Как сделать копию чека на кассе: правила и нюансы

По закону кассир обязан передать покупателю чек в момент расчета, но иногда покупатели просят выдать им чек повторно. Разберемся, что представляет собой повторный чек, обязательно ли его оформлять и как это сделать.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Саммари на 1 минуту чтения

Как сделать копию кассового чека

Зачем нужен дубликат чека

По закону продавец обязан выдать чек только при покупке, но клиенты часто просят его повторно для возврата товара, авансового отчета в бухгалтерии, налогового вычета или для личного учета расходов.

Способы получить копию чека

В личном кабинете ОФД Контура продавец найдет чек по дате и времени, по сумме, по номеру кассы или ФН. Распечатайте копию покупателю или отправьте его электронный вариант на электронную почту или по смс.
Покупатель сам может найти чек в приложении мобильном приложении ФНС для проверки чеков или на сайте налоговой службы. Для этого продавец должен сообщить фискальный номер (ФН), номер документа (ФД), фискальный признак (ФП), сумму и дату покупки.

Помните:

дубликат чека равнозначен оригиналу;
электронный чек можно отправить без повторной печати;
если чек не отображается в ФНС, то проблема может быть в задержке передачи данных ОФД (проверьте позже).

Совет: настройте в личном кабинете ОФД автоматическую отправку электронных чеков клиентам — это снизит количество запросов на повторную выдачу.

В этой статье:

Когда нужен повторный чек
Как сделать копию чека на кассе
Что, если бумажный чек сохранился, а нужен электронный

Формируйте чеки по закону с кассовым ПО Маркета

Узнать больше

Когда нужен повторный чек

Кассовый чек нужен, чтобы подтвердить факт денежного расчета с покупателем: оплату товара, работы или услуги. Этот документ оформляют в момент расчета на основании требований, которые описаны в ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

После того как кассир передал чек покупателю, он выполнил требования закона. Но бывают случаи, когда просят сделать еще и копию. Например, покупатель потерял бумажный чек или удалил электронный, а он нужен ему для авансового отчета в бухгалтерию, подтверждения права на налоговый вычет, возврата товара или просто для подсчета личных расходов.

Подчеркнем, что продавец не обязан выдавать чек повторно по запросу покупателя. Последний должен сам позаботиться о сохранности чека, если он ему нужен. За отказ сделать копию не предусмотрен штраф или предупреждение, но продавец может пойти на встречу клиенту, чтобы сохранить его лояльность.

Повторный чек на кассе — копия пробитого ранее кассового чека.

Как сделать копию чека на кассе

Есть несколько способов, как сделать повторный чек и передать его покупателю.

Онлайн-проверка чеков на сайте ОФД

Способ первый — через личный кабинет оператора фискальных данных (ОФД). В нем отражаются все чеки, которые формируют на кассе.

Вот как это сделать в кабинете Контур.ОФД:

Перейти в раздел «Чеки» и найти нужный чек. Ускорить поиск помогут фильтры — по дате, кассиру, способу оплаты, сумме и пр.
Сервис предложит два варианта «Распечатать» или «Отправить». Повторный чек можно передать покупателю как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный чек равен по значимости бумажному, его можно отправить по электронной почте или по номеру телефона покупателя.

Сделать копию чека могут кассиры, которые применяют кассовую технику, и это не обязательно должен быть тот же сотрудник, который оформил оригинал. Дубликат чека может сформировать и другой работник.

Оцените удобство ОФД Контура в демоверсии личного кабинета

Второй способ — найти чек в кассовой программе или в личном кабинете ОФД и продиктовать его реквизиты. А по ним покупатель сможет найти тот самый чек в мобильном приложении ФНС для проверки чеков или на сайте налоговой службы. Вот необходимые для поиска реквизиты:

дата;
время;
признак расчета;
итоговая сумма;
номер фискального накопителя (ФН);
номер фискального документа;
фискальный признак.

Продавцы могут найти чек в личном кабинете ОФД

Попробовать бесплатно

Что, если бумажный чек сохранился, а нужен электронный

Покупатель может самостоятельно получить электронный чек через специальное приложение «Проверка чеков ФНС России».

«Что делать, если чека нет на сайте ФНС?» Отвечает эксперт

Что для этого нужно:

Установить указанное приложение на смартфон.
Зарегистрироваться в нем и авторизоваться.
Перейти в раздел «Сканер» и сканировать QR-код в нижней части бумажного чека. Либо ввести реквизиты чека вручную — ФН, ФД, ФП, сумму по чеку, дату и время.
Приложение подтвердит подлинность кассового чека и появится кнопка «Действия с чеком» — через нее документ можно выслать письмом на электронную почту.