Как индивидуальному предпринимателю принять на работу сотрудника — Контур.Маркет — СКБ Контур

Как индивидуальному предпринимателю принять на работу сотрудника

26 апреля 2022 Чек‑лист

С уходом с российского рынка ряда транснациональных корпораций у отечественных компаний появилась возможность занять освободившиеся ниши. Особенно это касается небольших розничных магазинов, общепита и сферы услуг. Если вы индивидуальный предприниматель, который «поймал волну», то, очевидно, уже ощутили, что своими силами не справляетесь. Настало время нанимать работников. Ловите нашу инструкцию, как это сделать.

Ответственность работодателя

Трудовое законодательство РФ больше ориентировано на защиту работников, чем на интересы бизнеса. Поэтому важно знать про обязанности работодателя и ничего не упустить.

Если российский Трудовой кодекс (ТК) суров к предпринимателям, то зачем оформлять работника официально? Ответ прост: это незаконно. За нарушение ТК к административной, налоговой и уголовной ответственности привлекут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя, который уклоняется от обязательных выплат.

Нарушение грозит предпринимателю штрафом или лишением свободы, в зависимости от статьи, по которой его привлекут.

Есть еще одна причина, по которой лучше оформить договор с работником. В документе прописываются взаимные обязанности. В случае конфликта легче будет установить, правомерны ли претензии одной из сторон.

Оформить договор необходимо в течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе. Не позднее следующего дня после приема, необходимо уведомить Пенсионный фонд России о трудоустройстве сотрудника, отправив отчет по форме СЗВ-ТД.

Сколько работников может быть у ИП

Ограничения по количеству работников связаны с выбранным предпринимателем налоговым режимом: упрощенной системой налогообложения (УСН) или патентной (ПСН).

У работодателя на УСН в штате может не больше 100 человек. На ПСН — не более 15 работников.

При общей системе налогообложения ограничений по количеству персонала нет.

Если предприниматель рассчитывает на государственную поддержку, то количество сотрудников тоже имеет значение. В штате микропредприятия может быть не более 15 человек, у малого предприятия — не более 100.

Какой договор заключить

Работодатель может заключить с работником гражданско-правовой или трудовой договор. Это зависит от того, нужен сотрудник на разовую работу или постоянную.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат и придерживается правил внутреннего распорядка. Работодатель разрабатывает для него должностные инструкции, два раза в месяц выплачивает зарплату, делает отчисления по страховым взносам и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Гарантирует оплату больничных и отпускных.

В договоре гражданско-правового характера (ГПХ) прописывается конкретный перечень и объем работ, вознаграждение и сроки. Здесь важен конечный результат. Заказчик не обязан обеспечивать условия для выполнения работы, и не контролирует рабочий график исполнителя. Такие взаимоотношения регулируются Гражданским кодексом.

При заключении договора ГПХ работодатель не оплачивает отпуск, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не делает отчисления по несчастным случаям в Фонд социального страхования, если это отдельно не предусмотрено договором, и не оставляет запись в трудовой книжке.

Не стоит экономить и подписывать договор ГПХ с постоянным сотрудником. Если трудовая инспекция заметит нарушение, то придется выплачивать недоимки налоговой и ФСС. Кроме того КоАП РФ предусматривает штраф до 20 000 рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника.

Оформление документов

Для оформления трудового договора работник должен принести следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если сотрудник устраивается впервые, то бумажная трудовая книжка не оформляется;
  • страховое свидетельство (СНИЛС);
  • документы воинского учета;
  • документы об образовании и профподготовке;
  • медицинская книжка, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Итак, документы собраны. Пора переходить к оформлению.

  • Попросите работника написать заявление о приеме на работу.
  • Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. Для его составления можно воспользоваться типовой формой. В документ разумно включить правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, должностные инструкции и положение о коммерческой тайне. В конце договора работник должен оставить свою подпись в графе «Экземпляр трудового договора получил».
  • Оформите кадровые документы: приказ о приеме сотрудника на работу с указанием его должности (он уже не обязателен, но удобен), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, личную карточку работника, положения об оплате труда, о премировании, отпуске и др.
  • Подайте документы в Фонд социального страхования в течение 30 дней с момента приема на работу самого первого сотрудника.

Кому и сколько платить

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ работодатель должен каждые две недели выплачивать сотруднику заработную плату.

Каждый месяц до 15 числа надо перечислять страховые взносы за каждого сотрудника на трудовом договоре. В «базовом» тарифе ставки следующие: 22 % от заработной платы — в Пенсионный фонд России, 5,1 % – в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования, 2,9 % – в Фонд социального страхования (субъекты МСП вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками). Эти выплаты ложатся на работодателя. 

Отметим, что субъекты малого и среднего предпринимательства вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками.

Кроме того, ежемесячно из зарплаты работника удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Тут работодатель выступает только как посредник между своим сотрудником и налоговыми службами, перечисляя деньги в бюджет региона.

Когда с работником заключается гражданско-правовой договор, то выплаты остаются те же, за исключением взносов в Фонд социального страхования. Они производятся только если это было прописано в документе.

Как сэкономить

В непростых для российского бизнеса экономических условиях многие руководители хотят сэкономить. Есть один законный способ — привлечь на работу индивидуальных предпринимателей или самозанятых.

С ними заключается договор ГПХ. Обязанность работодателя только вовремя произвести оплату за выполненную работу. Платить взносы и удерживать НДФЛ не придется. ИП или самозанятый делает это сам. 

Проверить, действительно ли работник имеет статус самозанятого, можно на портале «Налог на профессиональный доход». Это бесплатный сервис, который помогает узнать, действительно ли сформированные чеки отправляются в налоговую.

При такой схеме работы затраты по договору можно включить в расходы для уменьшения других налогов.

Кроме того можно заключить договор на аутсорсинг. В этом случае функционал узкого специалиста будет выполнять сторонняя компания, а вы оплачивать эту услугу. Дополнительных отчислений делать не придется.

Контроль над всеми отчислениями ложится на индивидуального предпринимателя. Если в штате нет специально обученного сотрудника, который бы взял на себя эту работу, то у руководителя могут поначалу возникнуть затруднения.

Вариант решения проблемы — заключить гражданско-правовой договор на оказание аутсорсинговых услуг со специалистом по кадрам.

Подчеркнем, что описанная выше экономия возможна только для разовых работ, потому что нельзя подменять трудовые отношения гражданско-правовыми. Это касается найма и самозанятых, и ИП.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи