Руководители рассказали, как делают инвентаризацию в общепите

Наши герои поделились опытом, как в их заведениях инвентаризируют ингредиенты и блюда. Напомним, что кроме пересчета продуктов бывает еще опись для бухучета — это перепись материальных ценностей типа кухонного инвентаря и оборудования, компьютеров, касс, принтеров, столов и стульев. Здесь затронем исключительно ту инвентаризацию в общественном питании, которая позволяет следить за остатками и выявить недобросовестность сотрудников.

Светлана Лебедева Автор Контур.Маркета

Контур.Маркет для общепита 14 дней бесплатно

Зачем нужна инвентаризация 

Инвентаризация в общепите позволяет узнать, расходится ли фактическое количество продуктов на кухне и в баре с тем, что показывает учетная система: сколько и чего израсходовано или осталось, что нужно в ближайшее время закупать и заказывать. 

Еще инвентаризация дает возможность увидеть и удалить просрочку, выявить проблемы на складе и слабые места в работе заведения, например, длинный стоп-лист блюд.

Юлия Булатова
Управляющая бизнес-сектором компании «Кейтеринбург»

Инвентаризация в кафе — это, в первую очередь, деньги. Когда речь заходит о каком-то критично дорогом продукте или ингредиенте, у которого обнаруживается постоянная недостача, его берут под тщательный каждодневный контроль, чтобы минимизировать эти риски. Без регулярной и правильной инвентаризации в общепите заведение может пострадать от убытков и иметь проблемы с бизнес-процессами. Для владельца бизнеса — это колоссальные потери, иногда рестораны даже приходится закрывать. Но за последние несколько лет я не встречала негативных инвентаризаций. Все недостачи и ошибки были объяснимы и предсказуемы.

Инвентаризация помогает выявить недостачу, излишек и пересортицу. Что означают эти три типа расхождений:

• Недостача — когда товаров оказалось меньше, чем числится в системе учета товара.  
• Излишек — когда товаров по факту больше, чем значится в системе.  
• Пересортица — излишек одного товара покрывает недостачу похожего. Такое может произойти с похожими продуктами типа масел, соусов или зелени.  

О том, что такое инвентаризация в ресторане, рассказала и Татьяна Туганова, завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ «Гринвич». По ее убеждению, это рычаг управления поварами и контроль за кухней и баром. С одной стороны, повара могут ошибиться: пересушить или пережарить мясо, использовать не тот листовой салат. С другой стороны, могут и сжульничать. Например, без счета и чека покормить кого-то, а потом сказать: «Это не кража, это я друзей угостил». В этом случае сотрудника наказывают.

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Именно во время инвентаризации мы понимаем: если продукт ушел в минус, значит где-то мы его израсходовали больше, чем планировали. На это очень влияет «сезонка» — часто приходят испорченные овощи и фрукты. Мясо может быть накачано водой и гелями сверх нормы и при приготовлении поведет себя иначе, чем было во время отработки блюд. Если продукция поползла в плюс, значит, либо повара что-то не докладывают, либо это какой-то незначительный продукт, который меньше 1 грамма в технико-технологическую карту не поставишь. Например, черный перец. В магазине он в пакетиках по 10 граммов продается. И 1 грамм — это очень много, так что специи при инвентаризации всегда ползут в плюс. И мы на это закрываем глаза. Но на злоупотребления не обращать внимания мы не можем.

Как часто инвентаризируют, и кто за это отвечает

За инвентаризацию в кафе или ресторане отвечают руководители — старшие повара, менеджер бара, управляющий заведением и заведующий производством.

Инвентаризация в магазине или заведении услуг: зачем проводить и как часто

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Су-шеф и шеф-повар несут ответственность за соблюдение технико-технологических карт, за поставки продуктов, за правильность приемки и хранения товара. В том числе за товарные остатки и недостачу в конце инвентаризации. В баре за то же самое отвечает бар-менеджер. Но, как правило, если мы не находим адекватных объяснений тому, куда у нас пропал и почему «заминусил» тот или иной товар, то все позиции списываются с сотрудников: пропорционально делятся на всех без исключения, кроме управляющего и завпроизводством, потому что они не участвуют в непосредственном приготовлении блюд.

При нормальной организации производственного процесса и автоматизации ресторанного бизнеса инвентаризация в общепите проводится, как правило, раз в месяц. По словам Татьяны Тугановой, главное — это одновременно провести пересчет продукции в баре и на кухне.

Татьяна Туганова

Путаница чаще происходит именно с барным ассортиментом. Фрукты и овощи, которые берут в бар с кухни, чтобы делать коктейли, повара забывают учитывать в компьютерной программе. А коньяк или ликер, идущие на кухню для приготовления тирамису и других десертов, они забывают списывать с бара на кухню. И во время одновременной инвентаризации в ресторане это можно увидеть и исправить. Пересчет желательно делать под конец смены под закрытие заведения или рано утром перед открытием. Важно выбрать удобную для всех сотрудников дату. У нас инвентаризация занимает 2 — 3 часа, и в этот момент во всех помещениях проводится еще и генеральная уборка. А в Pure cafe в бизнес-центре AURORA инвентаризация обычно занимает 3 — 4 часа. Но, при выявлении систематических проблем и ошибок переводится в еженедельный, а иногда и в ежедневный режим.

Как происходит инвентаризация 

Перед началом инвентаризации руководители распечатывают бланк инвентаризационной описи и ведомость учета результатов, которая понадобится по окончании проверки. Если это предусмотрено регламентом работы заведения, то формируют и приказ о проведении инвентаризации.

Юлия Булатова
Управляющая бизнес-сектором компании «Кейтеринбург»

В инвентаризации принимают участие материально ответственное лицо и два независимых эксперта. В нашем случае — представители бухгалтерии как финансовые контролеры. Это очень длительный процесс и к нему надо подготовиться. Как мы говорим, «подсушить склады». Нужно заранее разложить все по полочкам, повернуть этикетку на коробках с товаром читабельной стороной, проверить сроки годности, подготовить необходимые бумажные документы. Очень важно, чтобы в учетную систему были введены все приходные накладные и проведены все внутренние списания и перемещения, если такие имеются.

А в заведениях у Татьяны Тугановой не привлекают экспертов, инвентаризацией остатков занимаются сотрудники.

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Участвуют в инвентаризации завпроизводством, управляющий ресторана и все сотрудники, кто в этот день на работе. Делимся по парам и идем «снимать» склады. У нас это морозильная камера, сухой склад и склад охлажденной продукции. Опись проходит, начиная с верхней полки, слева направо и вниз до конца, чтобы ничего не забыть и не перепутать. Ни в коем случае здесь нельзя отвлекаться и перескакивать с места на место.

Чек-лист для инвентаризации 

• Выберите время для проведения инвентаризации, чтобы минимизировать или ограничить поток гостей.
• Соберите рабочую группу: сотрудников, которые помогут с подсчетом товаров.
• Распечатайте необходимые бланки: приказ о проведении инвентаризации (не обязательно), бланк инвентаризационной описи, ведомость учета результатов (понадобится по окончании работ).
• В назначенное время пересчитайте продукты. При подсчете двигайтесь в одном направлении, чтобы ничего не пропустить и не запутаться. Данные учета вносите в бланк инвентаризационной описи.
• Сравните результаты из бланка инвентаризационной описи с данными в своей учетной системе.
• Расхождения внесите в ведомость учета результатов.
• Оприходуйте излишки и спишите недостачу. При необходимости накажите виновных.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно