Как настроить коммуникации внутри компании. Опыт Контура

— У Контура более 100 офисов, в которых работают около 9000 человек. У всех свои задачи, разный рабочий график, любимые мессенджеры. Как решен вопрос внутренних коммуникаций?

— Сегодня один из основных инструментов взаимодействия сотрудников между собой и руководства с сотрудниками — это социальная сеть Стафф, которая выполняет функции корпоративного портала. 

Когда компания была маленькой, вопросы оперативной связи решали почта и форум. Контур рос и стало понятно, что этих механизмов не хватает. Мы тратили много времени, чтобы найти нужных людей, связаться с ними, решить общие вопросы. Сложно было хранить полезную информацию в разных источниках, настраивать доступ разным группам сотрудников и пр.

Команда, которая взялась разрабатывать Стафф, понимала тренды: и растущую популярность диджитала, и потребность сотрудников в релевантном контенте, и то, что эта сеть должна быть живой: люди должны быть не просто получателями информации, но и полноценными ее соавторами. Это было созвучно контуровской культуре — домашней, открытой, теплой и неформальной.

— Расскажите поподробнее, что из себя представляет Стафф и за счет чего обеспечивает коммуникации, например, сотрудников из разных филиалов?

— По общей концепции Стафф напоминает фейсбук или ВКонтакте. У каждого человека есть свой профиль, где указаны контактные данные, расположение в офисе, должность, стаж работы в Контуре и пр. Часть информации в профиль подгружается из кадровой системы при трудоустройстве, часть сотрудник заполняет сам.

В профиле также есть личный календарь, где отмечена занятость сотрудника. Можно назначать свои встречи, координировать совместные активности.

Два раздела в профиле — благодарности и ачивки — отражение контуровской культуры. У нас есть привычка говорить друг другу спасибо за выполненную работу, за помощь, просто за приятное соседство. Ачивки — тоже элемент нематериальной мотивации. Их можно заработать за победу во внутреннем конкурсе, за активное участие в каком-либо проекте. Ачивки вручают руководители или организаторы проектов.

По аналогии со стеной ВКонтакте все награды, благодарности, личные посты и кадровые события отображаются у человека в личной ленте. Любой сотрудник может поставить лайк или оставить комментарий. На любой пост можно подписаться и следить за дискуссией.

Cоздайте корпоративный портал в своей организации

В Стаффе каждый человек может создать свое сообщество — сейчас их больше 1200. Есть официальные, где мы размещаем новости о компании. Есть неформальные, где публикуем заметки и материалы о корпоративной жизни. В профессиональных сообществах общаются, например, разработчики Экстерна или копирайтеры. Сотрудники создают и просто группы по интересам — о рукоделии, истории родного города или любви к трамваям.

У пользователя корпоративного портала есть возможность сформировать ленту новостей, исходя из личных предпочтений: на какие сообщества и людей он подписался, такие уведомления о новых публикациях и будет получать в почту. Не хочет засорять почту — может оставить уведомления только в Стаффе и заходить на нужный контент.

Еще есть раздел «Статьи», а недавно появились и «Фотографии». В них человек может выложить любой материал: поделиться мыслями о наболевшем или показать снимки из путешествий. 

Наконец, анкеты. В Контуре любят давать и получать обратную связь, это правило хорошего тона после любого мероприятия или проекта отправить его участникам анкету, чтобы они сказали, что они думают про ваш проект.

При этом Стафф — это несколько больше чем соцсеть. Он закрывает не только коммуникативные задачи. Он дает сотрудникам инструменты для решения ежедневных рабочих вопросов: забронировать переговорку, заказать оргтехнику, оформить командировку. Это снимает нагрузку на обслуживающие подразделения. 

Один из самых информативных разделов — «Компания». Здесь ссылки на все полезные сотрудникам ресурсы и инфографика, которые обновляются в режиме реального времени.

— Что дает Стафф сотрудникам?  Не проще ли было использовать группу в одной из популярных социальных сетей?

— Нет, другие соцсети нам не подходят. Во-первых, Стафф — это закрытый портал, что обеспечивает конфиденциальность общей информации и личных данных. Во-вторых, важно было создать свое лояльное сообщество. Многие активности просто не появились бы в группах фейсбука или Одноклассников. 

Внутренний портал позволяет прокачивать себя и свои способности в изначально доброжелательной аудитории. Один из вариантов саморазвития — писать в личную ленту на рабочие и около рабочие темы, наращивать подписчиков. Другой — общаться и формировать свое сообщество. Это может быть комьюнити тестировщиков, аналитиков, знатоков тяжелой музыки или бьюти-трендов. 

Корпоративный портал — это отличная площадка, чтобы «вписаться» в какой-то проект, например, помочь в организации мероприятия. Следующим шагом может стать собственный проект. Стафф позволяет найти команду — и это могут быть люди из разных уголков страны, — выстроить стратегию развития и, конечно, продвигать внутри Контура.

Кроме того, участие в активностях помогает опытным сотрудникам отвлечься от работы, а новичкам — познакомиться с культурой Контура, погрузиться в корпоративную жизнь или продемонстрировать собственные таланты, о которых пока мало кто знает.

— Зачем работодателю вкладывать деньги в развитие корпоративного портала? А какие HR-функции закрывает Стафф?

Здесь стоит отметить несколько моментов. Первое — вертикальные коммуникации. В Стаффе мы проводим прямые эфиры с руководителями, где они делятся последними новостями, рассказывают о новых продуктах, крупных изменениях в компании. От имени генерального директора выпускаем дайджесты с последними новостями от руководителей подразделений.

Второе — горизонтальные коммуникации. То, о чем я уже упоминала: портал позволяет объединять людей, которые друг друга ни разу не видели, из разных городов и стран. Создавать продукт с нуля, организовывать любое мероприятие, обсуждать изменения и даже предлагать свои варианты решения спорных ситуаций.

В Стаффе мы проводим программы признания, которые повышают вовлеченность сотрудников, получают положительные отзывы от коллег.

И важный момент — обратная связь. Используя сервисы портала, мы постоянно собираем фидбек, анализируем, что удалось, а что нет. Для опроса легко можно выбрать аудиторию, настроить анонимность и пр.

— Какую роль сыграл Стафф при переходе на удаленку, когда сотрудники оказались еще больше разобщены расстояниями? 

— Мы используем разные каналы коммуникации с разными аудиториями. И в пандемию сотрудников разделили на несколько главных ЦА. Для топ-менеджеров создали отдельное закрытое сообщество, где публиковали важную информацию, погружающую в контекст. 

Для всех сотрудников в главном новостном сообществе публиковали еженедельные и ежемесячные дайджесты от руководителей, где они делились новостями. Одно время была такая форма, как прямые эфиры с топ-менеджерами для сотрудников.

Формируйте лояльность сотрудников с помощью корпоративного портала

Чтобы помочь сотрудникам перестроиться и адаптироваться к изменениям, корпоративные тренеры и наш психолог вели антистрессовые прямые эфиры. Ребята рассказывали, как создать комфортное рабочее место у себя дома или построить продуктивный день. На мероприятия также приглашали через Стафф.

Помимо этого, были и другие онлайн-активности для поддержания общей мотивации: радио Контур.ФМ заряжало всех эмоциями и бодростью, родители организовали комьюнити, где делились советами, как занять ребенка, активисты собирались на онлайн-гитарники и многое другое.

— А что дальше? Как планируете ли развивать Стафф? 

— Сегодня корпоративный портал закрывает большинство потребностей сотрудников в коммуникациях и создает единое инфополе для 9 000 человек. И в то же время Стафф — это продукт самих сотрудников. Они сами его тестируют, предлагают новые фичи. У специалистов разработки есть список отложенных задач по развитию портала на пять лет. Например, изменить портрет сотрудника, сделать его удобнее и гибче, создавать инструменты для новых потребностей — с ростом компании их становится все больше. 

Есть и планы на масштабирование технологий. Уже разработан аналогичный продукт для клиентов. Мы на практике видим востребованность корпоративного портала, его возможности, поэтому готовы предлагать его крупным организациям, которые заинтересованы в создании единой площадки для общения сотрудников.