Как выбрать онлайн-кассу для гостиницы или отеля

Большинство представителей гостиничного бизнеса обязаны применять кассы в расчетах со своими клиентами. Важно правильно выбрать технику, чтобы получить необходимые для работы решения и не переплачивать за ненужные функции. Рассказываем, какие кассы подойдут владельцам отелей, мотелей и хостелов, а также бизнесу, который сдает собственные помещения в аренду.

Олег Пестерев Ведущий эксперт по кассовой технике и эквайрингу

Попробуйте Маркет для сферы услуг бесплатно

Когда гостиничный бизнес обязан применять кассу

Применение касс регулирует Закон № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ). В нем говорится, что купить и использовать кассу для расчетов с клиентами обязаны все организации и предприниматели, включая гостиничный бизнес.

Однако есть исключения. Не использовать кассу и не выдавать чеки может индивидуальный предприниматель, если сдает в аренду жилые помещения, принадлежащие ему на праве собственности. Об этом говорит ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Здесь важно помнить, что ИП на патенте вместо кассового чека должны выдавать документ, подтверждающий расчет.

Касса для самозанятых: кому и в каких случаях она нужна

Предприниматели на НПД также могут не использовать кассу, но обязаны сформировать чек в приложении «Мой налог». При желании самозанятые могут купить и зарегистрировать ККТ. Например, ИП на НПД сдает квартиры посуточно командировочным, и постояльцам удобно получать привычный бумажный чек для авансового отчета в бухгалтерию. Тогда арендодатель может купить кассу, чтобы принимать оплату и сразу печатать кассовый чек.

Если же речь идет о сдаче жилья в субаренду, то есть ИП не владеет недвижимостью, а сдает арендованное помещение, то при расчетах он обязан применить кассу.

Кроме того, от применения ККТ освобождены ИП и компании, которые находятся в отдаленных и труднодоступных местностях. Обычно это маленькие поселки, деревни и хутора без общественного транспорта и интернета. Какие местности относятся к отдаленным и труднодоступным, решает региональное правительство и публикует перечень в официальном документе.

Если ваша гостиница или хостел находится в населенном пункте, который попал в такой список, вы можете не использовать кассу. Но по требованию постояльцев придется выдавать документ, который подтвердит расчет. Его можно заполнить от руки или напечатать на обычном принтере, главное указать все обязательные реквизиты из абзацев 4-12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Основные требования 54‐ФЗ: что нужно знать бизнесмену

Если гостиница или отель не относятся к списку освобожденных, то применять онлайн-кассу нужно при каждом расчете с клиентом. В гостиничной сфере касса обязательна не только во время оплаты за проживание, но и при бронировании номеров с предоплатой через интернет, при возврате предоплаты, а еще при продаже дополнительных услуг и товаров, например завтрак в номер, химчистка, покупка халата и тапочек. Подробно о том, что считается расчетом, написано в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ.

Как выбрать и подключить онлайн-кассу

На рынке представлено множество моделей онлайн-касс под любой тип бизнеса. Их можно разделить на несколько групп.

Стационарные кассы. Это модели, которые должны постоянно находиться на прилавке рядом с розеткой. Среди них есть габаритные кассы с большим сенсорным экраном и встроенным принтером чеков, например, MSPOS-T-Ф D3 Mini. Они подойдут крупным отелям и гостиницам с большим ассортиментом услуг и постоянным потоком посетителей.

Касса MSPOS-T-Ф D3 Mini оснащена принтером чеков для лент — 80 мм или 58 мм. Больше информации — на сайте Контур.Маркета.

Фискальные принтеры чеков, их также называют фискальными регистраторами (ФР). У фискальных принтеров нет экрана, на них нельзя сформировать чек, только напечатать его. Поэтому обязательно подключить ФР к компьютеру, ноутбуку, POS-терминалу или планшету — устройству с экраном, на которое можно будет установить кассовую программу, чтобы добавлять услуги и формировать чеки.

Фискальные регистраторы бывают разные. Есть модели с высокой скоростью печати и с автоотрезом чековой ленты, например Атол 27Ф. Они больше подойдут супермаркетам с постоянным потоком покупателей. А хостелам и гостиницам можно сэкономить и купить менее мощную модель, например Атол 30Ф.

