Как эффективно управлять товарными запасами в торговле

Поставка, приемка, хранение, продажа, списание — каждый из сотен товаров магазина проходит длинный путь. Если процесс не организован, продукция может переполнять склад или слишком быстро заканчиваться на полках. Расскажем, как владельцу магазина вовремя пополнять товарные запасы, зачем находить среди своих товаров самые ходовые и как в этом поможет автоматизация.

Контур.Маркет для розницы 14 дней бесплатно

Понятие и виды товарных запасов

В спальном районе города открылся магазин крупной торговой сети. В торговых залах и на складе розничной точки одновременно находятся тысячи единиц продукции самых разных товарных групп: молоко, гречка, макароны, баклажаны, мороженое, печенье, зубные щетки, мыло и другое. Все товары, которые есть у магазина для последующей продажи покупателям, называют товарными запасами (ТЗ). Также к ТЗ относят расходные материалы, которые нужны исполнителю для выполнения работ или оказания услуг. Например, одноразовые перчатки, пилочки, лаки для ногтей в маникюрном салоне или продукты для ресторана.

Товарные запасы можно измерить в абсолютных единицах. Например, в натуральном выражении — 1000 банок консервированной кукурузы, 100 кг картошки, 10 ящиков помидоров, или в стоимостном выражении — партия ежедневников на 70 тысяч рублей. Еще для расчета можно использовать относительный показатель — время товарооборота. Например, текущих запасов йогурта хватит на пять дней продаж.

В зависимости от назначения товарные запасы бывают:

• текущие — нужны для ежедневного товарооборота в магазине, например сыр, кефир, сметана в лавке кисломолочных продуктов;
• сезонные — помогают реагировать на повышенный спрос во время определенных периодов торговли, например сладкие подарки перед Новым годом, кепки и купальники летом;
• страховые — дополнительное количество товара, которое хранят на складе на случай, если резко изменится спрос, задержатся поставки или произойдут другие непредвиденные обстоятельства.

Основные задачи управления запасами на предприятии торговли

Чтобы торговая точка работала бесперебойно, нужно наладить эффективное управление запасами. Иначе есть риск оказаться в одной из крайностей: пустые полки магазина или переполненный склад. Обе ситуации магазину невыгодны: торговая точка теряет покупателей и прибыль, либо тратит больше денег на хранение и списывает испорченный товар, который не успели реализовать. 

Как вести учет в розничной торговле

Система управления товарными запасами нужна по нескольким причинам.

Обеспечить достаточное количество товаров. Когда клиенты всегда видят на полках товары, которые привыкли покупать, это положительно влияет на лояльность. Если же привычная продукция бывает через раз, магазин теряет прибыль от несостоявшихся продаж.

Минимизировать риски затоваривания и дефицита. Нормирование товарных запасов, учет продукции, планирование спроса помогают находить баланс между снижением складских остатков и их своевременным пополнением.

Оптимизировать затраты на хранение. Когда товар не залеживается, торговая точка может сэкономить на аренде складов, страховании продукции, оплате услуг сотрудников склада.

Повысить оборачиваемость запасов. Чем быстрее продукция покидает торговую точку, тем больше замороженных оборотных средств бизнеса высвобождается. Еще это снижает риски устаревания и порчи.

Особенности работы с запасами и признаки неэффективного управления

Одни магазины сосредотачиваются на ширине ассортимента: продают и электронику, и косметику, и одежду. Другие фокусируются на глубине ассортимента: можно продавать одну категорию товаров, но в десятках разных вариаций. 

В обоих случаях нужно определить оптимальный размер заказа для каждого товара, следить за его остатками и вовремя восполнять запас, не допуская дефицита. Еще нужно учитывать размеры торговых площадей, условия поставки от каждого контрагента, динамику спроса для каждого вида продукции.

На то, что в управлении товарными запасами есть ошибки, укажут следующие признаки:

• постоянные дефицит или излишки продукции,
• высокие расходы на хранение запасов,
• отток покупателей,
• много просроченных или устаревших товаров,
• периодически не хватает места для хранения,
• компания задерживает заказы клиентам,
• клиенты часто отказываются от заказов,
• сотрудники воруют со склада.

Если компания сталкивается с этими проблемами, стоит задуматься над эффективностью управления товарными запасами. 

Планирование товарных остатков

Есть разные способы отслеживать уровень товарных запасов, чтобы пополнять их вовремя. Один из них — рассчитать неснижаемый остаток и ориентироваться на него. Неснижаемый остаток — это минимальный объем товара, который нужен, чтобы избежать ситуации с исчезновением продукции со склада. Также это «подушка безопасности», которая подстрахует в непредвиденных обстоятельствах. Посмотрим на примере, как это работает.

У Дианы есть онлайн-магазин женской одежды для дома. Наибольшим спросом пользуется комплект из футболки и шортов — эта позиция приносит большую часть прибыли предпринимательнице. Однако Диана уже несколько раз сталкивалась с тем, что покупатели хотят заказать комплект, а на складе его нет. Чтобы больше не терять покупателей и прибыль, Диана переходит на управление остатками товара с учетом неснижаемого остатка. Для этого нужно последовательно сделать несколько расчетов:

Средний товарный запас. Его находят по формуле:

СТЗ = ((Т1/2) + Т2 + Т3 + ….. + (ТN/2)) / (N — 1)

СТЗ — средний товарный запас;
Т1 — товарный запас на первый день периода;
Т2, Т3…. — товарный запас на последующие дни периода;
ТN — товарный запас на последний день периода;
N — количество дней в периоде.

Диана рассчитала средний товарный запас комплектов за последние 30 дней, у нее получилось 102 штуки.

Оборачиваемость товара. Дальше нужно найти оборачиваемость товара. Показатель отражает, сколько времени понадобится, чтобы продать весь запас продукции на складе. Рассчитывается по формуле:

ОТ = СТЗ / ОбП × Д

ОТ — оборачиваемость товара;
СТЗ — средний товарный запас;
Д — количество дней в периоде;
ОбП — объем продаж за период.

Диана проанализировала продажи за последний квартал. Среднемесячный объем продаж составил 306 комплектов. Тогда оборачиваемость за месяц составит 10 дней: 102 / 306 × 30. 

Неснижаемый остаток. Показатель рассчитывается по формуле:

НО = ОбП / ОТ

НО — неснижаемый остаток;
ОбП — объем продаж за период;
ОТ — оборачиваемость товара.

Неснижаемый остаток равен 31 комплекту: 306 / 10. Когда уровень товара на складе будет приближаться к отметке неснижаемого остатка, Диана закажет новую партию комплектов. При этом стоит учитывать сроки доставки, чтобы остатков хватило на период, пока заказ будет в пути.

Количество товара в очередном заказе. Теперь Диана делает заказ с учетом неснижаемого остатка. Для этого подойдет формула:

Заказ = Неснижаемый остаток — Текущий запас + Планируемый объем продаж

Допустим, онлайн-магазин заказывает комплекты пижам раз в месяц. Завтра наступает очередная дата заказа, на складе осталось 60 комплектов. Предполагаем, что объем продаж будет таким же, как в прошлых месяцах — 306 комплектов. Тогда заказ составит: 31 — 60 + 306 = 277 комплектов. Этого должно хватить, даже если спрос немного вырастет. При этом переплачивать за хранение лишнего товара не придется.

Еще один пример оценки товарных запасов и определения норматива товарных запасов — на основе коэффициента товарооборота и оборачиваемости в днях. Допустим, магазин продает творожки с ягодным наполнителем. Коэффициент товарооборота творожков за неделю считается по формуле:

КТО = Выручка / ((Стоимость товарных остатков на начало периода + стоимость товарных остатков на конец периода) / 2)

На утро понедельника остаток творожков на складе оценивается в 7 500 тысяч рублей, на вечер воскресенья — 10 000 рублей. Выручка за неделю равна 20 000 рублей. Тогда КТО составит: 20 000 / ((7500 + 10 000) / 2) = 2,3. Это значит, что за неделю товар обернулся 2,3 раза, то есть был куплен и продан заново.

Осталось посчитать оборачиваемость в днях. Для этого расчетный период делим на коэффициент товарооборота: 7 / 2,3 = 3 — значит, партии творожков хватает на 3 дня, потом нужно делать новую закупку.

На практике для нормирования и планирования товарных запасов могут использовать более сложные методы, в том числе с элементами аналитики и с привлечением мнения экспертов. Усложняется всё тем, что один магазин может торговать тысячами позиций.

Всё гораздо проще, если учетная система магазина умеет следить за минимальным остатком и средним расходом товара. Например, Контур.Маркет предупреждает о том, что запасы какого-то товара скоро начнут подходить к концу. 

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Как оптимизировать товарные запасы с помощью ABC-анализа

Один из способов оптимизации управления запасами — ABC-анализ. Этот инструмент помогает принимать решения на основе данных о том, какие товары наиболее рентабельны и приносят магазину больше выручки. Именно так работает АВС-анализ в Контур.Маркете. Кроме того, система дает готовые советы по оптимизации ассортимента. 

Вы можете самостоятельно с помощью АВС-анализа определить среди товарных запасов приоритетные группы продукции и более тщательно следить за их пополнением. Так вы узнаете, без каких товаров высок риск лишиться большей части выручки. Ранжируем ТЗ по ABC-анализу за пять шагов:

1. Определите показатель, по которому будете сегментировать товары. Чаще всего берут объем продаж или выручки, также подойдут средний срок оборачиваемости, прибыль, рентабельность.
2. Посчитайте удельный вес каждой позиции товара. Например, от продажи кроватей мебельный магазин получает 30% выручки, от матрасов — 17%, от диванов — 15% и так далее.
3. Расставьте товарные позиции по рассчитанным показателям от большего к меньшему.
4. Посчитайте удельный вес позиций нарастающим итогом.
5. Разделите товары на три группы. В группу А войдут позиции, которые приносят 80% выручки или продаж, в группу B — 15%, в группу С — 5%. В результате получится такая таблица:

В группе А будут наиболее важные запасы, в группе В — средней степени значимости, в группе С — несущественные. Численность продукции из первой группы тщательно контролируют, каждую новую поставку четко оценивают и планируют. Остатки товаров из группы В тоже надо мониторить, но не так пристально. Группу С контролируют меньше всего — это можно делать выборочно, а запасы пополнять по необходимости.

