Что нужно знать о фискальных накопителях бизнесу в новых регионах России

Предприниматели и компании в ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областях обязаны использовать онлайн-кассы и работать в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Для этого понадобится не только касса, но и фискальный накопитель (ФН). Расскажем, как его выбрать и что важно учесть, чтобы не получить штраф.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Готовая касса для работы по 54-ФЗ

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

В каждую кассу должен быть установлен фискальный накопитель — чип, который будет записывать, шифровать и хранить данные о расчетах. Требования к накопителю прописаны в статье 4.1 54-ФЗ. Получается такая цепочка:

• Продавец на кассе оформляет продажу. Если в чеке нет подконтрольных товаров, касса и ФН сразу сформируют чек. Если есть, то в момент формирования чека идет еще и обмен с госсистемами.

• Фискальный накопитель шифрует этот чек, сохраняет, а затем касса отправляет его оператору фискальных данных (ОФД). Подтверждением того, что ФН обработал чек служит реквизит — фискальный признак. Каждому обработанному документу ФН присваивает уникальный код.

• ОФД отправляет этот обработанный чек в налоговую, а на кассу присылает подтверждение, что чек принят.

Всё это онлайн. Так предприниматель автоматически передает данные в ФНС о продажах.

Согласно п. 7 ст. 2 закона 54-ФЗ, если предприниматель или компания работают в местности без интернета или на закрытой военной территории, они могут не подключаться к ОФД, но все равно обязаны использовать кассу с фискальным накопителем. Накопитель будет хранить информацию о расчетах до истечения срока работы, а затем предприниматель должен отнести его в налоговую для считывания информации.

Накопитель будет «служить», пока не кончится срок действия или память. После этого ФН нельзя использовать повторно или «обнулить». Его нужно сохранять в течение пяти лет.

Какие бывают фискальные накопители

Для соблюдения закона нужно использовать модели накопителей, которые перечислены в специальном реестре ФНС. На момент написания статьи в нем 16 моделей и каждая из них поддерживает все форматы фискальных документов (ФФД), с которыми работают кассы. Это ФФД 1.05, 1.1 и 1.2 для продажи маркированных товаров.

У накопителей разные производители, но главное отличие ФН — это срок действия. Накопители бывают на 15 и на 36 месяцев. Для разного бизнеса нужен ФН с разным сроком службы:

Если не нашли свой бизнес в таблице, можете выбрать ФН с любым сроком. Но учитывайте, что на срок работы накопителя влияет также количество расчетов. Он может закончиться раньше, чем истечет указанный производителем срок действия.

Памятка по выбору ФН найдете на сайте Контур.Маркета

Что нужно сделать после покупки ФН

После покупки кассы и фискального накопителя нужно заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой, если вы не работаете на территориях-исключениях. В заявлении о регистрации, в том числе, нужно будет указать модель и заводской номер ФН. Эти данные можно взять в паспорте ФН или на коробке, в которой купили накопитель.

В дальнейшем заводской номер ФН будет автоматически указываться во всех кассовых чеках. Какими должны быть правильные чеки, рассказали в статье.

Когда и как менять ФН

Когда у фискального накопителя истекает срок действия или заканчивается память, его нужно заменить. Узнать об этом можно из отчета о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов, в них появится одна из записей:

• «Ресурс ФН менее 30 дней».
• «Ресурс ФН менее 3 дней».
• «Память ФН заполнена».

Почему ФН может заблокироваться

Фискальный накопитель может заблокироваться в двух случаях.

Первый — когда от ОФД не приходят подтверждения о доставке чеков в течение 30 дней. Срок отсчитывают с момента последнего подтверждения. Как только ОФД перестал присылать подтверждения, касса продолжит работать еще 30 дней, а потом заблокируется.

Рекомендуем регулярно проверять, приходят ли подтверждения от ОФД. Для этого нужно посмотреть отчет о закрытии смены или отчет о текущем состоянии расчетов. Поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым. Если там появились непереданные данные, проверьте, работает ли интернет и сама касса и уточните, нет ли проблем со стороны самого ОФД.

Чтобы разблокировать ФН, достаточно устранить причину, по которой не уходят чеки. Как только связь восстановится, накопитель возобновит работу.

Второй случай — если у ФН закончилась память или срок действия. Касса предупредит об этом заранее. Чтобы избежать блокировки, нужно заранее заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу.

Штрафы за некорректную работу с ФН

В ст. 14.5 Кодекса об административных нарушений РФ закреплены санкции для нарушителей закона об онлайн-кассах. Они касаются в том числе и новых регионов.

Если бизнес не соблюдает правила работы с кассой и ФН, в КоАП это считается нарушением порядка применения ККТ. В таком случае могут вынести предупреждение или выписать штраф: ИП — до 3 000 рублей, организациям — до 10 000 рублей. Такой же штраф ждет тех, кто не предоставит данные с накопителя в налоговую.

Помните, что работать на кассе без фискального накопителя нельзя. При выборе ФН учитывайте систему налогообложения и особенности бизнеса. А также не забывайте следить за сроком работы ФН и вовремя менять его, чтобы он не заблокировался, и продажи не остановились.

Доставим ФН и перерегистрируем кассу за вас

Отправить заявку