Мобильные кассы. К ним относятся компактные модели с сенсорным экраном, которые удобно взять с собой на выезд. При этом мобильные кассы можно использовать и для стационарной торговли, они не займут много места на стойке администратора. Это подходящий вариант для небольших хостелов и мотелей. К мобильным моделям относится MSPOS‑F20‑Ф.

Кассы с эквайрингом подходят для тех, кто хочет одним выстрелом убить двух зайцев. Устройство для эквайринга уже встроено внутрь корпуса, поэтому покупатели могут вставлять карты прямо в кассу или прикладывать их к ней. Дополнительно покупать терминал не придется.

Как начинающему бизнесмену выбрать кассу

Кассы-калькуляторы или кнопочные кассы, например «Меркурий». Создание чека на них занимает больше времени, потому что у них нет сенсорного экрана. Поэтому и стоят они обычно дешевле других моделей. Кассы-калькуляторы можно применять в гостиницах с умеренным потоком постояльцев.

При выборе кассы обращайте внимание не только на цену, но и на габариты, способы подключения к интернету, скорость печати чеков и другие характеристики. А еще для гостиниц и сервиса услуг важен внешний вид модели, он должен органично вписываться в интерьер и зону обслуживания гостей.

Что еще нужно докупить для работы отеля

Помимо кассы нужно будет приобрести еще ряд сервисов и оборудования:

Узнайте «Как начать работу с кассой от покупки до первого чека»

• Фискальный накопитель (ФН). Бывает сроком на 15 или 36 месяцев. Важно правильно выбрать ФН, а затем установить его внутрь кассы.
• КЭП, она же квалифицированная электронная подпись. Нужна для регистрации кассы в налоговой и отправки отчетности онлайн.
• Учетный сервис, он нужен чтобы передать каталог товаров и услуг на кассу.
• Кассовая программа для формирования чеков.
• ОФД, он же оператор фискальных данных. Поможет передавать чеки в ФНС онлайн. Заключить договор с ОФД обязаны все ИП и компании кроме тех, кто работает в местностях, отдаленных от сетей связи или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны, внешней разведки. Подробнее в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Также может пригодится денежный ящик для наличных и терминал эквайринга, если в выбранной модели кассы нет встроенного.

Купить недостающие для работы решения можно в Контур.Маркете. Помимо перечисленного мы предлагаем ряд других решений, который пригодятся отелям, например система лояльности и сервис электронных чаевых.

А еще в экосистему Контура входит сервис Контур.Отель. С ним можно управлять номерным фондом, получать брони с сайта отеля и площадок бронирования, а также представлять сведения в МВД о гостях через интернет.

Поможем подобрать кассу для вашего типа бизнеса

Если нет времени разбираться во всех тонкостях, отправьте заявку, с вами свяжется менеджер Контур.Маркета и поможет подобрать оптимальный комплект техники и ПО.

Оставить заявку

Что будет, если обслуживать гостей без кассы

Рассчитывать постояльцев без кассы нельзя. Если налоговая узнает, может выписать штраф за неприменение ККТ:

Размер санкций закреплен в ст. 14.5 КоАП РФ

• Для ИП — 25-20 % от суммы расчета, минимум 10 000 руб.
• Для организаций — 75-100 % от суммы расчета, минимум 30 000 руб.

А еще в КоАП предусмотрены санкции за невыдачу кассового чека:

• Для ИП — предупреждение или штраф 2 000 руб.
• Для организаций — предупреждение или штраф 10 000 руб.

За ошибку в чеке тоже придется заплатить:

• Для ИП — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.
• Для организаций — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Онлайн-касса и сервисы для работы по 54-ФЗ помогут гостиничному бизнесу не только избежать штрафов, но и автоматизировать работу, анализировать продажи, контролировать работу с сотрудниками и многое другое.

Рекомендуем другие статьи по теме:

• Какая касса нужна для ИП, который штопает, ремонтирует, чинит
• Как ИП в сфере строительно‐ремонтных услуг выбрать кассу в 2026 году
• Онлайн-касса для ИП: кому нужна, как обслуживать и какие расходы предусмотреть в 2026 году