Чтобы оценка товарных запасов была точнее, можно добавить XYZ-анализ — он показывает колебание спроса на продукцию за период. В группе X будут товары с постоянным спросом, в группе Y — с небольшим, но прогнозируемым спросом, а у группы Z нет постоянно спроса, прогнозировать потребность в этих позициях невозможно. Самый точный анализ получится, если объединить два вида анализа в матрицу АВС/XYZ.

• AX, BX, CX, AY — позиции обеспечивают основной товарооборот, на них стабильно есть спрос. Они всегда должны быть на складе.
• AZ — товары важные, но с нестабильным спросом, из-за чего сложно спрогнозировать расход.
• BY, CY, BZ — товары с небольшим объемами продаж и непостоянным спросом.
• CZ — новые товары, товары спонтанного спроса или сделанные на заказ. Возможно, от части из них лучше отказаться, чтобы зря не занимать склад.

Методы управления товарными запасами в торговле

Управлять запасами на складе можно одним из трех способов: вручную, с помощью электронных таблиц и в учетной программе. 

Вручную. Специалист, ответственный за склад, периодически считает остатки продукции, а когда их уровень приближается к неснижаемому, делает заказ. Все цифры фиксируют в журнале, товарном отчете по форме ТОРГ-29 или файле на компьютере — никакой автоматизации. Такой способ подойдет, если позиций продукции мало — до 10.

Электронные таблицы. Данные о количестве запасов вносят в таблицу. Программа автоматически рассчитывает изменения в объемах товаров, стоимости остатков. Однако контролировать оптимальный уровень запасов с помощью таблиц невозможно, что чревато ошибками и неточностями. Чем больше товарных групп, тем риски выше.
 

Программы складского учета. Есть специальные сервисы, которые позволяют автоматизировать процесс отслеживания товарных остатков и новых заказов, когда они необходимы. Пересчитывать продукцию на складе вручную не придется — проданные единицы списываются автоматически. Торговым сетям, ритейлу с множеством групп товаров и большими объемами продаж без учетных программ не обойтись. В некоторых программах также есть функция аналитика по АВС/XYZ-анализу.

Как Контур.Маркет помогает управлять запасами

Один из способов повысить эффективность управления запасами в рознице — вести товароучет в Контур.Маркете. Система учитывает товар от поставки до продажи, позволяет быстро находить и устранять расхождения. Назовем некоторые возможности Маркета, которые помогут организовать товарный учет.

Как провести инвентаризацию товаров в магазине: сроки и этапы

Анализируйте данные по остаткам товарных запасов. Вся нужная информация по запасам есть в отчете об остатках. Он покажет количество продукции в наличии, общую стоимость остатков, среднюю сумму закупочной цены единицы товара, средний расход за день. Отчет позволяет оценить себестоимость товара и потенциальную прибыль от продажи продукции, а также количество остатков. Сервис автоматически обновляет отчет, поскольку связан с онлайн-кассой: она передает информацию о продаже.

Контролируйте минимальный остаток. Это нужно, чтобы всегда знать, какие товары пора заказать у поставщиков. Заполните поле «Минимальный остаток» в карточке товара, в отчете об остатках выберите фильтр «С минимальным остатком и ниже» и система покажет список товаров, остаток у которых он равен минимальному или упал ниже.

Отслеживайте сроки годности. Укажите срок годности продукции при обработке входящих накладных или актов постановки в карточке товара, чтобы вовремя убирать просрочку с полок. За три дня до истечения срока годности сервис напомнит об этом в блоке «Задачи на ближайшее время». Также можно сортировать продукцию по сроку истечения годности — что станет негодным через неделю, месяц или в течение квартала.

Заказывайте у поставщиков вовремя. Отсортируйте продукцию по уровню остатка, укажите нужное количество единиц, выберите поставщика, выгрузите сформированный список товаров и передайте его поставщику для оформления заказа. Маркет подскажет, какой объем нужно заказать, чтобы его хватило до следующей поставки.

Проводите инвентаризации. Сравните фактическое количество товара с данными в учетной системе, чтобы найти просрочку или обнаружить недостачу и поймать недобросовестного сотрудника.

Инвентаризация в магазине или заведении услуг: зачем проводить и как часто

Управление товарными запасами — важный процесс, который стоит наладить каждому ритейлеру. Если этого не сделать, магазин будет терять выручку и тратить лишние деньги впустую. Большинство проблем, связанных с управлением товарными запасами, решает автоматизация товароучета.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно