Что нужно знать о фискальных накопителях бизнесу в новых регионах России

В 2025 году предпринимателей и компании в ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областях обяжут использовать онлайн-кассы и работать в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Для этого понадобится не только касса, но и фискальный накопитель (ФН). В статье расскажем, как его выбрать и что важно учесть, чтобы не получить штраф.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Готовая касса для работы по 54-ФЗ

Когда новые регионы переходят на онлайн-кассы

Федеральный закон от 28.12.2022 № 564-ФЗ внес поправки в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, а именно добавил статью 7.2, которая обязывает предпринимателей из новых регионов России применять онлайн-кассу. В законе ее обозначают термином контрольно-кассовая техника, сокращенно ККТ.

Изначально правительство планировало сделать переход на онлайн-кассы в новых регионах единовременным для всех — с 1 февраля 2025 года. Но затем решение изменили. Вышло Постановление Правительства от 17.08.2024 № 1104, в котором ввели поочередный переход на ККТ. Предприниматели на новых территориях будут подключать кассы в таком порядке:

С 1 февраля 2025 года — юрлица на ОСНО, УСН или ЕСХН без наемных сотрудников.

С 1 марта 2025 года — юрлица на УСН или ЕСХН с сотрудниками на трудовом договоре.

С 1 мая 2025 года — ИП с сотрудниками.

С 1 июня 2025 года — ИП на ОСНО без сотрудников.

С 1 июля 2025 года — ИП на УСН без сотрудников.

С 1 августа 2025 года — ИП на ЕСХН или патенте без сотрудников.

Подробнее о переходе на онлайн-кассы в 2025 году рассказали в отдельной статье.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

В каждую кассу должен быть установлен фискальный накопитель — чип, который будет записывать, шифровать и хранить данные о расчетах. Требования к накопителю прописаны в статье 4.1 54-ФЗ. Получается такая цепочка:

• Продавец на кассе оформляет продажу. Если в чеке нет маркированных товаров, касса и ФН сразу сформируют чек. Если есть — сначала обменяются документами с Честным знаком и потом уже сформируют чек.
• Фискальный накопитель шифрует этот чек, сохраняет, а затем касса отправляет его оператору фискальных данных (ОФД). Подтверждением того, что ФН обработал чек служит реквизит — фискальный признак. Каждому обработанному документу ФН присваивает уникальный код.
• ОФД отправляет этот обработанный чек в налоговую, а на кассу присылает подтверждение, что чек принят.

Всё это онлайн. Так предприниматель автоматически отчитывается в ФНС о продажах в моменте.

Согласно п. 7 ст. 2 54-ФЗ, если предприниматель или компания работают в местности без интернета или на закрытой военной территории, они могут не подключаться к ОФД, но все равно обязаны использовать кассу с фискальным накопителем. Накопитель будет хранить информацию о расчетах до истечения срока работы, а затем предприниматель должен отнести его в налоговую для считывания информации.

Накопитель будет «служить», пока не кончится срок действия или память. После этого ФН нельзя использовать повторно или «обнулить». Его нужно сохранять в течение пяти лет.

Какие бывают фискальные накопители

Для соблюдения закона нужно использовать модели накопителей, которые перечислены в специальном реестре ФНС. На момент написания статьи в нем 15 моделей и каждая из них поддерживает все форматы фискальных документов (ФФД), с которыми работают кассы. Это ФФД 1.05, 1.1 и 1.2 для продажи маркированных товаров.

У накопителей разные производители, но главное отличие ФН — это срок действия. Накопители бывают на 15 и на 36 месяцев. Для разного бизнеса нужен ФН с разным сроком службы:

Если не нашли свой бизнес в таблице, можете выбрать ФН с любым сроком. Но учитывайте, что на срок работы накопителя влияет также количество расчетов. Он может закончиться раньше, чем истечет указанный производителем срок действия.

Подробную памятку по выбору ФН найдете на сайте Контур.Маркета.

Что нужно сделать после покупки ФН

После покупки кассы и фискального накопителя нужно заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой. В заявлении о регистрации, в том числе, нужно будет указать модель и заводской номер ФН. Эти данные можно взять в паспорте ФН или на коробке, в которой купили накопитель.

В дальнейшем заводской номер ФН будет автоматически указываться во всех кассовых чеках. Какими должны быть правильные чеки, рассказали в статье.

Когда и как менять ФН

Когда у фискального накопителя истекает срок действия или заканчивается память, его нужно заменить. Узнать об этом можно из отчета о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов, в них появится одна из записей:

• «Ресурс ФН менее 30 дней».
• «Ресурс ФН менее 3 дней».
• «Память ФН заполнена».

Почему ФН может заблокироваться

Фискальный накопитель могут заблокировать в двух случаях:

От ОФД не приходят подтверждения о доставке чеков в течение 30 дней. Срок отсчитывают с момента последнего подтверждения. Как только ОФД перестал присылать подтверждения, касса продолжит работать еще 30 дней, а потом заблокируется.

Рекомендуем регулярно проверять, приходят ли подтверждения от ОФД. Для этого нужно посмотреть отчет о закрытии смены или отчет о текущем состоянии расчетов. Поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым. Если там появились непереданные данные, проверьте, работает ли интернет и сама касса и уточните, нет ли проблем со стороны самого ОФД.

Чтобы разблокировать ФН, достаточно устранить причину, по которой не уходят чеки. Как только связь восстановится, накопитель возобновит работу.

У ФН закончилась память или срок действия. Касса предупредит об этом заранее. Чтобы избежать блокировки, нужно заранее заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу.

Штрафы за некорректную работу с ФН

От ФНС пока нет разъяснений, будут ли во время переходного периода применять к нарушителям штрафы. Подробнее об этом рассказали в нашем материале. При этом в ст. 14.5 Кодекса об административных нарушений РФ закреплены санкции для нарушителей закона об онлайн-кассах.

Если бизнес не соблюдает правила работы с кассой и ФН, в КоАП это считается нарушением порядка применения ККТ. В таком случае могут вынести предупреждение или выписать штраф: ИП — до 3 000 рублей, организациям — до 10 000 рублей. Такой же штраф ждет тех, кто не предоставит данные с накопителя в налоговую.

Помните, что работать на кассе без фискального накопителя нельзя. При выборе ФН учитывайте систему налогообложения и особенности бизнеса. А также не забывайте следить за сроком работы ФН и вовремя менять его, чтобы он не заблокировался, и продажи не остановились.

Доставим ФН и перерегистрируем кассу за вас

Отправить заявку