Как ИП нанять первого сотрудника: подробная инструкция

Рано или поздно любой преуспевающий предприниматель становится работодателем. И это замечательно: значит, бизнес процветает и прирастает новыми специалистами. Но в процессе найма первого сотрудника возникает немало дополнительных вопросов: где искать нужного специалиста, как это делать с минимальными затратами и на что обращать внимание?

В больших компаниях процесс найма персонала — хорошо отлаженный процесс, потому что им занимаются специально обученные люди — HR-менеджеры. А вот ИП, чтобы нанять первого сотрудника, придется потратить немало времени и сил.  

К найму важно тщательно подготовиться, потому что первый сотрудник, которого вы примете на работу, станет именно тем человеком, который «задаст тон» всему коллективу в будущем. Именно он станет отражением корпоративной культуры и компании в целом.  

Делимся с вами пошаговым алгоритмом приема на работу первого сотрудника — от составления вакансии до сдачи отчетности в СФР.

Этап 1.  Составьте текст вакансии

Уже на этом этапе большинство ИП, как правило, теряются, а потому пишут скучные и не интересные соискателям объявления. Такие предложения о работе сильно проигрывают на фоне остальных.  

В хорошо составленном тексте вакансии описываются навыки и компетенции, которые необходимы для выполнения должностных функций, определяется место специалиста в иерархии компании, а также описываются преимущества компании-работодателя. Составляя текст объявления, помните о том, что именно он станет фильтром для кандидатов, отправляющих резюме на вакансию.

Любая вакансия обязательно должна включать:

Название должности. Должность должна точно отражать характер задач и обязанностей. Важно, чтобы это было ключевое слово, по которому вакансию без труда могут найти соискатели.

Требования и обязанности. При перечислении требований к соискателю необходимо помнить, что любые дискриминационные ограничения, которые не связаны с деловыми качествами (указание пола и возраста в тексте объявления о работе), недопустимы и могут повлечь за собой штраф (ст. 13.11.1 КоАП).

В описании должностных обязанностей укажите результаты, которые хотели бы видеть в работе будущего сотрудника. Например, «составление ежемесячных отчетов, которые позволяют контролировать бюджет».

Навыки и компетенции. Навыки — это то, что кандидат может выполнить на основе полученного опыта или квалификации (например, готовить презентации, писать посты для корпоративных соцсетей). Компетенции — то, что кандидат проявит на должности, которую вы ему предлагаете (например, сильные коммуникативные навыки, умение эффективно работать в команде и т.д.). 

Условия. Не забудьте описать, где располагается компания, график работы, выплаты премий, бонусов. Упомяните о продолжительности испытательного срока. Если вы готовы оплачивать мобильную связь, питание, медицинскую страховку, то обязательно укажите эти преимущества.

Зарплату. Лучше указывать не конкретную зарплату, а диапазон. В этом случае мы сможете отталкиваться от уровня профессионализма кандидата. При этом зарплата должна быть конкурентоспособна по отношению к похожим предложениям в других организациях. Это важно, если вы хотите привлечь в компанию действительно достойного профессионала. Можно воспользоваться сервисом HH Сколькополучатель для мониторинга зарплат по регионам, профессиональным областям и другим критериям.

Контактную информацию. Важно, чтобы соискатель мог без труда связаться с вами.

Этап 2. Опубликуйте вакансию

После создания объявления о работе его нужно разместить там, где оно будет заметно целевой аудитории. Помимо классических работных сайтов вроде SuperJob и HH есть профессиональные сообщества и группы по поиску работы в социальных сетях VK и LinkedIn, тематические каналы в Telegram.

Имеет смысл присмотреться именно к отраслевым ресурсам. Например, если вы ищете ИТ-специалиста, идите на «Мой круг» или в Telegram.   

Бесплатные сервисы, с помощью которых можно искать персонал и публиковать объявления, — Общероссийская база вакансий «Работа России» и портал по поиску работы ГородРабот.ру. Их функционал схож с возможностями известных сервисов по поиску работы.

