Как работать с БУ кассой: подводные камни и на что обратить внимание

Предприниматель хочет сэкономить и не покупать новую кассу у официального поставщика, а выбирает подержанную кассу по объявлению. Это не запрещено законом, но покупателю надо оценить работоспособность и внешнее состояние техники, соответствие закону и пр. Рассказали о главных плюсах и минусах такого решения и о том, что еще надо проверить, когда приобретаете бывшую в употреблении кассу.

Олег Пестерев Ведущий эксперт по кассовой технике и эквайрингу

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку

Что об этом говорится в законодательстве

В Законе № 54-ФЗ об онлайн-кассах ничего не сказано про использование подержанных касс. Запрета нет. Главное, чтобы контрольно-кассовая техника (ККТ) соответствовала требованиям, которые перечислены в ст. 4 54-ФЗ. Модели, которые соответствуют законодательству и проверены налоговой, собраны в реестре ККТ. Реестр постоянно обновляется.

С фискальным накопителем (ФН) дела обстоят иначе. Воспользоваться ФН, который уже был зарегистрирован в чьей-то кассе, нельзя, даже если его срок действия не истек. Придется покупать новый «фискальник».

Дело в том, что записать в память накопителя ИНН пользователя и регистрационный номер кассы (РН ККТ) можно только однократно — при его первой установке. Об этом сказано в п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ.

Что стоит проверить перед покупкой

Вы будете пользоваться кассой практически каждый день, поэтому рекомендуем тщательно выбирать аппарат, особенно б/у. Не стоит полагаться только на обещания продавца. Мы составили список основных критериев, которые стоит оценить перед покупкой.

Каково внешнее состояние и работоспособность кассы. Сначала осмотрите корпус, есть ли на нем трещины и сколы. Обязательно включите кассу. Если у нее сенсорный экран, убедитесь, что он реагирует на прикосновения. Попробуйте напечатать чек, если печать блеклая, нечеткая и с пустотами, вероятнее всего, печатающий механизм сильно изношен или неисправен. Менять его будет дорого. Затем проверьте подключение к интернету и подсоедините дополнительное оборудование, чтобы проверить исправность разъемов.

Самый идеальный вариант, если касса прослужила предыдущему владельцу не больше года.

Соответствует ли касса закону. Проверьте, что модель ККТ есть в реестре и она поддерживает работу с нужным вам форматом фискальных документов (ФФД). Напомним, что продавцы маркированных товаров должны формировать документы по ФФД 1.2, но не у всех касс есть прошивка, которая поддерживает актуальную версию ФФД.

Кроме того, законодатели иногда вносят изменения в форматы чеков. Последние новшества утверждены в сентябре 2025 года: появились новые теги для онлайн-оплат, кроме того, изменения требования к шрифту и размеру QR-кодов.

Здорово, если касса обновляется автоматически, «по воздуху», но таких немного. Большинство аппаратов нужно обновлять вручную и за деньги. Заказать прошивку ККТ Атол можно на нашем сайте.

Смарт-терминалы часто бывают настроены на работу только с одним кассовым ПО. Покупая такую б/у кассу, вы будете обречены использовать определенное ПО и поменять его на устройстве, скорее всего, не получится. Надо заранее уточнить, подходит ли кассовая программа под потребности вашего бизнеса.

Выгодная рассрочка на кассу, Контур.Маркет, ОФД и ФН

Узнать подробности

Снята ли касса с учета. Пока ККТ не снята с учета, у вас не получится зарегистрировать ее в ФНС с новыми данными. Проверить, кассу можно онлайн на сайте налоговой.

Снимать кассу с учета — обязанность предыдущего владельца. Для этого ему нужно:

Закрыть смену на кассе и убедиться, что все документы переданы оператору фискальных данных (ОФД). В отчете о закрытии смены «Количество неотправленных документов» должно быть равно 0.
Закрыть архив ФН по инструкции от производителя кассы.
Подать заявление о снятии ККТ с учета в налоговую. Это можно сделать в отделении, на сайте nalog.gov.ru или через личный кабинет ОФД.
Налоговая одобрит запрос и пришлет карточку о снятии. Только после этого кассу можно продавать. При этом закрытый ФН нужно хранить еще пять лет.

ИП и компании, которые ликвидируют бизнес, тоже обязаны самостоятельно снять кассу с учета. Но если они этого не сделают, ФНС снимет кассу в одностороннем порядке. Это происходит, когда в ЕГРИП или ЕГРЮЛ появляется запись о прекращении деятельности. Ведомство формирует карточку о снятии и в течение пяти рабочих дней отправляет ее владельцу кассы через личный кабинет налогоплательщика или через ОФД.

Письмо ФНС от 26.04.2019 № ЕД-4-20/8069

Просто снять кассу с учета недостаточно, обязательно сделать технологическое обнуление, то есть удалить информацию о предыдущем владельце из памяти ККТ.

Действует ли гарантия и сохранились ли документы на кассу. Хорошо, если касса проработала недолго и еще не закончился гарантийный срок обслуживания. В среднем гарантия на кассовые аппараты составляет 12 месяцев. Плюсом будет, если владелец сохранил паспорт ККТ хоть в бумажном, хоть в электронном виде. В нем указывается полезная информация, например, дата ввода в эксплуатацию и отметки о ремонтных работах.

Почему владелец решил продать кассу. Хороший вариант, если предприниматель продает кассу за ненадобностью, например, из-за закрытия бизнеса. А если были нарекания к работоспособности техники, стоит задуматься.

Часто объявления о продаже б\у касс размещают технические специалисты, сотрудники автоматизированных сервисных центров (АСЦ). Они скупают поломанные кассы, ремонтируют их и выставляют на продажу. Тут нужно быть аккуратнее, почитать отзывы клиентов и убедиться в добросовестности АСЦ.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Каковы плюсы и минусы б/у касс

Главное преимущество подержанных касс, конечно, цена. Разбег большой, он зависит от состояния кассы. Так на Авито б/у терминал Atol Optima можно купить по цене от 3 000 до 24 000 рублей. А в Контур.Маркете эта же модель стоит от 42 944 рублей.

При этом нужно заранее учесть, что придется потратиться на новый фискальный накопитель. А еще вам могут понадобиться услуги по обновлению прошивки и регистрации кассы в ФНС, а также негарантийный ремонт.

В противовес цене есть целый список минусов, например, изношенность, скрытые дефекты, отсутствие гарантии и другие.

Купить подержанную кассу можно, если она была в эксплуатации меньше года и продавец решил продать ее по причинам, которые не связаны с поломкой техники. В остальных случаях рекомендуем подыскать бюджетную, но новую кассу. Так вы будете уверены, что торговля не встанет из-за неисправности, о которой умолчал предыдущий владелец.

Новую технику для вашего бизнеса можно выбрать и заказать через каталог Контур.Маркета.

Рекомендуем другие статьи по теме: