Касса не передает чеки в ФНС: какие последствия ждут продавца

По Закону № 54-ФЗ большинство владельцев касс обязано передавать чеки и другие документы в налоговую онлайн. Разбираемся, как убедиться, что отправка данных прошла без перебоев и чем грозит нарушение правил.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Формируйте чеки по закону с кассовым ПО Маркета

Узнать больше

Как передавать фискальные данные в ФНС

Данные с кассы нужно отправлять налоговой в режиме реального времени. В этом бизнесменам помогает оператор фискальных данных — юрлицо, которое получило от ФНС разрешение на такую деятельность. Нужно выбрать ОФД, заключить договор на обслуживание и подключить к нему кассу.

Этого требует п. 6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ

Как работает ОФД:

Касса формирует чеки или отчеты и автоматически отправляется их оператору.
Оператор обрабатывает полученные документы и передает в налоговую.
Для каждого документа ОФД формирует подтверждение и отправляет его обратно на кассу.
Все документы, полученные оператором, отражаются в личном кабинете сервиса.

Некоторые владельцы касс могут не подключаться к ОФД. Нужно или нет — зависит от места установки кассы. Где можно обойтись без ОФД:

Об этом говорится в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ

Местности, отдаленные от сетей связи, список определяют региональные власти.
Территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны или внешней разведки.

Работа без ОФД называется автономный режим. Все документы сохраняются в фискальном накопителе, который установлен в кассе. Когда его пора менять, продавец относит старый ФН в налоговую, чтобы инспектор считал информацию.

Как проверить, что документы отправлены

Бывает, что связь кассы и ОФД прерывается, например из-за плохого интернета. Тогда чеки продолжают формироваться и сохраняются в фискальном накопителе, но не отправляются оператору. Так касса может работать 30 дней, а потом блокируется.

Чтобы избежать блокировки, рекомендуем проверять, что все документы переданы оператору. Для этого:

Сформируйте на кассе отчет о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов.
Проверьте, что «Количество непереданных документов» равно нулю.
Если какие-то документы «зависли», устраните причину блокировки. После этого данные снова начнут передаваться в ОФД.

У некоторых ОФД предусмотрены уведомления о работе касс. Например: если касса перестала передавать чеки, пора менять ФН или продлевать обслуживание, ОФД от Контура напомнит об этом в личном кабинете или пришлет смс и письмо на email.

Почему налоговая может не принять чеки

ФНС перестала принимать чеки, которые не соответствуют требованиям законодательства. Теперь они попадают в жесткий карантин и не учитываются в базе налоговой.

Найти такие чеки клиенты ОФД Контура могут в личном кабинете ОФД → раздел «Чеки» → статус «Не приняты в ФНС». Подробности — в статье.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Чем грозит нарушение правил

Купить кассу и формировать на ней чеки недостаточно. Если бизнесмен не освобожден от передачи данных, он должен подключиться к оператору и отправлять чеки в ФНС онлайн. За отказ предусмотрено административное наказание:

ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