмет договора. Если это услуги, подробно распишите, какие именно услуги оказываются. Даже если вы ежемесячно закрываете договор на одну и ту же сумму, постарайтесь максимально развернуто описать перечень оказанных услуг.

Фриланс поможет снизить риски при работе с самозанятыми, автоматизирует всю отчетность и выплаты

Подробнее

Обозначьте сроки. Дедлайны не должны выглядеть как режим работы. Никаких привязок к рабочим дням, выходным или праздникам.

Обратите внимание на место оказания услуг. Самозанятый может работать в вашем офисе, но только если это необходимо для выполнения конкретных задач. Например, бизнес-тренеры или системные администраторы могут посещать офис раз в две недели для проведения технического аудита. Основное правило — не предоставляйте закрепленное рабочее место и инструменты на постоянной основе. Это особенно актуально для строительных проектов.

Как доказать легитимность сотрудничества с самозанятыми

Привлечение самозанятых при наличии в штате аналогичных специалистов может быть оправдано и легитимно. Но как не только минимизировать риски, но и быть готовым доказать, что привлечение самозанятых обосновано и не направлено на уклонение от налогов? Есть несколько основных моментов, которые в итоге помогут сформировать доказательную базу.

Анализируйте рынок

Если для вашего бизнеса важно регулярно привлекать самозанятых, убедитесь, что это соответствует общепринятой практике в вашей отрасли. В суде будет недостаточно сослаться на деловую практику, важно также подкрепить условия рынка фактами. Как минимум это может быть специфическое тестовое задание. Оно и покажет, что услуги самозанятого выходят за рамки обычных трудовых обязанностей.

Разграничивайте обязанности в договоре

Услуги или работы со стороны самозанятого должны быть отличны от тех, которые выполняют штатные сотрудники. Например, если штатный юрист компании занимается составлением договоров и работой с внутренними документами, то привлеченный самозанятый юрист может быть ответственным за работу с претензиями и ведение судебных дел.

Подкрепляйте чеки актами

Для признания расходов по договору с самозанятым основным документом принято считать чек, выданный через приложение «Мой налог». Возьмите за правило на каждый чек составлять акт выполненных работ/оказанных услуг. Он и будет подтверждать объем реально оказанных услуг. Акт обязательно потребуется в случае возникновения спорных ситуаций — как между заказчиком и исполнителем, так и в случае налоговой проверки.