Как вести календарь записи для сферы услуг

Календарь записи помогает отслеживать загрузку персонала, рассчитывать зарплату и видеть, когда нужно напомнить клиенту о визите. Расскажем, как это работает.

Александр Шуляк Эксперт по автоматизации в сфере услуг и аналитики в бизнесе

В этой статье:

Как завести карточку сотрудника
Как заполнить график работы сотрудника
Как записывать клиентов

Попробуйте Маркет для сферы услуг бесплатно

Календарь записи в Контур.Маркете помогает сфере услуг формировать график работы, контролировать загруженность сотрудников, рассчитывать зарплату и знать, когда напомнить клиенту о визите.

Онлайн‑запись: мои клиенты записываются на услуги сами

Онлайн-календарь подойдет любым предприятиям по оказанию услуг: барбершопам и парикмахерским, салонам красоты и ногтевого сервиса, кабинетам косметологии, мастерским, клиникам, салонам груминга, клининговым компаниям, автосервисам и много кому еще.

Мастер Егор открыл барбершоп, где сначала принимал клиентов один. Клиенты писали ему в соцсетях, и Егор отмечал в тетради, когда и в какое время к нему придут на процедуры.

Бизнес шел в гору, и клиентов стало много — Егор нанял в барбершоп второго мастера Андрея. Вести график в одной тетради стало неудобно, нужна вторая. Мастера хотят быть в курсе графиков друг друга, а для этого надо заглядывать в обе тетради…

Вот в таких случаях выручают учетные системы и календари записи. На экране компьютера или телефона в одном окне вы видите занятость всех сотрудников предприятия, в какое время к ним придут клиенты и на какие услуги. Сотрудники всегда в курсе своего графика и графика коллег, если нужно.

Как онлайн‑запись увеличит выручку в барбершопе

Чтобы пользоваться календарем, создайте базу сотрудников.

Как завести карточку сотрудника

Создайте карточки сотрудников с контактами и должностями, чтобы контролировать график работы, быстро добавлять исполнителя в заказ, знать о выручке каждого.

Наталья — владелец и администратор маникюрного салона. Она работает в учетной системе и ведет календарь записи.

В салоне Натальи работает мастер Елена. Вот Наталья приняла на работу еще одного мастера — Анну. Посмотрим, как Наталья в Контур.Маркете добавляет нового сотрудника в базу.

Вот Наталья заходит в раздел «Сотрудники и клиенты», переходит на вкладку «Сотрудники» и нажимает на кнопку «Новый сотрудник». Заполняет имя, должность, телефон. Когда Наталья нажмет кнопку «Добавить», новый мастер появится в списке сотрудников.

Теперь Наталья может заполнять график Анны и добавлять контакты клиента, который к ней записался.

Как заполнить график работы сотрудника

Записаться на услуги к новому мастеру в салоне Натальи можно по будням с 11 до 20 часов. Вот Наталья заполняет рабочее время Анны на вкладке «График работы».

Как записывать клиентов

В салон позвонила клиентка и попросила записать ее на маникюр к новому мастеру. Вот Наталья заходит на вкладку «Календарь», выбирает свободное окошко в графе мастера Анны, и заполняет контакты клиента, время и дату.

Вот как теперь выглядит календарь записи на выбранную дату. У мастера Анны появилась первая запись, а еще видно, в какое время клиенты придут к Елене.

Вот какие еще преимущества есть у календаря записи в Маркете:

Если специалист в выбранный временной промежуток не работает, система об этом сообщит.
В поле «Клиент» начните вводить имя и телефон. Если посетитель уже у вас был, Маркет его найдет.
Если клиент у вас еще не был, введите его имя полностью. Когда сформируете запись, система создаст карточку клиента подскажет его имя, когда будете записывать клиента в следующий раз.
Кликните на окошко с записью, чтобы увидеть подробности, отредактировать, изменить статус записи или отменить ее.

Клиенты сами могут записаться на услугу и забронировать время в вашем календаре: выбрать дату, время и услугу. Как работает онлайн-запись в Контур.Маркете:

Как в автосервисе вести запись клиентов через онлайн‑календарь

Вы генерируете в Маркете ссылку и размещаете ее в соцсетях, на своем сайте или отправляете клиентам по смс.
Клиент кликает по ссылке и записывается на свободное время.
Вы открываете онлайн-календарь и видите запись.

Смотрите больше об онлайн-записи