Если ваш личный аккаунт в соцсетях раскручен, опубликуйте пост о вакансии в нем. Попросите людей, которые находятся у вас в контактах, порекомендовать кандидатов и сделать репост. Не забудьте также разместить вакансию в корпоративной группе.

Этап 3. Определитесь с вопросами для собеседования

Эти вопросы должны проверять квалификацию человека, определять его мотивацию. В резюме и на собеседовании вы прежде всего должны видеть ценность, которую потенциальный кандидат может принести в вашу компанию. Выяснить это можно, задав, например, следующие вопросы:

• Каковы ваши сильные профессиональные качества?
• Что вы можете делать такого, чего не могут другие кандидаты?
• Каковы были ваши обязанности на предыдущей работе?
• Каким проектом вы больше всего гордитесь?
• Чему вы научились в профессиональном плане на последнем рабочем месте?

Если вы хотите оценить мотивацию и цели кандидата, то можете его спросить:

• Что вы ожидаете в плане развития карьеры?
• Какие профессиональные цели вы бы поставили перед собой, получив эту работу?
• Чем вам интересна эта работа?

Этап 4. Работайте с поступающими резюме

Опубликовав объявление с вакансией, приготовьтесь к работе с входящими резюме. Оценивая соискателей, обращайте внимание на следующие моменты:

• Насколько образование соответствует вакансии? Где соискатель работал до этого?
• Какие проекты подтверждают опыт кандидата? В резюме должны быть видны необходимые навыки, которые человек освоил на предыдущей работе, и ценность, которую он, как специалист, принесет в компанию. В качестве примера должны быть приведены реализованные проекты, в которых кандидат достиг определенных результатов.
• В чем проявляется индивидуальность кандидата? Вполне возможно, что помимо образования и компетенций в резюме будут указаны личные интересы, которые для вас важны. Например, ваша компания занимается продажами экологически чистых продуктов, а кандидат серьезно интересуется этой темой, хотя профессионально никогда не был с ней связан (подписан на тематические сообщества в соцсетях, ведет личный блог на эту тему и т.д.).

Этап 5. Определитесь с оформлением сотрудника

Вообще с этим вопросом нужно разобраться еще в самом начале, чтобы указать необходимую информацию в объявлении о работе. Для некоторых соискателей специфика оформления играет ключевую роль. Кроме того, если вам нужен исполнитель на определенный срок под конкретный проект, то сам текст вакансии будет сильно отличаться от того, который предполагает наём сотрудника по трудовому договору.  

Давайте посмотрим, чем отличаются трудовой договор и договор ГПХ: 

Важно помнить, что стремление замаскировать трудовой договор договором ГПХ с обычным физлицом, ИП или самозанятым с целью экономии чревато серьезными последствиями. Кроме того, в последнее время Роструд совместно с ФНС упорно выявляется факты неправомерного заключения договоров с самозанятыми на выполнение работы, предусмотренной только для трудовых отношений. А в 2025 году появился Реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Чтобы не допустить ошибок, обратите внимание на риск-анализ вариантов оформления физлиц.

Этап 6. Подготовьте необходимые документы для оформления 

В данном случае мы рассматриваем вариант официального трудоустройства соискателя, то есть оформление по трудовому договору.

Алгоритм действий на этом этапе включает несколько шагов.

Запрос документов для оформления

Запросите у лица, поступающего на работу, следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (может быть предоставлен электронный формат);
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (если работа соискателя связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).

Согласно гл. 48.1 ТК РФ микропредприятия имеют право не утверждать правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие кадровые локально-нормативные акты (ЛНА). Но если такие документы утверждены, то важно ознакомить нового сотрудника с ними под подпись.

Заключение трудового договора

Если микропредприятие отказалось от принятия ЛНА, то оно должно включать в трудовые договоры условия, которые обычно регулируются ЛНА, а сами договоры заключать на основе так называемой типовой формы трудового договора (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр отдается работнику.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Читайте подробнее о том, как микропредприятию оформить трудовой договор.

Сейчас есть возможность оформлять трудовые договоры, равно как и многие другие кадровые документы, в электронном виде посредством КЭДО. Но для ИП, нанимающих сотрудника впервые, следует знать, что к такому процессу нужно подготовиться заранее. КЭДО требует оформления электронных подписей, утверждения порядка работы с кадровыми документами и др.

Этап 7. Получите согласие на обработку персональных данных

Федеральный закон № 152-ФЗ требует получения согласия на использование персональных данных. Вопрос защиты персональных данных работника регулирует гл. 14 ТК РФ.

Важно понимать, как обрабатывать и хранить данные на каждом этапе взаимодействия с соискателем и работником: на этапе сбора резюме с помощью анкеты, на этапе отказа в приеме на работу, при оформлении зарплатной карты и в других случаях. Все эти ситуации мы рассматривали в статье «Персональные данные сотрудника: как с ними работать».

Этап 8. Решите вопрос с трудовой книжкой

К вам на работу могут поступить разные типы сотрудников:

Тот, кто только начинает свою трудовую деятельность, то есть вообще не имеет трудового стажа и, соответственно трудовой книжки. Тогда вы должны будете завести ему электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2021 года впервые трудоустраивающимся гражданам оформляются только ЭТК. По таким сотрудникам подаются сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Сотрудник, который перешел на ЭТК у предыдущего работодателя. Бумажную трудовую ему отдали после того, как он перешел на ЭТК. Здесь процедура ведения трудовой аналогична тому, как это делается для впервые трудоустраивающихся. Нужно подать сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1. Подробнее об этом читайте в п. 9 статьи.

Сотрудник, который продолжает работать по бумажной трудовой книжке. Бумажная трудовая осталась только у тех, кто работает давно и не подал заявление о переходе на электронный формат. Для таких сотрудников с 2021 года бумажную трудовую книжку работодатели продолжают вести одновременно с электронной. По электронной трудовой нужно, как и в предыдущих случаях, подать сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Что касается бумажной трудовой книжки, то порядок ее ведения обозначен Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320Н. Нужно заполнить раздел «Сведения о работе» согласно п. 10 Приказа.

Этап 9. Подайте сведения в СФР

Если вы планируете брать на работу сотрудников, вам нужно иметь специалиста, который будет вовремя передавать сведения в СФР по форме ЕФС-1 (утверждена Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281). При приеме на работу соответствующий раздел отчета сдается не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора или договора ГПХ. То есть если вы оформили кандидата в среду, то отправить сведения в СФР вам нужно не позднее четверга. Нарушение сроков сдачи и подача некорректных или неполных данных может повлечь штраф — 500 руб. за каждого сотрудника или подрядчика (ст. 15.33 КоАП РФ).

Чтобы информировать СФР о новом сотруднике или исполнителе по договору ГПХ, достаточно заполнить только следующие составляющие ЕФС-1:

• титульный лист;
• подраздел 1 из раздела 1;
• подраздел 1.1 из подраздела 1.

Если у ИП менее 10 сотрудников, оформленных по трудовому договору, и подрядчиков на договорах ГПХ (самозанятые и ИП не учитываются), то ЕФС-1 он может направить в территориальный орган СФР в бумажном виде.

Этап 10. Не забывайте о налогах, взносах и отчетах 

Сдавать всю необходимую отчетность можно через интернет и без помощи бухгалтера.

Эльба посчитает налог, уменьшит его на страховые взносы, а по итогу года подготовит налоговую декларацию

Попробовать

На основании ежемесячных выплат сотрудникам вы сможете сформировать всю необходимую отчетность по формам. При этом вам не придется следить за их актуальностью — эксперты сами отследят все изменения законодательства и своевременно внесут обновления.