Правила общения с коллегами в офисе и на удаленке

Коммуникация важна на всех этапах рабочего процесса: от обсуждения идеи до решения конфликта. Разбираемся, какие принципы помогают сотрудникам находить общий язык и работать эффективно.

Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Психология общения с коллегами

Без общения с коллегами невозможно генерировать идеи, развивать проекты, ставить задачи и контролировать процессы. Коммуникация позволяет решать рабочие вопросы эффективно, договариваться об общих целях и стратегиях во время совещаний, митапов и конференций.

Чтобы коллеги оставались в одном инфополе, необходимо вовремя обмениваться новостями. Важную информацию лучше отправлять на рабочую почту, в чатах она может потеряться. Стоит организовать единое рабочее пространство, описать процессы, исполнителей и ответственных, создать базу знаний с полезными ссылками.

Регулярные синхроны тоже помогают быть в контексте. На таких встречах можно обсуждать, как реализуются проекты, делиться проблемами или просить помощи у других участников команды. Еще регулярные встречи помогают выстраивать доверительные и открытые отношения в коллективе.

Для новых сотрудников важно продумать систему адаптации в компании и назначить наставника. В первую неделю написать приветственное письмо, организовать встречу-знакомство с командой, рассказать коллегам, чем будет заниматься новый работник.

Время от времени можно устраивать околоформальные встречи с руководителем проекта. Например, чтобы вместе обсудить структурные изменения в группе или обменяться мнениями о стратегических планах. Такие встречи позволяют участникам найти ответы на волнующие вопросы, разобраться в нововведениях и проще их принять.

Для рабочего общения и трекинга задач можно использовать мессенджеры, электронную почту, планировщики, сервисы видеосвязи, например, Контур.Толк. Договоритесь, какие программы будут основными. Иначе сотрудникам придется тратить время на переключение между разными сервисами, а не на решение рабочих вопросов.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Этика общения с коллегами

Чтобы сотрудники придерживались единых стандартов во время делового общения, разработайте правила коммуникации. Опишите принципы в гайде или инструкции: так негласные правила станут прозрачными для всего коллектива. До утверждения документа попросите коллег прокомментировать то, что получилось. Если сотрудники будут не согласны, они смогут прямо заявить об этом и предложить свои варианты.

В гайде можно прописать, как давать обратную связь. Подчеркнуть, что стоит опираться на факты, а не на эмоции. Грубая критика демотивирует и подавляет, вызывает злость, обиду, апатию. Правильно подобранные слова, напротив, помогают разобраться в причинах проблем, решить их и не допускать подобные ошибки в будущем.

Внутри команды можно договориться, что вы отказываетесь от токсичных фраз в пользу конструктивной критики. Не используете колкие выражения, которые собеседник может расценить как пассивную агрессию, отвечаете на комментарии экологично, уважая чувства друг друга.

Конфликт может произойти в любом коллективе. И это нормальная ситуация. Главное, чтобы сотрудники понимали, что делать, если оказались стороной конфликта. Пропишите, как действовать и кого можно привлечь к решению спорной ситуации, например, непосредственного руководителя или HR-бизнес-партнера.

Когда конфликты замалчиваются, напряженность в коллективе растет, а проекты двигаются медленно. Трудности в общении могут влиять и на мотивацию, что приводит к выгоранию, стрессу, ошибкам и даже увольнению.

Однако конфликты не стоит расценивать только негативно, тем более игнорировать их. Вовремя решенные проблемы помогают менять неэффективные процессы и улучшать отношения между сотрудниками. Как разрешать конфликты с пользой для команды, читайте в материале карьерного консультанта.

Еще вы можете завести форму для сбора обратной связи. Так, у коллег появится безопасное пространство, и многим будет легче рассказать, что беспокоит или не устраивает в компании. В форме предусмотрите возможность высказаться анонимно.

Как общаться в офисе

Также стоит договориться о правилах поведения и делового общения в офисе. Это конкретные рекомендации, которые облегчат жизнь коллегам в одном опенспейсе. Вот некоторые из них:

• Соблюдайте тишину. Мелодии звонков и пуш-уведомлений в мессенджерах раздражают и отвлекают.
• Слушайте музыку в наушниках, а на время нерабочего разговора выходите из кабинета.
• Обращайте внимание на громкость голоса. Проводите встречи в переговорных комнатах.
• Не стучите по плечу коллегу, который работает в наушниках. Лучше напишите в мессенджере. Когда человек освободится, он обязательно ответит.
• Обсуждайте новости и увлечения на кухне, за кофе. Опенспейс — только для рабочих вопросов.
• Помните о личных границах. Шутки, непрошенные советы и реплики по любому вопросу понравятся не всем.

Как общаться в онлайне

Обсудите отдельно правила проведения онлайн-встреч. Собрали несколько базовых правил, которые помогают назначить созвон по видеосвязи экологично, а провести — эффективно.

