Налоговые проверки без лишней бумаги

В 2012 году ФНС взяла курс на перевод всего взаимодействия с налогоплательщиками в электронный вид. Эту тенденцию подтверждают последние законопроекты, согласно которым даже бумажные документы можно направлять в ИФНС через Интернет. Электронный документооборот между налогоплательщиками и контролирующими органами автоматизирует и ускоряет обработку и проверку документов, упрощает администрирование НДС и налога на прибыль. В этой статье мы расскажем, как происходит представление документов в ИФНС на практике.

Процесс представления документов по требованию ИФНС в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) регламентируется несколькими правовыми актами: Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 утверждает порядок представления документов, Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ — формат XML-файла электронного сопроводительного письма к документам (описи документов). Приказом ФНС России от 19.04.2012 № ММВ-7-6/251@ были внесены изменения в унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по ТКС.

Первые шаги

Чтобы получить возможность отправлять документы в электронном виде, компании, прежде всего, необходимо уведомить ИФНС о наличии у нее таких документов. Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, для начала обмена электронными документами компания должна направить своему оператору электронного документооборота (ЭДО) заявление, в котором прописываются все необходимые реквизиты (полное наименование компании, ИНН/КПП, место нахождения и т д.).

На основе такого заявления оператор ЭДО в течение трех дней обязан сформировать информационное сообщение, в котором указываются реквизиты и идентификатор компании (присвоенный оператором ЭДО) и идентификатор самого оператора ЭДО (присвоенный оператору ФНС). Информационные сообщения оператор направляет через своего специализированного оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту постановки компании на учет. Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются.

Как отмечает начальник отдела организации ввода деклараций и расчетов налогоплательщиков, представляемых на бумажных носителях и в электронном виде, Управления информатизации ФНС России Ирина Филипук, на пунктах приемки электронной налоговой отчетности во всех регионах уже установлено новое программное обеспечение — и налоговики уже принимают информационные сообщения от операторов ЭДО.

Проведение камеральных проверок

Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода. В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта документов. Требование может быть направлено как бумажным письмом, так и по ТКС — в том случае, если налогоплательщик сдает налоговую отчетность в электронном виде через СОС (согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-2/168@).

В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов с указанием номера и даты требования. Ранее ее можно было составить только в бумажном виде. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/465@ был утвержден формат XML-файла электронной описи к документам, который, по сути, открывает перед налогоплательщиками новые возможности.

Аналитик системы электронного обмена первичными документами Диадок СКБ Контур Тамара Мокеева рассказывает: «Согласно формату, 14 видов документов можно передать в налоговый орган по ТКС двумя способами. Во-первых, в утвержденном или рекомендованном XML-формате, если документ был сформирован в электронном виде и отправлен через оператора электронного документооборота (ЭДО). На данный момент такие форматы разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала выставленных и полученных счетов-фактур, ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Во-вторых, в виде скан-образов (формат jpg или tif) с заполненными полями мета-информации (таких полей всего 13, однако большая их часть — необязательна). Этот способ предусмотрен для документов, которые были сформированы на бумаге или в электронном виде в произвольном формате. Последние придется распечатывать и сканировать».  Таким образом, как отмечает эксперт, перечисленные виды документов налогоплательщик может направить в ИФНС в электронном виде, даже если эти документы были составлены на бумаге. Список документов, обрабатываемых в ИФНС в электронном виде, постоянно расширяется.

После того как тем или иным образом было сформировано сопроводительное письмо, налогоплательщик прикладывает к нему комплект документов и высылает в ИФНС. Этот процесс может происходить по четырем основным сценариям.

Сценарий I. Компания не использует в своей деятельности электронные документы и не представляет налоговую отчетность по ТКС. В таком случае требование о представлении документов будет направлено ей в бумажном виде. Компания обязана сформировать бумажную опись, приложить к ней комплект заверенных бумажных копий документов и направить в ИФНС.

Сценарий II. Компания не использует в своей деятельности электронные документы, однако налоговую отчетность сдает через СОС. В этих условиях требование придет к ней через СОС, возможно, будет продублировано в бумажном виде. Компания может действовать по первому сценарию либо же сформировать электронное сопроводительное письмо в системе СОС, приложить к нему комплект скан-образов бумажных документов и направить в ИФНС через Интернет.

Сценарий III. Компания внедрила электронный документооборот, однако не пользуется услугами СОС. В данной ситуации компания может сформировать бумажную опись документов, распечатать формы электронных документов, заверить копии подписью и печатью, приложить к описи и выслать в ИФНС в бумажном виде. Практика представления бумажных копий электронных документов по требованию налогового органа уже существует.
Другой вариант: компания может сформировать электронную опись документов и приложить к ней комплект электронных документов (в утвержденных форматах или в виде скан-образов) либо в системе оператора ЭДО, либо самостоятельно (например, в учетной системе) и каким-нибудь образом направить в ИФНС по ТКС (например, через портал gosuslugi.ru).

Сценарий IV. Компания пользуется электронными документами и представляет отчетность в налоговые органы через СОС. В таком случае процесс прохождения камеральной проверки будет наименее энергозатратным. Налоговый орган запрашивает необходимые электронные документы через СОС, а налогоплательщик формирует электронную опись документов (либо в системе оператора ЭДО, либо в системе СОС), прикладывает к ней комплект электронных документов и направляет через СОС в ИФНС.

«Если налогоплательщику все-таки необходимо представить по одному требованию часть документов в электронном, а часть — в бумажном виде (например, документы, которые не принадлежат ни к одному из 14-ти обрабатываемых типов), составляются две описи документов — электронная и бумажная. Бумажные документы и опись отправляются по почте, электронные — по ТКС», — поясняет Тамара Мокеева.

Проведение выездных проверок

Выездные налоговые проверки проводятся по месту нахождения налогоплательщика и происходят на основании решения руководителя налоговой инспекции. В ходе семинара «Электронный документооборот (ЭДО) хозяйствующих субъектов и органов, принимающих отчетность» (прошел в июне в Подмосковье) налоговые инспекторы выразили готовность к работе с электронными документами «без распечатывания». По их словам, им достаточно видеть печатную форму счета-фактуры или любого другого первичного документа (выгруженного, например, в pdf-формате) на мониторе ПК налогоплательщика.

Электронные документы в рамках встречных проверок

Если при проведении камеральных и выездных налоговых проверок у налоговых органов возникают вопросы, связанные с деятельностью контрагентов компании, то у них могут быть истребованы документы, относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика.
В случае с электронными формализованными документами необходимость во встречных проверках отпадает сама собой. Электронный счет-фактура составляется в единственном экземпляре, т.е. расхождений, возникающих в разных экземплярах бумажных документов продавца и покупателя, просто не может быть. Что касается остальных формализованных документов, то оператор ЭДО создает одинаковые XML-файлы документов для продавца и покупателя, причем ЭЦП гарантирует неизменность информации. Таким образом, эти экземпляры тоже идентичны.

По словам Тамары Мокеевой, единственное, что может заинтересовать налогового инспектора, –это даты выставления и получения электронного счета-фактуры. Однако эти данные хранятся в сопроводительных технологических документах (подтверждениях выставления и получения) у оператора ЭДО, через которого был произведен обмен электронными документами, и их всегда можно запросить у самого оператора. Налоговый инспектор просто направляет оператору ЭДО (через СОС оператора) соответствующее требование. Таким образом, проведение «встречной проверки» обходится без участия контрагентов компании.

Для неформализованных электронных документов схема проведения встречных проверок аналогична, за тем исключением, что налоговый орган может запросить эти документы у контрагента в электронном виде.

От выбора оператора ЭДО будут зависеть результаты налоговых проверок

Согласно Приказу № 50н (Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС), оператором ЭДО может назваться любое юридическое лицо. В том случае, если оператор ЭДО не будет следить за созданием электронных счетов-фактур в установленных форматах и за передачей их по ТКС в утвержденном порядке, проблемы будут у налогоплательщика.

«Всем знакома ситуация, когда налоговые декларации не проходят форматный контроль. Но в случае с декларацией или книгой покупок/продаж мы можем направить отказ и затребовать новую версию электронного документа (т.к. эти документы формируются специально для налоговой инспекции). Если же такая проблема случится со счетом-фактурой, налоговый инспектор не сможет развернуть документ, а налогоплательщик не сможет составить новый, т.к. электронный счет-фактура существует в единственном экземпляре», — рассказывает ведущий специалист по методологии ГНИВЦ Наталья Логинова.

Чтобы оградить налогоплательщиков от возможных претензий к электронным документам, ФНС создала сеть доверенных операторов ЭДО. Такие операторы проходят необходимые аккредитации, и их деятельность регламентируется Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/253@. Пользуясь их услугами, налогоплательщик может быть уверен, что его счет-фактура, будучи истребованным в ходе камеральной проверки, пройдет все форматные контроли и будет правильно учтен.

Список всех аккредитованных операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС по адресу:
http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/reestr_edo/.

Подготовила Азза Гайсин