• Подготовьте план — адженду. Выберите цель, определите желаемый результат созвона: решение проблемы, обсуждение итогов, генерация идей. Составьте примерную структуру встречи, запланируйте время на каждый блок. В приглашении укажите, зачем каждому из коллег подключаться. Благодаря этому сотрудник сможет подготовиться к обсуждению, во время созвона у него не возникнет ощущение зря потраченного времени.
• Определите тайминг. Если считаете, что обсуждение вопроса займет час, назначьте встречу на 40 минут. Когда время ограничено, приходится сразу переходить к рабочим вопросам.
• Подготовьте материалы. Погрузите коллег в общий контекст, пришлите всю информацию вместе с приглашением. Если к встрече нужна подготовка, можно забронировать время коллег и на эту часть.
• Определите фасилитатора. Выберите сотрудника, который будет модерировать созвон, или возьмите эту роль на себя. Фасилитатор представляет участников, следит за очередностью спикеров, выделяет время на вопросы и обсуждение.
• Если проводите встречу в гибридном формате, помните об удаленных участниках. Им может быть сложно включиться в беседу, если разговор зациклится в офлайне.
• Подготовьте резюме встречи — follow-up. Модератор или организатор фиксируют договоренности, задачи и ответственных. Резюме разошлите коллегам после встречи.

Организовать онлайн-встречу с коллегами поможет Контур.Толк. Сервис интуитивно понятный, работает на любом устройстве. К конференции можно подключиться через браузер или использовать приложение. Толк интегрируется с календарем и напоминает о встречах, поэтому перед созвоном нужно только перейти по ссылке из уведомления.

Если проводите совещание из дома, выберите нейтральный фон. Идеально подойдет стена или книжная полка. Не садитесь спиной к окну — это может создать пересвет. До созвона проверьте, работают ли камера и микрофон, стабилен ли интернет. В собрании лучше участвовать с включенной камерой. Это создает впечатление живого общения и повышает вовлеченность.

Отключайте микрофон, пока молчите. Даже если дома больше никого нет. Говорите по очереди — с этим поможет правило поднятой руки. У участника, который хочет высказаться, в Толке появляется синяя иконка. Небольшой комментарий к высказыванию можно написать в чат, чтобы не перебивать говорящего.

Что может пойти не так: топ-5 ошибок в общении

Путаница в голове и ощущение зря потраченного времени — если сотрудник переживает это после рабочих встреч, значит, в деловых коммуникациях что-то идет не так. Разбираем распространенные ошибки в общении.

Нечетко ставить задачи. Основа качественно выполненной задачи — понятное техническое задание. Если нет цели, ссылки на дополнительные материалы, не указан срок выполнения, много нечетких формулировок, коллега может просто не понять, чего от него ждут, а заказчик рискует получить не то, на что рассчитывал.

Грубо критиковать. Пассивная агрессия, манипуляция и унижение недопустимы. Обратная связь в такой форме отбивает желание работать, а не мотивирует исправлять ошибки.

Игнорировать. Отсутствие обратной связи — тоже проблема. Сотрудникам важно получать оценку своей работы и понимать, зачем они выполняют задачи. Лучше предупредить о занятости и обозначить время ответа, если сейчас нет возможности общаться.

Нарушать правила цифрового этикета. В первую очередь это касается голосовых сообщений в рабочих чатах. Их неудобно слушать, а информацию потом не найти. Не отправляйте подряд множество коротких бессмысленных сообщений — структурируйте информацию, а самое важное выделяйте. Будьте аккуратны с мемами, эмодзи и стикерами.

Звонить и писать в нерабочее время. Соблюдение work-life balance напрямую влияет на продуктивность. Из-за постоянных переработок сотрудники выгорают, а отношения в коллективе ухудшаются. Ситуации бывают разные: иногда помощь нужна срочно. Тогда стоит договориться с сотрудником о дополнительном выходном.

Как улучшить отношения в коллективе: неформальное общение

Чтобы наладить коммуникацию с коллегами и лучше узнать друг друга, можно проводить командообразующие мероприятия. Например, организовать выезд, разделив его на рабочую и неформальную части. А еще такие мероприятия позволяют увидеться с коллегами, которые работают в других городах или в удаленном формате.

Даже если сотрудники не работают в одном офисе, всегда есть возможность провести время вместе. Вот несколько приемов, которые помогают наладить контакт в удаленно-распределенной команде:

• Завести неформальный чат, чтобы отправлять смешные картинки.
• Делиться соцсетями, узнавать об увлечениях и интересах коллег.
• Устраивать конкурсы, чтобы добавить в рабочую жизнь драйва и творчества.
• Проводить онлайн-вечеринки с командой. Созваниваться в Толке, слушать музыку, вместе смотреть и обсуждать фильмы.

Обязательно ли общаться вне работы

Каждый решает сам. С одной стороны, неформальное общение помогает узнать человека лучше. С другой стороны, коллегам не обязательно дружить. Чтобы эффективно выполнять задачи, достаточно хороших или просто нейтральных отношений. Разделить работу и личную жизнь — нормальное желание.

Вопросы и ответы

Как назвать рабочий чат для общения с коллегами?

Откажитесь от абстрактных вариантов. Пусть рабочий чат называется так же, как ваша организация: так его будет проще найти среди других переписок. Для локальной беседы подойдет название отдела: «Бухгалтерия», «Отдел снабжения», «Юристы». Под задачи или проекты можно создавать отдельные чаты. Однако когда переписок слишком много, это только усложняет коммуникацию.

Что делать, если коллега избегает общения?

Причин может быть много: от обиды из-за неосторожного высказывания до личных проблем. Если человек не идет на контакт и это мешает работе, спросите прямо, что произошло. Подключите к разговору непосредственного руководителя.

Как развить навыки общения с коллегами?

Самый простой способ развить коммуникабельность — практиковаться. Начните с небольших бесед на нейтральные темы. Обсудите погоду или увлечения. Во время разговоров будьте внимательны к собеседнику: слушайте, задавайте вопросы, проявляйте интерес. Помните о балансе, чтобы не быть слишком настойчивым.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться